Agenda a Chofnodion

Penderfynwyd ethol Paula O’Connor yn Gadeirydd ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2019/2020.

(Bu Paula O’Connor (Cadeirydd Annibynnol) yn llywyddu)

Penderfynwyd ethol y Cynghorydd P R Hood-Williams yn Is-Gadeirydd ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2019-2020.

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y cysylltiadau canlynol: -

Y Cynghorydd P K Jones – Cofnod Rhif 9 - Cynllun Archwilio Mewnol Blynyddol ar gyfer 2018/19 - Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Ionawr 2019 i 31 Mawrth 2019 – Llywodraethwr Ysgol Gyfun yr Esgob Vaughan – personol.

Y Cynghorydd P R Hood-Williams - Cofnod Rhif 9 - Cynllun Archwilio Mewnol Blynyddol ar gyfer 2018/19 - Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Ionawr 2019 i 31 Mawrth 2019 – Llywodraethwr Ysgol Gynradd Cilâ – personol.

Y Cynghorydd T M White - Cofnod Rhif 9 - Cynllun Archwilio Mewnol Blynyddol ar gyfer 2018/19 - Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Ionawr 2019 i 31 Mawrth 2019 – Llywodraethwr Ysgol - personol

Paula O’Connor – yr Agenda yn ei chyfanrwydd - Gweithiwr cyflogedig gydag Ymddiriedolaeth GIG Felindre - yn darparu Gwasanaeth Archwilio Mewnol fel Pennaeth Archwilio Mewnol Bwrdd Iechyd Prifysgol Bae Abertawe - Personol.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod cywir.

·         Olrhain Risgiau Corfforaethol Misol - Mawrth 2019

Dywedodd y Cadeirydd ei bod wedi cwrdd â'r Rheolwr Perfformiad a Chyflwyno Strategol a'r Prif Archwilydd i weld y feddalwedd Rheoli Risgiau newydd. Dywedodd y byddai'r feddalwedd, sy'n cael ei datblygu o hyd, yn gwella ansawdd ac yn cyfoethogi gwaith adolygu a monitro risgiau.

Darparodd Ben Smith, y Prif Swyddog Cyllid, Sian Williams, Rheolwr y Ganolfan Gwasanaethau a Michelle, Rheolwr Arian Parod a Chyfrifon Derbyniadwy, adroddiad a oedd yn rhoi'r diweddaraf am y Ganolfan Gwasanaethau a swyddogaeth Cyfrifon Derbyniadwy.

Amlinellwyd, o ganlyniad i archwiliad mewnol ar y swyddogaeth Cyfrifon Derbyniadwy a gynhaliwyd ym mis Rhagfyr 2018, y rhoddwyd lefel sicrwydd cymedrol. Datblygwyd cynllun gweithredu i fynd i'r afael â'r materion a nodwyd a rhoddwyd camau gweithredu addas yn eu lle.

Amlinellwyd manylion y cynllun gweithredu, gan gynnwys risgiau uchel a chanolig a chynnydd hyd yma. Darparwyd yr adroddiad Archwiliad Cyfrifon Derbyniadwy Terfynol yn Atodiad A.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Cytunwyd ar drefniadau arfer da gyda'r Gwasanaethau Cyfreithiol;

·         Y cysylltiad rhwng lleihau adnoddau staff a gostyngiad o anfonebau a adenillir o 95% i 85%;

·         Cymharu'r arian a gollwyd oherwydd y gostyngiad yn yr anfonebau a adenillir â chost lleihau staff a'r ddyled gymharol fach o'i chymharu â meysydd eraill, e.e. Treth y Cyngor/Ardreth Annomestig Genedlaethol;

·         Cydnabod canlyniadau lleihau niferoedd staff a'r nifer perthnasol (gostyngwyd nifer y staff o 12 i 6);

·         Y broses o adennill dyled, gan gynnwys blaenoriaethu adennill dyledion mwy a'r angen i ddarparu sail gyfreithiol ar gyfer dyledion;

·         Cyfrifoldebau adrannau mewnol yr awdurdod o ran y broses adennill dyledion;

