Agenda, decisions and minutes

Cyfeiriodd y Cadeirydd at ymddiswyddiad diweddar Phil Sharman fel Aelod Lleyg o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Diolchodd iddo am ei waith fel Aelod Lleyg ac, ar ran y Pwyllgor, dymunodd yn dda iddo ar gyfer y dyfodol.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at ymddiswyddiad diweddar Phil Sharman fel Aelod Lleyg o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Diolchodd iddo am ei waith fel Aelod Lleyg ac ar ran y Pwyllgor, dymunodd yn dda iddo ar gyfer y dyfodol.

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol:

Datganodd S Pritchard, L V Walton a T M White gysylltiad personol â Chofnod Rhif 17 - Adroddiad Blynyddol Archwiliadau Ysgolion 2022/23.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorwyr P R Hood-Williams, S Pritchard, L V Walton a T M White gysylltiad personol â Chofnod Rhif 17 – Adroddiad Blynyddol Archwiliadau Ysgolion 2022/23.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Cymeradwywyd.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel cofnod cywir, yn amodol ar y diwygiadau canlynol: -

Cofnod Rhif 9 – Adroddiad Dilynol ar Argymhellion Archwilio Mewnol ar gyfer Ch4 2022/23 – diwygio paragraff 3 i: -

‘Holodd y Pwyllgor am yr argymhelliad i olrhain yr Is-adran Bwyd a Diogelwch, yn benodol cael gwared ar gofnodion electronig yn unol â pholisi cadw'r cyngor.  Cadarnhaodd y Prif Archwilydd y byddai’n ychwanegu’r agwedd honno o’r archwiliad at yr archwiliad o’r adolygiad o Application Controls – CX System (Flare Replacement), sydd yn y Cynllun Archwilio’.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Ness Young, Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol, adroddiad 'er gwybodaeth' a ddarparodd sicrwydd ar y broses ymdrin â chwynion a diweddariad chwe mis o 1 Ebrill 2022 tan 30 Medi 2022. Cyflwynwyd yr Adroddiad Cwynion Blynyddol ar gyfer 2021-22 i'r Pwyllgor ar 11 Ionawr 2023.

Cadarnhawyd y byddai Adroddiad Cwynion Blynyddol 2022-23 yn cael ei gyflwyno cyn gynted ag y bydd Llythyr Blynyddol yr Ombwdsmon wedi'i dderbyn.

Ychwanegwyd bod y cyngor yn bresennol yng nghyfarfod bwrdd seinio blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC) ym mis Mawrth 2023 ac wedi cyfarfod â’r Ombwdsmon i drafod ei gynllun strategol newydd. Mae OGCC yn defnyddio'r sesiynau bwrdd seinio i gasglu adborth gan gyrff cyhoeddus ac yna'n addasu neu'n newid ffyrdd o weithio.

Darparodd Atodiad A ddangosyddion perfformiad allweddol ar gyfer chwe mis cyntaf 2022-23 yn ymwneud â chwynion Corfforaethol a Gwasanaethau Cymdeithasol.

Dywedodd y Cadeirydd ei bod wedi trafod yr adroddiad gyda Chyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol a'u bod wedi cytuno y byddai fformat a chynnwys yr adroddiad yn cael eu diwygio i gynnwys rhagor o fanylion, yn debyg i awdurdod lleol arall yng Nghymru. Byddai hyn yn gwella'r wybodaeth a ddarperir i'r Pwyllgor ac yn darparu mwy o sicrwydd.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·       Darparu targedau/tueddiadau dangosyddion perfformiad allweddol mewn adroddiadau yn y dyfodol er mwyn caniatáu i'r Pwyllgor arsylwi ar lefelau perfformiad. Eglurwyd y byddai rhagor o fanylion yn cael eu darparu yn yr adroddiad llawn a fydd yn cael ei lunio yn dilyn y Llythyr Blynyddol gan yr Ombwdsmon.

·       Amlinellu'r gwahaniaethau rhwng cwynion cam 1 a cham 2 mewn adroddiadau yn y dyfodol.

·       Cadarnhad bod cwynion yn ymwneud â digwyddiad Ironman yn ymwneud â phriffyrdd.

