Agenda, decisions and minutes

Croesawodd y Cadeirydd David Roberts i'w gyfarfod cyntaf o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn dilyn ei benodiad fel Aelod Lleyg gan y cyngor ar 30 Mawrth 2023.

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â’r Cod Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau a ganlyn:-

Datganodd y Cynghorwyr M B Lewis a T M White fuddiant personol yng Nghofnod Rhif 110 - Strategaeth Archwilio Mewnol a Chynllun Blynyddol 2023/24.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorwyr M B Lewis a T M White gysylltiadau personol â Chofnod Rhif 110 - Strategaeth a Chynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2023/24.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Cymeradwywyd.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel cofnod cywir.

Cymeradwywyd.

Cyflwynodd Simon Cockings, Prif Archwilydd, adroddiad a oedd yn ceisio cymeradwyaeth ar gyfer Siarter Archwilio Mewnol 2023/24. 

Tynnodd sylw at y siarter a ddarparwyd yn Atodiad 1 yr adroddiad, a oedd yn cynnwys y canlynol: -

·                Diffiniad o Archwiliad Mewnol;

·                Rôl a swyddogaeth archwilio mewnol;

·                Cwmpas Archwiliad Mewnol;

·                Annibyniaeth Archwiliad Mewnol;

·                Rôl Ymgynghorol Archwiliad Mewnol;

·                Rôl twyll, llwgrwobrwyo a llygru archwilio mewnol;

·                Adnoddau archwilio mewnol; a

·                Rhaglen Sicrhau Ansawdd a Gwella

Cadarnhaodd y Prif Swyddog nad oedd ganddo unrhyw gyfrifoldeb rheoli arall a oedd wedi cyfyngu ar annibyniaeth yr Archwiliad Mewnol.

Cadarnhawyd bod Prif Archwilydd Cyngor Blaenau Gwent yn cynnal yr asesiad allanol, a oedd eisoes wedi dechrau. Byddai'n cysylltu â'r Cadeirydd fel rhan o'r asesiad.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Llinellau adrodd y Prif Archwilydd.

·         Y broses asesu allanol a'r arbenigedd i gynnal yr adolygiad a geir o fewn Grŵp Prif Archwilwyr Cymru.

·         Opsiynau amgen posib yn y dyfodol ar gyfer yr asesiad allanol, yn arbennig gan ddefnyddio asesydd annibynnol allanol.

·         Sicrhau bod y fersiwn gywir o gylch gorchwyl y Pwyllgor wedi'i chynnwys gyda'r adroddiad.

Gofynnodd y Cadeirydd i'r opsiynau amgen ar gyfer asesu allanol yn y dyfodol gael ystyriaeth gan y Prif Archwilydd a'r TRhC. Dywedodd y Prif Archwilydd wrth y Pwyllgor y byddai'n codi'r mater yng nghyfarfod Grŵp Prif Archwilwyr Cymru a thynnodd sylw at y ffaith bod y broses asesu allanol yn digwydd bob 5 mlynedd.

Penderfynwyd cymeradwyo Siarter Archwilio Mewnol ddrafft 2023/24, yn amodol ar gynnwys y cylch gorchwyl cywir ar gyfer y Pwyllgor.

Cymeradwywyd.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd adroddiad a oedd yn ceisio cymeradwyaeth ar gyfer y Strategaeth Archwilio Mewnol a'r Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2023/24.

Darparwyd Strategaeth Archwilio Mewnol 2023/24 yn Atodiad 1, crynodeb o Gynllun Archwilio Mewnol 2023/24 yn Atodiad 2 a Chynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2023/24, gan gynnwys cwmpas, yn Atodiad 3.

Ychwanegwyd y byddai'r Is-adran Archwilio Mewnol ar gyfer 2023/24 yn cynnwys 9.1 aelod o staff cyfwerth amser llawn, ynghyd â'r Prif Archwilydd, yr un lefel o adnoddau i'r rheini sydd ar gael yn 2022/23. Roedd hyn yn rhoi cyfanswm o 2,366 o ddiwrnodau a fyddai ar gael. Amlygwyd bod y cynllun yn darparu digon o staff ar draws adrannau.

