Toglo gwelededd dewislen symudol

Gwybodaeth am wyliau'r banc - y Pasg

Gwybodaeth am wyliau'r banc ar gyfer ein gwasanaethau, gan gynnwys amserau agor a chysylltiadau brys. Cynhelir yr holl gasgliadau ailgylchu ar y diwrnodau arferol.

Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 5 - Neuadd y Ddinas, Abertawe. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923 

Eitemau
Rhif Eitem

28.

Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol.

Cofnodion:

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y cysylltiadau canlynol: -

 

Y Cynghorydd T J Hennegan - Cofnod Rhif 29 - Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2019/20, Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Ebrill 2019 i 30 Mehefin 2019 – Llywodraethwr Ysgol Gynradd Clwyd – personol.

 

Y Cynghorydd P R Hood-Williams - Cofnod Rhif 29 - Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2019/20 - Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Ebrill 2019 i 30 Mehefin 2019 – Llywodraethwr Ysgol Gynradd y Crwys – personol.

 

Y Cynghorydd J W Jones – Cofnod Rhif 29 - Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2019/20 - Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Ebrill 2019 i 30 Mehefin 2019 – Llywodraethwr Ysgol Gyfun yr Olchfa – personol.

 

Y Cynghorydd M B Lewis - Cofnod Rhif 29 - Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2019/20 - Adroddiad Monitro ar gyfer cyfnod o 1 Ebrill 2019 i 30 Mehefin 2019 - Llywodraethwr Ysgol - personol.

 

Y Cynghorydd L V Walton - Cofnod Rhif 29 - Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol ar gyfer 2019/20 - Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Ebrill 2019 i 30 Mehefin 2019 - Llywodraethwr Ysgol Gymunedol Dylan Thomas - personol.

 

Paula O’Connor – yr Agenda yn ei chyfanrwydd - Gweithiwr cyflogedig gydag Ymddiriedolaeth GIG Felindre - yn darparu Gwasanaeth Archwilio Mewnol fel Pennaeth Archwilio Mewnol Bwrdd Iechyd Prifysgol Bae Abertawe - Personol.

29.

Cynllun Blynyddol Archwiliad Mewnol 2019/20 - Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod 1 Ebrill 2019 i 30 Mehefin 2019. pdf eicon PDF 286 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr, Nick Davies, adroddiad a oedd yn darparu'r archwiliadau terfynol ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Ebrill 2019 i 30 Mehefin 2019.

 

Cwblhawyd cyfanswm o 28 o archwiliadau yn ystod y chwarter. Darparwyd yr archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt. Gwnaed cyfanswm o 248 o argymhellion yn yr archwiliad, a chytunodd y rheolwyr i roi pob un ohonynt ar waith, h.y. derbyniwyd 100% o'r argymhellion yn erbyn targed o 95%. Roedd Atodiad 2 yn darparu crynodeb o'r cwmpas o'r adolygiadau terfynol yn ystod y cyfnod.

 

Ychwanegwyd bod y trafodaethau ynglŷn ag ymarferoldeb cyflwyno Dangosydd Perfformiad newydd gyda'r darparwr meddalwedd rheoli archwiliad yn parhau o hyd ac ychwanegodd y Prif Archwiliwr fod y broses hon bellach wedi'i chyflwyno ac y byddai'n cael ei thrafod yn Adroddiad Dilynol Chwarter 1 ar gyfer 2019/2020.  Adroddwyd hefyd am fanylion grantiau a ardystiwyd yn ystod y chwarter.

 

Roedd Atodiad 3 yn dangos pob archwiliad a oedd yn gynwysedig yn y Cynllun Archwilio a gymeradwywyd gan y pwyllgor yn Ebrill 2019 ac yn nodi safle pob archwiliad o 30 Mehefin 2019. Cwblhawyd 20% o’r adolygiadau a gynlluniwyd at y cam adroddiad drafft o leiaf, gyda 34% ychwanegol o'r adolygiadau a gynlluniwyd ar waith. O ganlyniad, roedd oddeutu 54% o'r Cynllun Archwilio wedi'i gwblhau neu ar waith. 

 

Amlygwyd bod un adroddiad cymhedrol ar gyfer Gwasanaethau Pobl Ifanc 2019/20 wedi'i gyflwyno yn y chwarter a darparwyd manylion o'r materion arwyddocaol a arweiniodd at y graddfeydd cymhedrol.

