Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 5 - Neuadd y Ddinas, Abertawe. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Cofnodion: Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe,
datganwyd y cysylltiadau canlynol: - Y Cynghorydd T J Hennegan - Cofnod Rhif 29 - Cynllun Blynyddol Archwilio
Mewnol 2019/20, Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Ebrill 2019 i 30
Mehefin 2019 – Llywodraethwr Ysgol Gynradd Clwyd – personol. Y Cynghorydd P R Hood-Williams - Cofnod Rhif 29 - Cynllun Blynyddol
Archwilio Mewnol 2019/20 - Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Ebrill 2019
i 30 Mehefin 2019 – Llywodraethwr Ysgol Gynradd y Crwys – personol. Y Cynghorydd J W Jones – Cofnod Rhif 29 - Cynllun Blynyddol Archwilio
Mewnol 2019/20 - Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Ebrill 2019 i 30
Mehefin 2019 – Llywodraethwr Ysgol Gyfun yr Olchfa – personol. Y Cynghorydd M B Lewis - Cofnod Rhif 29 - Cynllun Blynyddol Archwilio
Mewnol 2019/20 - Adroddiad Monitro ar gyfer cyfnod o 1 Ebrill 2019 i 30 Mehefin
2019 - Llywodraethwr Ysgol - personol. Y Cynghorydd L V Walton - Cofnod Rhif 29 - Cynllun Blynyddol Archwilio
Mewnol ar gyfer 2019/20 - Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Ebrill 2019 i
30 Mehefin 2019 - Llywodraethwr Ysgol Gymunedol Dylan Thomas - personol. Paula O’Connor – yr Agenda yn ei chyfanrwydd - Gweithiwr cyflogedig gydag
Ymddiriedolaeth GIG Felindre - yn darparu Gwasanaeth Archwilio Mewnol fel
Pennaeth Archwilio Mewnol Bwrdd Iechyd Prifysgol Bae Abertawe - Personol. |
|
Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwiliwr, Nick Davies, adroddiad a oedd yn darparu'r archwiliadau terfynol ac
unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o
1 Ebrill 2019 i 30 Mehefin 2019. Cwblhawyd
cyfanswm o 28 o archwiliadau yn ystod y chwarter. Darparwyd yr archwiliadau a
gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd a roddwyd ar
ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt.
Gwnaed cyfanswm o 248 o argymhellion yn yr archwiliad, a chytunodd y rheolwyr i
roi pob un ohonynt ar waith, h.y. derbyniwyd 100% o'r argymhellion yn erbyn
targed o 95%. Roedd Atodiad 2 yn darparu crynodeb o'r cwmpas o'r adolygiadau
terfynol yn ystod y cyfnod. Ychwanegwyd bod y
trafodaethau ynglŷn ag ymarferoldeb cyflwyno Dangosydd Perfformiad newydd
gyda'r darparwr meddalwedd rheoli archwiliad yn parhau o hyd ac ychwanegodd y
Prif Archwiliwr fod y broses hon bellach wedi'i chyflwyno ac y byddai'n cael ei
thrafod yn Adroddiad Dilynol Chwarter 1 ar gyfer 2019/2020. Adroddwyd hefyd am fanylion grantiau a
ardystiwyd yn ystod y chwarter. Roedd Atodiad 3
yn dangos pob archwiliad a oedd yn gynwysedig yn y Cynllun Archwilio a
gymeradwywyd gan y pwyllgor yn Ebrill 2019 ac yn nodi safle pob archwiliad o 30
Mehefin 2019. Cwblhawyd 20% o’r adolygiadau a gynlluniwyd at y cam adroddiad
drafft o leiaf, gyda 34% ychwanegol o'r adolygiadau a gynlluniwyd ar waith. O
ganlyniad, roedd oddeutu 54% o'r Cynllun Archwilio wedi'i gwblhau neu ar
waith. Amlygwyd bod un
