Agenda, decisions and minutes

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â’r Cod Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau a ganlyn:-

Datganodd y Cynghorwyr P R Hood-Williams, M B Lewis a T M White gysylltiad personol yng Nghofnod Rhif 55 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol - 2il Chwarter 2023/24.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorwyr P R Hood-Williams, M B Lewis a T M White gysylltiadau personol â Chofnod Rhif 55 – Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol – Chwarter 2 – 2023/24.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod blaenorol.

Cymeradwywyd.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel cofnod cywir.

Er Gwybodaeth.

Cyflwynodd Ben Smith, y Cyfarwyddwr Cyllid, y Datganiad Cyfrifon Drafft ar gyfer 2022/23 'er gwybodaeth' ac i'w adolygu.

Roedd y Cyfrifon Drafft ar gyfer 2022/23 wedi'u paratoi a'u llofnodi gan y Swyddog Adran 151 ar 27 Hydref 2023. Atodwyd copi yn Atodiad A yr adroddiad.

Cadarnhawyd bod y cyfrifon wedi'u cyflwyno'n ffurfiol i archwilwyr y cyngor sef Archwilio Cymru, a oedd wedi dechrau'r archwiliad o'r cyfrifon. Esboniwyd fel rhan o'r broses archwilio, y byddai'r cyfrifon ar gael i'w harchwilio gan y cyhoedd am gyfnod o bedair wythnos o 4 Ionawr i 31 Ionawr 2024.

Diolchwyd i staff yr Adran Gyllid gan y Cyfarwyddwr am eu gwaith ar y cyfrifon, ac ailadroddwyd hyn gan y Cadeirydd a'r Pwyllgor.

Gofynnodd y Pwyllgor nifer o gwestiynau technegol i'r Cyfarwyddwr Cyllid/Dirprwy Swyddog Adran 151, ac fe'u hatebwyd yn briodol. Nodwyd y cynnig i fabwysiadu ymagwedd sy'n seiliedig ar risg at brisiadau. Gofynnodd y Cadeirydd am newidiadau ariannol, yn enwedig y gostyngiad mewn incwm gros.

Byddai ymatebion yn cael eu dosbarthu mewn perthynas â'r gostyngiad mewn incwm gros mewn meysydd penodol a'r cynnydd ym mantolen y dyledwyr tymor hir yn Nodyn 17.

Er Gwybodaeth.

Rhoddodd Ben Smith, y Cyfarwyddwr Cyllid, adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn cyflwyno amgylchedd rheoli'r Gyfarwyddiaeth Cyllid, gan gynnwys rheoli risgiau, sydd ar waith i sicrhau bod swyddogaethau'n cael eu harfer yn effeithiol; bod adnoddau’n cael eu defnyddio’n effeithlon ac effeithiol ac yn economaidd a bod llywodraethu effeithiol i sicrhau'r trefniadau hyn.

Amlinellwyd bod y Gyfarwyddiaeth a rôl y Cyfarwyddwr Cyllid cysylltiedig wedi'u creu yn dilyn penderfyniad y cyngor ym mis Tachwedd 2021, ac fe'i penodwyd ar ddiwedd mis Ionawr 2022. Yn ymarferol, cafodd ei wahanu'n ffurfiol o 1 Ebrill 2022 ar ddechrau'r flwyddyn ariannol newydd. Fel y cyfryw, hon oedd y gyfarwyddiaeth fwyaf newydd ac un cymharol fach (yn nhermau cyllideb net), gan y bu'n rhan o'r gyfarwyddiaeth Adnoddau yn flaenorol.

Ychwanegwyd bod ymagwedd gychwynnol y gyfarwyddiaeth at ymdrin â'i gweithrediadau ei hun yn seiliedig ar sut yr oedd yn gweithredu fel rhan fawr o'r Gyfarwyddiaeth Adnoddau gynt. Gan fod gan y gyfarwyddiaeth ddylanwad ar weithgarwch a chyllid y cyngor cyfan, roedd hefyd yn arwain ar lawer o'r prosesau rheoli cyffredin yn ogystal â chymryd rhan ynddynt. Rhestrwyd manylion y meysydd hyn.

