Agenda, decisions and minutes

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Dim.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Approved.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel cofnod cywir.

Nodwyd.

Cyflwynodd Nick Davies, y Prif Archwiliwr, adroddiad a oedd yn darparu crynodeb o'r argymhellion a wnaed yn dilyn yr archwiliadau hanfodol yn 2022/23 ac yn nodi a oedd yr argymhellion y cytunwyd arnynt wedi cael eu rhoi ar waith.

O'r 51 o argymhellion yr adroddwyd amdanynt ac y cytunwyd arnynt, roedd 27 wedi'u gweithredu'n llawn, 7 wedi'u gweithredu'n rhannol, 7 heb eu gweithredu ac nid oedd 10 yn barod i'w gweithredu eto. Gan anwybyddu'r argymhellion nad oeddent yn barod i'w gweithredu eto, canran yr argymhellion a weithredwyd erbyn 30 Medi 2023 oedd 66%.

Roedd Atodiad 1 yn nodi nifer yr argymhellion a wnaed ar gyfer pob archwiliad hanfodol, yn dilyn yr archwiliadau yn 2022/23, ac a oedd yr argymhellion wedi'u rhoi ar waith, eu rhoi ar waith yn rhannol, heb eu rhoi ar waith neu nad oeddent i'w rhoi ar waith eto.

Yn ogystal â hyn, roedd Atodiadau 2 a 3 yn amlinellu bod y rhan fwyaf o'r argymhellion naill ai wedi cael eu rhoi ar waith yn rhannol neu heb gael eu rhoi ar waith, mewn perthynas ag archwiliadau Cyfrifon Derbyniadwy a Chyfrifon Taladwy. Parhaodd yr archwiliad Cyfrifon Derbyniadwy i gael ei gwblhau bob blwyddyn. Archwiliwyd yr archwiliad Cyfrifon Derbyniadwy yn llawn bob dwy flynedd ond roedd bellach hefyd yn destun adolygiad dilynol yng nghanol y cylchred. Byddai gweithredu'r argymhellion sy'n weddill yn cael ei adolygu fel rhan o archwiliadau 2023/24. Gwneir gwaith dilynol ar yr argymhellion sydd heb eu gweithredu sy'n weddill sy'n ymwneud â'r archwiliadau sylfaenol eraill pan gwblhawyd yr archwiliadau nesaf.

Gofynnodd y Cadeirydd am sicrwydd bod yr argymhellion sydd heb eu gweithredu yn cael eu cyfeirio at y Cabinet/Tîm Rheoli Corfforaethol/Adolygiadau Perfformiad Misol a nodwyd, yn siomedig, roedd rhai nad oeddent wedi cael eu gweithredu o hyd. Cadarnhaodd y Prif Arolygydd, cyn belled â'i fod yn ymwybodol, roedd yr atgyfeiriadau yn parhau i gael eu hanfon ymlaen ac ychwanegodd fod yr adroddiad a gyflwynwyd heddiw yr un peth â'r un a gyflwynwyd ar 30 Medi 2023 a bod modd gweithredu rhai o'r argymhellion erbyn hyn. Ychwanegodd y gwneir gwaith dilynol ar unrhyw beth nad oedd wedi cael ei weithredu eto yn ystod adolygiadau yn y dyfodol.

Dilynwyd hyn gan drafodaethau ynghylch: -

·       Sicrhau na fethwyd argymhellion sydd wedi cael eu gweithredu'n rhannol neu sydd heb eu gweithredu o ran Cyfrifon Derbyniadwy/Cyfrifon Taladwy lle ymestynnwyd eu terfynau amser, ac ystyried cyflwyno dosbarthiad amgen ar gyfer yr eitemau hyn. Byddai'r Prif Archwilydd yn tynnu sylw'r Prif Archwiliwr at hyn.

·       Adfer ôl-ddyledion - Oedi gyda'r broses recriwtio yn fewnol oherwydd prinder staff, aethpwyd i'r afael â hyn a phenodwyd staff cyn Nadolig 2023.