adroddiad cymhedrol ar gyfer Gwasanaethau Pobl Ifanc
2019/20 wedi'i gyflwyno yn y chwarter a darparwyd manylion o'r materion
arwyddocaol a arweiniodd at y graddfeydd cymhedrol. Mynegodd y
Cadeirydd ei gwerthfawrogiad o'r wybodaeth ychwanegol a ddarparwyd yn yr
adroddiad. Penderfynwyd: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad; 2)
Y
bydd y Prif Archwiliwr yn cylchredeg manylion canfyddiadau adroddiad y Cynllun Archwilio
ynglŷn â thaliadau dyblyg a chwmpas y llywodraethu gwybodaeth arholi
archwilio. |
|
Adroddiad Dilynol ar Radd Gymedrol yr Archwiliad Mewnol - Gwasanaethau Pobl Ifanc 2019/20. (Llafar) Cofnodion: Darparodd Gavin
Evans, Rheolwr y Gwasanaethau Pobl Ifanc, ddiweddariad llafar ynghylch y
canlyniad archwilio cymhedrol a dderbyniwyd gan y
Gwasanaethau Pobl Ifanc 2019/20. Eglurodd fod yr argymhellion a amlygwyd o'r
archwiliad wedi'u hadolygu a bod cynllun gweithredu wedi'i gwblhau yn barod ar
gyfer yr archwiliad dilynol sydd wedi'i drefnu ar gyfer mis Tachwedd 2019. Darparodd
ddiweddariad ar y meysydd allweddol canlynol: - ·
Gwariant
P-Card - Mae holl staff y Tîm Cefnogi Busnes wedi
cael hyfforddiant. ·
Rhestr
- Cafodd nifer o faterion eu hadolygu a chyflwynwyd system newydd. Fodd bynnag, cydnabuwyd nad oedd rhai
elfennau yn cydymffurfio o hyd. Roedd 4 swydd yn ymdrin â rhestrau, ac roedd
dwy o'r swyddi hyn wedi bod yn wag ond wedi'u llenwi ers yr archwiliad ac roedd
y staff newydd wedi'u hyfforddi'n llawn. ·
Cronfeydd
Answyddogol - Roedd y rhain yn cynnwys symiau bach e.e. siopau bwyd nad ydynt
yn cydymffurfio. Cafodd hyn ei adolygu, a chafodd staff eu hyfforddi a bellach
yn gwbl ymwybodol o'r gofynion. ·
Gwiriadau
Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (GDG) - Tynnodd yr
archwiliad sylw at fater systematig a oedd yn gysylltiedig â staff clwb
ieuenctid. Cafodd system ychwanegol ei hailosod a fyddai'n cydredeg ochr yn
ochr âr system bresennol a byddai'n codi manylion GDG.
Ychwanegwyd y byddai'r maes yn cael ei ailstrwythuro'n sylweddol dros y chwe
mis nesaf ond bod mesurau ar waith i sicrhau bod gwiriadau GDG
wedi'u cwblhau'n gywir. Cadarnhaodd y
Prif Archwiliwr fod archwiliad o wiriadau GDG ledled
yr awdurdod yn rhan o’r Cynllun Archwilio presennol a’i fod ar waith ar hyn o
bryd. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Gwaith
da yn cael ei wneud mewn clybiau ieuenctid ledled Abertawe; ·
Yr
angen am ddarparu adroddiadau ysgrifenedig yn y dyfodol; ·
Gwiriadau
GDG yn risg uchel iawn i'r awdurdod a'r angen i'r
archwiliad dilynol fynd i'r afael â'r materion a godwyd; ·
Rheolaeth
data; ·
Y
symiau o arian a wariwyd ar daliadau dyblyg a'r angen am gywirdeb wrth gasglu'r
wybodaeth. Penderfynwyd: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad; 2)
Mynd
i'r afael â'r materion a amlygwyd, yn enwedig rhai ynghlych
gwiriadau GDG, yn yr archwiliad dilynol ym mis
Tachwedd 2019; 3) Y dylid darparu adroddiadau ysgrifenedig yn archwiliadau'r dyfodol. |
|
Adroddiad Dilynol am Argymhelliad yr Archwiliad Mewnol ar gyfer Ch1 2019/20. PDF 35 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad i ganiatáu i'r pwyllgor fonitro
