Agenda, decisions and minutes

Dim.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol fel cofnod cywir.

Cymeradwywyd.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel cofnod cywir, yn amodol ar y diwygiadau canlynol: -

Cofnod Rhif 111 – Strategaeth a Chynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2023/24 – Diwygio paragraff 5, brawddeg 3 i'w darllen fel a ganlyn: -

'Cafwyd trafodaethau ynghylch maint y cynllun, adnodd hysbys Archwilio Mewnol a’r potensial ar gyfer profi effeithiolrwydd y gwasanaeth a ddarperir yn hytrach na phrofi cydymffurfiaeth â gweithdrefnau ariannol yn ymwneud â meysydd risg is.

Cymeradwywyd.

Cyflwynodd y Cadeirydd Adroddiad Blynyddol Drafft y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer blwyddyn ddinesig 2022/23 i'r Pwyllgor ei adolygu a gwneud sylwadau arno cyn cyflwyno'r adroddiad terfynol i'r cyngor.

Diolchodd i Aelodau'r Pwyllgor a'r swyddogion am eu gwaith ac ychwanegodd fod yr adroddiad yn dangos ehangder y gwaith a gwmpesir yn ystod y flwyddyn a'r heriau a wynebir.  Roedd hefyd yn rhoi sicrwydd o ran y meysydd risg sylweddol.

Trafododd/amlinellodd y Pwyllgor y canlynol: -

·         Dileu'r gair 'drafft' o baragraffau 2.5, 2.6 a 2.7 o'r adroddiad.

·         Paragraff 1.8 – cynnwys manylion aelodaeth Cyd-bwyllgor Corfforedig De-orllewin Cymru a'i Is-bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

·         Paragraff 1.9 – diwygio'r ail frawddeg i ddarllen 'ar gyfer blwyddyn ariannol Ebrill 2022-2023'.

·         Paragraff 1.9 – diwygio brawddeg tri i ddarllen '....Cynllun Corfforaethol y cyngor, 'Darparu Abertawe Lwyddiannus a Chynaliadwy.....'  

·         Paragraff 1.9 – diwygio'r frawddeg olaf i 'Cytunodd y Cabinet ar y Strategaeth ym mis Hydref 2022 ac mae trefniadau ar waith i gyflwyno'r Strategaeth'.

·         Paragraff 1.19 – Ehangu i esbonio natur heriau sylweddol.

·         Paragraff 3.25 – newid y frawddeg olaf i '....Rhagfyr 2022'.

·         Paragraffau 5.1 a 5.3 – Symud brawddegau dau a thri o baragraff 5.3 i ddiwedd paragraff 5.1.

·         Paragraff 5.4 – diwygio i nodi bod y Pwyllgor wedi cyfarfod ar 11 achlysur, nid 12.

Penderfynwyd cytuno ar Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 2022-2023 ac, yn amodol ar ychwanegu'r gwelliannau a amlygwyd gan y Pwyllgor, ei anfon i'r cyngor i'w gymeradwyo.

Cymeradwywyd.

Cyflwynodd Simon Cockings, Prif Archwiliwr, adroddiad a oedd yn crynhoi'r gwaith a gwblhawyd gan Archwilio Mewnol 2022/23 ac a oedd yn cynnwys barn y Prif Archwilydd ar gyfer 2022/23, yn seiliedig ar y gwaith a wnaed yn ystod y flwyddyn.

Darparwyd Cynllun Archwilio Mewnol 2022/23 hyd at 31 Mawrth 2023 yn Atodiad 1. 

Amlinellwyd rhestr gyflawn o bob archwiliad a gwblhawyd yn ystod 2022-23, ynghyd â lefel y sicrwydd a nifer yr argymhellion a wnaed ac a dderbyniwyd yn Atodiad 2 a manylwyd ar ddangosyddion perfformiad 2022-23 yn Atodiad 3.

