Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y buddiannau canlynol: -

Y Cynghorydd C Anderson - Cofnod rhif 25 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Ch1 2016/17 - Llywodraethwr Ysgol yn Ysgol Gynradd Seaview - personol.

Y Cynghorydd R A Clay - Cofnod rhif 25 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Ch1 2016/2017 - Llywodraethwr Ysgol yn Ysgol Gynradd Gellifedw - personol.

Y Cynghorydd T J Hennegan - Cofnod rhif 25 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Ch1 2016/2017 - Llywodraethwr Ysgol a Chyfrif Refeniw Tai - rwy'n denant y cyngor gyda'r awdurdod - personol.

Y Cynghorydd P R Hood-Williams - Cofnod rhif 23 - Adroddiad Archwilio Blynyddol Mewnol 2015/16 a chofnod rhif 25 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Ch1 2016/17 - Llywodraethwr Ysgol yn yr Ysgolion Cynradd Cilâ a'r Crwys - personol.

Y Cynghorydd L James - Cofnod rhif 25 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Ch1 2016/2017 - Llywodraethwr Ysgol yn Ysgol Gynradd Pennard ac Ysgol Uwchradd Llandeilo Ferwallt - personol.

Y Cynghorydd R V Smith – Cofnod rhif 3 – Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol 2015/16 a chofnod rhif 25 – Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Ch1 2016/17 – Llywodraethwr Ysgol yn YGG Pontybrenin ac YG Gŵyr – personol.

Y Cynghorydd C Thomas - Cofnod rhif 25 – Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Ch1 2016/17 – Llywodraethwr Ysgol yn Ysgol Gynradd Gwyrosydd; mae fy merch-yng-nghyfraith yn derbyn pensiwn ac mae fy ŵyr yn gweithio i'r cyngor - Cofnod rhif 26 - Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol 2015/16 - rwy'n derbyn gostyngiad Treth y Cyngor oherwydd mae gan fy ngŵr salwch difrifol - personol.

Y Cynghorydd T M White - Cofnod 23 - Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol 2015/16 - Llywodraethwr yn Ysgol Pentrehafod ac yn derbyn Cronfa Bensiwn – personol.

Cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol fel cofnodion cywir.

PENDERFYNWYD cymeradwyo cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 28 Mehefin a 21 Gorffennaf fel cofnod cywir.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn adolygu gwaith yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod 2015/16 ac yn cynnwys barn ofynnol y Prif Archwilir ar yr amgylchedd rheoli mewnol ar gyfer 2015/16 yn seiliedig ar brofion archwilio a gwblhawyd yn ystod y flwyddyn.

Cafodd crynodeb o'r amser a dreuliwyd yn 2015/16 ar wahanol gategorïau'r gwaith Archwilio Mewnol ei ddarparu yn Atodiad 1.
 Yn gyffredinol, cafwyd cynnydd o 53 diwrnod yng nghyfanswm diwrnodau. Roedd hyn o ganlyniad i'r ffaith fod 53 wythnos wedi cael ei nodi yn 2015/16 ar System Rheoli Archwiliadau Galileo, er oedd y Cynllun Archwiliadau gwreiddiol wedi'i seilio ar 52 wythnos.

Roedd cyfanswm y diwrnodau wedi cynyddu ond cafwyd lleihad bach o 24 diwrnod (1.9%) yn y diwrnodau archwilio cynhyrchiol gwirioneddol a gyflawnwyd yn erbyn nifer arfaethedig y diwrnodau cynhyrchiol.  Roedd colli diwrnodau cynhyrchiol yn bennaf o ganlyniad i lefelau uwch o salwch (+ 177 niwrnod) a swydd wag a gadwyd yn wag am gyfnod yn hwy na'r hyn a gynlluniwyd yn wreiddiol (+46 diwrnod).  Cafodd y golled gyffredinol mewn diwrnodau cynhyrchiol ei lleihau drwy ddefnyddio'r diwrnodau wrth gefn (115 diwrnod) a lleihau diwrnodau hyfforddiant staff (52 diwrnod).    Dangosodd Atodiad 1 effaith colli diwrnodau cynhyrchiol ar draws cyfarwyddiaethau a mathau eraill o waith archwilio megis systemau ac archwiliadau cyfrifiadurol.

Roedd y Cynllun Archwilio Mewnol Blynyddol 2015/16 yn cynnwys 155 o dasgau archwilio, yr oedd 78 (50%) ohonynt wedi'u cwblhau hyd at o leiaf gam yr adroddiad drafft yn ystod y flwyddyn ac roedd 26 archwiliad pellach ar waith ar 31/03/16. Nid oedd nifer yr archwiliadau a gynlluniwyd ar gyfer y flwyddyn 2015/16 yn gallu dechrau oherwydd materion gweithredol yn y maes gwasanaeth, felly cafodd 9 archwiliad y bwriedid eu cynnal yn 2016/17 eu cyflwyno'n gynharach a'u hychwanegu at Gynllun Archwiliadau 2015/16.

