Agenda, decisions and minutes

Penderfynwyd penodi Paula O’Connor yn Gadeirydd ar gyfer blwyddyn ddinesig 2023/2024.

Penderfynwyd ethol Paula O’Connor yn Gadeirydd ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2023-2024.

 (Bu Paula O’Connor (Cadeirydd) yn llywyddu)

Penderfynwyd penodi’r Cynghorydd P R Hood-Williams yn Is-gadeirydd ar gyfer blwyddyn ddinesig 2023-2024.

Penderfynwyd ethol y Cynghorydd P R Hood-Williams yn Is-Gadeirydd ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2023-2024.

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Dim.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Cymeradwywyd.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel cofnod cywir.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd, Simon Cockings, adroddiad 'er gwybodaeth' manwl a oedd yn dangos yr archwiliadau a gwblhawyd ac unrhyw waith arall a wnaed gan y Tîm Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Ionawr i 31 Mawrth 2023.

Cwblhawyd cyfanswm o 29 archwiliad yn ystod y chwarter. Rhestrwyd yr archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt. Roedd Atodiad 2 yn darparu crynodeb o gwmpas yr adolygiadau a gwblhawyd yn ystod y cyfnod.

Rhoddwyd dadansoddiad o lefelau sicrwydd yr archwiliadau a gwblhawyd a gwnaed cyfanswm o 196 o argymhellion archwilio a chytunodd y rheolwyr i weithredu 194 o'r argymhellion.  Darparwyd dadansoddiad hefyd o'r argymhellion y cytunwyd arnynt yn ystod y chwarter a darparwyd manylion yr argymhellion nas derbyniwyd yn Atodiad 3.

Ychwanegwyd bod salwch staff o fewn y Tîm Archwilio Mewnol wedi parhau i fod yn sylweddol yn ystod y chwarter, gyda chyfanswm o 54 diwrnod o absenoldeb wedi'u cofnodi. Roedd y nifer gronnol o ddiwrnodau a gollwyd oherwydd salwch yn y flwyddyn hyd yma oddeutu 234 diwrnod, gydag un aelod o staff yn absennol oherwydd salwch tymor hir. Nodwyd hefyd fod 272 diwrnod ychwanegol wedi eu colli yn ystod y flwyddyn o ganlyniad i swyddi gwag.

Roedd Atodiad 4 yn dangos bod 80 o weithgareddau archwilio (61%) o gynllun archwilio 2022/23 wedi'u cwblhau erbyn 31 Mawrth 2023, gydag un gweithgaredd ychwanegol (1%) wedi'i gwblhau'n sylweddol, gyda'r adroddiadau archwilio wedi'u cyhoeddi fel drafft.  O ganlyniad, roedd 81 o weithgareddau archwilio wedi'u cwblhau hyd y cam adroddiad drafft o leiaf (62%). Roedd 4 gweithgaredd ychwanegol ar y gweill ar ddiwedd y flwyddyn (3%). O ganlyniad, roedd tua 65% o'r gweithgareddau archwilio a gynhwysir yng Nghynllun Archwilio 2022/23 naill ai wedi'u cwblhau neu ar waith.

Cyhoeddwyd tri adroddiad cymedrol yn ystod y chwarter mewn perthynas â'r canlynol: -

·       Cyfrifon Derbyniadwy 2022/23

·       Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (GDG) 2022/23.

·       Cynnal a Chadw'r Cerbydlu 2022/23.

Rhoddwyd manylion i'r pwyllgor hefyd am y gwaith dilynol a gwblhawyd rhwng 1 Ionawr a 31 Mawrth 2023.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       Rheoli risg mewn ysgolion unigol a gwaith parhaus a gwblhawyd i fynd i'r afael â phroblemau.

·       Gwasanaethau Masnachol – gorchmynion ôl-weithredol ar Oracle, diffyg cydymffurfio â Rheolau Gweithdrefnau Contractau (RhGC), gweithdrefnau cyfredol i fynd i'r afael â materion a newidiadau cydymffurfio a gyflwynwyd eleni mewn perthynas â chydymffurfiaeth.

·       Mae caffael wedi bod yn ffocws ar gyfer Craffu yn y flwyddyn flaenorol a'r flwyddyn gyfredol.

·       Diffyg cydymffurfiaeth mewn perthynas â gwariant cronnus dros £10,000.