 

Mynegodd y Cadeirydd ei gwerthfawrogiad o'r wybodaeth ychwanegol a ddarparwyd yn yr adroddiad.

 

Penderfynwyd: -

 

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Y bydd y Prif Archwiliwr yn cylchredeg manylion canfyddiadau adroddiad y Cynllun Archwilio ynglŷn â thaliadau dyblyg a chwmpas y llywodraethu gwybodaeth arholi archwilio.

 

30.

Adroddiad Dilynol ar Radd Gymedrol yr Archwiliad Mewnol - Gwasanaethau Pobl Ifanc 2019/20. (Llafar)

Cofnodion:

Darparodd Gavin Evans, Rheolwr y Gwasanaethau Pobl Ifanc, ddiweddariad llafar ynghylch y canlyniad archwilio cymhedrol a dderbyniwyd gan y Gwasanaethau Pobl Ifanc 2019/20. Eglurodd fod yr argymhellion a amlygwyd o'r archwiliad wedi'u hadolygu a bod cynllun gweithredu wedi'i gwblhau yn barod ar gyfer yr archwiliad dilynol sydd wedi'i drefnu ar gyfer mis Tachwedd 2019.

 

Darparodd ddiweddariad ar y meysydd allweddol canlynol: -

 

·         Gwariant P-Card - Mae holl staff y Tîm Cefnogi Busnes wedi cael hyfforddiant.

·         Rhestr - Cafodd nifer o faterion eu hadolygu a chyflwynwyd system newydd.  Fodd bynnag, cydnabuwyd nad oedd rhai elfennau yn cydymffurfio o hyd. Roedd 4 swydd yn ymdrin â rhestrau, ac roedd dwy o'r swyddi hyn wedi bod yn wag ond wedi'u llenwi ers yr archwiliad ac roedd y staff newydd wedi'u hyfforddi'n llawn.

·         Cronfeydd Answyddogol - Roedd y rhain yn cynnwys symiau bach e.e. siopau bwyd nad ydynt yn cydymffurfio. Cafodd hyn ei adolygu, a chafodd staff eu hyfforddi a bellach yn gwbl ymwybodol o'r gofynion.

·         Gwiriadau Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (GDG) - Tynnodd yr archwiliad sylw at fater systematig a oedd yn gysylltiedig â staff clwb ieuenctid. Cafodd system ychwanegol ei hailosod a fyddai'n cydredeg ochr yn ochr âr system bresennol a byddai'n codi manylion GDG. Ychwanegwyd y byddai'r maes yn cael ei ailstrwythuro'n sylweddol dros y chwe mis nesaf ond bod mesurau ar waith i sicrhau bod gwiriadau GDG wedi'u cwblhau'n gywir.

 

Cadarnhaodd y Prif Archwiliwr fod archwiliad o wiriadau GDG ledled yr awdurdod yn rhan o’r Cynllun Archwilio presennol a’i fod ar waith ar hyn o bryd.

 

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

 

·         Gwaith da yn cael ei wneud mewn clybiau ieuenctid ledled Abertawe;

·         Yr angen am ddarparu adroddiadau ysgrifenedig yn y dyfodol;

·         Gwiriadau GDG yn risg uchel iawn i'r awdurdod a'r angen i'r archwiliad dilynol fynd i'r afael â'r materion a godwyd;

·         Rheolaeth data;

·         Y symiau o arian a wariwyd ar daliadau dyblyg a'r angen am gywirdeb wrth gasglu'r wybodaeth.

 

Penderfynwyd: -

 

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Mynd i'r afael â'r materion a amlygwyd, yn enwedig rhai ynghlych gwiriadau GDG, yn yr archwiliad dilynol ym mis Tachwedd 2019;

3)    Y dylid darparu adroddiadau ysgrifenedig yn archwiliadau'r dyfodol.

31.

Adroddiad Dilynol am Argymhelliad yr Archwiliad Mewnol ar gyfer Ch1 2019/20. pdf eicon PDF 35 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad i ganiatáu i'r pwyllgor fonitro statws rhoi ar waith yr archwiliadau hynny sydd wedi bod yn destun adolygiad dilynol yn y chwarter.

 

Darparodd Atodiad 1 grynodeb o'r argymhellion a dderbyniwyd ac a rhoddwyd ar waith. Darparodd Atodiad 2 fanylion am argymhellion na dderbyniwyd ac ni roddwyd ar waith.

