Agenda, decisions and minutes

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Cod Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorydd P R Hood-Williams fuddiant personol yng Nghofnod Rhif 19 – Archwilio Mewnol – Adroddiad Blynyddol 2023/24.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorydd T M White fuddiant personol â chofnod rhif 19 – Adroddiad Blynyddol Archwiliad Mewnol 2023/24.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Cymeradwywyd.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel cofnod cywir.

Nodwyd.

Cyflwynodd Simon Cockings, Prif Archwilydd, adroddiad a oedd yn crynhoi'r gwaith a gwblhawyd gan Archwilio Mewnol yn 2023/24 ac a oedd yn cynnwys barn y Prif Archwilydd ar gyfer 2023/24, yn seiliedig ar y gwaith a wnaed yn ystod y flwyddyn.

Darparwyd Cynllun Archwilio Mewnol 2023/24 hyd at 31 Mawrth 2024 yn Atodiad 1. Amlinellwyd rhestr gyflawn o bob archwiliad a gwblhawyd yn ystod 2023/24, ynghyd â lefel y sicrwydd a nifer yr argymhellion a wnaed ac a dderbyniwyd yn Atodiad 2 a manylwyd ar ddangosyddion perfformiad 2023/24 yn Atodiad 3.

Darparwyd manylion y canlynol: -

·       Adolygiad o 2023/24.

·       Gwaith dilynol a gwblhawyd.

·       Dangosyddion perfformiad.

·       Rhaglen sicrhau ansawdd a gwella a datganiad o gydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS).

·       Datganiad o annibyniaeth sefydliadol.

·       Barn y Prif Archwilydd am y gwaith a gwblhawyd yn 2023/24.

Amlygodd y Prif Archwilydd yr absenoldebau salwch a swyddi gwag yn y Tîm Archwilio Mewnol, sut gwnaeth hynny effeithio ar gyflwyniad Cynllun Archwilio Mewnol 2023/24 a diolchodd i'w dîm am ei berfformiad ardderchog o dan yr amgylchiadau.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       Adroddwyd am adroddiadau risg uchel, yn enwedig y lefelau risg, a sut roedd y mwyafrif o'r risgiau'n berthnasol i'r adroddiadau cymedrol, yn chwarterol i'r Pwyllgor a chafodd cynnydd ei fonitro gan Archwilio Mewnol/y Pwyllgor.

·       Dangosydd Perfformiad (DP) 8 - gwirio sut mae awdurdodau eraill yn mesur y DP hwn er mwyn nodi ei berthnasedd, y costau cymharol sefydlog a'r gostyngiad mewn diwrnodau cynhyrchiol oherwydd salwch/swyddi gwag/hyfforddiant a mentora.

·       Y llwyddiant mawr o gyflawni bron 80% o'r cynllun.

·       Darparu cost wirioneddol y diwrnodau a gollwyd, gan ddarparu golwg dau ddimensiwn o'r costau gwirioneddol i'w cymharu â chanlyniadau DP 8.

·       Y broblem o ran recriwtio ar gyfer y swyddi gwag, chwilio am secondiadau posib i lenwi'r swyddi gwag, recriwtio arbenigwr TG o bosib a thrafod yr opsiwn o secondiad ymhellach â'r Tîm Rheoli Corfforaethol.

·       Barn y Prif Archwilydd, yn enwedig yr esboniad o ran perthnasedd.

·       Yr adroddiad cymheiriaid allanol cadarnhaol iawn a ddarparwyd gan Gyngor Blaenau Gwent mewn perthynas â'r asesiad ansawdd allanol o gydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.

Diolchodd y Cadeirydd a'r Pwyllgor i'r Tîm Archwilio Mewnol am eu gwaith drwy'r flwyddyn wrth roi sicrwydd i'r Pwyllgor.

Diolchodd y Prif Archwilydd a'r Archwilydd Arweiniol i'r Tîm Archwilio Mewnol am eu gwaith drwy gydol y flwyddyn.

Penderfynwyd: -

1)    Nodi'r gwaith a wnaed gan y Tîm Archwilio Mewnol yn 2023/24.

2)    Nodi'r cynnydd a wnaed yn erbyn y Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol.

3)    Nodi barn y Prif Archwilydd.

Nodwyd.

