Agenda, decisions and minutes

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â’r Cod Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau a ganlyn:-

Datganodd y Cynghorydd P N Bentu fuddiant personol yng Nghofnod Rhif 11 – Trawsnewid Digidol: Gwasanaethau Cwsmeriaid / Cyfathrebu ac Ymgysylltu â’r Cyhoedd – Siarter Cwsmeriaid a Safonau Gwasanaeth.

Yn unol â’r Cod Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau a ganlyn:-

Datganodd y Cynghorydd P N Bentu fuddiant personol yng Nghofnod Rhif 11 – Trawsnewid Digidol: Gwasanaethau Cwsmeriaid / Cyfathrebu ac Ymgysylltu â’r Cyhoedd – Siarter Cwsmeriaid a Safonau Gwasanaeth.

Cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol fel cofnod cywir.

Cymeradwywyd.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion y Pwyllgor Trawsnewid Gwasanaethau Corfforaethol a Chadernid Ariannol a gynhaliwyd ar 20 Mehefin 2023 a'u llofnodi fel cofnod cywir.

Cymeradwywyd.

Cyflwynodd Sarah Lackenby, Pennaeth Gwasanaethau Digidol a Chwsmeriaid, gopi o'r Siarter Cwsmeriaid drafft a'r Safonau Gwasanaeth i'w trafod, yn atodedig yn Atodiad A a chyflwynodd y cwestiynau a ofynnwyd yn Adran 2.3 yr adroddiad i'w hystyried.

Amlinellwyd mai gwasanaeth cwsmeriaid rhagorol, ar y cyd â’n Safonau Gwasanaeth yw nod cyntaf y Strategaeth Digidol newydd y cytunwyd arni gan y Cabinet ym mis Ebrill 2023.  O fewn y nod hwnnw, gwnaeth y cyngor ymrwymiad i, “Adolygu a chyhoeddi ein safonau gwasanaeth fel bod preswylwyr a busnesau yn gwybod beth i’w ddisgwyl pan fyddant yn cysylltu â’r cyngor”.

Ychwanegwyd bod Safonau Gwasanaeth eisoes mewn lle ar draws y cyngor ond nid ydynt i gyd yn cael eu cadw mewn un lle.  Roedd Penaethiaid Gwasanaeth a Chyfarwyddwyr ar draws y sefydliad wedi bod yn rhan o'r adolygiad o safonau gwasanaeth presennol a datblygu Siarter Cwsmeriaid newydd.

Gofynnwyd i’r Pwyllgor drafod y Siarter Cwsmeriaid drafft a’r Safonau Gwasanaeth, sydd ynghlwm yn Atodiad A a’r cwestiynau a ganlyn:

·       Mae'r Siarter yn rhestru cyfres o addewidion i breswylwyr ar draws ystod o ffyrdd i bobl gael mynediad at wasanaethau. A hoffai’r Pwyllgor weld unrhyw newidiadau neu ychwanegiadau?

·       Mae'r Safonau Gwasanaeth wedi'u hadolygu gan Benaethiaid Gwasanaeth ac maent yn adeiladu ar lefelau gwasanaeth presennol. Maent hefyd wedi cael eu disgrifio yn y drefn y gall preswylwyr ofyn am wasanaethau, yn hytrach na hierarchaeth y cyngor. Pan fydd yr wybodaeth ar-lein bydd yn hawdd i bobl chwilio gan ddefnyddio geiriau allweddol. Fodd bynnag, a ellid gwella hyn i'w gwneud yn haws i breswylwyr ddod o hyd i'r wybodaeth?

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       Y gwahaniaeth yng ngwaith y Pwyllgor mewn perthynas â'r adroddiad hwn a'r gwaith sy'n cael ei wneud gan Graffu a sut mae'r gwaith yn gysylltiedig i adlewyrchu perfformiad presennol ac yn y dyfodol.

·       Sut y byddai'r ymgynghori a'r ymgysylltu yn bellgyrhaeddol, gan gynnwys Cynghorwyr, preswylwyr a staff.

·       Pwysigrwydd rheoli disgwyliadau, ymgynghori â phreswylwyr mewn ardaloedd sydd â chysylltedd digidol gwael a sicrhau yr ymgynghorir â’r bobl hynny dan anfantais ddigidol, gan gynnwys grwpiau a sefydliadau.

·       Cynnwys eithrio digidol yn y Strategaeth.

·       Mae defnyddio iaith glir yn gam cadarnhaol iawn.

·       Archwilio’r amserlenni ar gyfer camau gweithredu, e.e. 28 niwrnod gwaith i brosesu ceisiadau am brydau ysgol am ddim.

·       Ceisiadau penodol yn cael eu cyfeirio at y Pennaeth Gwasanaeth perthnasol.

·       Yr adroddiad dilynol yn dilyn ymgynghoriad yn cael ei adrodd i'r Pwyllgor.

Dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Digidol a Chwsmeriaid y byddai'n cyfeirio'r ymholiad ynghylch yr amserlen ar gyfer prosesu ceisiadau am brydau ysgol am ddim i'r Adran Addysg.

Penderfynwyd:   -

1)    Nodi'r trafodaethau ynghylch y Siarter Cwsmeriaid drafft a'r Safonau Gwasanaeth, sydd ynghlwm yn Atodiad A.

2)    Ymgynghori ac ymgysylltu â phreswylwyr a busnesau, cyn gwneud unrhyw benderfyniad terfynol ar fabwysiadu.

Cymeradwywyd.

Cyflwynodd y Cadeirydd gynllun gwaith y Pwyllgor ar gyfer 2023-2024.

Nododd nad oedd unrhyw eitemau ar hyn o bryd mewn perthynas â’r cyfarfod ar 27 Chwefror 2024.  Cynigiwyd bod unrhyw ddiwygiadau i'r Cynllun Gwaith yn cael eu trafod yn ddiweddarach yn y flwyddyn ddinesig.

Penderfynwyd:   -

1)    Nodi adroddiad Cynllun Gwaith y Pwyllgor ar gyfer 2023-2024.

2)    Bydd unrhyw newidiadau i'r Cynllun Gwaith yn cael eu trafod yn ddiweddarach yn y flwyddyn ddinesig.