Agenda, decisions and minutes

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Cod Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorwyr P R Hood-Williams a J W Jones fuddiannau personol yng Nghofnod Rhif 72 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol - Chwarter 3 - 2023/24.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorwyr P R Hood-Williams a J W Jones gysylltiadau personol â Chofnod Rhif 72 – Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol – Chwarter 3 – 2023/24.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Cymeradwywyd.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel cofnod cywir, yn amodol ar y diwygiadau canlynol: -

Diwygio Cofnod Rhif 65 - Traciwr Argymhellion Archwiliadau Sylfaenol 2022/23, gan newid 'yr eitemau hyn' i 'y fath eitemau': -

·                Sicrhau na fethwyd argymhellion sydd wedi cael eu gweithredu'n rhannol neu sydd heb eu gweithredu o ran Cyfrifon Derbyniadwy/Cyfrifon Taladwy lle ymestynnwyd eu terfynau amser, ac ystyried cyflwyno dosbarthiad amgen ar gyfer y fath eitemau. Byddai'r Prif Archwilydd yn tynnu sylw'r Archwilydd Arweiniol at hyn.

Nodwyd.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd, Nick Davies, adroddiad a oedd yn darparu'r archwiliadau terfynol ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Hydref 2023 i 31 Rhagfyr 2023.

Cwblhawyd cyfanswm o 13 o archwiliadau yn ystod y chwarter. Rhestrwyd yr archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt. Roedd Atodiad 2 yn darparu crynodeb o gwmpas yr adolygiadau a gwblhawyd yn ystod y cyfnod.

Rhoddwyd dadansoddiad o lefelau sicrwydd yr archwiliadau a gwblhawyd a gwnaed cyfanswm o 154 o argymhellion archwilio a chytunodd y rheolwyr i weithredu'r holl argymhellion a wnaed.

Ychwanegwyd bod salwch staff o fewn y Tîm Archwilio Mewnol wedi parhau i fod yn sylweddol yn ystod y trydydd chwarter, gyda chyfanswm o 34 diwrnod o absenoldeb salwch wedi'u cofnodi. Cyfanswm yr absenoldeb salwch gronnol hyd at ddiwedd y chwarter oedd 138 o ddiwrnodau. Rhoddwyd diweddariad i'r Pwyllgor ynghylch y problemau o ran salwch tymor hir a staffio.

Amlygwyd o 31 Rhagfyr y cwblhawyd 54 o weithgareddau archwilio (46%), ac mae un gweithgaredd ychwanegol (1%) wedi'i gwblhau'n sylweddol wrth i'r adroddiad archwilio gael ei gyhoeddi fel fersiwn ddrafft. O ganlyniad, roedd 55 o weithgareddau archwilio wedi'u cwblhau hyd y cam adroddiad drafft o leiaf (47%). Roedd 30 o weithgareddau ychwanegol ar waith ar ddiwedd y chwarter (26%). O ganlyniad, roedd tua 73% o'r gweithgareddau archwilio a gynhwysir yng Nghynllun Archwilio 2023/24 naill ai wedi'u cwblhau neu ar waith.  Darparwyd copi o'r cynllun sy'n dangos statws y gweithgareddau ar 31 Rhagfyr 2023 yn Atodiad 3.

Esboniwyd y cyhoeddwyd dau adroddiad archwilio gyda lefel sicrwydd cymedrol fel y'u dangosir yn Atodiadau 1 a 2. Roedd y rhain yn gysylltiedig ag Ysgol Gynradd y Crwys a'r Is-adran Safonau Masnach. Trefnwyd archwiliadau dilynol i ailymweld ac Ysgol Gynradd y Crwys yn ystod pedwerydd chwarter 2023/24 a Safonau Masnach yn ystod chwarter cyntaf 2024/25 i adolygu'r cynnydd a wnaed wrth roi'r argymhellion a wnaed ar waith. Caiff canlyniadau'r archwiliadau dilynol eu hadrodd i'r Pwyllgor mewn adroddiad monitro yn y dyfodol.