·       Y posibilrwydd o ddod â'r dyddiad cau ym mis Medi 2024 ymlaen i weithredu argymhellion nad ydynt wedi cael eu gweithredu oherwydd aethpwyd i'r afael â'r anawsterau gyda recriwtio erbyn hyn. Cadarnhawyd y gwneir gwaith dilynol ar yr argymhellion cyn diwedd y flwyddyn ariannol bresennol.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Nodwyd.

Cyflwynodd Michelle Davies, Rheolwr Rheoli Arian Parod a Chyfrifon Derbyniadwy adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am roi adolygiad y Gwasanaeth Archwilio Mewnol (GAM) o'r swyddogaeth Cyfrifon Derbyniadwy ar waith.

Amlinellwyd fod adolygiad Archwilio Mewnol dilynol o'r Cyfrifon Derbyniadwy (CD) wedi'i gynnal yn ystod Chwarter 1 2023 a chyhoeddwyd yr adroddiad ym mis Mawrth 2023. Rhoddwyd lefel sicrwydd 'Cymedrol' unwaith eto. Darparwyd manylion am y rhesymau a'r cynnydd ers mis Mehefin 2023 hyd yma. Darparodd Atodiad A gynnydd y Cynllun Gweithredu.

Eglurwyd ar ddiwedd mis Rhagfyr 2023, bod wyth o'r pedair ar ddeg o gamau gweithredu y cytunwyd arnynt yn flaenorol wedi'u cwblhau a bod eu manylion wedi'u rhestru, ynghyd â chynnydd tri argymhelliad risg uchel/canolig arall. Ychwanegwyd bod y Tîm Cyfrifon Derbyniadwy yn ceisio rhoi'r argymhellion risg uchel/canolig a restrir ym mharagraff 2.3 ar waith yn llawn erbyn mis Medi 2024 fan bellaf, gan gydnabod hefyd y byddai lefel o ddyled hwyr bob amser. Nodwyd y gallai fod angen adnoddau staff ychwanegol i gyflawni hyn ac y byddai'r sefyllfa'n parhau i gael ei hadolygu.

Darparwyd dadansoddiad misol o gyfanswm proffil dyled sydd heb ei glirio'r Cyngor ers diweddariad blaenorol y Pwyllgor ym mis Mehefin 2023, ynghyd â dadansoddiad manwl o'r sefyllfa ddyled ddiweddaraf.

Cafodd y Pwyllgor hefyd ei ddiweddaru am yr heriau sy'n weddill ar gyfer y maes gwasanaeth.

Nododd Ness Young, Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol fod Cyfrifon Derbyniadwy yn dîm bach a oedd yn gweithio trwy gwblhau'r argymhellion nad oeddent wedi cael eu gweithredu erbyn hyn. Penodwyd aelod newydd o staff i ymdrin ag adennill dyledion yn unig, yn enwedig yr hen ddyled ac roedd Paragyfreithwyr yn cael eu hyfforddi ar hyn o bryd i wella'r broses o adennill dyledion. Byddai'r sefyllfa staffio yn cael ei hadolygu'n barhaus er mwyn gweithredu'r argymhellion sy'n weddill erbyn dyddiad cau mis Medi 2024.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·       Yr amserlenni a oedd yn gysylltiedig ag adennill dyledion, gan gynnwys y gweithdrefnau â llaw yr oedd swyddogion yn ymgymryd â nhw, nad oedd y rhain yn ddelfrydol. Y ffocws ar adennill dyledion uwch a'r amserlenni sy'n gysylltiedig â hynny. Proffil dyledwyr mewn perthynas â dyledion hirsefydlog, a oedd yn cynnwys busnesau bach.

·       Pryder bod y sefyllfa'n aros yr un fath â blynyddoedd blaenorol, croesewir cyflwyno staff newydd i fynd i'r afael â'r ddyled sydd heb ei chlirio a sefyllfa ariannol y Cyngor, lle'r oedd angen proses adennill dyled gyflymach, fwy cadarn.

