Agenda, decisions and minutes

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â’r Cod Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau a ganlyn:-

Datganodd y Cynghorydd P R Hood-Williams fuddiant personol yng Nghofnod Rhif 43 – Llythyr Blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru 2022-23.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorydd P R Hood-Williams gysylltiad personol â Chofnod Rhif 43 – Llythyr Blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru 2022-23.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Cymeradwywyd.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel cofnod cywir, yn amodol ar y diwygiadau canlynol: -

Cofnod Rhif 30 – Trosolwg Risg Corfforaethol 2023/24 – Chwarter 1

Mewn perthynas â thrafodaethau ynghylch Rhif Adnabod Risg 159 - Rheolaeth Ariannol – Cyflawni CATC – diwygio'r canlynol: -

'Holwyd am yr effaith ar arbedion trawsnewid' i 'Holwyd am sensitifrwydd yr arbedion trawsnewid.'

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Rachael Davies, Pennaeth Adnoddau Dynol a'r Ganolfan Wasanaethau adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y camau gweithredu sy'n codi o Adroddiad Archwilio Staff  Asiantaeth 2021.

Gofynnodd y Pwyllgor am gamau gweithredu penodol yn y cyfarfod a gynhaliwyd ym mis Medi 2022 ac adroddwyd ar y cynnydd a wnaed yn erbyn pob cam penodol. 

Darparwyd manylion ynghylch nifer y gweithwyr asiantaeth, costau, gofynion cydymffurfedd penaethiaid gwasanaeth, adborth gan y Gyfarwyddiaeth Gwasanaethau Cymdeithasol / Lleoedd, rôl Staffline a threfniadau contract asiantaethau ar gyfer y dyfodol.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·         Y cynnydd cadarnhaol a wnaed wrth gydnabod yr angen i sicrhau darpariaeth gwasanaeth, yn enwedig mewn gwasanaethau rheng flaen.

·         Hysbysebu wedi'i dargedu mewn perthynas â swyddi tymhorol.

·         Y posibilrwydd o gyflwyno contractau hyblyg a'r anawsterau wrth reoli hyn mewn meysydd gwaith penodol.

·         Edrych ar y rhesymau pam mae staff llawn amser yn colli gwaith a mynd i'r afael â nhw, er mwyn lleihau nifer y gweithwyr asiantaeth.

·         Yr amgylchiadau unigol sy'n ymwneud â phob gweithiwr asiantaeth a nifer y gweithwyr asiantaeth a gyflogir amser llawn, yn ôl adran.

·         Effaith chwyddiant ar gostau gweithwyr asiantaeth.

·         Cynnig swyddi parhaol i weithwyr asiantaeth yn hytrach na chontractau cyfnod penodol.

·         Cynnig oriau ychwanegol i weithwyr rhan-amser yn hytrach na chyflogi staff asiantaeth.

Dywedodd y Cynghorydd R C Stewart, Arweinydd y Cyngor fod yr Awdurdod wedi ymrwymo i geisio newid gweithwyr asiantaeth yn weithwyr parhaol.  Ychwanegodd fod gweithwyr rhan-amser hefyd yn cael cynnig oriau goramser i atal gorfod cyflogi gweithwyr asiantaeth.

Gofynnwyd i'r Pennaeth Adnoddau Dynol a'r Ganolfan Wasanaethau ddarparu manylion y gweithwyr asiantaeth a oedd wedi'u cyflogi ar gontractau parhaol gan yr awdurdod a'r gost o gyflogi gweithwyr asiantaeth mewn blynyddoedd blaenorol.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd y Pennaeth Adnoddau Dynol a'r Ganolfan Wasanaethau adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am yr Adroddiad Archwilio Rheoli Absenoldeb.

Esboniwyd o ganlyniad i'r archwiliad mewnol cyntaf ar Reoli Absenoldeb a gynhaliwyd yn 2020, rhoddwyd lefel sicrwydd gymedrol. Roedd archwiliad pellach yn cael ei gynnal ym mis Hydref 2023. 