Darparwyd manylion y canlynol: -

·         Adolygiad o 2022/23;

·         Gwaith dilynol a gwblhawyd;

·         Dangosyddion perfformiad;

·         Rhaglen sicrhau ansawdd a gwella a datganiad o gydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS);

·         Datganiad o annibyniaeth sefydliadol;

·         Barn y Prif Archwilydd am y gwaith a gwblhawyd yn 2022-23.

Tynnodd y Prif Archwiliwr sylw at yr absenoldeb salwch o fewn y Tîm Archwilio Mewnol a sut yr oedd hynny wedi effeithio ar gyflawni Cynllun Archwilio Mewnol 2022-2023.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Manteision gwahodd swyddogion i gyfarfodydd i ddarparu diweddariadau cynnydd mewn perthynas ag adroddiadau cymedrol a rôl y Pwyllgor wrth eu cynorthwyo/cefnogi i wella materion.

·         Adroddiadau archwilio a gwblhawyd yn y flwyddyn yn sefydlu nifer yr adroddiadau gohiriedig / etifeddiaeth, y gwaith sydd yn y cam drafft ar hyn o bryd a’r adroddiadau a gynhwysir yn y farn, effaith barhaus COVID-19 a arweiniodd at drosglwyddo gwaith o flynyddoedd blaenorol.

·         Manylion gweithgareddau archwilio nad ydynt wedi'u cynnwys mewn adroddiadau, e.e. ardystio grant.

·         Sail barn y Prif Archwiliwr.

·         Cadarnhad nad oedd unrhyw feysydd pryder wedi'u nodi gan y Prif Archwiliwr y tu hwnt i'r 6 adroddiad cymedrol a nodwyd eisoes.

·         Adolygiad o drefniadau llywodraethu o fewn yr Awdurdod a chynnwys hyn o bosib fel rhan o gasgliad cyffredinol y Prif Archwiliwr.

·         Cadarnhad y byddai canlyniadau'r Adolygiad o Lywodraethu Corfforaethol yn cael eu bwydo i'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

·         Y sefyllfa adnoddau bresennol o fewn y Tîm Archwilio Mewnol.

Amlygodd y Cadeirydd ei bod wedi bod yn flwyddyn heriol i'r Prif Archwiliwr Mewnol gyda swyddi gwag/salwch a nododd y ddarpariaeth i hyn barhau o fewn Cynllun Archwilio 2023-2024.  Ychwanegodd fod y Prif Archwiliwr wedi seilio ei farn ar y gwaith a gwblhawyd, gan amlygu nad oedd unrhyw faterion arwyddocaol i'w hadrodd ar hyn o bryd a rhoddodd sicrwydd bod yr Adolygiad Llywodraethu Corfforaethol ar y gweill, gan ganiatáu amser i adrodd ar unrhyw faterion arwyddocaol a ganfuwyd.

Mynegodd y Cadeirydd a'r Pwyllgor eu diolch i'r Prif Archwiliwr a'r Tîm Archwilio Mewnol am eu gwaith drwy gydol y flwyddyn flaenorol.

Diolchodd y Prif Archwiliwr i'r Tîm Archwilio Mewnol am eu gwaith drwy gydol y flwyddyn.

Penderfynwyd:  -

1)    Nodi'r gwaith a wnaed gan y Tîm Archwilio Mewnol yn 2022/23;

2)    Nodi'r cynnydd a wnaed yn erbyn y Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol;

3)    Nodi barn y Prif Archwilydd.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Sue Reed, Rheolwr Datblygu Cymunedau, Partneriaethau a Chyrchfannau a Jamie Rewbridge, Rheolwr Strategol Hamdden, Partneriaethau, Iechyd a Lles adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y cynnydd a wnaed ar y camau gweithredu a ddeilliodd o'r archwiliad mewnol o gosodiadau cyrchfan yn 2022.

Amlinellwyd bod y Cynllun Gweithredu yn Atodiad A wedi'i ddatblygu i fynd i'r afael â'r argymhellion a nodwyd yn yr adroddiad archwilio ac yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y camau gweithredu a roddwyd ar waith.