·       Canlyniadau Gwasanaethau Cymdeithasol/gwersi a ddysgwyd a'r prosesau adborth/ ôl-drafodaeth/ hyfforddiant yn yr adran. Eglurwyd y prosesau a ddilynwyd yn yr adran, yn enwedig drwy gyfarfodydd misol a oedd yn edrych ar sicrwydd ansawdd a themâu ymysg cwynion.

·       Gwariant a'r ymagwedd Cymru gyfan posib o gaffael ymchwilwyr Gwasanaethau Cymdeithasol.

Gwnaeth Andrea Lewis, Aelod y Cabinet dros Drawsnewid Gwasanaethau, sylwadau am yr adroddiad, gan roi cyd-destun i'r ffigurau, yn enwedig y ffigurau mewn perthynas ag Atgyweiriadau Tai a’r rhesymau dros y cynnydd, a oedd yn bennaf oherwydd clirio’r ôl-groniad COVID-19 o atgyweiriadau mewnol a’r trosglwyddiad o hen system atgyweirio Orchard i'r Oracle Field Services newydd.

Byddai Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol yn cysylltu â Sarah Lackenby, Pennaeth Gwasanaethau Digidol a Chwsmeriaid ynghylch y camau gweithredu/newidiadau angenrheidiol.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Nick Davies, y Prif Archwiliwr, a Kelly Small, Pennaeth Cynllunio ac Adnoddau Addysg, adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn darparu crynodeb o'r archwiliadau a gynhaliwyd mewn ysgolion gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod 2022-23 a nododd rai materion cyffredinol a gododd yn ystod yr archwiliadau. 

Amlinellwyd y cynhelir archwiliad ym mhob ysgol gynradd, uwchradd ac arbennig yn Abertawe bob 3 blynedd. Roedd rhaglen archwilio safonol ar gael ar gyfer pob sector ysgol.

Am nifer o flynyddoedd paratowyd adroddiad a oedd yn crynhoi'r archwiliadau a wnaed mewn ysgolion bob blwyddyn gan y Cyfarwyddwr Addysg a'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Roedd yr adroddiad hefyd yn nodi'r materion cyffredinol a ganfuwyd yn ystod yr archwiliadau.

Atodwyd Adroddiad Blynyddol Archwiliadau Ysgolion 2022-2023 yn Atodiad A.

Eglurwyd bod yr ymagwedd adolygu 'thematig' ar gyfer ysgolion yn ystod y flwyddyn wedi darparu sicrwydd ar draws y pynciau canlynol. Roedd y profion yn cwmpasu meysydd risg allweddol caffael, taliadau cydnabyddiaeth penaethiaid a chydymffurfio â gofynion CThEM o ran statws cyflogaeth unigolion mewn ysgolion cynradd. Roedd ysgolion uwchradd ac arbennig hefyd wedi'u cynnwys mewn adolygiadau taliadau cydnabyddiaeth penaethiaid a rheolwyr busnes.

Ychwanegwyd bod yr holl adolygiadau thematig cynlluniedig ar draws yr ysgolion cynradd a oedd i'w cynnwys yn y rhaglen dreigl wedi'u cwblhau. Cwblhawyd dau adolygiad thematig cynlluniedig ar gyfer yr ysgolion uwchradd ac arbennig ynghyd ag adolygiadau unigol o bedair ysgol uwchradd yn ystod y flwyddyn.

Dywedodd y Cadeirydd ei bod yn falch bod trefniadau rheoli risg o fewn ysgolion yn cael sylw a bod Swyddogion Addysg yn gweithio i bontio'r bwlch. Gofynnodd i'r maes hwn gael ei brofi yn y dyfodol a'i wreiddio mewn arferion.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·       Cytundebau lefel gwasanaeth a'r teimlad o fewn ysgolion nad oeddent yn cael gwerth am arian a'r gwelliannau y mae'r cyngor yn mynd i'r afael â hwy yn y dyfodol.

·       Pwysigrwydd sicrhau bod ysgolion yn dilyn prosesau caffael cywir.

·       Y Cyfarwyddwr Addysg yn mynd i’r afael â phroblemau caffael yn ei hadroddiad blynyddol i’r Pwyllgor ym mis Medi 2023.