Amlinellwyd y newidiadau arfaethedig i adrodd am adroddiadau archwilio cymedrol, a ddrafftiwyd gan y Prif Archwilydd, er mwyn sicrhau bod lefel y deunyddiau a gyflwynir i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio'n fwy rhesymol a chryno.

Rhoddwyd manylion y gwaith dilynol i'r Pwyllgor hefyd gyda lefelau sicrwydd uchel a sylweddol wedi'u cwblhau yn ystod y cyfnod.

Nododd y Cadeirydd na allai gefnogi'r newidiadau arfaethedig i'r broses adrodd am adroddiadau archwilio cymedrol a byddai'n trafod y mater hwn ymhellach yn ei chyfarfod nesaf â'r Prif Weithredwr.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·       Archwiliad o Ysgol Gyfun yr Olchfa - codwyd pryder y defnyddiwyd y gyllideb ddirprwyedig i dalu am barti ymddeol y cyn-Bennaeth. Awgrymodd y Cadeirydd y dylid tynnu sylw'r Cyfarwyddwr Addysg/Aelod y Cabinet dros Addysg at y mater. Nododd y Prif Archwilydd fod y Cyfarwyddwr Addysg wedi derbyn dosbarthiad yr adroddiad a phan fydd archwiliad dilynol wedi'i cwblhau, bydd yn rhannu'r cynllun gweithredu diweddaredig a ddarperir gan yr ysgol â'r Pwyllgor.

·       Darperir gwybodaeth bellach ynghylch y ddau adroddiad archwilio cymedrol yn Ysgol Gynradd y Crwys a Safonau Masnach. Nododd y Cadeirydd y byddai'n rhannu'r adroddiadau â'r Pwyllgor.

·       Cynllun Archwilio Mewnol - gwnaed cynnydd yn erbyn y cynllun ac a allai'r Prif Archwilydd roi barn ar ddiwedd y flwyddyn. Nododd y Prif Archwilydd fod y Tîm Archwilio Mewnol yn gweithio'n galed i gwblhau'r cynllun a gwnaed cynnydd da'n ddiweddar ac mae adnoddau'n ffocysu ar archwiliadau risg uchel, trawsbynciol.

·       Archwiliadau Dilynol - y broses o ran lefelau sicrwydd uchel/sylweddol ar gyfer archwiliadau lle mae rheolwyr yn cadarnhau bod gweithgareddau wedi'u cwblhau.

·       Archwiliad o'r Gwasanaeth Cyfarpar Cymunedol Integredig a chadarnhad o'r gwasanaeth a ddarperir i gwsmeriaid/preswylwyr. Bydd y Prif Archwilydd yn darparu gwybodaeth bellach ar gyfer y Pwyllgor.

·       Archwiliad o gwmni llogi peiriannau a thrafnidiaeth Heol y Gors - codwyd pryder ynghylch y diffyg rheolaeth a sut rhoddir sicrwydd o ran gweithredu system ddigidol newydd ym mis Mawrth 2024.

·       Gohiriadau - darperir sail resymegol sy'n esbonio'r rhesymau dros ohirio eitemau, fel sydd wedi digwydd yn ystod blynyddoedd blaenorol.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Nodwyd.

Cyflwynodd Mark Wade, Cyfarwyddwr Lleoedd, adroddiad a ddarparodd amgylchedd rheoli'r Gyfarwyddiaeth Lleoedd, gan gynnwys rhoi rheoli risgiau ar waith, i sicrhau bod gweithredoedd yn cael eu cwblhau'n effeithiol; defnyddiwyd adnoddau'n economaidd, effeithlon ac effeithiol, a llywodraethu effeithiol i sicrhau'r trefniadau hyn.

Amlinellodd yr adroddiad y broses o fewn y gyfarwyddiaeth mewn perthynas â rheoli risgiau a nodwyd bod disgwyl i'r Gyfarwyddiaeth Lleoedd gydymffurfio'n llawn wrth adolygu mesurau rheoli, geirfa risgiau a lefelau risg bob mis fel rhan o ymagwedd gydlynol. Amlinellodd Atodiad A Risgiau Corfforaethol a Chyfarwyddiaeth (y Gyfarwyddiaeth).