Rhoddodd Ness Young, Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol, ddiweddariad i'r Pwyllgor ar gamau gweithredu a gymerwyd ar draws y cyngor i ymateb i'r adroddiad Archwilio Mewnol diweddaraf o'r swyddogaeth Cyfrifon Derbyniadwy.

Esboniwyd y sefydlwyd prosiect tasg a gorffen yn dilyn cyfarfod y Pwyllgor ym mis Ionawr 2024 er mwyn clirio'r ôl-groniad o hen ddyledion ac i weithredu'r argymhellion archwilio blaenorol. O ganlyniad i'r prosiect, mae'r Cyngor eisoes wedi rhoi 25 o 28 o argymhellion Archwilio Mewnol ar waith, a gwnaed 7 o'r argymhellion mewn archwiliadau blaenorol. Mae'r tri argymhelliad sy'n weddill (gan gynnwys dau a wnaed mewn archwiliadau blaenorol) ar y trywydd iawn i gael eu cwblhau erbyn diwedd mis Medi 2024, fel y'i nodwyd yn Atodiad 1.

Nodwyd bod Bwrdd y Prosiect wedi cyfarfod yn fisol ers mis Chwefror ac roedd yn gweithio i leihau pob categori o hen ddyledion, gyda ffocws penodol ar ddyledion dros 365 niwrnod, gan gydnabod mai'r rhain yw'r rhai anoddaf i'w clirio oherwydd eu hoedran. Mae'r bwrdd wedi gweithio'n agos gyda gwasanaethau ar draws y Cyngor i fynd i'r afael ag argymhellion yr archwiliad ac i leihau lefel y dyledion. Darparwyd enghreifftiau o'r camau gweithredu a gymerwyd.

Rhoddwyd manylion ynghylch statws y dyledion dros 365 niwrnod ar 30 Mehefin 2024 (gwaelodlin 15 Ionawr) i'r Pwyllgor, ynghyd â sefyllfa gyffredinol y dyledion heb eu casglu.

Daethpwyd i'r casgliad bod y mesurau strategol a gymerwyd gan Fwrdd y Prosiect wedi lleihau hen ddyledion yn effeithiol, yn enwedig y rheini dros 365 niwrnod. O fis Ionawr i fis Mehefin 2024, lleihaodd nifer y dyledion o'r fath 30% a lleihawyd eu gwerth 22.5%. Mae cynnwys cwmnïau cyfleustodau hefyd wedi lleihau dyledion cyfleustodau'n sylweddol. Roedd anghydfodau yn y categori dros 365 niwrnod hefyd wedi lleihau, ac mae cyfeiriadau cyfreithiol wedi cynyddu'n sylweddol ynghyd â'r adnoddau i'w symud yn eu blaen. Ar 30 Mehefin 2024, dangoswyd bod y sefyllfa dyledion heb eu casglu gyffredinol wedi lleihau ar draws y rhan fwyaf o gategorïau oedran, sy'n adlewyrchu effeithiolrwydd y camau gweithredu a gymerwyd.

Nodwyd y rhoddir adroddiad diweddaru ym mis Hydref 2024.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       Perfformiad ardderchog y staff wrth leihau'r ffigur o hen ddyledion.

·       Y nod o gwblhau pob cam gweithredu sy'n weddill erbyn diwedd mis Medi 2024, i sefydlu'r beth yw cynnydd 'da' a gorffen y flwyddyn ariannol gyda lefel da o ddyled.

·       Adnoddau staffio o fewn y Timau Cyfreithiol a Chyfrifon Derbyniadwy a sicrhau casgliadau cyflym a hyblygrwydd digonol yn y dyfodol.

·       Trafodaethau parhaus gyda Phenaethiaid Gwasanaethau ynghylch adnoddau yn eu meysydd i sicrhau bod ganddynt ddigon o staff wrth symud ymlaen.

·       Y gwersi a ddysgwyd o'r ymarfer datrys problemau, yn enwedig mewn perthynas â dyledion cwmnïau cyfleustodau a'r camau cadarnhaol a gymerwyd o ran hyn.

·       Meysydd gwasanaeth yn dod yn fwy rhagweithiol wrth fynd i'r afael â hen ddyledion o ganlyniad i fwy o ffocws corfforaethol.

·       Bydd y Prif Archwilydd Mewnol yn ystyried rhoi mwy o argymhellion Archwilio Mewnol sy'n canolbwyntio ar ganlyniadau yn y dyfodol i osgoi canlyniadau 'ticio blwch'.