·       Canfyddiadau ailadroddus yn cael eu hadrodd, pa mor hir y buont cyn eu bod yn cael eu gweithredu a faint oedd ar draws y cyngor yn gyffredinol. Canfyddiadau ailadroddus nad ydynt yn cael eu gweithredu gan adrannau.

·       Asesiadau risg yn cael eu cynnal mewn ysgolion, yn enwedig eu heffeithiolrwydd a chyflwyno asesiad risg canolog o bosib. Y gwaith o fewn y gyfarwyddiaeth i fynd i'r afael â risg. Cynigiwyd bod y Prif Archwilydd yn ystyried cynnal archwiliad o hyn yn y flwyddyn gyfredol a hefyd yn ystyried cynnal archwiliad o Reoli Risgiau mewn ysgolion yn y flwyddyn gyfredol. 

·       Trafodaethau o fewn y Gyfarwyddiaeth Addysg ynglŷn â risgiau, y themâu cyffredin a ddarganfuwyd ac ysgolion o bosib yn cyflwyno polisi cofrestr risgiau.

·       Y perygl o risg i'r cyngor o ran materion cyflogaeth/CThEM a'r angen am gynnal archwiliad dilynol cyn gynted â phosib.

·       Hyfforddiant yn cael ei ddarparu i ysgolion ynghylch sefyllfa IR35 ac yn cynnwys hyn yn adroddiad blynyddol y Cyfarwyddwr Addysg.

Diolchodd y Cadeirydd a'r Pwyllgor i'r Swyddogion am yr adroddiad a'r ymatebion.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Jonathon Rogers, Rheolwr y Tîm Twyll Corfforaethol, grynodeb 'er gwybodaeth' o'r gwaith a gwblhawyd gan Swyddogaeth Twyll yr Archwilio Mewnol yn 2022/23.

Roedd yr adroddiad yn darparu crynodeb o weithgareddau'r Swyddogaeth Twyll ar gyfer 2022/2023, gwerth y swyddogaeth, gwerth ataliol, cryfhau gweithdrefnau, perthnasoedd gweithlu, canlyniadau â goblygiadau ariannol, strwythur staffio a throsolwg o'r gweithgareddau. 

Roedd nifer yr adroddiadau a dderbyniwyd gan y tîm yn ystod 2022/23 wedi gostwng, dangoswyd manylion o hynny yn y tablau priodol yn yr adroddiad. Fodd bynnag, nodwyd bod y ffigur yn dal yn llawer uwch mewn perthynas â data cyn COVID-19 cymharol ac yn adlewyrchu ymwybyddiaeth uwch a phroffil gweladwy'r tîm fel ystorfa ar gyfer honiadau allanol a mewnol yn ymwneud â swyddogaethau'r cyngor.

Roedd gweithgareddau allweddol 2022/23 yn cynnwys y meysydd gwaith canlynol: -

·       Gwaith ar y cyd gyda Gwasanaeth Gwrth-dwyll, Cydymffurfio a Dyled yr Adran Gwaith a Phensiynau.

·       Menter Twyll Genedlaethol 2020.

·       Ymwybyddiaeth o Dwyll.

·       Gwaith rhwng asiantaethau a chyfnewid data.

·       Ymchwiliadau sy'n gysylltiedig â gweithwyr.

·       Adolygiad o ganlyniadau yn erbyn y Cynllun Swyddogaeth Twyll ar gyfer 2022/2023.

Nododd yr Adolygiad o ganlyniadau yn erbyn y Cynllun Swyddogaeth Twyll ar gyfer 2022/23 nad oedd unrhyw ddiwrnodau wedi’u colli oherwydd salwch, o’r wyth gweithgaredd Swyddogaeth Twyll arfaethedig, cyflawnwyd saith yn llawn gydag un yn cael ei gyflawni’n rhannol. Darparodd Atodiad 1 fanylion y gweithgareddau hyn. 

Gofynnodd y Pwyllgor gwestiynau i'r Swyddogion a ymatebodd yn briodol. Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: -

·       Ymchwiliadau yn ymwneud â gweithwyr, staff asiantaeth a chontractwyr.

·       Mynd i'r afael â hawlio olyniaeth tenantiaeth ar gam.

·       Cynnydd mewn swyddi o 2 i 3 o fewn yr adran.