Roedd yr adroddiad yn rhoi manylion ynghylch data salwch, cynnydd hyd at fis Hydref 2023 a chefnogaeth Iechyd Galwedigaethol.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·         Gwella'r wybodaeth sydd ar gael i reolwyr drwy Oracle Fusion.  Ychwanegwyd bod y contractau ar gyfer cwmnïau asiantaeth i fod i gael eu hadnewyddu ym mis Ebrill 2024 ac y byddai gwybodaeth ychwanegol ar gael ar ôl dyfarnu'r contract.

·         Prinder staff Iechyd Galwedigaethol yn genedlaethol a'r Pwyllgor yn derbyn diweddariad 6 mis ar gynnydd.

·         Effeithiolrwydd y Polisi Adleoli a’r defnydd ohono, yn ogystal ag ystyried ffyrdd mwy creadigol o gadw gweithwyr.

·         Proffil oedran presennol gweithlu'r cyngor a'r goblygiadau i'r awdurdod yn y dyfodol.

·         Effaith straen ar draws y cyngor a'r mesurau a gymerwyd i fynd i'r afael â hyn, e.e. rheoli straen a gwasanaeth cwnsela.

·         Darparu ffigurau absenoldeb oherwydd damweiniau yn y dyfodol.

·         Y nifer fawr o wahanol gategorïau o absenoldeb.

Amlygodd Ness Young, Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod diweddariad ar Drefniadau Rheoli'r Cyngor ar gyfer Absenoldeb Salwch ac Iechyd Galwedigaethol wedi'i drefnu ar gyfer y Pwyllgor ar 6 Rhagfyr 2023.  Nododd y Cadeirydd y byddai'r adroddiad felly'n cael ei symud i'r cyfarfod ar 10 Ebrill 2024.

Gofynnwyd i'r Pennaeth Adnoddau Dynol a'r Ganolfan Wasanaethau rhoi manylion am yr amser a gollwyd oherwydd damweiniau yn yr adroddiad diweddaru nesaf.

Er Gwybodaeth.

Cyflwynodd David Roe, Pennaeth Dros Dro a Julian Nicholds, Cadeirydd y Llywodraethwyr, adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am yr adroddiad archwilio cymedrol ar gyfer Ysgol Gynradd Clydach.

Amlinellwyd, o ganlyniad i archwiliad mewnol ar Ysgol Gynradd Clydach a gynhaliwyd yn 2023, y rhoddwyd lefel sicrwydd cymedrol.  Datblygwyd cynllun gweithredu i fynd i'r afael â'r materion a nodwyd a rhoddwyd camau gweithredu addas yn eu lle. Darparwyd yr holl eitemau gan gynnwys y camau gweithredu a gymerwyd hyd yma yn Atodiad A, a oedd yn rhestru'r argymhellion, y camau gweithredu cysylltiedig a'r adolygiad o'r camau gweithredu a gymerwyd hyd yma.

Roedd y Pennaeth Gweithredol, a oedd wedi bod yn y swydd ers mis Medi 2023, a'r Pennaeth Dros Dro, a oedd yn y swydd o fis Tachwedd 2022 i fis Gorffennaf 2023, wedi bod yn arwain ar y gwaith o fynd i'r afael â'r holl argymhellion ac wedi cael cefnogaeth gan swyddogion priodol yr awdurdod lleol i fynd i'r afael â'r pwyntiau yn y cynllun gweithredu.

Ychwanegwyd bod yr holl argymhellion wedi cael eu bodloni'n llawn ac eithrio un yn y cynllun gweithredu, y bwriadwyd ei fodloni erbyn mis Ionawr 2024.  Roedd disgwyl i Archwilio Mewnol gynnal eu harchwiliad dilynol yn ystod Chwarter 3 neu Chwarter 4, 2023-2024.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·       Swm y gwaith a gwblhawyd a'r ffocws ar risg.

·       Y llinell amser i benodi Pennaeth newydd, a oedd yn fod i gael ei chwblhau ddiwedd mis Tachwedd 2023.

·       Cadarnhad bod gan y Corff Llywodraethu Bwyllgor Cyllid, a oedd yn adrodd i'r Corff Llywodraethu.

