Agenda, decisions and minutes

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Dim.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Cymeradwywyd.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel cofnod cywir.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd, Simon Cockings, adroddiad 'er gwybodaeth' i'r pwyllgor, a oedd yn darparu statws yr argymhellion a wnaed yn yr archwiliadau hynny lle y gwnaethpwyd gwaith dilynol yn Chwarter 2 2022/23, a oedd yn caniatáu i'r Pwyllgor fonitro'r broses o weithredu argymhellion a wnaed gan Archwilio Mewnol.  Darparwyd manylion olrhain argymhellion Archwilio Allanol hefyd.

 

Darparodd Atodiad 1 grynodeb o'r argymhellion a dderbyniwyd ac a rhoddwyd ar waith.  Darparodd Atodiad 2 fanylion argymhellion na roddwyd ar waith.

 

Cafwyd trafodaethau wedyn ynghylch: -

 

·         Categoreiddio archwiliadau ac argymhellion i’w rhoi ar waith, yn benodol darparu rhagor o fanylion mewn perthynas ag Archwiliadau Sylfaenol a oedd â risg uwch a chynnwys rhai a roddwyd ar waith yn rhannol fel categori ar gyfer rhai argymhellion.

·         Mae cynnydd araf yn cael ei wneud o ran cyflwyno system i olrhain argymhellion Swyddfa Archwilio Cymru a'r gobaith y bydd y system newydd yn weithredol yn 2023. Darparwyd diweddariad gan y Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol.

·         Tynnodd y Cadeirydd sylw at y ffaith bod holl adroddiadau Swyddfa Archwilio Cymru ynghylch yr awdurdod bellach wedi’u hanfon ymlaen i gyfeiriad e-bost unigol ac amlinellwyd nifer y bobl briodol y mae ganddynt fynediad at y mewnflwch hwnnw.

·         Pryder ynghylch llwyth gwaith Archwilio Mewnol wrth symud ymlaen.

·         Camau a gymerwyd mewn perthynas â phrisiadau archifau a'r gwaith dilynol a gynlluniwyd.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Simon Cockings, y Prif Archwiliwr, adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn darparu crynodeb o'r argymhellion a wnaed yn dilyn yr archwiliadau hanfodol yn 2021/22 ac yn nodi a oedd yr argymhellion y cytunwyd arnynt wedi cael eu rhoi ar waith.

 

Nodwyd, yn dilyn cwblhau archwiliadau sylfaenol 2021/22, fod 10 allan o'r 14 o'r archwiliadau wedi derbyn sgôr sicrwydd uchel, roedd gan dri archwiliad sgôr sicrwydd sylweddol (AAC, Cyfrifon Taladwy a Gwasanaethau Gweithwyr) ac roedd gan un sgôr sicrwydd cymedrol (Cyfrifon Derbyniadwy) yn ystod yr archwiliad diwethaf.

 

Roedd Atodiad 1 yn nodi nifer yr argymhellion a wnaed ar gyfer pob archwiliad hanfodol, yn dilyn yr archwiliadau yn 2021/22, ac a oeddent wedi'u rhoi ar waith, eu rhoi ar waith yn rhannol, heb eu rhoi ar waith neu nad oeddent i'w rhoi ar waith eto.

 

O'r 61 o argymhellion, roedd 36 wedi'u gweithredu'n llawn, 18 wedi'u gweithredu'n rhannol, 10 heb eu gweithredu ac nid oedd 7 yn barod i'w gweithredu eto. Canran yr argymhellion a roddwyd ar waith erbyn 30 Medi 2022 oedd 67%.

 

Nodwyd bod Atodiad 2 a 3 yn dangos bod y rhan fwyaf o'r argymhellion naill ai wedi cael eu rhoi ar waith yn rhannol neu heb gael eu rhoi ar waith, mewn perthynas ag archwiliadau Cyfrifon Derbyniadwy a Chyfrifon Taladwy.  Roedd yr archwiliadau hyn yn parhau i gael eu cwblhau yn flynyddol ac o ganlyniad, byddai gweithrediad yr argymhellion oedd heb eu gweithredu yn cael eu hadolygu fel rhan o archwiliadau 2022/23.

