Agenda, decisions and minutes

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

 Y Cynghorydd H Lawson 17 Datgan Diddordeb Personol mewn Cofnod “Datblygu Polisi Gwirfoddoli Cyngor Abertawe.”.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol:

Datganodd y Cynghorydd H Lawson gysylltiad personol â Chofnod 17 "Datblygu Polisi Gwirfoddoli Cyngor Abertawe".

Cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol fel cofnod cywir.

Cymeradwywyd

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion y Pwyllgor Trawsnewid Gwasanaethau Gofal Cymdeithasol a Threchu Tlodi a gynhaliwyd ar 24 Gorffennaf 2023 a'u llofnodi fel cofnod cywir.

Er Gwybodaeth

Cyflwynodd Anthony Richards adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn nodi'r cefndir i ddatblygiad Polisi Gwirfoddoli Cyngor Abertawe a fydd yn nodi egwyddorion ac arfer cyson ar gyfer gwirfoddolwyr sy'n cymryd rhan ar draws y sefydliad.

Mae'r polisi'n ceisio creu dealltwriaeth gyffredin a diffiniad o wirfoddoli a chadarnhau rolau a chyfrifoldebau i sicrhau bod y safonau uchaf yn cael eu cynnal yn gyson mewn perthynas â rheoli gwirfoddolwyr o fewn Cyngor Abertawe wrth hefyd gydnabod pwysigrwydd gwirfoddolwyr i Gyngor Abertawe.

Croesawodd Julia Manser (CGGA) y polisi drafft ac amlinellodd a nododd ei chyfraniad a'i mewnbwn gyda datblygiad parhaus y polisi a nododd y byddai'r polisi'n fwy addas ar gyfer rolau gwirfoddoli ffurfiol o fewn y cyngor megis y rheini mewn cartrefi gofal, ac yn llai addas ar gyfer gweithgareddau anffurfiol megis casglu sbwriel yn y gymuned etc.

Cynigwyd byddai Polisi Gwirfoddoli Cyngor Abertawe yn cynnwys egwyddorion gwirfoddoli fel a ddiffinnir gan CGGC (Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru):

·       Mae gwirfoddoli'n cael ei wneud drwy ddewis.  Mae gan unigolion yr hawl i wirfoddoli neu beidio.

·       Er na ddylai gwirfoddolwyr fel arfer dderbyn na disgwyl gwobrau neu gymhellion ariannol, dylid eu had-dalu am dreuliau rhesymol.

·       Dylai cyfraniad gwirfoddolwyr a staff cyflogedig gyd-fynd â'i gilydd Ni ddylid defnyddio gwirfoddolwyr i gymryd lle staff cyflogedig nac i danbrisio eu cyflog a'u hamodau gwasanaeth.  Dylai gwirfoddolwyr wella ansawdd gweithgareddau'r cyngor.

·       Dylai mecanweithiau effeithiol fod ar waith i gefnogi a datblygu gwirfoddolwyr.

·       Dylai gwirfoddolwyr a staff cyflogedig allu cyflawni eu dyletswyddau mewn amgylcheddau diogel ac iach sy'n rhydd o aflonyddwch, bygwth, bwlio, trais a gwahaniaethu.  Dylid trin pawb yn sensitif o ran yr iaith o'u dewis.

·       Dylai gwirfoddolwyr gael mynediad at gyfleoedd priodol ar gyfer dysgu a datblygu.

·       Dylid cael proses gydnabyddedig ar gyfer datrys problemau, ar gyfer staff a gwirfoddolwyr.

·       Ni ddylid defnyddio gwirfoddolwyr i gwblhau gwaith staff cyflogedig yn achos anghydfodau diwydiannol.