Diolchodd y Cadeirydd i gynrychiolwyr Ysgol Clydach am fynychu'r cyfarfod ac amlygu'r cynnydd a wnaed.

Er gwybodaeth.

Darparodd Simon Cockings, Prif Archwilydd adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi crynodeb o ganlyniadau'r asesiad allanol o gydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, a gynhaliwyd gan Dîm Archwilio Mewnol Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent.

Eglurwyd, yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, y cynhaliwyd yr adolygiad diweddaraf gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent (CBS) rhwng mis Rhagfyr 2022 ac Awst 2023. Cynhaliwyd cyfarfodydd hefyd gyda swyddogion amrywiol o fewn Cyngor Abertawe.  Darparwyd yr Adroddiad Asesu Allanol a oedd yn amlinellu canfyddiadau'r adolygiad yn Atodiad 1.

Ychwanegwyd bod yr asesiad yn cynnwys adolygiad bwrdd gwaith o'r hunanasesiad a thystiolaeth ategol, a chafwyd trafodaethau gyda'r Prif Weithredwr Archwilio, yr Arweinydd Proffesiynol a'r Uwch Archwilydd ym Mwrdeistref Sirol Blaenau Gwent i gael mewnwelediad a barn am weithrediad y Tîm Archwilio Mewnol a chadw at y Safonau.

I grynhoi, roedd 304 o linellau arfer gorau o fewn Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus ac aseswyd bod Gwasanaeth Archwilio Mewnol Cyngor Abertawe yn cydymffurfio'n llawn â 303 o'r gofynion (gan gynnwys y rhai nad ydynt yn berthnasol). Nodwyd un maes o gydymffurfiad rhannol mewn perthynas ag adnodd archwilio Technoleg Gwybodaeth dynodedig yn y tîm. Felly, aseswyd bod Gwasanaeth Archwilio Mewnol Cyngor Abertawe yn cydymffurfio'n gyffredinol â'r safonau ym mhob maes arwyddocaol ac yn gweithredu'n annibynnol ac yn wrthrychol.

Awgrymwyd tri cham gweithredu dewisol hefyd fel rhan o'r adolygiad gyda'r nod o wella cydymffurfiaeth bresennol mewn rhai meysydd, fel a ddangosir yn Atodiad 1.  Darparwyd y camau gweithredu a fyddai'n cael eu cwblhau i fynd i'r afael â'r maes a aseswyd fel un sy'n cydymffurfio'n rhannol, a'r tri awgrym i wella cydymffurfiaeth bresennol, yn y Cynllun Gweithredu a gynhwysir yn yr Adroddiad Asesu Allanol.

Gwnaeth y Cadeirydd sylwadau ar y canlynol: -

·       Roedd yr adroddiad yn gadarnhaol o ran cynnwys cyffredinol.

·       Nid oedd unrhyw un o CBS Blaenau Gwent wedi cysylltu ag unrhyw aelodau o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel rhan o'r adolygiad, a oedd yn siomedig oherwydd bod cylch gorchwyl y Pwyllgor yn glir y dylai'r Pwyllgor fod wedi bod yn rhan o'r asesiad ac wedi cyfrannu ato.

·       Rhoddir ystyriaeth i gael adolygiad allanol llawn (nid adolygiad cymheiriaid), i'w gynnal o fewn y 5 mlynedd nesaf.

·       Mae'n syndod bod 29 o ardaloedd wedi cael eu nodi fel rhai nad ystyrir eu bod yn gymwys o ystyried na chynhaliwyd unrhyw ymgynghoriad, ond cadarnhaodd y Prif Archwilydd fod gweithdrefnau wedi'u dogfennu ar waith sy'n dangos pe gofynnwyd i Archwilio Mewnol ymgymryd â'r gwaith hwn, y byddai'n cael ei wneud yn unol â gofynion y Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.

·       A ymgynghorwyd ag Adran TG y cyngor ynghylch hyfforddiant / arbenigedd TG o fewn Archwilio Mewnol wrth gydnabod y costau uchel sy'n gysylltiedig â hyfforddiant TG ar gyfer archwilwyr mewnol.