·       Rhesymau dros gau yn cael eu darparu mewn adroddiadau yn y dyfodol.

·       Statws achos ar 31 Mawrth 2023.

·       Cyfleoedd rhwydweithio cyfyngedig yng Nghymru.

·       Gwella’r system reoli sydd ar gael a chwilio am atebion mewn sefydliadau sector cyhoeddus eraill.

·       Twyll yn ymwneud â bathodynnau glas/pensiynau a dangos enghreifftiau o astudiaethau achos mewn sesiynau hyfforddi yn y dyfodol.

Dywedodd y Rheolwr Twyll Corfforaethol y byddai’n darparu ymatebion ynghylch/ gweithredu’r canlynol: -

·       Ymchwiliadau yn ymwneud â staff asiantaeth/contractwyr.

·       Cyngor Opsiynau Tai ynghylch hawlio olyniaeth tenantiaeth ar gam.

·       Rhoi rhesymau dros gau mewn adroddiadau yn y dyfodol.

·       Darparu enghreifftiau o astudiaethau achos mewn sesiynau hyfforddi yn y dyfodol.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Swyddog am ddarparu'r adroddiad.

Cymeradwywyd.

Cyflwynodd Rheolwr y Tîm Twyll Corfforaethol, adroddiad a oedd yn amlinellu'r meysydd gweithgarwch arfaethedig ar gyfer Swyddogaeth Twyll yr Is-adran Archwilio Mewnol ar gyfer 2023/24 a gynlluniwyd i ddarparu golwg strategol o'r meysydd a fyddai'n cael eu harchwilio.

Amlygodd yr adroddiad rwymedigaeth y cyngor i fynd i'r afael â thwyll ac egwyddorion mynd i'r afael â thwyll. Roedd y Cynllun Gwrth-dwyll (CGD) yn cynrychioli’r meysydd eang a fyddai'n cael eu cwmpasu ac yn ceisio darparu cydbwysedd rhwng gweithgarwch gwrth-dwyll rhagweithiol ac adweithiol. Roedd yn cynnwys gweithgareddau'r cyngor yr oedd y Cyfarwyddwr Cyllid a’r Swyddog A151 a'r Prif Archwilydd yn eu hystyried yn fwyaf tebygol o fod yn destun twyll mewn rhyw ffurf, naill ai o fewn y sefydliad neu o ffynonellau allanol. Y gobaith oedd y byddai cynnydd mewn gweithgarwch rhagweithiol unwaith y byddai’r cynllun arfaethedig o ehangu adnoddau wedi'i roi ar waith.

Amlinellwyd mai nod y CGD oedd adeiladu ar y gweithgareddau a'r canlyniadau a nodwyd, a cheisio canolbwyntio ar ardaloedd 'risg uchel' lle gallai'r colledion mwyaf sylweddol ddigwydd. Yn ogystal, byddai’r CGD ar gyfer 2023/2024 yn parhau i ymgorffori’r ffrydiau gwaith hynny y gellir eu priodoli’n uniongyrchol i’r Swyddogaeth Twyll neu a gefnogir ganddi. Roedd yr adroddiad hefyd yn manylu ar fesur gwerth y Swyddogaeth Twyll a chanolbwyntio adnoddau'r Swyddogaeth Twyll.

Nod y cynllun oedd dangos ymrwymiad parhaus y cyngor i fynd i'r afael â thwyll, hyrwyddo'r lefelau uchaf o onestrwydd, lleihau'r potensial ar gyfer difetha enw da a sicrhau tryloywder drwy 'gael ei weld yn cael trefn ar ei faterion ei hun'.

Gwnaeth y Cadeirydd sylw ar y cynnydd mewn adnoddau a oedd yn gam cadarnhaol iawn a gobeithiai y gellid cynyddu hyn ymhellach yn y dyfodol.

Penderfynwyd cymeradwyo'r Cynllun Gwrth-dwyll ar gyfer 2023/24 fel a ddarperir yn Atodiad 3.

Nodwyd.

Cyflwynodd Non Jenkins, Swyddfa Archwilio Cymru, Raglen Waith ac Amserlen Archwilio Cymru – Dinas a Sir Abertawe 'er gwybodaeth'.