Dangosir rhestr lawn o bob archwiliad a gafodd ei gwblhau yn 2015/16, yn ogystal â'r lefel o sicrwydd a nifer yr argymhellion a gafodd eu gwneud a'u derbyn yn Atodiad 2.  Roedd yr amser a dreuliwyd ar ymchwiliadau arbennig wedi lleihau o 110 diwrnod yn 2014/15 i 40 diwrnod yn 2015/16 oherwydd trosglwyddwyd y cyfrifoldeb am ymchwilio i honiadau o dwyll i'r Tîm Twyll Corfforaethol ar 01/06/2015.  Darparwyd crynodeb o'r prif ymchwiliadau a gynhaliwyd, yn ogystal â'r gwaith ychwanegol a wnaed gan yr Is-adran Archwilio.

Darparwyd manylion camau dilynol, dangosyddion perfformiad a'r farn rheoli mewnol hefyd.  Roedd hyn yn cynnwys barn y Prif Archwilir a ddywedodd, -

"Yn gyffredinol, yn seiliedig ar y profion archwilio a gwblhawyd yn 2015/16, rwy'n fodlon bod yr Archwiliad Mewnol yn gallu darparu sicrwydd rhesymol bod y systemau rheoli risg, rheoli mewnol a llywodraethu a sefydlwyd gan y cyngor yn gweithredu'n effeithiol ac ni nodwyd unrhyw wendidau sylweddol yn 2015/16 a fyddai wedi cael effaith bwysig ar faterion ariannol y cyngor a'i allu i gyflawni ei amcanion."

Gofynnodd y Pwyllgor nifer o gwestiynau i'r Prif Archwiliwr a ymatebodd yn briodol.  Roedd trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol yn bennaf: -

·         Nid oedd adrannau'n cytuno ar yr argymhellion a'r gweithdrefnau yr ymgymerwyd â hwy gan yr Archwiliad Mewnol;

·         Dangosyddion Perfformiad Archwilio Mewnol;

·         Nifer yr archwiliadau a gwblhawyd o'i gymharu â'r nifer yn y cynllun, gohirio archwiliadau tan y flwyddyn ganlynol a'r elfen o risg sy'n gysylltiedig â'r oedi;

·         Effaith salwch hir dymor ar yr Is-adran Archwilio Mewnol;

·         Y weithdrefn sy'n cael ei defnyddio i ymdrin ag archwiliadau cymedrol;

·         Atebolrwydd cyrff llywodraethu ysgol a'r angen i herio ysgolion.

PENDERFYNWYD y dylid nodi cynnwys yr adroddiad

Cyflwynodd Geraint Norman a Steve Barry o Swyddfa Archwilio Cymru'r adroddiad diweddaraf ar y gwaith Archwilio a gwnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru.

Roedd yr adroddiad yn manylu Gwaith Archwilio Ariannol 2015-16 - Cronfa Bensiwn Ddinas a Sir Abertawe a'r Gwaith Archwilio Ariannol 2015-16 - Dinas a Sir Abertawe.

Roedd yr adroddiad hefyd yn rhoi'r diweddaraf i'r Pwyllgor am y Gwaith Archwilio Perfformiad - Dinas a Sir Abertawe.  Roedd hyn yn cynnwys gwaith ar y meysydd canlynol: -

·         2015-16 Asesu Gwelliant;

·         2015-16 Astudiaethau Llywodraeth Leol;

·         2016-17 Asesu Gwelliant;

·         2016-17 Astudiaethau Llywodraeth Leol.

Gofynnodd y Pwyllgor gwestiynau i gynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru a ymatebodd yn briodol.  Tynnodd aelodau sylw at feincnodi o'i gymharu â blynyddoedd blaenorol, a oedd yn cynnwys trefniadau archwilio cyffredinol yr archwilwyr ac arweiniad arfer gorau gan Swyddfa Archwilio Cymru.

PENDERFYNWYD y dylid nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr yr archwiliadau sydd wedi'u cwblhau ac unrhyw waith arall a gafodd ei wneud gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn y cyfnod o 1 Ebrill 2016 i 30 Mehefin 2016.

Amlinellwyd mai'r unig swydd wag ar hyn o bryd o fewn yr Is-adran Archwilio Mewnol oedd swydd 0.5 Archwiliwr. Roedd y swydd hon wedi cael ei hysbysu ac roedd disgwyl iddi gael ei llenwi yn ystod yr 2^il Chwarter.  Ychwanegwyd bod yr Is-adran Archwilio Mewnol wedi parhau i gael lefelau salwch anarferol o uchel yn ystod chwarter 1^af 2016/17 gyda chyfanswm o 68 diwrnod absenoldeb salwch yn cael ei nodi yn erbyn cyllideb flynyddol o 80 diwrnod.  