Rhoddwyd yr wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y cynnydd o ran Maes Carafanau Bryn y Mwmbwls. Cadarnhawyd hefyd fod y cabanau sydd ar gael i'w rhentu yn Langland wedi cael ymateb cadarnhaol ac mae pob un wedi'i rentu a £98,000 wedi ei dderbyn ymlaen llaw drwy systemau ar-lein.

Cadarnhaodd y Prif Archwiliwr fod Archwilio Mewnol yn cynnal adolygiad dilynol ar hyn o bryd a byddai'r canlyniad yn cael ei adrodd yn adroddiad Chwarter 1 2023-2024.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Symud i gyfrifon ar-lein ond parhau i ddarparu ar gyfer rhai cwsmeriaid drwy'r post.

·         Y newid enfawr o'r sefyllfa flaenorol, sut y cafodd yr holl ddyledion a oedd yn ddyledus eu clirio a'u bod yn gyfredol â'u hamserlenni ad-dalu.

Diolchodd y Swyddogion i'w staff a'u cydweithwyr Archwilio Mewnol am eu cefnogaeth drwy gydol y broses.

Cymeradwywyd.

Cyflwynodd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol adroddiad a oedd yn darparu Datganiad Llywodraethu Blynyddol (DLlB) drafft 2022/23 a gofynnodd am sylwadau'r Pwyllgor cyn i'r adroddiad gael ei anfon ymlaen i'r cyngor i'w gymeradwyo fel rhan o'r Datganiad Cyfrifon.

Cyfeiriodd yr adroddiad at y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA) a chanllawiau fframwaith diwygiedig y Gymdeithas Prif Weithredwyr Awdurdodau Lleol ar y Côd Llywodraethu Corfforaethol, a oedd yn manylu ar y 7 egwyddor a ddarparwyd o fewn y fframwaith.  Amlinellwyd hefyd fanylion sut roedd yr awdurdod wedi cydymffurfio â'r fframwaith, ynghyd â materion arwyddocaol a wynebwyd yn ystod y flwyddyn.

Darparwyd DLlB 2022/23 drafft yn Atodiad A a byddai'r fersiwn derfynol yn cael ei hadrodd wrth y cyngor cyn iddo gael ei lofnodi gan yr Arweinydd a'r Prif Weithredwr a'i gyhoeddi gyda Datganiad Cyfrifon archwiliedig 2022/23.

Cadarnhaodd y Cynghorydd L V Walton (cynrychiolydd y Pwyllgor ar y Grŵp Llywodraethu) fod y broses yn parhau'n gadarn a bod adrannau'n parhau i dynnu sylw at faterion newydd a sylweddol yn brydlon.

Ychwanegodd Ben Smith, Cyfarwyddwr Cyllid, fod uwch-reolwyr wedi trafod y ddogfen ac wedi cael sicrwydd gan y DLlB a oedd yn gyson ac yn drylwyr. 

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Agweddau penodol, e.e. nid yw'r Fargen Ddinesig ar gael yn llawn i'r cyhoedd ac ar y cyfan, sut roedd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn ddogfen ddefnyddiol iawn.

·         Ystyried dileu dyblygu yn yr adroddiad yn y dyfodol i'w wneud yn gryno, yn fwy cynnil ac i ddarparu mwy o effaith;

·         Mae Fframwaith Solace CIPFA yn fodel arfer da i'w ddilyn.

·         Gellir dadlau bod effaith COVID-19 yn llai drwy gydol 2022-2023.

·         O bosib amlygu ymhellach nifer y materion llywodraethu yn Adran 13.12 yr adroddiad terfynol.

·         Amlygu'r gwahaniaeth rhwng llywodraethu risgiau a'r risgiau eu hunain.

·         Adran 11.15 – cynnwys nodiadau'r Cyfarfod Blynyddol gydag Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC).

Diolchodd y Cadeirydd i'r Cynghorydd L V Walton a'r swyddogion am eu gwaith gyda'r Gweithgor Llywodraethu, a oedd o fudd i swyddogion a'r Pwyllgor.