statws rhoi ar waith yr archwiliadau hynny sydd wedi bod yn destun adolygiad
dilynol yn y chwarter. Darparodd Atodiad
1 grynodeb o'r argymhellion a dderbyniwyd ac a rhoddwyd ar waith. Darparodd
Atodiad 2 fanylion am argymhellion na dderbyniwyd ac ni roddwyd ar waith. Yn ychwanegol,
darparodd yr adroddiad fanylion pellach ar weithdrefnau safonol dilynol,
archwiliadau hanfodol, archwiliadau nad ydynt yn hanfodol, Dangosyddion
Perfformiad Grŵp y Prif Archwilwyr ac olrhain argymhellion Archwiliad
Allanol. Trafododd y
pwyllgor y gweithdrefnau dilynol, yn enwedig yr argymhellion dilynol na
chwblhawyd. Dywedodd y
Cadeirydd y gellid gwneud arbedion effeithlonrwydd mewn perthynas ag
argymhellion risg isel/arfer gorau. Dywedodd y Prif Archwiliwr y dylai rheolwyr dderbyn e-bost dilynol yn
gofyn iddynt gadarnhau y rhoddwyd yr holl argymhellion ar waith ar gyfer
archwiliadau a oedd wedi derbyn sicrwydd uchel neu sicrwydd sylweddol. Roedd
unrhyw adolygiadau a oedd wedi derbyn sicrwydd cymhedrol
neu sicrwydd o lefel cyfyngedig, yn cael eu hailystyried, gyda’r meysydd risg
canolig a risg uchel yn cael eu hailbrofi. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Adroddiad Blynyddol Drafft y Pwyllgor Archwilio 2018/2019. PDF 532 KB Cofnodion: Cyflwynodd y
cadeirydd Adroddiad Blynyddol drafft y Pwyllgor Archwilio ar gyfer 2018/19. Diolchodd y
Cadeirydd i'r Prif Archwiliwr a'r Gwasanaethau Democrataidd am eu cefnogaeth. Nododd y
Cadeirydd gynnydd y pwyllgor dros y 12 mis diwethaf wrth fynd i'r afael ag
argymhellion Swyddfa Archwilio Cymru i gryfhau effeithlonrwydd y pwyllgor wrth
gyflawni cylch gorchwyl y pwyllgor. Cyfeiriodd at y
cyflwyniad ar Fframwaith Sicrwydd y cyngor gan Adam Hill, Dirprwy Brif
Weithredwr, a ddarparodd sicrwydd a oedd hefyd yn faes i'w wella yn natblygiad
y fframwaith sicrhau. Hefyd, canmolodd
y Cadeirydd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno Strategol a Pherfformiad ar
gyfer datblygu'r broses/system reolaeth risg electronig newydd a dywedodd y byddai'n
anhebygol y byddai'r system newydd yn cael ei rhoi ar
waith a'n weithredol am beth amser. Golyga'r statws presennol nad oedd y
Pwyllgor Archwilio yn gallu adolygu datblygiad effeithiol a rheolaeth risg
gweithredol y cyngor yn llawn a gofynnodd y Cadeirydd i'r sefyllfa gael ei
nodi. Amlygodd y
Cadeirydd yr adolygiad arfaethedig o sefyllfa ariannol y cyngor gan Swyddfa
Archwilio Cymru, gan bwysleisio risg uchel yr heriau ariannol sylweddol a oedd
yn wynebu'r awdurdod. Dywedodd y Cadeirydd y dylai'r awdurdod sicrhau bod
cynlluniau adfer yn cael eu datblygu i sicrhau bod cynlluniau'r cyngor a
gorwariant yn cael eu datrys. Penderfynwyd: - 1)
Cytuno
ar yr adroddiad drafft a'i anfon i'r cyngor i'w gymeradwyo; 2) Bydd y Swyddog Adran 151 yn diweddaru'r Pwyllgor Archwilio nesaf ar gynlluniau adfer mewn perthynas â'r heriau ariannol sylweddol sy'n wynebu'r awdurdod. |
|
Datganiad Llywodraethu Blynyddol. PDF 222 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Darparodd Tracey