Byddai'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cael gwybod bob chwarter  am y cynnydd a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol wrth gwblhau'r Cynllun Archwilio.

Dywedodd y Cadeirydd ei bod wedi cyfarfod â'r Prif Archwilydd a'r Prif Archwilwyr eraill ynglŷn â'r Cynllun.  Ychwanegodd fod y cyfarfod wedi bod yn gynhyrchiol iawn a bod y sylwadau a wnaed wedi'u hystyried. Cynhaliwyd trafodaethau ynghylch maint y Cynllun, adnodd hysbys Archwilio Mewnol, effeithiolrwydd y Cynllun a chydymffurfio â gweithdrefnau ariannol lefel is.

Ychwanegodd ymhellach fod gwelliannau awgrymedig wedi'u cynnwys yn y Cynllun ac y byddai'r ffocws i ddechrau ar y meysydd risg uwch nes bod yr adnodd staffio'n cael ei gadarnhau.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Yr anawsterau a wynebwyd gydag adnoddau staffio.

·         Adolygu'r cylch Archwiliadau Sylfaenol i system hybrid a monitro cynnydd i ryddhau diwrnodau ychwanegol.

·         Rhoi ystyriaeth i gynyddu nifer yr adolygiadau trawsbynciol i ddarparu adolygiadau mwy cytbwys, risg uchel a oedd yn canolbwyntio mwy ar y dyfodol a sut y gallai'r Cynllun newid o bosib o fewn y flwyddyn oherwydd problemau adnoddau.

·         Yr ymagwedd realistig sy'n cael ei chymryd gan y Prif Archwilydd mewn perthynas â'r Cynllun a'r sicrwydd yr oedd yn ei ddarparu i'r Pwyllgor.

·         Blaenoriaethu ardaloedd risg uwch.

·         Prif flaenoriaethau ar gyfer archwiliadau trawsbynciol a sylfaenol.

·         Sgoriau asesu risg ar gyfer adolygiadau newydd a'r gweithdrefnau a ddilynir gan y Prif Archwilydd.

Gofynnodd y Cadeirydd i'r Prif Archwilydd ystyried ai'r Adran Addysg oedd yn gyfrifol am adolygiadau Ysgolion Cynradd Clydach a Chrwys, ac nid Archwilio Mewnol o gofio mai'r Adran Addysg oedd wedi gofyn amdanynt. Ychwanegodd, oherwydd maint y Cynllun a'r problemau adnoddau, y gallai'r cais gael ei wthio'n ôl er mwyn i reolaeth ganolog ddelio ag ef..

Penderfynwyd nodi'r Strategaeth Archwilio Mewnol a chymeradwyo Cynllun Blynyddol 2023/24.

Er gwybodaeth.

Rhoddodd Ness Young, Cyfarwyddwr Dros Dro'r Gwasanaethau Corfforaethol adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi trosolwg o statws risgiau corfforaethol y cyngor i roi sicrwydd i'r Pwyllgor eu bod yn cael eu rheoli'n unol â pholisi a fframwaith rheoli risgiau'r cyngor.

Roedd y canlynol yn crynhoi statws y risgiau a gofnodwyd yn y

Gofrestr Risgiau Corfforaethol ar ddiwedd Chwarter 4 2022/23:

Roedd 4 risg statws coch yn y Gofrestr Risgiau Corfforaethol ar

ddiwedd Chwarter 4 2022/23:

•           Rhif Adnabod Risg 153: Diogelu.

•           Rhif Adnabod Risg 159: Rheolaeth Ariannol: Cynllun Ariannol Tymor Canolig

•           Rhif Adnabod Risg 222: Digidol, Data a Seiberddiogelwch.

•           Rhif Adnabod Risg 334: Argyfwng costau byw.

•           Cofnodwyd bod yr holl risgiau corfforaethol wedi'u hadolygu o leiaf unwaith yn ystod Chwarter 4.

•           Nid ychwanegwyd risgiau newydd at y Gofrestr Risgiau Corfforaethol.