·       Argymhellion nas derbyniwyd - Cynnal a Chadw Tiroedd a Gweithrediadau Canolog, taliadau bonws, y sicrwydd sy'n cael ei ddarparu gan y gweithdrefnau sy'n cael eu cymryd a'r dulliau gwirio amgen sy'n cael eu hystyried gan y gwasanaeth a fyddai'n cael eu monitro gan Archwilio Mewnol.

Dywedodd Ben Smith, Cyfarwyddwr Cyllid / Swyddog Adran 151 fod Chris Williams, Pennaeth y Gwasanaethau Masnachol wedi adrodd i'r Tîm Rheoli Corfforaethol (TRhC) ynghylch materion cydymffurfio caffael o fewn yr Awdurdod.  Ychwanegodd fod y TRhC yn monitro'r sefyllfa'n agos.

Er gwybodaeth.

Darparodd Stuart Davies, Pennaeth Priffyrdd a Chludiant ddiweddariad 'er gwybodaeth' ar adroddiad archwilio Cynnal a Chadw'r Cerbydlu.

Amlinellwyd, o ganlyniad i archwiliad mewnol ar y swyddogaeth Cynnal a Chadw'r Cerbydlu a gynhaliwyd yn 2023, y rhoddwyd lefel sicrwydd Cymedrol.  Roedd yr adroddiad yn ymdrin â'r 1 Risg Uchel a'r 2 Risg Ganolig yn yr Adroddiad Archwiliad Mewnol Terfynol a ddarparwyd yn Atodiad A.  Roedd pob risg arall naill ai'n Risg Uchel neu'n arfer da.

Amlygwyd bod Cynllun Gweithredu 2023/24 wedi'i ddatblygu mewn ymateb i'r Risg Uchel a ddarparwyd yn Atodiad B, a oedd fel a ganlyn: -

'Rhaid cydymffurfio â Rheolau Gweithdrefnau Contractau'r Cyngor (RhGC). Dylai pob gwariant unigol neu gyfansymiol cymwys fod yn destun tendr cystadleuol neu ddyfynbrisiau dros £10,000. Lle nad yw hyn yn bosib, dylid cael Hepgoriad RhGC20 (AD).'

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       Natur frys y maes gwasanaeth a chydymdeimlad â'r diffyg adnoddau staff.

·       Yr angen i'r gwasanaeth osgoi diffyg cydymffurfio â RhGC, gan gydnabod y gwelliannau a wnaed gan y maes gwasanaeth.

·       Y risgiau i'r gwasanaeth / cyngor am beidio â chydymffurfio â RhGC.

·       Pwysigrwydd cael y gwerth gorau, gan gynnwys proses deg a chystadleuol a pheidio ag effeithio ar enw da'r cyngor.

·       Costau uchel goramser a'r angen i gerbydau fod ar gael i ddarparu'r gwasanaeth rheng flaen.

·       Meincnodi yn erbyn y sector preifat i ddeall y costau dan sylw a sicrhau perfformiad amser y gweithdy.

·       Oedran cerbydau yn effeithio ar y gwaith cynnal a chadw ychwanegol sydd ei angen a'r ffaith mai dim ond cyflenwyr sengl yn bennaf sydd ar gael ar gyfer rhai cerbydau, gan arwain at y cyngor yn gorfod cael gafael ar rannau etc. gan y cwmnïau hynny.

·       Rhaid i'r cyngor fynd at gyflenwyr sengl oherwydd y lefel uchel o arbenigedd sydd ei hangen ar rai cerbydau.

·       Nid oedd y materion a godwyd yn ddiofal yn ariannol ond roeddent yn faterion gweithdrefnol / a oedd yn delio â chyflenwyr sengl.

·       Byddai adnoddau ychwanegol yn helpu'r maes gwasanaeth i wella materion.

·       Mae'r gwasanaeth yn canolbwyntio ar gerbydau sy'n ddiogel ac yn addas i'r ffordd er mwyn parhau i ddarparu'r gwasanaeth.

·       Diffyg cydymffurfio dro ar ôl tro o fewn y gwasanaeth dros nifer o flynyddoedd.

·       Rhyngwyneb oriau hyblyg / gwaith shifft yn y maes gwasanaeth.

·       Yr ymgyrch i drydaneiddio'r cerbydlu, sef y mwyaf yn unrhyw awdurdod lleol yng Nghymru, a'r gwaith cysylltiedig parhaus.