 

Yn ychwanegol, darparodd yr adroddiad fanylion pellach ar weithdrefnau safonol dilynol, archwiliadau hanfodol, archwiliadau nad ydynt yn hanfodol, Dangosyddion Perfformiad Grŵp y Prif Archwilwyr ac olrhain argymhellion Archwiliad Allanol.

 

Trafododd y pwyllgor y gweithdrefnau dilynol, yn enwedig yr argymhellion dilynol na chwblhawyd.

 

Dywedodd y Cadeirydd y gellid gwneud arbedion effeithlonrwydd mewn perthynas ag argymhellion risg isel/arfer gorau. Dywedodd y Prif Archwiliwr y dylai rheolwyr dderbyn e-bost dilynol yn gofyn iddynt gadarnhau y rhoddwyd yr holl argymhellion ar waith ar gyfer archwiliadau a oedd wedi derbyn sicrwydd uchel neu sicrwydd sylweddol. Roedd unrhyw adolygiadau a oedd wedi derbyn sicrwydd cymhedrol neu sicrwydd o lefel cyfyngedig, yn cael eu hailystyried, gyda’r meysydd risg canolig a risg uchel yn cael eu hailbrofi.

 

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

32.

Adroddiad Blynyddol Drafft y Pwyllgor Archwilio 2018/2019. pdf eicon PDF 532 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y cadeirydd Adroddiad Blynyddol drafft y Pwyllgor Archwilio ar gyfer 2018/19.

 

Diolchodd y Cadeirydd i'r Prif Archwiliwr a'r Gwasanaethau Democrataidd am eu cefnogaeth.

 

Nododd y Cadeirydd gynnydd y pwyllgor dros y 12 mis diwethaf wrth fynd i'r afael ag argymhellion Swyddfa Archwilio Cymru i gryfhau effeithlonrwydd y pwyllgor wrth gyflawni cylch gorchwyl y pwyllgor.

 

Cyfeiriodd at y cyflwyniad ar Fframwaith Sicrwydd y cyngor gan Adam Hill, Dirprwy Brif Weithredwr, a ddarparodd sicrwydd a oedd hefyd yn faes i'w wella yn natblygiad y fframwaith sicrhau. 

 

Hefyd, canmolodd y Cadeirydd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno Strategol a Pherfformiad ar gyfer datblygu'r broses/system reolaeth risg electronig newydd a dywedodd y byddai'n anhebygol y byddai'r system newydd yn cael ei rhoi ar waith a'n weithredol am beth amser. Golyga'r statws presennol nad oedd y Pwyllgor Archwilio yn gallu adolygu datblygiad effeithiol a rheolaeth risg gweithredol y cyngor yn llawn a gofynnodd y Cadeirydd i'r sefyllfa gael ei nodi.

 

Amlygodd y Cadeirydd yr adolygiad arfaethedig o sefyllfa ariannol y cyngor gan Swyddfa Archwilio Cymru, gan bwysleisio risg uchel yr heriau ariannol sylweddol a oedd yn wynebu'r awdurdod. Dywedodd y Cadeirydd y dylai'r awdurdod sicrhau bod cynlluniau adfer yn cael eu datblygu i sicrhau bod cynlluniau'r cyngor a gorwariant yn cael eu datrys.

 

Penderfynwyd: -

 

1)    Cytuno ar yr adroddiad drafft a'i anfon i'r cyngor i'w gymeradwyo;

2)    Bydd y Swyddog Adran 151 yn diweddaru'r Pwyllgor Archwilio nesaf ar gynlluniau adfer mewn perthynas â'r heriau ariannol sylweddol sy'n wynebu'r awdurdod.

33.

Datganiad Llywodraethu Blynyddol. pdf eicon PDF 222 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Darparodd Tracey Meredith, Prif Swyddog Cyfreithiol, adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi'r diweddaraf i'r Pwyllgor Archwilio ar fersiwn terfynol y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a oedd yn gynwysedig yn y Datganiad o Gyfrifon.

 

Ychwanegodd fod sylwadau'r Pwyllgor Archwilio ynghylch llywodraethu wedi'u cynnwys yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol terfynol sy'n atodedig yn Atodiad A, yn dilyn trafodaeth rhwng Cadeirydd yr Archwilio a'r Prif Swyddog Cyfreithiol. Cyflwynwyd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol i gyngor llawn fel rhan o ddatganiad o Gyfrifon ar 29 Awst 2019.

