Lleoliad: O bell drwy Teams
Cyswllt: Michelle Roberts, Craffu
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol Cofnodion: Dim |
|
Gwahardd Pleidleisiau Chwip a Datgan Chwipiau'r Pleidiau Cofnodion: Dim |
|
Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol PDF 226 KB Cofnodion: Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Gorffennaf. |
|
Cwestiynau gan y Cyhoedd Rhaid cyflwyno cwestiynau’n ysgrifenedig, cyn hanner dydd ar y diwrnod gwaith cyn y cyfarfod fan bellaf. Rhaid i gwestiynau ymwneud ag eitemau ar yr agenda. Cofnodion: Nid oedd unrhyw gwestiynau cyhoeddus ar gyfer y cyfarfod hwn. |
|
Caffael yn y Gyfarwyddiaeth Lleoedd PDF 447 KB Gwahoddwyd Aelodau'r Cabinet a'r Cyfarwyddwr i fynd i'r cyfarfod i
gyflwyno'r adroddiad ac ateb cwestiynau Cofnodion: Gwahoddwyd
Cyfarwyddwr y Gyfarwyddiaeth Lleoedd ac Aelodau cysylltiedig y Cabinet i
gyflwyno adroddiad a thrafod y materion â'r panel. Hysbyswyd y panel fod
caffael yn y Gyfarwyddiaeth Lleoedd yn dod o fewn nifer o bortffolios y
Cabinet. Roedd Martin Nicholls, y Cynghorydd Rob Stewart a'r Cynghorydd Robert
Francis-Davies yn bresennol. Roedd Nigel Williams, Pennaeth Adeiladu, hefyd yn
bresennol i ymdrin ag unrhyw gwestiynau manylach. Roedd yr adroddiad a'r
drafodaeth ddilynol yn seiliedig ar gyfres o gwestiynau a anfonwyd cyn y
cyfarfod, sef: 1.
Amlinelliad
byr o'r hyn rydych chi'n ei gaffael yn eich adran? 2.
Sut rydych
chi'n sicrhau cywirdeb, cymhwysedd, cysondeb ymagwedd ac aliniad â
strategaethau ac amcanion y cyngor yn eich adran? 3. Fel enghraifft o bwynt 2, a
allwch chi amlinellu pwy sy'n caffael ar gyfer eich adran ac a yw'r holl staff
yn ymwybodol o’r sawl sy'n gyfrifol am hyn, ai'r un person sy'n awdurdodi'r trafodyn, a oes cyfrifoldebau ar wahân ar gyfer archebu a
derbyn nwyddau/gwasanaethau ac a yw'r holl staff yn ymwybodol o’r sawl sydd â'r
gallu i gontractio? 4.
Sut rydych
chi'n sicrhau eich bod yn caffael mewn modd cost effeithiol a thryloyw? 5.
Sut rydych chi'n
sicrhau bod eich adran yn caffael yn lleol, yn foesegol a bod eich
gweithgareddau caffael yn cyd-fynd â Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol?
Allwch chi hefyd roi enghraifft? 6.
Sut rydych
chi'n sicrhau bod gweithgareddau caffael eich adrannau'n cydymffurfio â'r
Ddyletswydd Cydraddoldeb gyffredinol (fel y nodir yn Neddf Cydraddoldeb 2010 –
Dyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus yng Nghymru 2011)? Allwch chi hefyd
roi enghraifft? 7.
Pa
hyfforddiant a ddarperir i'ch staff ar faterion caffael, er enghraifft yn y
broses dendro ac ar faterion a godwyd yng nghwestiynau 2-6? 8.
Sut rydych
chi'n sicrhau bod unrhyw weithgareddau caffael ar y cyd yn ystyried pwyntiau a
godwyd yng nghwestiynau 2-6? 9.
Sut rydych
chi'n monitro’ch gweithgarwch caffael, yn enwedig contractau cyfredol neu
gytundebau lefel gwasanaeth? Sut rydych chi'n gorfodi'r gofynion hynny? Allwch
chi hefyd roi enghraifft? 10.
A oes unrhyw
ran o weithgarwch caffael eich adran hefyd yn cael ei archwilio'n allanol, os
felly gan bwy? 11. A yw gadael yr Undeb Ewropeaidd wedi effeithio ar eich
adran mewn perthynas â'ch gweithgareddau caffael? Os felly, sut? 12.