Nododd y Cynghorydd Rob Stewart, Arweinydd y Cyngor, fod materion i'w datrys o fewn ardal y gwasanaeth ond tynnodd sylw at y ffaith ei bod yn bwysig bod y cerbydlu’n gweithredu'n ddiogel, a oedd yn egluro pam roedd y maes gwasanaeth wedi llithro y tu allan i rai o'r rheolaethau ariannol. Ychwanegodd ymhellach, er bod gwariant cyllidebol ar gyfer y maes gwasanaeth yn uchel, nid oedd yn uchel o'i gymharu â chyllideb gyffredinol y cyngor ac roedd ganddo hyder llawn y byddai swyddogion yn goresgyn y materion. 

Nododd y Cadeirydd y gallai trydaneiddio'r cerbydlu fod yn destun archwiliad yn y dyfodol.  Dywedodd y Prif Archwilydd y byddai'n ei ychwanegu at y rhaglen.  Ychwanegodd y byddai archwiliad ac adroddiad dilynol yn cael eu cyflwyno mewn cyfarfod yn y dyfodol.

Dywedodd y Pennaeth Priffyrdd a Chludiant y byddai'n dosbarthu ffigurau ynghylch nifer y cerbydau trydanol yn y cerbydlu.

Nodwyd.

Cyflwynodd Michelle Davies, Rheolwr Rheoli Arian a Chyfrifon Derbyniadwy, a Rachael Davies, Pennaeth Adnoddau Dynol a'r Ganolfan Gwasanaethau, adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn darparu diweddariad cynhwysfawr ar gyfer Swyddogaeth Cyfrifon Derbyniadwy'r Ganolfan Gwasanaethau.

Amlinellwyd fod adolygiad Archwilio Mewnol dilynol o'r Cyfrifon Derbyniadwy (CD) wedi'i gynnal yn ystod Chwarter 1 2023 a chyhoeddwyd yr adroddiad ym mis Mawrth 2023.  Rhoddwyd lefel sicrwydd 'Cymedrol' unwaith eto.  Darparwyd manylion am y rhesymau a'r cynnydd ers mis Ionawr 2023 hyd yn hyn.

Ychwanegwyd bod 14 pwynt gweithredu yn deillio o'r adolygiad gan gynnwys 1 pwynt gweithredu Risg Uchel a 2 bwynt gweithredu Risg Canolig.  Darparodd Atodiad B yr holl bwyntiau gweithredu heb eu gweithredu a'r gwaith i'w gwblhau dros y misoedd nesaf.  Fodd bynnag, nodwyd y byddai rhoi'r system Oracle Fusion ar waith yn parhau i fod yn flaenoriaeth am yr ychydig fisoedd nesaf.  Roedd Atodiad B hefyd yn darparu'r dyddiadau cwblhau disgwyliedig ar gyfer y camau gweithredu, ac eithrio'r rhai a amlygir yn yr adroddiad, a fyddai'n cymryd mwy o amser.

Cafodd y Pwyllgor hefyd ei ddiweddaru am yr heriau sy'n weddill ar gyfer y maes gwasanaeth.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Cyllid / Swyddog Adran 151 y dylid llongyfarch y swyddogion a'r tîm am eu perfformiad, o ystyried y pwysau a wynebir.  Ychwanegodd Ness Young, Cyfarwyddwr Dros Dro'r Gwasanaethau Corfforaethol fod y trosglwyddiad i Oracle Fusion wedi bod yn her enfawr am yr ychydig fisoedd diwethaf, ond mewn amser byddai'r tîm yn gallu ailffocysu ar fusnes fel arfer a rhoi'r camau sy'n weddill ar waith.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       Cydnabyddiaeth o'r gwaith ychwanegol yr oedd y trosglwyddiad i Oracle Fusion wedi'i greu.

·       Dyled hŷn / gwerth uchel a sut yr ystyriwyd bod dyledion dros £1,000 yn werth uchel, y drefn o gyfeirio anfonebau heb eu talu i Gyfreithiol, targedu gwahanol feysydd, annog meysydd gwasanaeth i ymgysylltu'n gynnar â chwsmeriaid er mwyn osgoi cronni dyledion a diffyg adnoddau staff i gwmpasu pob maes.

·       Gweithdrefnau ar gyfer delio ag anghydfodau a'r broses o grafangio incwm yn ôl gan adrannau.

·       Anfonebau'n cael eu huwchgyfeirio'n amserol / cyfreithiol / gweithdrefnau dileu, gan gynnwys y nifer fawr o anfonebau yn y system a chydnabod bod 93% o anfonebau wedi'u hadennill yn 2021. 