Rhannwyd y risgiau â'r Aelodau Cabinet cyfrifol. Mae'r cyfarfod Perfformiad a Rheoli Ariannol yn gwneud y penderfyniad ynghylch a ddylid codi Risgiau'r Gyfarwyddiaeth i'r Tîm Rheoli Corfforaethol i'w hystyried a phenderfynu a ddylen nhw ddod yn risg gorfforaethol.

Nodwyd bod dwy risg gorfforaethol newydd wedi’u hychwanegu o fewn cyfnod

2023-24: -

·       RISG: 360 - Strategaeth Gwastraff.

·       RISG: 372 - model Llyfrgelloedd y Dyfodol.

Darparwyd manylion rheoli risgiau, parhad busnes, rheoli perfformiad/dangosyddion perfformiad allweddol, gwneud penderfyniadau, rheoli cyllid ac adnoddau, gweithdrefnau twyll ac amhriodoldeb ariannol a chydymffurfio â pholisïau, rheolau a gofynion rheoliadol. 

Amlinellwyd bod y gyfarwyddiaeth wedi datblygu tîm rheoli prosiect trawsbynciol i ddatblygu a chyflwyno amrywiaeth eang o brosiectau a rhoddwyd enghreifftiau ohonynt.  Adolygwyd cynnydd prosiectau bob mis.

Amlygodd yr adroddiad hefyd nodweddion allweddol dulliau rheoli mewnol, diogelu data a llywodraethu partneriaethau/cydweithio.

Gofynnodd y Pwyllgor nifer o gwestiynau i'r swyddog a ymatebodd yn briodol.  Roedd trafodaethau'n cynnwys y canlynol: -

·       Rheoli perfformiad/dangosyddion perfformiad allweddol, yn enwedig y nifer o weithiau y cawsant eu hadolygu.

·       Amserau ymateb pan fydd lefelau perfformiad wedi gostwng a sut mae'r adran yn ymdrin â phroblemau a materion yn uniongyrchol er mwyn mynd i'r afael â phryderon.

·       Y gostyngiad calonogol mewn absenoldebau salwch a sut mae cael adnodd pwrpasol wedi cynorthwyo wrth ostwng y niferoedd a'r effaith ar y defnydd o weithwyr asiantaeth.

·       Rheoli Absenoldebau - Canran y diwrnod absenoldeb a gollwyd/a ostyngwyd.

·       Pwysau cynyddol o ran digartrefedd a'r mesurau tymor byr a ddefnyddir i leihau'r risg.

·       CCNR1 - Nifer y coed a blannwyd yn ystod y flwyddyn ar draws y cyngor.

·       Cyflwynir ffordd newydd o adrodd am berfformiad i'r Cabinet ym mis Mawrth.

·       Amlder y dangosyddion perfformiad allweddol yn ystod cyfarfodydd rheoli perfformiad a'r broses/amserlen ar gyfer ymdrin â phroblemau.

·       Cyrsiau hyfforddi gorfodol - sicrhau bod pobl yn bresennol ar gyrsiau, gan gynnwys cyrsiau gloywi.

·       Defnyddir y rhaglen gynefino ar gyfer dechreuwyr newydd.

·       Ni roddir unrhyw ddirwyon tor diogelwch data.

Bydd y Cyfarwyddwr Lleoedd yn rhoi ymatebion ynghylch CCNR1 - Nifer y coed a blannwyd yn ystod y flwyddyn ar draws y cyngor a rheoli'r ffigurau canrannau absenoldeb sy'n perthyn i flynyddoedd blaenorol.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Cyfarwyddwr Lleoedd am ddarparu ei adroddiad.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Nodwyd.

Cyflwynodd Matthew Brushett, Swyddfa Archwilio Cymru, Raglen Waith ac Amserlen Archwilio Cymru – Dinas a Sir Abertawe 'er gwybodaeth'.