Roedd yr adroddiad yn manylu ar y diweddariad chwarterol ac yn rhestru'r canlynol: -

·       Crynodeb o'r Archwiliad Blynyddol

·       Gwaith Archwilio Ariannol

·       Archwiliad o Berfformiad

·       Astudiaethau Cenedlaethol Llywodraeth Leol sydd wedi'u cynllunio/ar waith

·       Estyn

·       Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC)

·       Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru ac Allbynnau Eraill a Gyhoeddwyd ers mis Mehefin 2022

·       Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru ac Allbynnau Eraill i'w Cyhoeddi (a gwaith arall sydd ar waith/wedi'i gynllunio)

·       Adnoddau Cyfnewid Arfer Da

·       Blogiau diweddar Archwilio Cymru

Cadarnhawyd hefyd bod Archwilio Cymru wrthi'n recriwtio er mwyn lliniaru pwysau gwaith.

Diolchodd y Cadeirydd i gynrychiolydd Archwilio Cymru am ei hadroddiad.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu 'er gwybodaeth'.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at y canlynol: -

·       Cofnod Rhif 6 - 14 Mehefin 2023 - Archwilio Cynnal a Chadw'r Cerbydlu 2022/23

Mae'r Pwyllgor wedi gofyn i'r maes gwasanaeth ddarparu manylion nifer y cerbydau trydan yn y cerbydlu ac i werthuso'r arbedion mewn unrhyw ffordd. 

Ymatebodd Mark Barrow, Rheolwr y Cerbydlu, a dosbarthodd fanylion fel y gofynnwyd amdanynt. Cadarnhawyd hefyd nad oedd unrhyw arbedion ariannol oherwydd bod y cerbydau mor ddrud. Fodd bynnag, cydnabuwyd arbedion amgylcheddol y cerbydau.

Gofynnodd y Cadeirydd hefyd am gyfanswm milltiredd pob un o'r cerbydau i sicrhau bod y cerbydau'n cael eu defnyddio i sicrhau'r manteision gorau i'r amgylchedd ac i sefyllfa ariannol y cyngor. Disgwylir yr wybodaeth ychwanegol y gofynnwyd amdani o hyd.

Gwnaeth y Pwyllgor sylwadau ar y canlynol: -

·       Sicrhau bod manylion ar gael ar gyfer nifer y cerbydau a'r newid i gerbydau trydan, wrth gydnabod y gost cyfalaf/dibrisiant.

·       Edrych ar fanylion arbedion effeithlonrwydd tanwydd, gwrthbwyso carbon a'r effaith ar gynnal a chadw'r cerbydau trydan, sydd angen llai o waith cynnal a chadw.

·       Mwy o fanylion cyffredinol yn yr ymateb ynghylch y cerbydau trydan, am arbedion effeithlonrwydd cerbydau unigol, nid y costau'n unig.

·       Pwysigrwydd derbyn yr wybodaeth ar gyfer yr agwedd amgylcheddol yn ogystal â gwerth am arian ac arbedion effeithlonrwydd etc.

·       Cyflwyno cymelliadau i yrwyr y cerbydau hyn arbed ar gostau cynnal a chadw/gweithredu.

·       Archwilio Mewnol gan gynnwys adolygiad arall o Gynnal a Chadw Cerbydlu o fewn y rhaglen archwilio a chynnwys sylwadau'r Pwyllgor mewn agweddau o'r adolygiad hwnnw.

·       Yr angen i gydnabod y rheswm pam y mae’r cyngor yn prynu cerbydau trydan a phwysigrwydd yr agweddau amgylcheddol, nad ydynt efallai'n cynnwys arbediad ariannol mesuradwy.

·       Derbyn manylion y gwrthbwyso carbon fesul cerbyd/y cerbydlu gyfan.   

Gofynnodd y Cadeirydd i fanylion y drafodaeth gael eu bwydo'n ôl i'r Prif Archwilydd a Rheolwr y Cerbydlu.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’.

Nodwyd bod nifer o eitemau wedi'u hamserlennu ar gyfer y cyfarfod nesaf ar 13 Medi 2023 ac y gallai rhai eitemau, fel y Datganiad o Gyfrifon ac Archwilio Cymru – Adroddiad Archwilio Cyfrifon – Dinas a Sir Abertawe, newid.