Amlinellwyd y fframwaith sicrwydd, gan gynnwys yr elfennau allweddol ac agweddau allweddol ar drefniadau'r Gyfarwyddiaeth Cyllid. Nodwyd bod cyrhaeddiad gweithredol ehangach y Gyfarwyddiaeth yn golygu bod ei gweithgareddau’n llawn risg ac yn aml yn gymhleth. 

Nodwyd bod adroddiadau gan y cyfryngau am gynghorau a oedd yn mynd i drafferthion ar hyn o bryd yn gysylltiedig gan amlaf â chael eu difetha gan fethiannau ariannol sy'n digwydd yn gymharol gyflym, a'r ffaith nad yw rhanddeiliaid ac aelodau'n llwyr ddeall y risgiau a goblygiadau'r penderfyniadau sy'n cael eu gwneud. Ar draws y DU roedd cyfrifon cynghorau'n cael eu hoedi mewn cynyrchiadau drafft ac wrth gwblhau archwiliadau fel mater o arfer, ac nid oedd yr awdurdod yn wahanol. Roedd hyn yn digwydd ochr yn ochr â phryder cyffredinol cynyddol ynghylch cyflwr cyffredinol cyllid ar gyfer pob cyngor.

Rhestrwyd maint y gweithrediadau gros a net a reolir yn uniongyrchol gan y Gyfarwyddiaeth ac eitemau'r fantolen dan reolaeth uniongyrchol.

Darparwyd manylion rheoli risgiau, parhad busnes, rheoli perfformiad/DPA, cynllunio, gwneud penderfyniadau, cyllideb, twyll ac amhriodoldeb, cydymffurfiaeth â pholisïau, rheolau a gofynion rheoleiddio a rheoli adnoddau.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·         Newid y mis y darperir yr adroddiad yn y dyfodol.

·         Gallu'r gwasanaethau a'r galw amdanynt a'r risgiau cysylltiedig, yn enwedig pan gaiff gwasanaethau eu rhesymoli yn y dyfodol.

·         Diffyg gallu a chadernid o fewn y Gyfarwyddiaeth a'r camau a gymerwyd i fynd i'r afael a'r problemau a wynebwyd.

Diolchwyd i'r Cyfarwyddwr Cyllid am adolygiad manwl a chynhwysfawr.

Er Gwybodaeth.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd, Simon Cockings, adroddiad 'er gwybodaeth' manwl a oedd yn dangos yr archwiliadau a gwblhawyd ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Gorffennaf i 30 Medi 2023.

Cwblhawyd cyfanswm o 16 o archwiliadau yn ystod y chwarter. Rhestrwyd yr archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt. Roedd Atodiad 2 yn darparu crynodeb o gwmpas yr adolygiadau terfynol yn ystod y cyfnod. Roedd Atodiad 3 yn dangos pob archwiliad a oedd yn gynwysedig yn y Cynllun a gymeradwywyd gan y pwyllgor ar 12 Ebrill 2023 ac yn nodi safle pob archwiliad o 30 Med 2023. 

Rhoddwyd dadansoddiad o lefelau sicrwydd yr archwiliadau a gwblhawyd a gwnaed cyfanswm o 95 o argymhellion archwilio a chytunodd y rheolwyr i roi’r holl argymhellion ar waith. 

Ychwanegwyd bod salwch staff o fewn y Tîm Archwilio Mewnol wedi parhau i fod yn sylweddol yn ystod yr ail chwarter, gyda chyfanswm o 71 diwrnod o absenoldeb wedi'u cofnodi, a chyfanswm yr absenoldebau salwch cronnol hyd at ddiwedd chwarter dau oedd 104 diwrnod. Diweddarwyd y Pwyllgor hefyd ynghylch penodiadau staff.