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am yr adroddiad manwl a gofynnodd am roi'r wybodaeth ddiweddaraf mewn tua 6 mis.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Rachael Davies, Pennaeth Adnoddau Dynol a'r Ganolfan Gwasanaethau ac Emma Johnson, Rheolwr y Gweithlu a'r Ddesg Gymorth adroddiad diweddaru 'er gwybodaeth' ar adroddiad Archwilio Mewnol Datgelu a Gwahardd 2022/23.

Amlinellwyd bod Archwiliad y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd 2022/23 wedi'i gynnal yn Chwarter 3 2022 a chyhoeddwyd yr adroddiad terfynol ym mis Chwefror 2023.  Rhoddwyd lefel sicrwydd 'Cymedrol'. Darparwyd manylion am y rhesymau a'r cynnydd ers mis Chwefror 2023 hyd yma.

Ychwanegwyd bod 2 bwynt gweithredu Risg Uchel ac 1 pwynt gweithredu Risg Ganolig, a bod pob un ohonynt wedi'i adolygu ac y cymerwyd camau i unioni lle bo hynny'n briodol. Yn ogystal â'r argymhellion a ddarparwyd yn yr adroddiad archwilio, gwnaed gwaith rhagweithiol gydag Addysg i gynyddu ymwybyddiaeth o bwysigrwydd cwblhau'r broses GDG yn amserol a chynhwyswyd rhagor o fanylion yn yr adroddiad.  Roedd Atodiad B yn cynnwys yr adroddiad archwilio terfynol.

Rhoddwyd diweddariad i'r Pwyllgor ar y camau gweithredu a chawsant wybod bod polisi'r GDG wedi cael ei adolygu, ei ddiweddaru, a'i gymeradwyo gan y Cyd-bwyllgor Ymgynghorol ar 11 Mai 2023.  Roedd Arweinydd Tîm Desg Gymorth y Ganolfan Gwasanaethau hefyd wedi mynychu'r Fforwm Gweinyddu Ysgolion ar 16 Mai 2023 i gyflwyno newidiadau i bolisi'r GDG ac i atgoffa Ysgolion o'r broses GDG a'u cyfrifoldebau.  Amlygwyd y camau a gymerwyd gan Addysg i hyrwyddo ymwybyddiaeth o bwysigrwydd gwiriadau GDG, ac asesiadau risg yn cael eu cwblhau mewn modd amserol.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       Y broses yr ymgymerwyd â hi i atgoffa ysgolion am adnewyddiadau GDG sydd ar y gweill a'r pwysigrwydd o roi gwybod i Gadeirydd y Llywodraethwyr mewn ysgolion.

·       Effaith gadarnhaol swyddogion yn ymweld ag ysgolion.

·       Cyfrifoldeb asiantaethau i ddarparu gwiriadau GDG mewn perthynas â staff asiantaeth.

·       Nifer y nodiadau atgoffa a roddwyd i staff, y dyletswyddau ar weithwyr ac os nad oeddent yn ymateb, y broses yn ymwneud â rheolwyr.

·       Cosbau posib yn cael eu rhoi oherwydd diffyg cydymffurfio.

·       Sut byddai diffyg cydymffurfio yn effeithio ar feysydd gwasanaeth eraill a byddai staff yn cael eu hatal rhag ymarfer mewn rhai adrannau.

·       Awtomeiddio'r system atgoffa ar gyfer staff.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd adroddiad 'er gwybodaeth' i'r pwyllgor, a oedd yn darparu statws yr argymhellion a wnaed yn yr archwiliadau hynny lle gwnaethpwyd y gwaith dilynol yn Chwarter 4 2022/23, a oedd yn caniatáu i'r Pwyllgor fonitro'r broses o weithredu argymhellion a wnaed gan Archwilio Mewnol. 

Darparodd Atodiad 1 grynodeb o'r argymhellion a dderbyniwyd ac a rhoddwyd ar waith.  Darparodd Atodiad 2 fanylion yr argymhellion na roddwyd ar waith.

Holodd y Pwyllgor am yr argymhelliad i olrhain yr Is-adran Bwyd a Diogelwch, yn benodol cael gwared ar gofnodion electronig yn unol â pholisi cadw'r cyngor.  Cadarnhaodd y Prif Archwilydd y byddai'n ei ychwanegu at y camau adolygu ar gyfer Archwilio Mewnol.

Nodwyd.