 

Dilynwyd hyn gan drafodaethau ynghylch: -

 

·         Cododd y Cyfarwyddwr Cyllid y mater o anfonebau amheus ar gyfer hen ddyledion sy’n ddyledus gyda'r TRhC a thynnodd sylw at anfonebau nad oedd y gwasanaethau wedi mynd i’r afael â hwy ers 90 niwrnod. Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol Dros Dro y byddai'n egluro'r mater gyda'r Cyfarwyddwr Cyllid.

·         Esboniwyd y bwlch mawr ym mherfformiad archwiliadau sylfaenol yn erbyn archwiliadau safonol a sut roedd archwiliadau sylfaenol yn cynnwys risgiau uwch a mwy o argymhellion.

·         Nifer y materion adnoddau o ran Cyfrifon Taladwy/Cyfrifon Derbyniadwy.

·         Ychwanegu graff i dynnu sylw at berfformiad archwiliadau sylfaenol, sy'n debyg i'r graff a ddefnyddir ar gyfer archwiliadau safonol.

·         Prosiect Oracle Fusion a nodi dyddiadau cwblhau clir er mwyn dwyn swyddogion i gyfrif.

·         Canolbwyntio ar ôl-ddyledion sylweddol/hen ôl-ddyledion a phwysigrwydd Oracle Fusion er mwyn galluogi swyddogion i gadw ar ben materion.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Paula Livingstone, Swyddog Adrannol Iechyd yr Amgylchedd a Carol Morgan, Pennaeth Tai ac Iechyd y Cyhoedd adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn darparu diweddariad ac ymateb i archwiliad mewnol 2022 o waith ad-daladwy.

 

Amlinellwyd, o ganlyniad i Archwiliad Mewnol o weithdrefnau Gwaith Ad-daladwy (GA) o ran Iechyd y Cyhoedd a gwblhawyd ym mis Awst 2022, rhoddwyd lefel sicrwydd gymedrol.  Aeth yr adroddiad i'r afael ag un eitem Risg Uchel (RU) ac un eitem Risg Ganolig (RG) ac roedd un eitem Risg Isel (RI) ac un eitem Arfer Da (AD) hefyd.

 

Datblygwyd cynllun gweithredu mewn ymateb i'r canfyddiadau a chyfrifoldebau a neilltuwyd i'w rhoi ar waith a darparwyd hyn yn Atodiad A. Roedd y cynllun gweithredu'n cynnwys yr holl argymhellion o'r archwiliad a'r camau gweithredu cysylltiedig.

Nodwyd bod camau gweithredu ar gyfer mynd i'r afael ag argymhellion Risg Isel ac Arfer Da wedi’u cwblhau.

 

Roedd y cynllun gweithredu yn nodi’r camau risg ganolig/uchel canlynol mewn perthynas ag: -

 

·         Ad-daliadau i Berchnogion Eiddo/Tenantiaid - Dylid creu'r holl anfonebau'n brydlon (RG).

·         Monitro ôl-ddyledion - Dylid adolygu'r adroddiad anfonebau heb eu talu a chysylltu â chwsmeriaid i annog taliadau. Yna dylid cofnodi nodiadau ynghylch unrhyw gyswllt ar y system Cyfrifon Derbyniadwy (CD)(RU).

 

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

 

·         Effaith diffyg staff ar y tîm iechyd cyhoeddus, yn benodol colli gwybodaeth/arbenigedd.

·         Osgoi dyblygu gwaith/anfonebau coll a chyfathrebu rheolaidd â'r adrannau Cyfreithiol/Cyllid ynghylch adennill dyledion.

·         Gweithdrefnau ynghylch gwaith ad-daladwy/camau gweithredu a gymerwyd o dan Ddeddf Cyfraith Eiddo 1925.

·         Gwneud gwelliannau effeithlonrwydd o ran Cyfrifon Derbyniadwy.

·         Sicrhau bod ymatebion i adroddiadau cymedrol yn cael eu cyflwyno yn yr un cyfarfod ag adroddiad chwarterol Archwilio Mewnol.

·         Adennill dyled o £51,000 allan o’r £194,000 a oedd yn ddyledus yn wreiddiol a’r cefndir o amgylch gwaith ad-daladwy.