Nodwyd bod 36 archwiliad (31%) o 116 o weithgareddau wedi'u cwblhau yn y Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol ar 30 Medi 2023. Yn ogystal, roedd 1 gweithgaredd wedi'i gwblhau'n sylweddol, gan olygu bod 37 o weithgareddau archwilio wedi'u cwblhau hyd at o leiaf y cam adroddiad drafft (32%), gyda 30 ar waith erbyn diwedd y chwarter. Roedd hyn yn golygu bod 58% o weithgareddau archwilio o fewn y cynllun wedi'u cwblhau neu ar waith.

Rhoddwyd manylion y gwaith dilynol i'r Pwyllgor hefyd gyda lefelau sicrwydd cymedrol, uchel a sylweddol wedi'u cwblhau yn ystod y cyfnod.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·         Y broses uwch-gyfeirio ar gyfer diffyg gweithredu, a oedd yn cynnwys uwch-gyfeirio i'r cyfarwyddwr/pennaeth gwasanaeth priodol/Tîm Rheoli Corfforaethol.

·         Amserlenni o rhwng 3 a 6 mis ar gyfer amserlenni gwaith dilynol.

·         Ystyried archwiliadau fel pethau annibynnol, a'r camau gweithredu canlyniadol.

·         Gwaith dilynol ar sicrwydd cymedrol yn ystod y chwarter a gweithdrefnau i'w dilyn, yn enwedig mewn perthynas â Rhyddid Gwybodaeth.

·         Adolygu llywodraethiant corfforaethol a'r lefelau risg uchel sydd ynghlwm wrth hyn.

·         Adroddiadau archwilio sydd wedi'u dosbarthu.

Holodd y cadeirydd a oedd effeithiolrwydd y mesurau rheoli ar y gofrestr risgiau wedi'u harchwilio fel rhan o'r archwiliad llywodraethiant corfforaethol.

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd y byddai'n ymateb ynghylch yr adolygiad o lywodraethiant corfforaethol ac y byddai'n dosbarthu'r holl adroddiadau archwilio nad oeddent wedi'i hanfon ymlaen at y Cadeirydd.

Er Gwybodaeth.

Cyflwynodd Jonathan Rogers, Rheolwr y Tîm Twyll Corfforaethol adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn darparu diweddariad canol blwyddyn ar y gwaith a wnaed gan y Swyddogaeth Twyll Corfforaethol yn 2023/24 ac adolygodd y cynnydd a wnaed yn erbyn y canlyniadau a oedd yn gynwysedig yng Nghynllun Gwrth-dwyll y Swyddogaeth Twyll ar gyfer 2023/2024.

Esboniwyd fod Rheolwr ar gyfer y Tîm Twyll wedi'i benodi ym mis Mai 2023. Roedd y swydd wedi'i chlustnodi i'r tri swyddog ymchwilio presennol, a bellach mae strwythur y tîm yn cynnwys Rheolwr Twyll a dau Ymchwilydd Twyll.

Tynnwyd sylw at y ffaith bod cynnydd da wedi'i wneud yn erbyn pob un o’r wyth gweithgaredd a gynlluniwyd yn y Cynllun Swyddogaeth Twyll Corfforaethol ac roedd y tîm ar y trywydd iawn i gwblhau'r holl weithgareddau erbyn diwedd y flwyddyn.  Darparwyd manylion yn atodiad A.

Ychwanegwyd bod y tîm wedi cofnodi cyfanswm o £150,483.94 o arbedion o fewn y chwe mis cyntaf ac wedi cyflwyno cosb sifil o £100. Yn ogystal, roedd y tîm wedi cynorthwyo gyda gwaith i adennill dau eiddo, a'u dychwelyd i'r stoc tai, ac wedi ymgymryd ag ymarfer rhagweithiol mewn perthynas â'r posibilrwydd o ddefnyddio stoc fel llety gwyliau tymor byr wedi'u gwasanaethu.