·       Cydnabod y pwysau ar y Tîm Cyfrifon Derbyniadwy a mewnbwn adnoddau ychwanegol i fynd i'r afael â mater y ddyled sydd heb ei chlirio.

·       Cael gwared ar gofnodion electronig a chorfforol o fewn yr amserlenni angenrheidiol er mwyn cydymffurfio â GDPR a sicrwydd yr aethpwyd i'r afael â hyn. Cadarnhawyd bod y rhan fwyaf o'r cofnodion yn electronig, bu'n rhaid eu cadw am 6 blynedd yn ogystal â'r flwyddyn gyfredol ac y byddai adnoddau'n cael eu dinistrio/dileu o fewn yr amserlenni angenrheidiol.

·       Cyfleusterau credyd yn cael eu cynnig mewn amgylchiadau priodol, adrannau'n cael taliad ymlaen llaw ar gyfer gwasanaethau i leihau'r dyledion ac i sicrhau bod adrannau gwasanaeth yn cymryd adennill dyledion o ddifrif er mwyn lleihau llwyth gwaith Cyfrifon Derbyniadwy.

·       Cyfarfodydd misol a gynhelir gydag adrannau ynghylch adennill dyledion, yn enwedig hen ddyledion a mynd i'r afael â phroblemau ar ddau ben y broses.

·       Effaith heriol trosglwyddo i Oracle Fusion ar y tîm, y problemau swyddogaethol mewn perthynas ag adennill dyledion, yn enwedig codio TAW a'r effaith negyddol ar forâl y tîm. Cadarnhawyd bod Oracle yn llai hyblyg na'r system flaenorol ac roedd ceisiadau am newid wedi cael eu hanfon ymlaen ond fe achosodd lawer o waith ychwanegol i'r tîm.

·       Sut y gellid rhoi'r newidiadau i'r system Oracle ar waith yn lleol ond byddai'r swyddogaeth ynghylch y newidiadau gofynnol i Gyfrifon Derbyniadwy yn golygu newid system fyd-eang meddalwedd Oracle.

·       Maint system Oracle ar draws y Cyngor a pha mor dda yr oedd yn gweithio'n gyffredinol ar draws y Cyngor.

·       Sut roedd y Cyngor yn mynd i'r afael â materion lleol ac yn tynnu sylw Oracle atynt.

·       Gwerthfawrogi'r rhwystredigaethau a wynebir gan y tîm a'r ymatebion agored a ddarparwyd gan y rheolwr.

·       Y swm cymharol isel o bobl sy'n rhan o Gynllun Seibiant Dyledion (Lle i Anadlu) Llywodraeth y DU, gan nodi bod y ffigurau wedi dyblu eleni a bod pobl wedi'u clustnodi am 60 diwrnod fel rhan o'r cynllun, yn dibynnu ar y ddyled dan sylw.

·       Colled incwm llog i'r Cyngor oherwydd swm y dyledion sydd heb eu clirio a'r angen i fynd i'r afael ag adennill dyledion mewn ffordd fwy caeth.

Cydnabu'r Cynghorydd R C Stewart, Arweinydd y Cyngor, yr ymdrech a'r gwelliannau a oedd wedi digwydd a phwysleisiodd yr heriau gwirioneddol a wynebir wrth roi system gymhleth Oracle ar waith. Ychwanegodd bod y Cyngor yn gweithio'n galed i roi'r ceisiadau am newid ychwanegol a gyflwynwyd gan yr Awdurdod ar waith a nododd fod y Cyngor yn wynebu problemau refeniw oherwydd diffyg cyllid ac nid o ganlyniad i ddyledion sydd heb eu clirio.

Ategodd y Cadeirydd y sylwadau a wnaed a chydnabuwyd y gwaith a wnaed, yn enwedig y cyflawniad o wella'r ddyled oedd heb ei glirio yn 2022 lle cafodd 90% o gyfaint a 98% o werth yr holl ddyledion eu hadennill. Ychwanegodd ei bod yn gobeithio y byddai'r adnodd ychwanegol, cynnwys pobl mewn swyddi uwch o fewn yr Awdurdod a thrafodaethau parhaus gydag Oracle i wneud yr addasiadau angenrheidiol, yn sbarduno newid.