·       Dylai gwirfoddoli fod yn agored ac yn hygyrch i bawb

·       Lles Cyffredinol - dylai'r gwirfoddolwr a'r cyngor elwa o'r berthynas

·       Dylid cydnabod cyfraniad y gwirfoddolwr

Atodwyd Polisi Gwirfoddoli drafft presennol Cyngor Abertawe yn Atodiad A i'r adroddiad. Mae'r polisi drafft hwn yn ystyried arfer gorau fel y nodwyd gan Gefnogaeth Trydydd Sector Cymru ac felly'n diffinio gwirfoddoli, nodi safonau ac ymrwymiadau i rolau a chyfrifoldebau, recriwtio a dethol, sefydlu a hyfforddi a chefnogi a goruchwylio.

Yn dilyn cyfarfod y gweithgor datblygu gwirfoddoli yn ystod mis Mai, cyflwynwyd Polisi Gwirfoddoli drafft Cyngor Abertawe i'r grŵp gweithredol diogelu corfforaethol yn ystod mis Gorffennaf ar gyfer adolygiad a sylwadau cychwynnol. 

Roedd gwaith yn mynd rhagddo ar y cyd ag adnoddau dynol a datblygu sefydliadol a Chyngor Gwasanaeth Gwirfoddol Cyngor Abertawe i ailddiffinio'r polisi drafft a llywio datblygu Pecyn Cymorth ar gyfer Rheoli Gwirfoddolwyr a Llawlyfr i Wirfoddolwyr, gan gynnwys adborth gan y grŵp gweithredol diogelu corfforaethol.

Sefydlwyd Grŵp Llywio polisi gwirfoddoli hefyd sy'n cynnwys swyddogion o'r gwasanaeth trechu tlodi, adnoddau dynol, a datblygu sefydliadol a Chyngor Gwasanaethau Gwirfoddol Cyngor Abertawe. Bydd y Grŵp Llywio'n cwrdd yn ystod mis Medi er mwyn penderfynu ar y polisi drafft terfynol.

Sicrhawyd cyllid gan y Gronfa Ffyniant Gyffredin i ddarparu'r adnoddau gofynnol er mwyn cefnogi cwblhau'r gwaith hwn a'i roi ar waith yn ystod 2023/24. Rhagwelwyd y byddai swydd swyddog datblygu gwirfoddoli'n cael ei sefydlu ar ddechrau 2024.

Byddai'r apwyntiad yn helpu gyda'r amserlenni tebygol ar gyfer rhoi'r polisi ar waith yn 2024 oherwydd y swm mawr o waith y mae angen ei wneud o ran datblygu'r Pecyn Cymorth i Reolwyr a'r Llawlyfr i Wirfoddolwyr Unwaith bydd y polisi'n cael ei benderfynu'n derfynol, caiff ei ailgyflwyno i'r pwyllgor i'w gymeradwyo.

Byddai Grŵp Llywio'r polisi gwirfoddoli'n parhau i weithio i gwblhau Polisi Gwirfoddoli drafft Cyngor Abertawe a datblygu Llawlyfr i Wirfoddolwyr corfforaethol a phecyn cymorth ar gyfer rheoli gwirfoddolwyr fel yr amlinellir yn y polisi drafft.

Bydd data gwaelodlin cyson ar gyfer yr holl wirfoddolwyr sy'n cael eu defnyddio ar draws wasanaethau o fewn Cyngor Abertawe yn cael ei sefydlu yn ogystal ag ymgysylltu â gwirfoddolwyr presennol i gwblhau mapio profiadau ac ymgysylltu a chydgynhyrchu parhaus.

Gofynnodd yr aelodau gwestiynau amrywiol a gwnaed sylwadau am y cynigion ac ymatebodd y swyddogion yn briodol.

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddog am yr adroddiad a'r diweddaraf.

Nodwyd

Cyfeiriodd y Cadeirydd at y Cynllun Gwaith a ddosbarthwyd ar gyfer 2023-2024 a nododd, yn dilyn y gweithdy a fydd yn cael ei drefnu'n fuan ar Broses Grant Codi'r Gwastad, bydd yr eitem yn cael ei hychwanegu at yr agenda ar gyfer cyfarfod mis Rhagfyr.

Penderfynwyd nodi'r cynllun gwaith diwygiedig fel yr amlinellwyd uchod,