Agenda, decisions and minutes

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Cod Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorwyr S Pritchard, L V Walton, T M White a Julie Davies (Aelod Lleyg) fuddiannau personol yng Nghofnod Rhif 84 – Datganiad Cyfrifon 2022/23.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorwyr S Pritchard, T M White a Julie Davies (Aelod Lleyg) gysylltiad personol â Chofnod Rhif 84 – Datganiad Cyfrifon 2022/23.

Nodwyd.

Cyflwynodd Derwyn Owen, Archwilio Cymru, yr adroddiad drafft a oedd yn crynhoi prif ganfyddiadau Archwilio Cymru o'r archwiliad o Ddatganiad Cyfrifon 2022/23 y Cyngor.

Eglurwyd bod lefel perthnasedd wedi'i gosod ar £11.1 miliwn ar gyfer yr archwiliad, ac eithrio taliad cydnabyddiaeth uwch-swyddogion - £1,000 a thrafodion partïon cysylltiedig ar gyfer Aelodau ac uwch-swyddogion - £10,000.

Ychwanegwyd bod y rhan fwyaf o'r archwiliad wedi'i gwblhau'n sylweddol yn amodol ar adolygiad terfynol o'r gwaith archwilio a'r cyfrifon diwygiedig.

Amlygwyd bod Archwilio Cymru yn bwriadu cyhoeddi barn archwilio ddiamod ar y cyfrifon unwaith y byddai'r Cyngor wedi darparu Llythyr Sylwadau yn seiliedig ar Atodiad 1.  Darparwyd yr Adroddiad Archwilio arfaethedig yn Atodiad 2.

Roedd yr adroddiad hefyd yn nodi bod camddatganiadau cychwynnol yn y cyfrifon a oedd wedi'u cywiro gan y rheolwyr ac roedd Atodiad 3 yn rhoi crynodeb o'r rhain.

Hysbyswyd y Pwyllgor hefyd am gamgymeriad wrth gymhwyso'r ffactor anarferiant wrth brisio asedau eiddo. Roedd y rhain yn ymwneud â gwaith allanol a ffïoedd proffesiynol ym mhrisiad ysgolion a arweiniodd at orbrisio o dros £39 miliwn. Ychwanegwyd mai'r cofnodion cyfrifo i'w haddasu ar gyfer y gwall oedd gostwng y Gronfa Ailbrisio Wrth Gefn £35.2m, gyda'r balans yn cael ei godi i'r Cyfrif Incwm a Gwariant Cynhwysfawr.

Gofynnodd y Pwyllgor gwestiynau i gynrychiolydd Archwilio Cymru, ac fe'u hatebwyd yn briodol ac roeddent yn ymwneud â'r canlynol: -

·       Cosbau posib oherwydd bod y cyfrifon wedi'u cyflwyno'n hwyr ac a oedd yr amserlenni presennol yn realistig i bob cyngor yng Nghymru.  Cadarnhawyd, er nad oedd unrhyw gosbau ariannol, roedd yr oedi yn effeithio ar enw da'r Cyngor ac y byddai'r amserlen ar gyfer eleni yn parhau, a fyddai'n heriol i'r awdurdod.

·       Y safon archwilio ddiwygiedig (ISA 315) a'r effaith, yn enwedig ar ffïoedd.

Llongyfarchodd y Cadeirydd a'r Pwyllgor y Cyfarwyddwr Cyllid/Swyddog Adran 151 a'i staff am y farn ddiamod a diolchodd i gynrychiolydd Archwilio Cymru am gyflwyno'r adroddiad.

Nodwyd y byddai'r adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r Cyngor ddydd Iau,

21 Mawrth 2024.

Diolchodd y Cyfarwyddwr Cyllid/Swyddog Adran 151 i gydweithwyr Archwilio Cymru am y modd y cynhaliwyd yr archwiliad ganddynt a'u hyblygrwydd yn hyn o beth.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Ben Smith, y Cyfarwyddwr Cyllid, y Datganiad Cyfrifon Drafft ar gyfer 2022/23 'er gwybodaeth' ac i'w adolygu.

Roedd y Cyfrifon Drafft ar gyfer 2022/23 wedi'u paratoi a'u llofnodi gan y Swyddog Adran 151 ar 27 Hydref 2023.  Atodwyd copi yn Atodiad A yr adroddiad.

Cadarnhawyd bod y cyfrifon wedi'u cyflwyno'n ffurfiol i archwilwyr y cyngor sef Archwilio Cymru, a oedd wedi dechrau'r archwiliad o'r cyfrifon.  Esboniwyd fel rhan o'r broses archwilio, bod y cyfrifon ar gael i'w harchwilio gan y cyhoedd am gyfnod o bedair wythnos o 4 Ionawr i 31 Ionawr 2024.

Diolchwyd i staff yr Adran Gyllid gan y Cyfarwyddwr am eu gwaith ar y cyfrifon, ac ailadroddwyd hyn gan y Cadeirydd a'r Pwyllgor. Diolchwyd hefyd i'r Cadeirydd a'r Pwyllgor am gytuno i gynnal y Pwyllgor Arbennig i dderbyn yr adroddiad.

Gofynnodd y Pwyllgor nifer o gwestiynau technegol i'r Cyfarwyddwr Cyllid/Dirprwy Swyddog Adran 151, ac fe'u hatebwyd yn briodol.  Dywedodd y Cadeirydd ei bod wedi nodi rhai mân newidiadau angenrheidiol i'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ac y byddai'n anfon y manylion ymlaen yn dilyn y cyfarfod.

Nodwyd bod disgwyl i'r Datganiad o Gyfrifon gael ei gyflwyno i'r cyngor ar 21 Mawrth 2024.