Dywedodd y Prif Archwilydd fod y tabl asesu wedi cael ei ddefnyddio yn ei adroddiadau blynyddol blaenorol.  Ychwanegodd fod y meysydd nad oeddent yn berthnasol wedi cael eu hystyried fel rhai a oedd yn cydymffurfio mewn asesiadau mewnol blaenorol oherwydd mae gan Archwilio Mewnol brosesau ar waith i fynd i'r afael â'r materion os gofynnir iddynt wneud hynny, er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth lawn â'r Safonau. Penderfynwyd nad oedd y meysydd yn berthnasol oherwydd nad oedd Archwilio Mewnol wedi ymgymryd ag unrhyw waith ymgynghori yn ystod y flwyddyn.

Ychwanegodd fod diffyg arbenigedd TG mewn Archwilio Mewnol yn broblem sy'n wynebu nifer o gynghorau.  Roedd y cyngor yn edrych ar sut roedd cynghorau eraill yn mynd i'r afael â'r mater a byddai'n cael ei drafod ymhellach gyda'r Adran TG fel rhan o'r ymarfer ymgynghori blynyddol parhaus.

Mynegodd y Cadeirydd hefyd ei siom nad oedd unrhyw un o CBS Blaenau Gwent wedi cysylltu ag unrhyw aelodau o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel rhan o'r asesiad ac y dylid ystyried cynnal adolygiad allanol llawn (nid adolygiad cymheiriaid) o fewn y 5 mlynedd nesaf.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd David Howes, Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol adroddiad a roddodd yr adolygiad blynyddol o'r amgylchedd rheoli (Cyfarwyddiaeth), gan gynnwys rheoli risgiau, sydd ar waith i sicrhau: bod swyddogaethau'n cael eu harfer yn effeithiol; bod adnoddau’n cael eu defnyddio’n effeithlon ac effeithiol ac yn economaidd a; bod llywodraethu effeithiol i sicrhau'r trefniadau hyn.

Darparwyd dadansoddiad eang o'r Portffolio dan y meysydd canlynol: -

Ø    Rheoli Risgiau a Pharhad Busnes.

Ø    Rheoli Perfformiad a Dangosyddion Perfformiad Allweddol.

Ø    Cynllunio a Gwneud Penderfyniadau.

Ø    Rheoli Cyllidebau ac Adnoddau.

Ø    Twyll ac Amhriodoldeb Ariannol.

Ø    Cydymffurfio â Pholisïau, Rheolau a Gofynion Rheoliadol.

Ø    Sicrwydd Rhaglenni a Phrosiectau.

Ø    Dulliau rheoli mewnol.

Ø    Diogelu Data.

Ø    Llywodraethu Partneriaeth/Cydweithio.

Dywedodd nad oedd yr adroddiad yn wahanol iawn i 2022.  Tynnodd sylw at sefyllfa ariannol a chynaliadwyedd y Gyfarwyddiaeth Gwasanaethau Cymdeithasol, yn enwedig y ffaith mai hon oedd y flwyddyn gyntaf i'r Adran wynebu gorwariant yn ystod y flwyddyn. 

Tynnodd sylw hefyd at effaith chwyddiant uchel; cynyddu cyflogau'r gweithlu; cadw staff / digonolrwydd y gweithlu; costau staff asiantaeth; gofynion newydd Llywodraeth Cymru; diogelu, yn enwedig digonolrwydd lleoliadau ar gyfer Plant sy'n Derbyn Gofal, fel ffactorau cyfrannol.

Pwysleisiwyd hefyd effaith bosib y newidiadau sy'n cael eu cynnig ar gyfer y system WCCIS gan Iechyd Digidol Cymru.

Gofynnodd y Pwyllgor nifer o gwestiynau i'r Swyddog, a ymatebodd yn briodol. Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: -

·       Y newidiadau a gynigiwyd gan Gymru Ddigidol i'r system WCCIS ac effaith bosib yr Adran, yr Awdurdod a'r Bwrdd Iechyd oherwydd y cymhlethdod dan sylw.