Penderfynwyd:  -

1)    cadarnhau'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol, ar yr amod bod y gwelliannau a amlygwyd gan y Pwyllgor yn cael eu hychwanegu.

2)    Cylchredeg yr adroddiad diwygiedig i'r pwyllgor.

3)    Anfon yr adroddiad i'r cyngor i'w gymeradwyo fel rhan o'r Datganiad Cyfrifon.

Cymeradwywyd.

Cyflwynodd Ben Smith, Cyfarwyddwr Cyllid / Swyddog Adran 151 adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf yn dilyn hunanasesiad Aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o arfer da.

Amlinellwyd bod yr hunanasesiad o effeithiolrwydd y Pwyllgor a'i feincnodi yn erbyn arfer da CIPFA wedi'i gwblhau ym mis Mawrth / Ebrill 2023. Hwyluswyd y broses gan staff yr Adran Gyllid a oedd yn gweithredu ar wahân i'r Adran Archwilio Mewnol ac Aelodau'r Pwyllgor.

Ychwanegwyd bod holl Aelodau'r Pwyllgor wedi derbyn yr holiadur a'r offeryn hunanwerthuso rhyngweithiol a gyhoeddwyd gan CIPFA.  Crynhowyd y canlyniadau yn Atodiad 1, darparwyd copi o'r offeryn CIPFA yn Atodiad 2 a darparwyd yr adolygiad blaenorol a hwyluswyd gan Archwilio Cymru yn Atodiad 3.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Cyfarfod Aelodau'r Pwyllgor â chynrychiolwyr Archwilio Cymru yn dilyn y cyfarfod.

·         Anghenion hyfforddi'r Pwyllgor yn y dyfodol, yn enwedig darparu cynllun hyfforddi, dealltwriaeth o brosesau archwilio cyffredinol, deall y derminoleg a ddefnyddir a mesur meini prawf a ddefnyddir.

·         Ystyried ac ehangu gwaith ar bob maes craidd.

·         Gwelliannau mewn effeithlonrwydd / effeithiolrwydd ers cyflwyno aelodau lleyg i'r Pwyllgor.

·         Y fantais fawr o gael swyddogion i ymddangos gerbron y Pwyllgor i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am adroddiadau archwilio cymedrol a sut mae hyn yn ysgogi gwelliannau.

Dywedodd y Cadeirydd mai holl bwrpas y Pwyllgor oedd bod yn heriol yn adeiladol er mwyn gwella gwasanaethau'r cyngor.  Ychwanegodd ei bod yn bwysig bod y Pwyllgor yn cefnogi ac yn helpu swyddogion i wella gwasanaethau a chael effaith gadarnhaol.

Nodwyd.

Cyflwynodd Gillian Gillett, Archwilio Cymru, Gynllun Archwilio Amlinellol 2023.

Roedd yr adroddiad yn manylu ar gyfrifoldebau statudol yr archwiliwr allanol, gweithgareddau / allbynnau cynlluniedig y tîm archwilio, cyfrifoldebau archwilio, yr archwiliad o ddatganiadau ariannol, gwaith archwiliad o berfformiad, y tîm ffïoedd ac archwilio.

Amlinellwyd y dyddiadau allweddol ar gyfer cyflawni'r gwaith archwilio a'r allbynnau arfaethedig, ynghyd â'r ymrwymiad i ansawdd archwilio Archwilio Cymru.  Roedd Atodiad 1 yn darparu'r newidiadau allweddol i ISA 315 a'r effaith bosib ar y cyngor.

Diolchodd y Cadeirydd i gynrychiolydd Archwilio Cymru am yr adroddiad.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu 'er gwybodaeth'.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’.

Holodd y Pwyllgor pryd y byddai cyfarfodydd yn dychwelyd i gylch chwe wythnos.  Nodwyd y byddai dyddiadur y cyngor yn cael ei drafod yng nghyfarfod blynyddol y cyngor ar 18 Mai 2023.  Os cytunir ar hyn, byddai cyfarfodydd pwyllgor yn dechrau cylch chwe wythnos gan ddechrau ar 14 Mehefin 2023.