Cafodd cyfanswm o 19 archwiliad eu cwblhau yn ystod Chwarter 1. Rhestrwyd yr archwiliadau a gafodd eu cwblhau yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos y lefel o sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt.  Gwnaed cyfanswm o 196 o argymhellion archwiliad a chytunodd rheolwyr i roi 191 o argymhellion ar waith h.y. 97.4% yn erbyn targed o 98%. Roedd yr argymhellion na chytunwyd arnynt naill ai'n risg isel neu'n arfer da a dangoswyd gan reolwyr fod dulliau rheoli digolledu ar waith.

Dangosodd Atodiad 2 bob archwiliad a gynhwysir yn y Cynllun a gymeradwywyd gan y Pwyllgor ym mis Ebrill, gan nodi safle pob archwiliad ar 30 Mehefin 2016.

Adroddwyd am faterion sylweddol a arweiniodd at Ysgol Gynradd Seaview yn derbyn lefel gymedrol o sicrwydd, yn ogystal â'r Cynllun Gweithredu Rheolwyr i fynd i'r afael â'r materion a gafodd eu hamlinellu.

Amlinellwyd manylion y gwaith ychwanegol a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol, holiadur hunanasesiad a anfonwyd i ysgolion a chamau dilynol a gyflawnwyd rhwng 1 Ebrill a 30 Mehefin 2016.

Amlinellodd y Pwyllgor nifer o faterion a thrafodwyd y canlynol: -

·         Materion salwch o fewn yr adran Archwilio Mewnol ac opsiynau sydd ar gael i gynorthwyo staff, e.e. gweithio gartref;

·         Materion sy'n berthnasol i archwilio Ysgol Gynradd Seaview a'r cynnydd sydd wedi ei wneud;

·         Cynllun Archwilio a sut roedd archwiliadau gohiriedig wedi symud yn eu blaen;

·         Pwysigrwydd cwblhau'r holiaduron hunanasesu'n brydlon gan ysgolion a chyflwyno proses lle mae'n rhaid i benaethiaid a chadeirydd llywodraethwyr ddechrau llofnodi'r holiaduron sydd wedi'u cwblhau;

·         Penderfynu pa archwiliadau i ohirio a'r risgiau sy'n gysylltiedig â gohirio archwiliadau.

PENDERFYNWYD: -

1)    Y dylid nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Y dylid ychwanegu ffurflenni hunanasesiad at agendâu cyfarfodydd cyrff llywodraethu ysgol.

Cyflwynodd y Rheolwr Twyll Corfforaethol Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol 2015/16 a gyflwynodd weithgareddau a llwyddiannau'r Tîm Twyll Corfforaethol yn ystod 2015/16.

Darparwyd cefndir creu'r Tîm Twyll Corfforaethol a'i fframwaith strategol a gweithredol.  Cafodd y Pwyllgor y diweddaraf o ran polisïau corfforaethol; ymwybyddiaeth o dwyll; cydweddu data - menter twyll genedlaethol; cydweddu data - casglu a dadansoddi data yn rhyngweithiol; twyll tenantiaeth tai cyngor; a llwyth achosion ac arbedion 1 Mehefin 2015 - 31 Mawrth 2016.

Cynhaliwyd trafodaethau ynglŷn â'r canlynol: -

·         Twyll tenantiaeth tai cyngor a'r gweithdrefnau amnest tenantiaeth a gyflwynwyd gan yr Awdurdod;

·         Gweithdrefnau ymchwilio a gyflwynwyd gan y Tîm Twyll Corfforaethol;

·         Dyfodol y Tîm Twyll Corfforaethol a sut cafodd gwaith ei flaenoriaethu;

·         Arbedion posib y gellid eu gwneud gan yr Awdurdod drwy'r Tîm Twyll Corfforaethol;

·         Cynllun peilot a gyflwynwyd gan Gyngor Torfaen ynglŷn y dreth ystafell wely;

·         Hyfforddiant sydd ar gael i Gynghorwyr a Swyddogion;

·         Rhaglen waith y Tîm Twyll Corfforaethol;

·         Pwysigrwydd rhwystro ac atal twyll;

·         Cefnogaeth gyfreithiol sy'n cael ei rhoi i'r Tîm.

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad a darparu'r diweddaraf i'r Pwyllgor mewn 6 mis.

Darparwyd Adroddiad Olrhain y Pwyllgor Archwilio "er gwybodaeth".

Adroddwyd llythyrau'r Cadeirydd "er gwybodaeth".

Cyflwynwyd Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio “er gwybodaeth”.