·       Dibyniaeth Craffu ar yr wybodaeth a ddarperir gan y system WCCIS.

·       Yr effaith bosib ar yr unigolion sy'n dibynnu ar y gwasanaethau a ddarperir gan yr Adran.

·       Mae'r llwybrau gofal sefydledig o'r ysbyty i'r cartref a'r Pwyllgor yn cael blas ar yr hyn sydd ei angen ar yr Adran i ddatblygu materion.

·       Defnyddio mentrau cymdeithasol i ehangu gwasanaethau / ddarparu gwasanaethau o fewn cymunedau.

·       Sicrwydd ychwanegol yn cael ei ddarparu gan ddau Banel Perfformiad Craffu pwrpasol a sut roedd yr Adran yn gwneud popeth o fewn ei gallu i symud ymlaen.

·       Sicrwydd ychwanegol yn cael ei ddarparu mewn adroddiadau yn y dyfodol gan naratif yn amlinellu camau sy'n cael eu cymryd mewn mannau problemus.

Diolchodd y Cadeirydd i Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol am ddarparu'r adroddiad.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd y Cynghorydd Peter Black, Cadeirydd Pwyllgor y Rhaglen Graffu Adroddiad Blynyddol Craffu 2022-23 a'r Rhaglen Waith Craffu 'er gwybodaeth'.

Amlinellwyd bod yr adroddiad yn cydnabod y berthynas rhwng y Pwyllgor Craffu a'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, ei phwysigrwydd parhaus a'r camau a gymerwyd eisoes fel rhan o'r broses hon.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·       Ymgysylltu gweithredol yr holl Gynullwyr Craffu â’r broses er mwyn osgoi dyblygu a'r gweithdrefnau ffurfiol a ddilynir i graffu yn effeithiol.

·       Yr wybodaeth gyhoeddus sydd ar gael ar Graffu, sydd ar wefan y cyngor.  

·       Yr hyfforddiant craffu a ddarperir, gan gynnwys yr hyfforddiant Cwestiynau Craffu a drefnwyd a allai ddarparu ar gyfer pob Cynghorydd.

·       Cydbwyso pryderon cyffredin â materion strategol yn y broses a sut y dibynnwyd ar Gynghorwyr fel arweinwyr yn eu cymunedau eu hunain ar amrywiaeth o faterion.

·       Osgoi gwaith yn gorgyffwrdd rhwng y Pwyllgorau Craffu a Thrawsnewid Gwasanaethau.

·       Toriadau arfaethedig o ran staff, y broses ymgynghori a oedd yn cynnwys y Cadeirydd Craffu a'r effaith bosib ar Graffu.

·       Y gwaith craffu dilynol mewn perthynas â Chynllun Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Abertawe, a gynhaliwyd ym mis Hydref 2023.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Cynghorydd Peter Black am gyflwyno'r adroddiad.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Sarah Lackenby, Pennaeth Digidol a Gwasanaethau Cwsmeriaid adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn darparu llythyr blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru 2022-23 ar gyfer Dinas a Sir Abertawe, a oedd yn cynnwys perfformiad cwynion Cyngor Abertawe ac ar draws Cymru gyfan.

Ychwanegwyd bod y cyngor yn cydnabod, er mwyn diwallu anghenion ac ymateb i bryderon aelodau'r cyhoedd, fod monitro cwynion yn adnodd gwerthfawr yn ei ofyniad i wella gwasanaethau'n barhaus. Cymerir pob cwyn o ddifri ac maent yn darparu mewnwelediad gwerthfawr i gwsmeriaid.

Darparwyd y llythyr blynyddol yn Atodiad A ac mae'n tynnu sylw at y gweithgareddau a wnaed gan swyddfa'r Ombwdsmon yn ystod y flwyddyn a pherfformiad y cyngor. Mae hefyd yn cynnwys ceisiadau gan yr Ombwdsmon i'r cyngor gymryd camau gweithredu penodol mewn perthynas â'r llythyr.