·         Roedd y broses yn ymddangos i fod yn ddryslyd yn dilyn anfon llythyrau atgoffa;

·         Gweithdrefnau dileu a'r ffaith bod y broses o adennill dyledion wedi dod i ben cyn iddynt gael eu dileu;

·         Gweithio/cynnal trafodaethau gyda sefydliadau partner ynghylch dyledion heb eu talu;

·         Nid yw dyledion heb eu talu'n effeithio'n fawr ar weithdrefnau cyfrifeg o fewn yr awdurdod oni bai fod dyledion yn cael eu dileu;

Mynegodd y Cadeirydd bryder bod y broses o adennill dyledion yn wan a bod datganoli'r gweithdrefnau wedi gwneud y broses o adennill yn hirach. Ychwanegodd fod angen adroddiad dilynol (a gofynnodd i'r archwiliad ystyried y prosesau a datganolir) o fewn 6 mis er mwyn rhoi sicrhad o ran effeithiolrwydd y broses o adennill dyledion i'r Pwyllgor Archwilio.

Penderfynwyd:   -

1)    Dylid nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Dylid darparu adroddiad dilynol o fewn y 6 mis nesaf.

Cyflwynodd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn cynnwys Polisi Risg Corfforaethol y cyngor a'r fframwaith perthnasol.

Amlinellwyd yr ymgynghorwyd â'r Pwyllgor Archwilio ynghylch y Polisi Risg drafft ar 11 Gorffennaf 2017 cyn iddo gael ei gymeradwyo yn ystod cyfarfod y Cabinet ym mis Awst 2017.

Darparwyd y Polisi Risg Corfforaethol yn Atodiad A a darparwyd y Fframwaith Risgiau Corfforaethol yn Atodiad B.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at gyfrifoldeb y pwyllgor i herio a darparu sicrwydd annibynnol i aelodau am ddigonolrwydd y Polisi a'r Fframwaith Rheoli Risgiau, datblygu a gweithdrefnau rheoli risgiau a'u gweithredu, a monitro cynnydd wrth fynd i'r afael â materion sy'n ymwneud â risgiau. Mynegodd bryder ynghylch y ffaith nad oedd y pwyllgor yn gallu monitro risgiau ar hyn o bryd, a'i bod yn gobeithio y byddai'r system newydd yn darparu'r wybodaeth y mae ei hangen, ac felly'n rhoi sicrwydd i'r pwyllgor.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Gwella safon trefniadau rheoli risgiau;

·         Yr angen am gysondeb wrth symud ymlaen;

·         Gweithredoedd wrth gefn a gweithio gyda pherchnogion y risgiau i wella'r sefyllfa.

Darparodd y Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol, Richard Rowlands, adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn cyflwyno trosolwg o'r statws risgiau yn y cyngor yn ystod Chwarter 4 2018/19 er mwyn rhoi sicrwydd i'r pwyllgor ynghylch gweithrediad y polisi a'r fframwaith rheoli risgiau yn y cyngor.

Darparwyd gwybodaeth ar gyfer Chwarter 4 2018/19 yn Atodiad A a chymharodd hon gyda throsolwg o'r sefyllfa yn ystod Chwarter 3 2018/19 yn Atodiad A.  Darparwyd y Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn Atodiad B a Chofrestr Risgiau'r Gyfarwyddiaeth yn Atodiad C.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Cadw data ar ôl cau risgiau;

·         Atal adlithriad trwy sicrhau bod risgiau'n cael eu monitro/eu hadolygu bob mis;

·         Cynnwys materion bioamrywiaeth yn y gofrestr risgiau;

·         Gallu Aelodau'r Pwyllgor Archwilio i fonitro risgiau a rhoi sylwadau arnynt trwy gyflwyno'r system newydd;

·         Y risg sy'n gysylltiedig â'r ffaith nad yw'r Fargen Ddinesig wedi'i harwyddo;

·         Yr amserlen ar gyfer cyflwyno'r system newydd;

·         Ymagwedd ragweithiol yr awdurdod mewn perthynas â risgiau.