Meredith, Prif Swyddog Cyfreithiol, adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi'r
diweddaraf i'r Pwyllgor Archwilio ar fersiwn terfynol y Datganiad Llywodraethu
Blynyddol a oedd yn gynwysedig yn y Datganiad o Gyfrifon. Ychwanegodd fod
sylwadau'r Pwyllgor Archwilio ynghylch llywodraethu wedi'u cynnwys yn y
Datganiad Llywodraethu Blynyddol terfynol sy'n atodedig
yn Atodiad A, yn dilyn trafodaeth rhwng Cadeirydd yr Archwilio a'r Prif Swyddog
Cyfreithiol. Cyflwynwyd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol i gyngor llawn fel
rhan o ddatganiad o Gyfrifon ar 29 Awst 2019. Tynnodd y Prif
swyddog Cyfreithiol sylw at yr angen i aelod o'r Pwyllgor Archwilio fod yn
aelod o'r Grŵp Llywodraethu Blynyddol ac amlinellodd fod y cylch gorchwyl
wedi'i ddrafftio ac yn aros am gymeradwyaeth gan y Dirprwy Brif
Weithredwr. Ychwanegodd fod y cylch
gorchwyl drafft yn cynnwys trosolwg o Datganiadau sicrwydd yr Uwch-reolwyr ac
yn helpu wrth ystyried materion llywodraethu arwyddocaol yn y dyfodol. Dywedodd
Jason Garcia, Swyddfa Archwilio Cymru, y byddai'r rôl yn rhoi sicrwydd
annibynnol i'r pwyllgor. Penderfynwyd y byddai’r Cynghorydd LV
Walton yn cael ei hethol fel cynrychiolydd y Pwyllgor Archwilio ar y Grŵp
Llywodraethu Blynyddol am 1 flwyddyn yn unig. |
|
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio. (Er gwybodaeth) PDF 244 KB Cofnodion: Darparwyd yr adroddiad ‘er gwybodaeth’. |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er gwybodaeth) PDF 225 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Darparwyd yr
adroddiad 'er gwybodaeth’. |
|
Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Darparwyd yr
adroddiad 'er gwybodaeth’. |
|
Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Darparwyd yr
adroddiad 'er gwybodaeth’. |
|
Cofnodion: Darparwyd yr
adroddiad 'er gwybodaeth’. |
|
Gwasanaethau Llywodraeth Leol i Gymunedau Gwledig. (Er gwybodaeth) PDF 339 KB Cofnodion: Darparwyd yr
adroddiad 'er gwybodaeth’. |
|
Cyflwyniad - Swyddfa Archwilio Cymru - Adolygiad o Effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio. Cofnodion: Hwyluswyd sesiwn
gan Jason Garcia a David Williams o Swyddfa Archwilio Cymru a'r Prif Archwiliwr
i ganiatáu i'r Pwyllgor Archwilio gwblhau adolygiad o'i effeithiolrwydd yn
ystod 2018/19. Darparodd y Prif
Archwiliwr gyflwyniad ar waith yr Archwiliad Mewnol a dilynwyd hyn gan sesiwn
grŵp lle gofynnwyd i aelodau gwblhau holiaduron ar sut y trefnwyd y
pwyllgor a'r wybodaeth a ddarparwyd yn y cyfarfodydd. Oherwydd
cyfyngiadau amser, cynigwyd bod cyflwyniad Swyddfa Archwilio Cymru yn cael ei
ddarparu yn y cyfarfod nesaf a drefnir. Penderfynwyd: - 1)
Y
byddai cyflwyniad Swyddfa Archwilio Cymru yn cael ei ddarparu yn y cyfarfod nesaf
a drefnir; 2)
Y
byddai’r yr holiaduron yn cael eu dosbarthu i gynghorwyr nad oedd wedi bod yn
bresennol yn y cyfarfod; 3)
Y byddai’r y cyflwyniad a ddarperir gan y Prif Archwiliwr
yn cael ei ddosbarthu yn y cyfarfod; 4) Y byddai Swyddfa Archwilio Cymru'n rhoi adborth o'r holiaduron yn y cyfarfod nesaf a drefnir. |