Diolchwyd i'r Tîm Cwynion Corfforaethol a'r staff sy'n delio â chwynion ar draws yr Awdurdod am eu gwaith.  Ychwanegwyd bod Archwilio Mewnol wedi rhoi sgôr archwilio sylweddol i'r maes gwasanaeth.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·       Sut roedd cyflwyno technoleg newydd yn ddiweddar wedi gwella'r ffordd yr ymdrinnir â chwynion.

·       Darparu manylion y cwynion 'amrywiol eraill' y mae'r Ombwdsmon yn ymdrin â nhw.

·       Adrannau'n sefydlu timau sicrhau ansawdd a'r gwersi a ddysgwyd.

·       Atgyfeiriadau a wnaed gan yr Ombwdsmon i'r Pwyllgor Safonau.

Gofynnodd y Cadeirydd i'r Pennaeth Gwasanaethau Digidol a Chwsmeriaid ddosbarthu manylion y Pwyllgor am gwynion 'amrywiol eraill' y mae'r Ombwdsmon yn ymdrin â nhw.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am drefniadau llywodraethu a sicrwydd partneriaethau strategol y cyngor.

Amlinellwyd bod y Pwyllgor wedi derbyn adroddiad am drefniadau llywodraethu a sicrwydd partneriaethau strategol y cyngor yn ei gyfarfod ar 8 Mawrth 2023. Pwrpas yr adroddiad oedd rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y trefniadau hyn o fewn pob partneriaeth briodol, gan gynnwys: -

·       Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Abertawe

·       Partneriaeth Ranbarthol Gorllewin Morgannwg

·       Cyd-bwyllgor Partneriaeth

·       Cyd-bwyllgor De-orllewin Cymru

·       Cyd-bwyllgor Dinas-ranbarth Bae Abertawe.

Roedd yr adroddiad yn darparu rhagor o wybodaeth am sut roedd llywodraethu'r partneriaethau hyn yn ymwneud â'r egwyddorion sydd yng Nghôd Llywodraethu Corfforaethol Lleol y cyngor. 

Gofynnodd y Cadeirydd fod adroddiadau yn y dyfodol yn tynnu sylw at heriau a chyflawniadau allweddol y partneriaethau yn ystod y cyfnod yr adroddir amdano.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Lee Cambule, Rheolwr y Gwasanaeth Trechu Tlodi, adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi crynodeb i'r Pwyllgor o ganfyddiadau adolygiad Archwilydd Cyffredinol Cymru o Fentrau Cymdeithasol yng Nghymru a'i argymhellion ar gyfer gweithredu gan awdurdodau lleol.

Amlinellwyd bod Adroddiad Cyngor Abertawe ar argymhellion adroddiad 'Cyfle Wedi'i Golli' Archwilio Cymru yn rhoi crynodeb o'r adroddiad a'i ganfyddiadau, yn ogystal ag amlygu'r camau gweithredu a gymerwyd gan Gyngor Abertawe hyd yma. Roedd hyn yn cynnwys yr ymateb i'r tri argymhelliad ac yn nodi meysydd ar gyfer camau gweithredu pellach yr ydym yn bwriadu eu harchwilio ymhellach.

Darparwyd dadansoddiad y cyngor o ganfyddiadau adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru yn Atodiad A.  Roedd hyn yn cynnwys iteriad cyntaf y rhestr wirio hunanwerthuso a gwblhawyd, a ddatblygwyd mewn cydweithrediad â chydweithwyr ar draws y sefydliad dan oruchwyliaeth y Grŵp Galluogi Cymunedau a Fforwm Tlodi Cyngor Abertawe.  Yn seiliedig ar y gwerthusiad a gwblhawyd fel rhan o'r argymhelliad cyntaf, rhestrwyd y camau allweddol a gynlluniwyd hefyd.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·       Y gwaith cydgynhyrchu da a welir yn yr adroddiad a'r enghreifftiau gwych o waith a ddangosir yn yr adroddiad.

·       Y teitl camarweiniol a ddarparwyd gan Archwilio Cymru sy'n awgrymu anghysondeb, pan fo enghreifftiau gwych o brosiectau a mentrau.