•           Ni chafodd unrhyw risgiau corfforaethol eu dadactifadu.

•           Ni chafodd unrhyw risgiau eu huwchgyfeirio i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol.

•           Ni chafodd unrhyw risgiau corfforaethol eu tynnu oddi ar y Gofrestr Risgiau Corfforaethol.

• Newidiodd y statws COG  Rhif adnabod y Risg 94: Newidiodd cyrhaeddiad a chyflawniad disgyblion o GOCH i OREN.

Roedd Atodiad A yn cyflwyno'r risgiau a gofnodwyd ar Gofrestr Risgiau Gorfforaethol y cyngor ar 30 Mawrth 2023.

Nodwyd y byddai data Mawrth 2023 yn ymddangos yn adroddiad trosolwg o risgiau Chwarter 1 2023/24.  Roedd yr adroddiadau ar gyfer pob risg yn cynnwys gwybodaeth esboniadol gyffredinol yn ymwneud â'u dosbarthiad.

Dilynwyd hyn gan drafodaethau ar y canlynol: -

·         P'un a oedd y camau a gyflwynwyd i reoli risgiau'n gweithio.

·         Risgiau cynhenid/gweddilliol a chanolbwyntio ar y mesurau i leihau risgiau.

·         Hyfforddiant yn y dyfodol i'r Pwyllgor ddeall y broses yn well, yn enwedig y prosesau sgorio.

·         Y diffyg yn y system a arweiniodd at dynnu rhai sgoriau anghyson drwodd.

·         Rhoi ystyriaeth i ddatblygu goddefiant risg mewn adroddiadau.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Ness Young, , Cyfarwyddwr Dros Dro'r Gwasanaethau Corfforaethol adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn darparu amgylchedd rheoli Cyfarwyddiaeth y Gwasanaethau Corfforaethol, gan gynnwys rheoli risgiau, er mwyn sicrhau: bod swyddogaethau'n cael eu harfer yn effeithiol; bod adnoddau’n cael eu defnyddio’n effeithlon ac effeithiol ac yn economaidd a; bod llywodraethu effeithiol i sicrhau'r trefniadau hyn.

Roedd yr adroddiad yn amlinellu'r broses o fewn y Gyfarwyddiaeth mewn perthynas â rheoli risgiau a nodwyd bod disgwyl i Gyfarwyddiaeth y Gwasanaethau Corfforaethol gydymffurfio'n llawn wrth adolygu mesurau rheoli, geirfa risgiau a lefelau risg bob mis fel rhan o ymagwedd gydlynol. Roedd Atodiad A yn amlinellu'r Risgiau Corfforaethol a Risgiau'r Gyfarwyddiaeth hyd at 24 Mawrth 2023 ac roedd Atodiad B yn amlinellu Map Sicrwydd y Gwasanaethau Corfforaethol.

Darparwyd manylion rheoli risgiau, parhad busnes, rheoli perfformiad/dangosyddion perfformiad allweddol, gwneud penderfyniadau, rheoli cyllid ac adnoddau, gweithdrefnau twyll ac amhriodoldeb ariannol a chydymffurfio â pholisïau, rheolau a gofynion rheoliadol.  Amlinellwyd manylion llywodraethu partneriaeth a chydweithio hefyd.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Partneriaeth a chydweithio, y themâu cyffredin a'r arferion da a geir rhwng sefydliadau partner a'r prosesau sy'n cael eu dilyn gan Fwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Abertawe a fyddai'n tynnu sylw at y themâu.

·         Y buddion a lefel y sicrwydd y byddai'r Oracle Fusion yn eu cyflwyno i'r Awdurdod a'r risgiau sy'n gysylltiedig â'r prosiect.

Diolchwyd i Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol am adolygiad manwl a chynhwysfawr.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu 'er gwybodaeth'.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’.

Nodwyd sylwadau'r pwyllgor ynghylch cyfarfodydd yn dychwelyd i gylch chwe wythnos yn dilyn Cyfarfod Blynyddol y Cyngor ym mis Mai 2023.