Roedd yr adroddiad yn manylu ar y diweddariad chwarterol ac yn rhestru'r canlynol: -

·       Crynodeb o'r Archwiliad Blynyddol

·       Gwaith Archwilio Ariannol

·       Archwiliad o Berfformiad

·       Astudiaethau Cenedlaethol Llywodraeth Leol sydd wedi'u cynllunio/ar waith

·       Estyn

·       Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC)

·       Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru ac Allbynnau Eraill a Gyhoeddwyd ers mis Rhagfyr 2022

·       Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru ac Allbynnau Eraill i'w Cyhoeddi (a gwaith arall sydd ar waith/wedi'i gynllunio)

·       Adnoddau Cyfnewid Arfer Da

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·       Adroddiadau Cenedlaethol Swyddfa Archwilio Cymru ac Allbynnau Eraill - gofynnodd y Cadeirydd a fyddai'n bosib mynd i ddigwyddiad arfer da 'What does good look like?' yn y gwanwyn yn 2024.

Nododd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru y byddai'n anfon y manylion i'r Cadeirydd ar ôl y cyfarfod.

Nodwyd.

Rhoddodd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol, ddiweddariad llafar mewn perthynas â'r Adolygiad Rheoli Risgiau.

Nododd fod yr adolygiad wedi'i gwblhau ac roedd yn cynnwys adolygiad asesu rheoli risgiau ar draws Cymru, a oedd yn cynnwys oddeutu traean o'r awdurdodau lleol yng Nghymru. Ychwanegodd fod trafodaethau hefyd wedi cynnwys Aelodau'r Cabinet, y Tîm Rheoli Corfforaethol, Penaethiaid Gwasanaeth a Chadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Ychwanegodd fod yr adolygiad wedi nodi newidiadau a gwelliannu i brosesau rheoli risg ac arferion y cyngor. Roedd y rhain yn cynnwys gallu gwahaniaethu rhwng risgiau a phroblemau, trwy nodi cofrestrau risgiau a phroblemau ar wahân. Bod yn fwy eglur o ran gradd y risg neu'r ansicrwydd sy'n dderbyniol, yn enwedig parodrwydd derbyn risgiau'r cyngor a'i gyfyngiadau o ran hyblygrwydd.

At hynny, byddai'r cyngor yn rhesymoli'r ddwy haen o risg, er mwyn ceisio symleiddio'r broses rheoli risgiau, trwy gyflwyno dwy haen; risgiau gweithredol a risgiau strategol. Byddai hefyd yn ceisio gwella ansawdd y deialog risgiau fel ei fod yn dod yn elfen arferol yn ystod cyfarfodydd rheoli a bod y Cabinet yn derbyn adroddiad sy'n nodi risgiau difrifol yn rheolaidd.

Rhoddir adroddiad drafft ynghylch y fframwaith risgiau a'r polisi i'r Pwyllgor ar 10 Ebrill 2024 cyn iddo gael ei gyflwyno i'r Cabinet i'w gymeradwyo.

Gwnaeth y Pwyllgor sylw ynghylch pwysigrwydd lefel y risg a adolygir.

Nododd y Cadeirydd fod sesiwn hyfforddi ar reolir risgiau wedi'i threfnu ar gyfer mis Mehefin 2024, a fyddai'n rhoi gwell dealltwriaeth o risgiau i'r Pwyllgor.

Er gwybodaeth.

Darparodd Nick Davies, y Prif Archwilydd, adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn darparu briffiad cynhwysfawr i'r Pwyllgor ynghylch y fethodoleg a ddefnyddir i lunio'r Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol cyn cyflwyno Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol Drafft 2024/25 i'r Pwyllgor.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·       Archwiliadau sylfaenol a dderbyniodd sgôr sicrwydd cymedrol yn parhau ar gylch archwilio blynyddol, a chwblheir archwiliad llawn bob blwyddyn - yr awgrymiad y cydnabyddir y dylid cwblhau archwiliadau dilynol mewn achosion lle ceir lefel sicrwydd cymedrol ac y dylid cynnwys archwiliadau lefel sicrwydd cyfyngedig yn yr adran hon.