Dywedodd y Cadeirydd y byddai'r system newydd ar gyfer risgiau'n gwella ansawdd y manylion a ddarparwyd yn y gofrestr risgiau. Ychwanegodd y byddai perchnogion risgiau uchel yn cael eu gwahodd i gyfarfod y pwyllgor i adrodd am eu risgiau.

Cyflwynodd Simon Cockings, y Prif Archwilydd, Raglen Hyfforddiant y Pwyllgor Archwilio 2019/20, a ddarparwyd yn Atodiad 1.

Ychwanegwyd yr argymhellir y Meysydd Gwybodaeth canlynol ar gyfer Aelodau'r Pwyllgor Archwilio mewn arweiniad newydd a ddosbarthwyd gan Cipfa yn 2018:

·                     Rôl a gweithredoedd y Pwyllgor Archwilio

·                     Rheoli risgiau

·                     Rheoli ariannol a chyfrifeg

·                     Llywodraethu a gwerthoedd llywodraethu da

·                     Archwilio Allanol

·                     Archwilio Mewnol

·                     Hyfforddiant Gwrth-dwyll

Dywedodd y Cadeirydd y dylai unrhyw hyfforddiant yn y dyfodol ganolbwyntio ar unrhyw newidiadau mewn meysydd penodol.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·                    Darparu hyfforddiant cyn cyfarfodydd er mwyn rhoi dealltwriaeth well o bynciau penodol i aelodau;

·                     Diweddaru'r rhaglen hyfforddiant cyn y cyfarfod ac adrodd amdano yn y

            cyfarfod nesaf;

·                    Darparu hyfforddiant rheoli ariannol a chyfrifeg yn unig yn ystod y cyfarfod nesaf a drefnir;

·                    A oes angen darparu hyfforddiant llywodraethu yn y dyfodol o ystyried cynnwys cyflwyniad diweddar y Dirprwy Brif Weithredwr i'r pwyllgor

·                     Esbonio terminoleg/acronymau mewn cyflwyniadau yn y dyfodol;

·                    Perchnogaeth Rhaglen Hyfforddiant y Pwyllgor a threfnu i'r Gwasanaethau Democrataidd fod yn gyfrifol am yr holl hyfforddiant yn y dyfodol yn lle'r

Prif Archwilydd wrth symud ymlaen.

Penderfynwyd:   -

1)    Cymeradwyo Rhaglen Hyfforddiant y Pwyllgor Archwilio;

2)    Y bydd y Cadeirydd/Gwasanaethau Democrataidd yn cyflwyno Rhaglen Hyfforddiant ddiwygiedig yn y cyfarfod nesaf a drefnir;

3)    Y bydd y Gwasanaethau Democrataidd yn gyfrifol am yr holl ofynion a threfniadau hyfforddi ar gyfer y pwyllgor.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr yr archwiliadau a gwblhawyd ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Ionawr 2019 i 31 Mawrth 2019.

Cwblhawyd cyfanswm o 27 o archwiliadau yn ystod y chwarter. Darparwyd yr archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt. Gwnaed cyfanswm o 213 o argymhellion yn yr archwiliad, a chytunodd y rheolwyr i weithredu 209 ohonynt, h.y. derbyniwyd 98% o'r argymhellion yn erbyn targed o 95%. 

Roedd Atodiad 2 yn dangos, erbyn diwedd mis Mawrth 2019, fod 87% o'r adolygiadau a gynlluniwyd wedi'u cwblhau i o leiaf y cam adroddiad drafft, gyda 3% o'r archwiliadau ychwanegol a gynlluniwyd ar waith. O ganlyniad, roedd 90% o'r Cynllun Archwilio wedi'i gwblhau neu ar waith. Nodwyd bod y 10% o'r swyddi sy'n weddill wedi'u trosglwyddo i gynllun 2019/20.