 

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am ddarparu'r adroddiad a nodwyd y byddai Archwilio Mewnol yn cwblhau adroddiad dilynol yn hwyrach yn y flwyddyn.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Julie Davies, Pennaeth Plant a Theuluoedd a Nichola Rogers, Bae'r Gorllewin adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn darparu'r diweddaraf ar adroddiad archwilio Gwasanaeth Mabwysiadu Bae'r Gorllewin 2022/2023.

 

O ganlyniad i archwiliad mewnol ar Wasanaeth Mabwysiadu Bae'r Gorllewin a gynhaliwyd ym mis Medi 2022, rhoddwyd lefel sicrwydd gymedrol.  Yn dilyn hyn, datblygwyd cynllun gweithredu, a ddarparwyd yn Atodiad A, i fynd i'r afael â'r problemau a nodwyd ac i roi camau gweithredu priodol ar waith.

 

Tynnodd yr adroddiad sylw at ddwy eitem risg ganolig (RG) ac un eitem risg uchel (RU) a darparwyd y rhain yn Atodiad B, a oedd yn amlinellu'r adroddiad yn llawn a'r camau gweithredu cysylltiedig, yr eitemau risg isel (RI) a’r pwyntiau arfer da (AD).

 

Roedd y cynllun gweithredu yn nodi’r camau risg ganolig/uchel a ganlyn mewn perthynas â:: -

 

·         Gwariant - gwnaed tair archeb ar ddeg ar ôl dyddiad yr anfoneb (RG). Ni chafwyd dyfynbrisiau ar gyfer unrhyw un o'r pryniadau ac ni chwblhawyd ceisiadau am hepgoriad neu Adroddiadau Dyfarnu Contract (RG).

 

·         Treuliau Teithio a Chynhaliaeth - Daethpwyd o hyd i nifer o achosion lle'r oedd y milltiroedd a hawliwyd yn uwch na'r disgwyl ar gyfer y disgrifiad o'r daith a gofnodwyd ar Oracle. Roeddent yn ymchwilio ymhellach i'r hawliadau (RU) yn seiliedig ar werth). Yn ychwanegol i hyn, nid oedd pellter o’r cartref i'r gwaith wedi'i ddidynnu gan aelod o staff (RG).

 

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

 

·         Nodwyd gwendidau rheolaeth ariannol a'r angen i ddiwygio arferion gweithio i fynd i'r afael â'r sefyllfa.

·         Yr angen i gael prosesau caffael cywir ar waith er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth.

·         Y rhesymau pam yr oedd y problemau'n codi.

 

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am ddarparu'r adroddiad a nodwyd y byddai Archwilio Mewnol yn cwblhau adroddiad dilynol yn hwyrach yn y flwyddyn.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Jonathan Rogers, Ymchwilydd y Tîm Twyll Corfforaethol adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn darparu diweddariad canol blwyddyn ar y gwaith a wnaed gan y Swyddogaeth Twyll Corfforaethol yn 2022/23.

 

Ychwanegwyd y cytunwyd ar strwythur tîm newydd a oedd yn cynnwys Rheolwr Twyll a thri Ymchwilydd Twyll. Gadawodd y Rheolwr Twyll y tîm ym mis Medi 2022, ond penodwyd dau ymchwilydd twyll newydd ac mae eu dyddiad dechrau'n agos. Mae swydd y rheolwr yn wag o hyd.

 

Tynnwyd sylw at y ffaith bod cynnydd da wedi'i wneud yn erbyn pob un o’r wyth gweithgaredd a gynlluniwyd yn y Cynllun Swyddogaeth Twyll Corfforaethol ac roedd y tîm ar y trywydd iawn i gwblhau'r holl weithgareddau erbyn diwedd y flwyddyn. Darparwyd manylion yn atodiad A.

 

Darparwyd trosolwg byr hefyd o weithgareddau a gyflawnwyd y tu allan i gylch gorchwyl Swyddogaeth Twyll Corfforaethol Cynllun Gwrth-dwyll 2022/23.

 

Nododd y Cadeirydd y drafodaeth a gynhaliwyd yn ystod y sesiwn hyfforddi gwrth-dwyll ddiweddar y pwyllgor. Roedd y rhain mewn perthynas â gwella gwrth-dwyll ar draws yr Awdurdod a gwella'r gwasanaeth.