Cyflwynodd Non Jenkins a Gillian Gillett, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) Grynodeb Archwilio Blynyddol Dinas a Sir Abertawe 2022 a ddangosodd y gwaith a gwblhawyd ers yr Adroddiad Crynhoi diwethaf, a gyhoeddwyd ym mis Mawrth 2022.

Amlinellwyd bod SAC yn cwblhau gwaith bob blwyddyn i gyflawni'r dyletswyddau canlynol:

·       Gwelliant Parhaus

·       Archwilio Cyfrifon

·       Gwerth am Arian

·       Egwyddor Datblygu Cynaliadwy

Darparwyd manylion canfyddiadau Archwiliad o Gyfrifon 2021-22 Cyngor Dinas a Sir Abertawe.  Nodwyd bod yr Archwilydd Cyffredinol wedi rhoi barn wir a theg ddiamod ar ddatganiadau ariannol y cyngor ar 31 Mawrth 2023.  Roedd yr adroddiad hefyd yn amlinellu'r gwaith canlynol a wnaed:

·       Gwelliant Parhaus.

·       Adolygiad Sicrwydd ac Asesu Risg.

·       Arolygiaethau Eraill.

·       Astudiaethau Llywodraeth Leol.

·       Gweithio ar y cyd rhwng y Gwasanaethau Brys (Ionawr 2022).

·       Taliadau Uniongyrchol (Ebrill 2022).

·       'Amser am Newid' – Tlodi yng Nghymru (Tachwedd 2022).

·       'Cyfle wedi'i Golli' – Mentrau Cymdeithasol (Rhagfyr 2022).

·       ‘Gyda’n gilydd fe allwn ni’ – Cydnerthedd a Hunanddibyniaeth Cymunedau (Ionawr 2023).

·       Gwaith parhaus.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       I ba raddau yr oedd AC wedi edrych ar werth am arian a sut mae'n cael ei gynnwys ym mhob maes gwaith yr ymgymerir ag ef.

·       Yr adroddiad yn cael ei anfon ymlaen i'r cabinet / cyngor.

·       'Cyfle wedi'i Golli' – Mentrau Cymdeithasol (Rhagfyr 2022) ac a oedd Cyngor Abertawe'n cyflawni ei gyfrifoldebau o dan Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014.

·       Taliadau Uniongyrchol.

Rhoddwyd dolenni i adroddiadau AC a oedd yn darparu ymatebion i ymholiadau ynghylch taliadau uniongyrchol a mentrau cymdeithasol i'r Pwyllgor.

Nodwyd y cais i'r adroddiad gael ei anfon ymlaen i'r cyngor / cabinet a byddai'n cael ei drafod ymhellach yn dilyn y cyfarfod.

Penderfynwyd: -

1)    Penodi’r Cynghorydd L V Walton yn gynrychiolydd pwyllgor ar y Grŵp Llywodraethu Strategol. 

2)    Penodi’r Cynghorydd T M White yn gynrychiolydd pwyllgor wrth gefn ar y Grŵp Llywodraethu Strategol.

Cyflwynodd Jeremy Parkhouse, Swyddog y Gwasanaethau Democrataidd, adroddiad a oedd yn ceisio penodi cynrychiolydd o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar y Grŵp Llywodraethu Strategol tan fis Mai 2024.  Darparwyd cylch gorchwyl y Grŵp Llywodraethu Strategol yn Atodiad 1.

Penderfynwyd:  -

1)    Ethol y Cynghorydd L V Walton yn gynrychiolydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar y Grŵp Llywodraethu Strategol.

2)    Ethol y Cynghorydd T M White fel cynrychiolydd wrth gefn y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar y Grŵp Llywodraethu Strategol.

3)    Bydd y penodiad tan ddiwedd y flwyddyn ddinesig bresennol ym mis Mai 2024.

Nodwyd ymataliad y Cynghorydd J W Jones mewn perthynas â'r uchod.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu 'er gwybodaeth'.

Dywedodd y Cadeirydd y byddai'n mynychu cyfarfod y cyngor ar 6 Gorffennaf 2023 i gyflwyno Adroddiad Blynyddol Llywodraethu ac Archwilio 2022-23.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’.

Amlygwyd nad oedd unrhyw hyfforddiant yn y Cynllun Gwaith. Dywedodd y Cadeirydd fod hyfforddiant yn y dyfodol yn cael ei ystyried.

Byddai Cyfarwyddwr Dros Dro'r Gwasanaethau Corfforaethol, y Prif Archwilydd a Phennaeth y Gwasanaethau Democrataidd yn trafod cyn y cyfarfod nesaf.