Darparwyd trosolwg byr o ymchwiliadau brys i weithwyr, cefnogaeth Adnoddau Dynol, twyll honedig, ceisiadau am ddata, gwaith rhyngasiantaethol a chyfnewid data.

Llongyfarchodd y Cadeirydd y tîm am y cynnydd a wnaed hyd yn hyn.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·         Aelodau tîm ychwanegol er mwyn caniatáu i'r tîm fod yn rhagweithiol.

·         Patrymau achosion twyll a sut roedd y tîm yn ymdrin â materion o ddydd i ddydd.

·         Gwaith rhyngasiantaethol a gwblhawyd a phwysigrwydd rhannu adnoddau.

Er Gwybodaeth.

Rhoddodd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi trosolwg o statws risgiau corfforaethol y cyngor i roi sicrwydd i'r Pwyllgor eu bod yn cael eu rheoli'n unol â pholisi a fframwaith rheoli risgiau'r cyngor.

Roedd y canlynol yn crynhoi statws y risgiau a gofnodwyd yn y Gofrestr Risgiau Corfforaethol ar ddiwedd Chwarter 2 2023/24: -

Roedd 5 risg statws coch yn y Gofrestr Risgiau Corfforaethol ar ddiwedd Ch2 2023/24: -

·         Rhif Adnabod Risg 153: Diogelu.

·         Rhif Adnabod Risg 159: Rheolaeth Ariannol: Cynllun Ariannol Tymor Canolig

·         Rhif Adnabod Risg 222: Digidol, Data a Seiberddiogelwch.

·         Rhif Adnabod Risg 334: Argyfwng costau byw.

·         Rhif Adnabod Risg 338. Targed sero net 2030.

Amlinellwyd yn ystod Chwarter 2 y cofnodwyd bod yr holl risgiau corfforaethol wedi'u hadolygu o leiaf unwaith; ni ychwanegwyd risgiau newydd at y gofrestr Risgiau Corfforaethol; ni chafodd unrhyw risgiau corfforaethol eu dadactifadu; ni chafodd unrhyw risgiau eu codi i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol; ni chafodd unrhyw risgiau corfforaethol eu tynnu oddi ar y Gofrestr Risgiau Corfforaethol; newidiodd dwy risg gorfforaethol eu statws Coch Oren Gwyrdd (COG); a newidiodd pedair risg gorfforaethol eu sgôr risg weddilliol.

Roedd Atodiad A yn cyflwyno'r risgiau a gofnodwyd ar Gofrestr Risgiau Corfforaethol y cyngor ar 30 Medi 2023. Roedd yr adroddiadau ar gyfer pob risg yn cynnwys gwybodaeth esboniadol gyffredinol yn ymwneud â'u dosbarthiad.

Dilynwyd hyn gan drafodaethau ar y canlynol: -

·         Y ffaith bod y Pwyllgor yn ymwybodol o lefel a thebygolrwydd risg.

·         Cyflwyno matrics pum sgôr a fyddai'n amlinellu tebygolrwydd ac effaith risg.

·         Nifer yr agweddau a ddefnyddir i benderfynu ar lefel y risg.

·         Adolygu sut mae awdurdodau lleol eraill yn mesur risg.

·         Sicrhau bod y Pwyllgor yn derbyn hyfforddiant priodol ar risg.

·         Hepgoriadau ar y gofrestr a fyddai'n cael eu diweddaru cyn yr adroddiad chwarterol nesaf.

·         Gwybodaeth a hepgorwyd sy'n ymwneud â risg hyfforddiant gorfodol.

Byddai'r Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol yn dosbarthu'n wybodaeth a hepgorwyd sy'n ymwneud â risg hyfforddiant gorfodol, yn diweddaru'r gofrestr cyn yr adroddiad chwarterol nesaf ac yn rhoi manylion yr hyfforddiant.