 

Tynnodd y Prif swyddog Cyfreithiol sylw at yr angen i aelod o'r Pwyllgor Archwilio fod yn aelod o'r Grŵp Llywodraethu Blynyddol ac amlinellodd fod y cylch gorchwyl wedi'i ddrafftio ac yn aros am gymeradwyaeth gan y Dirprwy Brif Weithredwr.  Ychwanegodd fod y cylch gorchwyl drafft yn cynnwys trosolwg o Datganiadau sicrwydd yr Uwch-reolwyr ac yn helpu wrth ystyried materion llywodraethu arwyddocaol yn y dyfodol. Dywedodd Jason Garcia, Swyddfa Archwilio Cymru, y byddai'r rôl yn rhoi sicrwydd annibynnol i'r pwyllgor.

 

Penderfynwyd y byddai’r Cynghorydd LV Walton yn cael ei hethol fel cynrychiolydd y Pwyllgor Archwilio ar y Grŵp Llywodraethu Blynyddol am 1 flwyddyn yn unig.

 

34.

Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio. (Er gwybodaeth) pdf eicon PDF 244 KB

Cofnodion:

Darparwyd yr adroddiad ‘er gwybodaeth’.

35.

Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er gwybodaeth) pdf eicon PDF 225 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Darparwyd yr adroddiad 'er gwybodaeth’.

36.

Cynnydd o ran mynd i'r afael ag argymhellion Swyddfa Archwilio Cymru mewn perthynas â Chomisiynu Gwasanaethau Llety ar gyfer Oedolion ag Anableddau Dysgu mewn modd Strategol. (Er gwybodaeth) pdf eicon PDF 315 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Darparwyd yr adroddiad 'er gwybodaeth’.

37.

Cynnydd wrth roi argymhellion adolygiad Swyddfa Archwilio Cymru o'r adroddiad am Addasiadau Tai yng Nghymru ar waith. (Er gwybodaeth) pdf eicon PDF 196 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Darparwyd yr adroddiad 'er gwybodaeth’.

38.

Adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru - Gwasanaethau Llywodraeth Leol i Gymunedau Gwledig. (Er gwybodaeth) pdf eicon PDF 1021 KB

Cofnodion:

Darparwyd yr adroddiad 'er gwybodaeth’.

39.

Gwasanaethau Llywodraeth Leol i Gymunedau Gwledig. (Er gwybodaeth) pdf eicon PDF 339 KB

Cofnodion:

Darparwyd yr adroddiad 'er gwybodaeth’.

40.

Cyflwyniad - Swyddfa Archwilio Cymru - Adolygiad o Effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio.

Cofnodion:

Hwyluswyd sesiwn gan Jason Garcia a David Williams o Swyddfa Archwilio Cymru a'r Prif Archwiliwr i ganiatáu i'r Pwyllgor Archwilio gwblhau adolygiad o'i effeithiolrwydd yn ystod 2018/19.

 

Darparodd y Prif Archwiliwr gyflwyniad ar waith yr Archwiliad Mewnol a dilynwyd hyn gan sesiwn grŵp lle gofynnwyd i aelodau gwblhau holiaduron ar sut y trefnwyd y pwyllgor a'r wybodaeth a ddarparwyd yn y cyfarfodydd.

 

Oherwydd cyfyngiadau amser, cynigwyd bod cyflwyniad Swyddfa Archwilio Cymru yn cael ei ddarparu yn y cyfarfod nesaf a drefnir.

 

Penderfynwyd: -

 

1)    Y byddai cyflwyniad Swyddfa Archwilio Cymru yn cael ei ddarparu yn y cyfarfod nesaf a drefnir;

2)    Y byddai’r yr holiaduron yn cael eu dosbarthu i gynghorwyr nad oedd wedi bod yn bresennol yn y cyfarfod;

3)    Y byddai’r y cyflwyniad a ddarperir gan y Prif Archwiliwr yn cael ei ddosbarthu yn y cyfarfod;

4)    Y byddai Swyddfa Archwilio Cymru'n rhoi adborth o'r holiaduron yn y cyfarfod nesaf a drefnir.