·       Gwasanaeth Larwm Cymunedol - gweithio mewn partneriaeth â Chyngor Sir Gâr.

Diolchodd y Cadeirydd a'r Pwyllgor i'r Cyfarwyddwr am ei hadroddiad a llongyfarchodd y timau Cyfrifon Derbyniadwy a Chyfreithiol am y cynnydd a wnaed.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cymeradwywyd.

Cyflwynodd Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol adroddiad a oedd yn darparu Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft 2023/24 a cheisiodd sylwadau oddi wrth y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio cyn ei anfon ymlaen am gymeradwyaeth gan y Cyngor fel rhan o'r Datganiad o Gyfrifon.

Cyfeiriodd yr adroddiad at y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA) a chanllawiau fframwaith diwygiedig y Gymdeithas Prif Weithredwyr Awdurdodau Lleol ar y Côd Llywodraethu Corfforaethol, a oedd yn manylu ar y 7 egwyddor a ddarparwyd o fewn y fframwaith.  Amlinellwyd hefyd fanylion sut roedd yr awdurdod wedi cydymffurfio â'r fframwaith, ynghyd â materion arwyddocaol a wynebwyd yn ystod y flwyddyn.

Darparwyd DLlB 2023/24 drafft yn Atodiad A a byddai'r fersiwn derfynol yn cael ei hadrodd wrth y cyngor cyn iddo gael ei lofnodi gan yr Arweinydd a'r Prif Weithredwr a'i gyhoeddi gyda Datganiad Cyfrifon archwiliedig 2023/24.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       Diwygio'r cyfeiriad at LHDT i LHDTC+.

·       Egwyddor G - Sicrwydd ac atebolrwydd effeithiol - Monitro adolygiadau mewnol ac allanol sy'n darparu sicrwydd, gan gryfhau llywodraethu.

·       Paragraff 8.15 - pum adroddiad cymedrol ac un adroddiad archwilio cyfyngedig wedi'u cyhoeddi y llynedd - ychwanegu monitro'r camau gweithredu cytunedig ar gyfer yr adroddiadau hyn i gryfhau llywodraethu ymhellach.

·       Hyfforddiant Llywodraethu - nodwyd y cynhelir yr hyfforddiant ar 25 Gorffennaf 2024.

·       Paragraff 7.1 - Gwrthbwyso camau gweithredu mewn perthynas â'r gorwariant a rhagolygwyd o £3.284 miliwn a chynghori'r Cabinet o'r camau gweithredu gofynnol i glirio'r gorwariant.

Penderfynwyd: -

1)    Cadarnhau'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol, ar yr amod bod y gwelliannau a amlygwyd gan y Pwyllgor yn cael eu hychwanegu.

2)    Anfon yr adroddiad ymlaen i'r Cyngor ei gymeradwyo fel rhan o'r Datganiad o Gyfrifon.

Cymeradwywyd.

Cyflwynodd y Cadeirydd Adroddiad Blynyddol Drafft y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer blwyddyn ddinesig 2023/24 i'r Pwyllgor ei adolygu a gwneud sylwadau arno cyn cyflwyno'r adroddiad terfynol i'r cyngor.

Penderfynwyd y dylid cytuno ar Adroddiad Blynyddol Drafft y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 2023-2024 a'i anfon ymlaen i'r cyngor i'w gymeradwyo.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu 'er gwybodaeth'.

Nodwyd y byddai'r adroddiadau canlynol yn parhau i fod 'ar agor' ac y byddent yn cael eu trafod yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor ar 4 Medi 2024: -

·       Diweddariad ar ymateb y Cyngor i Adroddiad 2023 Archwilio Cymru am Gydnerthedd a Hunanddibyniaeth Cymunedau.

·       Diweddariad am ymateb y Cyngor i Adroddiad Mentrau Cymdeithasol Archwilio Cymru 2023.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’.

Nodwyd y byddai'r adroddiadau canlynol yn cael eu trafod yn ystod y cyfarfod ar 4 Medi 2024: -

·       Diweddariad ar ymateb y Cyngor i Adroddiad 2023 Archwilio Cymru am Gydnerthedd a Hunanddibyniaeth Cymunedau.

·       Diweddariad am ymateb y Cyngor i Adroddiad Mentrau Cymdeithasol Archwilio Cymru 2023.