Sut rydych
chi'n credu y gallai'r cyngor wella ar ei arferion caffael? Bydd yr adroddiad
a ddarparwyd yn ffurfio rhan o'r pecyn tystiolaeth ar ddiwedd yr ymchwiliad ar
y cyd â'r materion canlynol a godwyd yn y drafodaeth ddilynol: ·
Caffael sylweddol o fewn y
Gyfarwyddiaeth Lleoedd gyda gwariant o 150 miliwn o bunnoedd ar draws y
Gyfarwyddiaeth ac mae wedi tyfu'n sylweddol dros y blynyddoedd diwethaf. ·
Ceir cyfuniad o
ffynonellau ariannu sy'n deillio o ffynonellau cyfalaf, cyllid refeniw, y
Cyfrif Refeniw Tai (CRT) a ffynonellau ariannu grantiau. Mae gan bob un eu
prosesau eu hunain ar gyfer cymeradwyo a chyd-fynd â strategaethau ac amcanion
y cyngor. ·
O ran dewis llwybr
caffael, lle bo hynny'n berthnasol, defnyddir fframweithiau ar gyfer yr holl
weithgareddau caffael ar gyfer contractwyr ac ymgynghorwyr i leihau caffael untro e.e. mae'n amrywio gan ddibynnu ar y cynnyrch a
brynwyd ond byddai'n cynnwys defnyddio fframweithiau rhanbarthol neu
genedlaethol neu hysbysebion "Gwerthwch i Gymru" ar wahân lle nad yw
fframweithiau addas yn bodoli. Mae'n darparu proses gaffael symlach
ac mae wedi'i hymgorffori yn rhai o'r prosiectau sydd eisoes yn bodoli fel, er
enghraifft, y Fargen Ddinesig. ·
Cymerir y tendr mwyaf
manteisiol yn economaidd yn hytrach na chost yn unig. Mae graddau amrywiol ar y
matrics prisiau, y mwyaf cyffredin yw 70% cost a 30% ansawdd ond bydd hyn yn
amrywio gan ddibynnu ar amrywiaeth o agweddau a'r hyn sy'n cael ei gontractio.
Rydym yn symud y llinell honno i fyny yn enwedig mewn perthynas â budd-daliadau
(rhoddwyd enghraifft ym mhwynt 6.7 o'r adroddiad). ·
Mae dod o hyd i
ddeunyddiau a chynnydd mewn cost deunyddiau wedi bod yn broblem ac mae bellach
wedi'i gofnodi fel Risg Gorfforaethol. Gall hyn fod oherwydd nifer o bethau
h.y.: Effeithiau COVID-19, gadael yr UE ac o bosibl y problemau a achoswyd gan
rwystr Camlas Suez. Mae'n risg gan y gallai effeithio ar rai o'n prosiectau
mwy, ond mae'r cyngor yn gweithio i liniaru effeithiau'r rhain. ·
Rydym yn gweithio ar ein
proses fel ein bod yn cael y cydbwysedd cywir rhwng cywirdeb/gweithdrefn a
pheidio â chael rhwystrau diangen i rai contractwyr llai. ·
Dywedodd yr Arweinydd y
bydd yr agwedd leol yn parhau i ganolbwyntio ar sicrhau bod yr arian a wariwn
yn aros mor lleol â phosibl. Mae'n agwedd allweddol ar strategaeth gaffael y
cyngor. ·
Diolchwyd i'r Gwasanaethau
Adeiladu a'r Tîm Caffael am y rôl hollbwysig yr oeddent yn ei chwarae o ran
sicrhau bod stociau o Gyfarpar Amddiffyn Personol ar gael drwy gydol y pandemig, gan ddod o hyd i tua 30 miliwn o eitemau wrth
adeiladu Ysbyty'r Bae ar yr un pryd. ·
Annog cyflenwyr lleol drwy
rai contractau llafur yn unig, lle mae'r contractwr yn darparu llafur ac rydym
yn darparu'r deunyddiau. Dyma un o'r ffyrdd rydym yn gwneud ein gorau i gadw
arian yn Abertawe. ·
Teimlodd y panel fod yr
adroddiad yn llawn gwybodaeth ac yn gynhwysfawr ac roedd yn falch o weld Deddf
Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol a'r Ddeddf Cydraddoldeb yn rhan o'r broses
benderfynu. ·
Teimlai'r panel ei fod yn
gam cadarnhaol i gael prosiectau Safon Abertawe a llafur yn unig. Roedd
ganddynt ddiddordeb mewn cael rhagor o wybodaeth am faint o gwmnïau lleol sy'n
cymryd rhan. Gofynnodd y panel sut rydym yn craffu ar y cwmnïau bach hyn a'r
rheini a allai gael eu his-gontractio gan y prif gontractwr. Clywsant fod
prosiect mawr yn cynnwys yr HSE drwy gwblhau F10. Gofynnir i'r contractwyr
hynny sy'n is-gontractio rhywfaint o'u gwaith roi manylion yr is-gontractwr i
ni fel y gallwn wneud ein gwiriadau ein hunain. ·
Mae Cyngor Abertawe wedi
ymrwymo i'r Gyflogaeth Foesegol mewn Cadwyni Cyflenwi, sy'n ein helpu i nodi
pryderon. ·
Rydym yn rhannu rhai
contractau i'w gwneud yn fwy deniadol i fusnesau bach a chanolig llai, rhoddir
ystyriaeth ofalus bob amser i'r ffordd y gwneir hyn. Ar hyn o bryd rydym yn
rhan o gynllun peilot ar hyn gyda Llywodraeth Cymru. ·
Codwyd mater cost
gwasanaethau adeiladu'r cyngor, yn enwedig mewn perthynas â gwaith ysgolion.