 

Holodd y pwyllgor ynghylch cynnydd yn erbyn argymhellion Swyddfa Archwilio Cymru a dywedwyd wrthynt y byddai diweddariad yn cael ei ddarparu yn yr adroddiad gwrth-dwyll nesaf.

Cynigiwyd y canlynol: -

 

·       Ystyried y dulliau a’r fethodoleg ar gyfer 2022/23 yn rhannau 1, 2 a 3.

·       Cysylltu’r perfformiad ag asesiadau risg ar gyfer 2022/23.

·       Cydnabod gwelliannau y byddai angen eu cyfleu o fewn yr adroddiad o gwmpas dadansoddiad cryfach

·       Gwella’r cysylltiadau rhwng ymgysylltu ar gyfer ymgynghoriad/cyfeiro rhanddeiliaid.

·       Cydberthyniad rhwng rhannau 1, 2 a 3, gan sicrhau eu bod i gyd yn gyson â’i gilydd cyn cyflwyno’r adroddiad i’r cyngor ac os nad ydynt yn gyson â’i gilydd, amlinellu’r rhesymau dros hyn. 

·       Sicrhau bod yr adroddiad yn cael ei brawfddarllen cyn iddo gael ei gyflwyno i’r cyngor

 

Penderfynwyd: -

 

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad a’i anfon ymlaen at y cyngor am gymeradwyaeth 

2)    Cymeradwyo’r cynigion uchod a’u cynnwys yn yr adroddiad i’r cyngor/eu cynnwys yn adroddiad 2022/23

Cyflwynodd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol adroddiad a oedd yn cyflwyno drafft o Adolygiad Perfformiad Blynyddol 2021/22 y cyngor i'r pwyllgor.

 

Ychwanegwyd bod yr adroddiad yn bodloni'r gofynion statudol i gyhoeddi adroddiad hunan-asesu blynyddol ac adroddiad lles blynyddol o dan Ran 6 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 a Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 yn eu trefn.

 

Mae Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 yn gweld cynghorau fel "sefydliadau sy'n gwella
eu hunain drwy system sy'n seiliedig ar hunanasesu ac ar asesiadau o berfformiad
gan baneli.”  Mae hefyd yn cyflwyno 5 dyletswydd statudol newydd ar awdurdodau lleol, fel a ganlyn: -

 

·       Parhau i adolygu perfformiad; hynny yw, y graddau y mae'r cyngor yn bodloni'r gofynion perfformiad, sy'n arfer ei swyddogaethau'n effeithlon; defnyddio ei adnoddau'n economaidd, yn effeithlon ac yn effeithiol; a sicrhau bod ei lywodraethu'n effeithiol ar gyfer sicrhau'r uchod;

·       Adrodd ar berfformiad trwy hunanasesu;

·       Ymghynghori ar berfformiad;

·       Trefnu Asesiad Panel Perfformiad;

·       Ymateb i Asesiad Panel Perfformiad.

 

Manylwyd ar y broses ar gyfer hunanasesu, adroddiadau blynyddol, hunan-asesiadau'r flwyddyn gyntaf a chynnwys y canfyddiadau yn yr adroddiad. Cyfeiriwyd at Grynodeb Gweithredol Adolygiad Perfformiad Blynyddol 2021/22 yn Atodiad Ch.

 

Pwysleisiodd Ness Young, Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol Dros Dro yr angen i fyfyrio ar y broses gan mai dyma’r flwyddyn gyntaf y gofynnwyd i gynghorau yng Nghymru gynhyrchu'r adroddiad, a oedd yn cynnwys cryn dipyn o wybodaeth ac a gymerodd lawer o amser i'w brosesu. Mae hi hefyd yn cydnabod gwaith swyddogion o ran trefnu'r adroddiad.

 

Darparodd y Cynghorydd C A Holley, Cadeirydd y Panel Craffu Perfformiad Gwella Gwasanaethau a Chyllid adborth ynghylch craffu ar yr adroddiad. Tynnodd sylw at natur dechnegol yr adroddiad, yr angen i wneud meysydd yn fwy syml/sut mae adrannau'n cael eu creu yn y dyfodol a sut mae'r adroddiad yn adlewyrchu'n gadarnhaol ar yr Awdurdod.

 

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

 

·       Cymariaethau ag awdurdodau lleol eraill yng Nghymru a sut yr oedd yr Awdurdod wedi ymgynghori'n weithredol â chynghorau eraill.