Gwelwyd cynnydd sylweddol yn lefelau absenoldeb salwch yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod chwarter 2 a chwarter 3 2018/19. Nodwyd cyfanswm cronnus o 142 o ddiwrnodau o absenoldeb salwch erbyn 31/03/19 yn erbyn cyllideb flynyddol o 66 o ddiwrnodau.  Nodwyd bod mwyafrif helaeth yr absenoldeb hwn yn ymwneud â thri aelod o staff a oedd i ffwrdd o'r gwaith yn y tymor hir oherwydd materion nad oeddent yn ymwneud â'r gwaith/salwch yn ystod y cyfnod.

Darparwyd manylion grantiau a ardystiwyd a materion arwyddocaol i'r pwyllgor hefyd a arweiniodd at y graddfeydd cymedrol a roddwyd yn y chwarter.

Nodwyd gwybodaeth ynghylch gwaith ychwanegol a gwaith dilynol a gwblhawyd rhwng 1 Ionawr a 31 Mawrth 2019 yn fanwl, gan gynnwys archwiliadau Ysgol Gyfun yr Esgob Gore, Ysgol Gynradd Portmead a'r Gwasanaethau Glanhau.  Ym mhob achos cadarnhaodd yr adolygiad dilynol fod cynnydd sylweddol wedi'i wneud trwy roi'r argymhellion a wnaed ar waith, a rhoddwyd holl argymhellion y risgiau uchel a chanolig ar waith.

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau i'r Swyddog ac ymatebwyd yn briodol iddynt.  Roedd trafodaethau'n cynnwys y canlynol: -

·         Rhesymau dros ymdrin â gohiriadau ac archwiliadau a ohiriwyd yn ystod chwarter cyntaf y flwyddyn ariannol newydd;

·         Y broses o ychwanegu archwiliadau newydd i'r cynllun blynyddol gyda chefnogaeth Penaethiaid Gwasanaeth;

·         Gohirio'r archwiliad adennill dyledion a'i gynnwys yn archwiliad dilynol y Cyfrifon Derbyniadwy a drefnir ar gyfer mis Medi/Hydref 2019, lle cyflwynir y canlyniadau i'r pwyllgor fel rhan o'r Adroddiad Olrhain Argymhellion Archwiliad Hanfodol, fel dros y blynyddoedd blaenorol.

Dywedodd y Cadeirydd y byddai'n cwrdd â'r Prif Swyddog Cyllid a'r Prif Archwilydd ar ôl y cyfarfod i drafod rhai adroddiadau archwilio er mwyn deall y risgiau a cheisio sicrhad. Bydd yn adrodd yn ôl i'r pwyllgor ym mis Awst 2019.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth'.

Dywedodd fod rhai gweithredoedd wedi'u cau a bod fersiwn ddiweddaraf y Rheolau Gweithdrefnau Contractau yn cael ei hadrodd i'r cyngor i'w chymeradwyo.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.

Dywedodd y Cadeirydd y byddai angen i'r pwyllgor gytuno ar faich gwaith dichonadwy.  Ychwanegodd y bydd Cyfarwyddwr Corfforaethol yn dod i gyfarfodydd yn y dyfodol i ddarparu sicrwydd ar lywodraethu, risgiau a rheolaeth fewnol yn eu meysydd cyfrifoldeb.

Nododd y Prif Archwilydd y dylai'r Gwasanaethau Democrataidd fod yn gyfrifol am reoli Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio ar unwaith.

Nododd y Cadeirydd fod cynnydd da wedi'i wneud yn erbyn argymhellion Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) yn dilyn adolygiad o effeithlonrwydd y Pwyllgor Archwilio.  Ychwanegodd y byddai SAC yn cynnwys y cynnydd yn y sesiwn a hwylusir.

Nododd Jason Garcia, Swyddfa Archwilio Cymru, y cynhelir llawer o drafodaethau ynghylch risgiau ac y gallai'r pwyllgor ganolbwyntio ar risgiau corfforaethol o bosib, a cheisio sicrhad gan swyddogion ynghylch y risgiau hyn. Ychwanegodd fod gwaith y pwyllgor yn canolbwyntio ar gydbwysedd.

Darparwyd cylch gorchwyl y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth'.