Er Gwybodaeth.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn cyflwyno traciwr a oedd yn darparu diweddariadau cynnydd wrth gyflawni argymhellion Archwilio Cymru.

Amlygwyd bod yr holl argymhellion perthnasol o adroddiadau cenedlaethol a lleol Archwilio Cymru wedi'u cofnodi mewn traciwr ac yn cael eu monitro ar gyfer cynnydd. Darparwyd y traciwr yn Atodiad A ac roedd yn rhestru'r adroddiad perthnasol gan Archwilio Cymru, yr argymhellion, y camau gweithredu roedd y cyngor yn bwriadu eu cymryd i roi'r argymhellion ar waith, y cynnydd hyd yn hyn a dyddiadau targed i'w cwblhau.

Roedd y daflen gyntaf yn y traciwr yn rhestru holl argymhellion Archwilio Cymru yr ystyriwyd eu bod wedi cau a'u cwblhau ym mis Tachwedd 2023. Roedd yr ail daflen yn y traciwr yn rhestru holl argymhellion Archwilio Cymru yr ystyriwyd eu bod yn agored ym mis Tachwedd 2023.

Croesawodd y Cadeirydd gyflwyno'r traciwr a thynnodd sylw at ei bwysigrwydd o hyn ymlaen. Holodd a oedd y cam gweithredu'n mynd i'r afael â'r argymhelliad ac a oedd wedi'i gwblhau mewn perthynas ag argymhellion Cymru gyfan ar adroddiad Archwilio Cymru 'Gyda'n Gilydd Fe Allwn Ni' - Cydnerthedd a hunanddibyniaeth cymunedau’ Byddai'r Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol yn adolygu'r wybodaeth yn y traciwr.

Yn ogystal, gofynnodd y Cadeirydd i adroddiad y traciwr archwilio gael ei ddarparu i bob yn ail cyfarfod Pwyllgor yn y dyfodol.

Er Gwybodaeth.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol adroddiad ‘er gwybodaeth' Archwilio Cymru ac ymateb y cyngor ynghylch pennu amcanion lles.

Eglurwyd bod adroddiad Archwilio Cymru wedi cyflawni dyletswydd yr Archwilydd Cyffredinol i gynnal archwiliad i asesu i ba raddau yr oedd cyrff cyhoeddus wedi gweithredu'n unol â'r egwyddor datblygu cynaliadwy wrth bennu eu hamcanion lles.

Nod yr archwiliad oedd:

·         esbonio sut roedd Cyngor Abertawe (y cyngor) wedi cymhwyso'r egwyddor datblygu cynaliadwy drwy holl broses pennu ei amcanion lles;

·         darparu sicrwydd ynghylch i ba raddau yr oedd y cyngor wedi cymhwyso'r egwyddor datblygu cynaliadwy wrth bennu ei amcanion lles; a

·         nodi cyfleoedd i'r cyngor wreiddio'r egwyddor datblygu cynaliadwy ymhellach wrth bennu ei amcanion lles yn y dyfodol.

Aeth Archwilio Cymru ati i ateb y cwestiwn 'i ba raddau y mae'r cyngor wedi gweithredu'n unol â'r egwyddor datblygu cynaliadwy wrth bennu ei amcanion lles newydd?'.

Gwnaethant hyn drwy archwilio'r cwestiynau canlynol: -

·         A oedd yr egwyddor datblygu cynaliadwy'n sail i'r broses a roddwyd ar waith gan y cyngor i bennu ei amcanion lles?

·         A yw'r cyngor wedi ystyried sut bydd yn sicrhau y gall gyflwyno'i amcanion lles yn unol â'r egwyddor datblygu cynaliadwy?