Dywedwyd wrth y panel fod camdybiaeth ynghylch prisio uwch. Ni roddwyd unrhyw
enghreifftiau credadwy yn y gorffennol ac yn aml ni fydd contractwyr allanol yn
prisio'n llawn am y gwaith, felly nid oes modd cymharu gwaith tebyg. Anogwyd
cynghorwyr i godi unrhyw gontractau y teimlant eu bod wedi’u prisio’n rhy uchel
gyda'r adran a fydd yn ymchwilio i’r mater. ·
Sut i ymdrin ag asbestos
ar hyn o bryd. Hysbyswyd y panel ein bod yn archwilio ac yn profi ac yn
defnyddio contractwyr i gael gwared ar y deunydd fframwaith Cymru gyfan y mae Abertawe'n ei reoli. ·
Pa mor aml ydyn ni'n
adolygu gwerth ein fframweithiau? Hysbyswyd y panel fod hwn yn amrywio ond fel
arfer bob 3/5 mlynedd; nid oes adolygiad o'r cynllun ond fe'i hadolygir yn
awtomatig pan fydd toriad yn y fframwaith. Gofynnodd yr aelodau am ragor o
wybodaeth am sut rydym yn asesu risg ac addasrwydd contractwyr ar gyfer y
fframwaith ac a yw eu sgôr credyd yn cynyddu os ydynt ar fframwaith. ·
Codwyd y syniad o stociau
trosglwyddo, hysbyswyd y panel ein bod yn gwneud hynny ond mae'n rhaid i ni
edrych ar y risg a sicrhau ei fod wedi'i labelu'n iawn rhag ofn y bydd unrhyw
faterion yn codi gyda'r cyflenwr. Rydym yn cadw cymaint o stoc ag y gallwn yn
ein heiddo ein hunain. ·
Tynnwyd sylw at nifer o
feysydd gwella posibl yn yr adroddiad a chaiff y rhain eu hystyried ar gyfer
argymhelliad pan fydd y panel yn llunio’i adroddiad terfynol ar ddiwedd yr
ymchwiliad. Gofynnodd y panel
am ragor o wybodaeth am y materion canlynol: 1.
Agweddau Amgylcheddol a)
Datganiad Cynaliadwyedd -
Pa ffurf y mae hyn yn ei chymryd a phwy sy'n ei lunio? A yw ecolegydd/ecolegwyr
y cyngor yn rhan o hyn? A allwch chi roi enghraifft o ddatganiad ar gyfer
cyd-destun? b)
Yn adran 13.6 o'r
adroddiad rydych yn sôn am brosiect peilot presennol y cyngor, a allwch roi
ychydig mwy o wybodaeth inni am hynny? 2.
Caffael lleol a)
Faint o gwmnïau lleol sydd
wedi cael eu cynnwys a faint o'r rheini sy'n cyflogi pobl leol? A allech
gynnwys nifer y contractau a'r gwariant? b)
Sut rydym yn rhannu
prosiectau i sicrhau tegwch a thriniaeth nad yw'n ffafriol? A allwch ddarparu ychydig
mwy o wybodaeth am y prosiect peilot gyda Llywodraeth Cymru a beth yw'r
gofynion hynny? 3.
Fframweithiau a)
Sut rydym yn gwirio
addasrwydd a statws risg contractwyr? b)
A yw contractwyr yn cael
sgôr credyd uwch drwy fod ar fframwaith gyda'r cyngor? |
|
Cynllun Prosiect Ymholiad PDF 123 KB Cofnodion: Nododd y panel y
Cynllun Prosiect diweddaraf. Daeth y cyfarfod
i ben am 11.15am |