·       Caiff perfformiadau eu mesur yn erbyn pob gwasanaethau a chyfarwyddiaeth gan fod y ddau ohonynt yn ddangosyddion o lle mae risgiau posib yn bodoli.

·       Archwiliadau Iechyd a Diogelwch - pan gwblhawyd yr archwiliad diwethaf a phrofi yn erbyn y rheolaethau rheoli i ddangos cadernid y system.

·       Adnoddau Staff - cyfle i adolygu maint y Cynllun Archwilio a chynllunio llai o waith ac ychwanegu rhagor at y dyraniad wrth gefn o ganlyniad i broblemau staffio parhaus, er mwyn lleihau'r pwysau ar y Tîm Archwilio Mewnol.

Nododd y Prif Archwilydd y byddai'n trafod yr awgrymiadau â'r Archwilydd Arweiniol.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Ness Young, Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn darparu sicrwydd ynghylch y broses ymdrin â chwynion ar gyfer 2022-23 ac yn amlygu canmoliaeth a dderbynnir oddi wrth y cyhoedd.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·       Cofnodi cwynion Cam 1 yr ymdriniwyd â nhw gan adrannau - nodwyd mewn Adroddiad Archwilio Mewnol blaenorol na chofnodwyd 1 gŵyn. Amlygwyd bod system newydd o gofnodi cwynion wedi'i chyflwyno'n ddiweddar, a oedd yn fwy cadarn ac a oedd yn monitro pob cwyn, gan ddarparu mwy o sicrwydd.

·       Dangosyddion Perfformiad Allweddol - mae'r system newydd wedi'i gwella perfformiad yn sylweddol trwy olrhain cynnydd cwynion a sicrhau bod amserlenni'n cael eu bodloni.

·       Cymharu perfformiad ag awdurdodau lleol eraill yng Nghymru a gwirio a yw awdurdodau lleol eraill wedi derbyn cwynion tebyg.

·       Dysgu gwersi'n dilyn y cwynion a dderbyniwyd.

·       Cofnodi cwynion a dderbyniwyd gan Gynghorwyr.

·       Canlyniadau cwynion a gynhaliwyd, lle ni chafwyd unrhyw ddirwyon ariannol a lle roddwyd ymddiheuriadau ar gyfer y rhan fwyaf ohonynt.

·       Gwasanaethau Plant a Theuluoedd -gwnaed gwiriadau heb ganiatâd a sicrwydd bod y weithred/gwaith dysgu wedi digwydd wrth adrodd am broblemau yn ystod cyfarfodydd misol MPA a gwiriad sicrwydd ansawdd, gan anfon y canlyniadau at swyddogion.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Cyfarwyddwr am adroddiad mwy addysgol o lawer.  

Er gwybodaeth.

Rhoddodd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi trosolwg o statws risgiau corfforaethol y cyngor i roi sicrwydd i'r Pwyllgor eu bod yn cael eu rheoli'n unol â pholisi a fframwaith rheoli risgiau'r cyngor.

Nododd y Cadeirydd ei bod yn falch o weld bod yr adolygiad wedi'i gwblhau a sut y dylid sefydlu risgiau ar draws y cyngor. Nododd fod y naratif wedi gwella mewn nifer o feysydd ar draws y cyngor ond nodwyd nad oedd ganddo reolaeth mewn sawl maes, gan gynnwys, effaith tlodi.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Richard Rowlands, y Rheolwr Cyflawni a Pherfformio Strategol, adroddiad traciwr 'er gwybodaet' a oedd yn rhoi diweddariadau ynghylch argymhellion Swyddfa Archwilio Cymru.

Croesawodd Matthew Brushett, Swyddfa Archwilio Cymru, gyflwyniad yr adroddiad, a fyddai'n olrhain cynnydd ac a fyddai'n helpu ei gydweithwyr yn Swyddfa Archwilio Cymru i olrhain problemau.  

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu 'er gwybodaeth'.

Gofynnodd y Cadeirydd i gyfeiriadau i 2023 gael eu diweddaru i 2024 ar gyfer eitemau 37 a 38.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’.