I grynhoi, gofynnodd y Cadeirydd i Bennaeth y Gwasanaethau Digidol a Chwsmeriaid ofyn am gamau gweithredu fel blaenoriaeth gan Oracle ar gyfer y meysydd a oedd angen gwelliant arnynt a fyddai'n berthnasol i bob cleient Oracle, a fyddai hefyd yn darparu'r effaith fwyaf o ran cynorthwyo'r prosesau yn y tîm, er enghraifft mewnbwn TAW yn dod yn faes mandadol.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Sarah Lackenby, Pennaeth y Gwasanaethau Digidol a Chwsmeriaid adolygiad o Strategaeth Digidol Archwilio Cymru 2023-28 'er gwybodaeth'.

Eglurwyd bod Archwilio Cymru wedi cynnal adolygiad o strategaethau digidol y 22 prif Gyngor yng Nghymru. Ceisiodd yr adolygiad roi sicrwydd y byddai strategaethau digidol y Cyngor yn helpu i gyflawni amcanion lles, eu bod yn unol â'r egwyddor datblygu cynaliadwy, yn diwallu anghenion pobl ac yn sicrhau canlyniadau gwell. Roedd y gwaith hwn hefyd yn adeiladu ar yr adolygiad 'Llamu Ymlaen' a gynhaliwyd yn ystod 2021-22.

Darparwyd adolygiad Archwilio Cymru, gan gynnwys ei gasgliadau, yn Atodiad A a darparwyd ei argymhelliad yn Atodiad B.

Dywedodd y Cadeirydd ei bod wedi cael sicrwydd o'r trafodaethau ynghylch yr adroddiad a ddigwyddodd yn ystod cyfarfod y Panel Craffu Perfformiad Gwella Gwasanaethau, Adfywio a Chyllid ar 12 Rhagfyr 2023. Ychwanegodd bod y Panel wedi cytuno i adolygiad blynyddol o'r Strategaeth, oedd wedi'i drefnu ar gyfer Mawrth 2024. Byddant yn cael rhagor o sicrwydd gan y Cadeirydd Craffu wrth iddynt ddarparu adroddiad diweddaru i'r Pwyllgor yn ystod misoedd yr haf.

Nodwyd bod Bwrdd Iechyd Prifysgol Bae Abertawe (BIPBA) wedi ennill gwobr yn ddiweddar am ei strategaeth ddigidol mewn perthynas â thaith y cleifion o gael eu derbyn i gael eu rhyddhau. Ychwanegwyd, er mwyn cefnogi gweithio mewn partneriaeth, dylai'r Cyngor edrych ar yr ochr o'r strategaeth sy'n ymdrin â rhyddhau, yn enwedig symud o'r ysbyty i ofal cymunedol ac archwilio a allai rhywfaint o waith arloesol gynorthwyo'r broses.

Cadarnhawyd bod yr Adran Gwasanaethau Cymdeithasol eisoes yn edrych ar y mater ac y byddai'n cael ei drafod yn rhanbarthol ym Mwrdd Partneriaeth Rhanbarthol Gorllewin Morgannwg lle mae'r Cyngor yn cydweithio â BIPBA.

Byddai David Roberts, Aelod Lleyg yn anfon dolen ar gyfer BIPBA ac at Swyddog y Gwasanaethau Democrataidd i'w ddosbarthu i'r Pwyllgor.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu 'er gwybodaeth'.

Nododd y Cadeirydd fod dyddiadau hyfforddi'r Pwyllgor i'w cadarnhau. Cadarnhaodd y Swyddog Gwasanaethau Democrataidd y byddent yn cael eu trefnu yn y flwyddyn Ddinesig newydd, unwaith y penderfynir ar ddyddiadur y Cyngor ar gyfer 2024/25.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’.