·       Cydnabod mai dyma'r flwyddyn gyntaf i'r adroddiad gael ei ddrafftio.

·       Crynhoi'r adroddiad trwy gydol y flwyddyn a'i gynhyrchu yn gynharach yn y flwyddyn ddinesig.

·       Yr angen i fyfyrio ar y ffordd y mae’r adroddiad yn cael ei ddrafftio, er mwyn asesu'r swyddogaethau sy'n gysylltiedig â'r Cynllun Corfforaethol/amcanion lles a chynnwys risgiau perfformiad/corfforaethol yn adroddiad 2022-23.

·       Cydnabod y cryfderau a'r meysydd y mae angen eu gwella yn yr adroddiad.

·       Yr angen am gysondeb trwy'r adroddiad a defnyddio asesiad cyffredinol trwy'r adroddiad.

·       Prawfddarllen y ddogfen i wella cywirdeb.

·       Pwysigrwydd Crynodeb Gweithredol i ddeall yr adroddiad.

 

Soniodd y Cadeirydd am y defnydd o adnoddau, yn enwedig strategaeth a gweledigaeth. Gofynnodd a oedd yn fwy priodol defnyddio dull cymysg wrth hunanasesu perfformiad yn hytrach na dull effeithiolrwydd cryf.

 

Cynigwyd y canlynol: -

 

·       Ystyried dulliau a methodolegau ar gyfer 2022/23 yn rhan 1, 2 a 3.

·       Cysylltu'r asesiadau perfformiad a risg ar gyfer 2022/23.

·       Cydnabod y gwelliannau y byddai angen eu cyfleu yn yr adroddiad ynghylch dadansoddiad cryfach.

·       Gwella'r cysylltiadau rhwng cynnwys ymgynghoriad a chyfeirio rhanddeiliaid. 

·       Cydberthynas rhwng rhannau 1, 2 a 3 gan sicrhau eu bod yn cyd-fynd cyn i'r adroddiad gael ei gyflwyno i'r cyngor ac os nad ydynt yn cyd-fynd, amlinellu'r rhesymau pam.

·       Sicrhau bod yr adroddiad yn cael ei brawfddarllen cyn ei gyflwyno i'r cyngor.

 

Penderfynwyd ar y canlynol:  -

 

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad a'i anfon ymlaen i’r cyngor i'w gymeradwyo.

2)    Cymeradwyo'r cynigion uchod a'u cynnwys yn yr adroddiad i'r cyngor/eu cynnwys yn adroddiad 2022/23.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Ness Young, Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol Dros Dro adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn darparu i’r pwyllgor yr Adolygiad o’r Nodau a’r Strategaeth Trawsnewid a gyflwynwyd i'r cabinet ar 17 Tachwedd 2022.

 

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

 

·       Y dull o asesu/fesur nodau strategol, yn benodol trwy'r Cynllun Corfforaethol/dangosyddion perfformiad allweddol.

·       Hyder y gellir cyflawni’r dull portffolio a bod y monitro gofynnol ar waith trwy'r Bwrdd Cyflawni Trawsnewid.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Gillian Gillett, Swyddfa Archwilio Cymru, Raglen Waith ac Amserlen Archwilio Cymru – Dinas a Sir Abertawe 'er gwybodaeth'.

 

Roedd yr adroddiad yn manylu ar y diweddariad chwarterol ac yn rhestru'r canlynol: -

 

·       Crynodeb Archwilio Blynyddol

·       Gwaith Archwilio Ariannol

·       Gwaith Archwilio Perfformiad

·       Astudiaethau Cenedlaethol Llywodraeth Leol sydd wedi'u cynllunio/ar y gweill

·       Estyn

·       Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC)

·       Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru ac Allbynnau Eraill a Gyhoeddwyd ers mis Ionawr 2022

·       Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru ac Allbynnau Eraill i'w Cyhoeddi (a gwaith arall sydd ar waith/wedi'i gynllunio)

·       Adnoddau Cyfnewid Arfer Da

·       Blogiau Archwilio Diweddar

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu 'er gwybodaeth'.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’.

 

Nodwyd y darperir diweddariad o ran Cyfrifon Derbyniadwy ym mis Ionawr 2023 ac ychwanegwyd hynny at y Cynllun Gwaith.