·         A yw'r cyngor wedi rhoi trefniadau ar waith i fonitro cynnydd a gwella sut mae'n cymhwyso'r egwyddor datblygu cynaliadwy wrth bennu ei amcanion lles?

Roedd Atodiad 1 adroddiad Archwilio Cymru yn rhestru'r dangosyddion cadarnhaol a ddefnyddiwyd gan Archwilio Cymru i lywio'u harchwiliad a'u hadroddiad.

Manylwyd ar ganfyddiadau Archwilio Cymru ac ymateb y cyngor. Nodwyd bod y Panel Craffu Gwella Gwasanaethau, Adfywio a Chyllid wedi ystyried adroddiad Archwilio Cymru ac ymateb y cyngor ar 17 Hydref 2023 a darparwyd y llythyr oddi wrth Cynullydd y Panel at Aelod y Cabinet dros Wasanaethau a Pherfformiad Corfforaethol yn Atodiad B.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·         Adborth gan y Panel Dinasyddion Digidol, y potensial o'i ehangu a'r Pwyllgor yn cael ei hysbysu ynghylch cynnydd a wneir yn y dyfodol

·         Y cynnydd a wnaed gan Gydgynhyrchu Cymru.

·         Perfformiad corfforaethol a mesurau llwyddiant ar gyfer 2023/24, eu hadolygiad, gan gynnwys mesurau canlyniadau a threfnu bod y canlyniadau ar gael i'r Pwyllgor.

Gofynnodd y Cadeirydd i'r Pwyllgor gael yr wybodaeth ddiweddaraf ynghylch y cynnydd fel y rhestrwyd uchod.

Nodwyd.

Cyflwynodd Ness Young, Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol, adroddiad a oedd yn darparu trosolwg o'r llythyr diweddaru a anfonwyd gan Archwilio Cymru ynghylch y cynnydd yr oedd cyngor Abertawe yn ei wneud mewn perthynas â'i Raglen Trawsnewid.

Eglurwyd mai ffocws y gwaith oedd deall a oedd y cyngor yn cynllunio ac yn monitro'i ymagwedd at ei raglen trawsnewid sefydliadol a chyflwyno arbedion cysylltiedig mewn modd effeithiol. Darparwyd llythyr Archwilio Cymru yn Atodiad A.

Roedd yr adroddiad yn manylu ar ganfyddiadau Archwilio Cymru ac ymateb Cyngor Abertawe.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·         Pwysigrwydd Pwyllgorau Trawsnewid Gwasanaethau yn y broses a bod yr holl Gynghorwyr yn ymwybodol o ddatblygiadau.

·         Y broses o nodi arbedion, nodi a rheoli'r rhain yn glir drwy'r Cynllun Ariannol Tymor Canolig.

·         Cydnabod maint y rhaglenni dan sylw a faint o amser y bydd yn ei gymryd i'w cyflwyno.

·         Amrywiaeth y dangosyddion perfformiad a ddefnyddir i fonitro cynnydd.

Croesawodd y Cadeirydd yr adroddiad llawn gwybodaeth. Nododd y swm enfawr o waith sydd ynghlwm wrth hyn a phwysleisiodd yr angen i osgoi dyblygu gwaith, wrth gael gwybod o hyd am ddatblygiadau, er mwyn i'r Pwyllgor gael sicrwydd o hyn ymlaen.

Penderfynwyd:   -

1)    Nodi'r argymhellion a wnaed yn yr adroddiad.

2)    Rhoi'r diweddaraf i'r pwyllgor yn y Flwyddyn Newydd ynghylch cynnydd. 

Er Gwybodaeth.

Adroddwyd am Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu 'er gwybodaeth'.

Er Gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’.

Gofynnodd y Cadeirydd i'r sesiwn/sesiynau hyfforddiant gael ei drefnu/eu trefnu ar y meysydd canlynol: -

·         Fframwaith Rheoli Perfformiad;

·         Rheoli Risgiau;

·         Archwilio Mewnol.