·       Cwblhau a datblygu cynllun gweithredu cadarn yn y dyfodol.

·       Trefniadaeth y gweithlu wrth symud ymlaen, gan gynnwys gwasanaethau a rennir, canolbwyntio ar iechyd a gofal cymdeithasol, meithrin perthnasoedd a data, a dathlu a rhannu llwyddiannau.

·       Yr ystod eang o fentrau cymdeithasol a microfusnesau a'r cwmpas rheoli.

Cydnabu'r Cadeirydd y gwaith a gwblhawyd eisoes a'r gwaith rhagorol a allai gymryd amser i'w gwblhau.  Gofynnodd i Reolwr y Gwasanaeth Trechu Tlodi roi'r wybodaeth ddiweddaraf am yr amserlenni mewn cyfarfod yn y dyfodol.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaeth Trechu Tlodi adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi gwybodaeth i'r Pwyllgor am ganfyddiadau adolygiad Archwilydd Cyffredinol Cymru o ran Cydnerthedd a Hunanddibyniaeth Cymunedau yng Nghymru a'i argymhellion ar gyfer gweithredu gan awdurdodau lleol.

Amlinellwyd bod Adroddiad Cyngor Abertawe ar argymhellion adroddiad Cydnerthedd a Hunanddibyniaeth Cymunedau 'Gyda'n Gilydd fe Allwn Ni' Archwilio Cymru yn darparu crynodeb o'r adroddiad a'i ganfyddiadau, yn ogystal ag amlygu'r camau gweithredu a gymerwyd gan Gyngor Abertawe hyd yma. Roedd hyn yn cynnwys ymateb y cyngor i'r tri argymhelliad a meysydd nodedig ar gyfer gweithredu pellach yr oedd y cyngor yn bwriadu eu harchwilio ymhellach.

Manylwyd ar ddadansoddiad y cyngor o ganfyddiadau adroddiad Archwilio Cymru yn Atodiad A a oedd yn cynnwys gwerthusiad wedi'i gwblhau a gynhaliwyd gan ddau grŵp goruchwylio a gydlynodd y gwaith o gyflawni'r Flaenoriaeth Gorfforaethol, 'Trechu Tlodi a Galluogi Cymunedau' – sef Fforwm Tlodi Cyngor Abertawe a'r Grŵp Galluogi Cymunedau.

Nododd y gwerthusiad 10 cam allweddol ar gyfer diffinio, cyflawni a gwella'n barhaus weledigaeth y cyngor ar gyfer cymunedau cadarn a hunanddibynnol yn Abertawe. Byddai'r camau hyn yn dod o dan lywodraethu'r Flaenoriaeth Gorfforaethol 'Trechu Tlodi a Galluogi Cymunedau' a byddai'r cynnydd yn cael ei fonitro a'i adrodd drwy'r ddau grŵp goruchwylio a restrir uchod.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·       Safle'r grwpiau goruchwylio o fewn y strwythur corfforaethol.

·       Pwysigrwydd cyd-gynhyrchu a mynd â phobl ar hyd y daith gyda chi.

·       Cyfranogaeth bwysig yr Aelodau etholedig, yn enwedig adfywio rôl hyrwyddwyr awdurdodau lleol a'r cymorth / hyfforddiant ychwanegol sydd eu hangen, a fyddai'n cael eu cynnwys yn y cynllun gweithredu manwl.

Cydnabu'r Cadeirydd y gwaith a gwblhawyd eisoes a'r gwaith sy’n weddill, a allai gymryd amser i'w gwblhau.  Gofynnodd i Reolwr y Gwasanaeth Trechu Tlodi roi'r wybodaeth ddiweddaraf am yr amserlenni mewn cyfarfod yn y dyfodol.

Nodwyd.

Cyflwynodd Derwyn Owen, Archwilio Cymru, Gynllun Archwilio Manwl Dinas a Sir Abertawe ar gyfer 2023.

Amlinellwyd bod y cynllun yn pennu cyfrifoldebau statudol yr Archwilydd Cyffredinol fel archwilydd allanol ac yn cyflawni ei rwymedigaethau dan y Côd Ymarfer.  Roedd hefyd yn nodi'r gwaith yr oedd Archwilio Cymru yn bwriadu ei wneud i fynd i'r afael â'r risgiau archwilio a nodwyd, meysydd ffocws allweddol eraill yn ystod 2023, y ffi archwilio amcangyfrifedig, manylion y tîm archwilio a dyddiadau allweddol ar gyfer cyflawni gweithgareddau ac allbynnau arfaethedig y tîm archwilio.

Nodwyd cyfrifoldebau'r Archwilydd Cyffredinol a darparwyd gwybodaeth am y canlynol: -

·       Archwilio Datganiadau Ariannol

·       Archwiliad o Berfformiad

·       Cipolwg ar Eich Archwiliad

·       Perthnasedd Datganiadau Ariannol

·       Risgiau Datganiadau Ariannol Sylweddol

·       Meysydd Ffocws Eraill

·       Amserlen Archwilio Datganiadau Ariannol

·       Gwaith Archwiliad o Berfformiad wedi'i Gynllunio

·       Ardystio Hawliadau a Ffurflenni Grant, a Swyddogaethau Archwilio Statudol

·       Tîm Ffioedd ac Archwilio

·       Ansawdd Archwilio

·       Newidiadau allweddol i ISA 315 a'r effaith bosib ar y cyngor

Gofynnodd y Cadeirydd i'r Cyfarwyddwr Cyllid ddarparu datganiad ysgrifenedig i fynd i'r afael â'r pryder a godwyd gan Archwilio Cymru mewn perthynas â hwyrni'r Datganiad Cyfrifon.  Nodwyd bod Archwilio Cymru wedi cael gwybod y byddai'r cyfrifon gyda nhw cyn diwedd Hydref 2023. Dywedodd Archwilio Cymru eu bod yn bwriadu adrodd ar y Datganiad Cyfrifon ym mis Mawrth 2024.

Diolchodd y Cadeirydd i gynrychiolydd Archwilio Cymru am ei adroddiad.

Nodwyd.

Cyflwynodd Gillian Gillett, Swyddfa Archwilio Cymru, Raglen Waith ac Amserlen Archwilio Cymru – Dinas a Sir Abertawe 'er gwybodaeth'.

Roedd yr adroddiad yn manylu ar y diweddariad chwarterol ac yn rhestru'r canlynol: -

·       Crynodeb o'r Archwiliad Blynyddol

·       Gwaith Archwilio Ariannol

·       Archwiliad o Berfformiad

·       Astudiaethau Cenedlaethol Llywodraeth Leol sydd wedi'u cynllunio/ar waith

·       Estyn

·       Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC)

·       Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru ac Allbynnau Eraill a Gyhoeddwyd ers mis Medi 2022

·       Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru ac Allbynnau Eraill i'w Cyhoeddi (a gwaith arall sydd ar waith/wedi'i gynllunio)

·       Adnoddau Cyfnewid Arfer Da

·       Blogiau diweddar Archwilio Cymru

Cadarnhawyd hefyd fod Archwilio Cymru wedi recriwtio i oresgyn problemau adnoddau.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·       Adolygiad Thematig - Gofal heb ei drefnu – Holwyd pryd fyddai'r adroddiad ar gael.  Hysbyswyd y Pwyllgor fod yr adroddiad gyda sefydliad partner ac y byddai'r amserlen yn cael ei darparu pan fydd ar gael.

·       WCCIS - a oedd Archwilio Cymru yn ymwybodol o'r penderfyniad gan Gymru Digidol i symud i ffwrdd o system gwybodaeth berfformiad unigol ledled Cymru.  Cadarnhawyd na fyddai Archwilio Cymru wedi bod yn rhan o'r penderfyniad, ond roeddent yn gallu adolygu'r holl benderfyniadau a wnaed, a nodwyd yr wybodaeth a ddarparwyd.  

Diolchodd y Cadeirydd i gynrychiolydd Archwilio Cymru am ei hadroddiad.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu 'er gwybodaeth'.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’.