Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Yn unol â Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, ni ddatganwyd pleidleisiau chwip na chwipiau'r pleidiau.

Derbyn nodiadau’r cyfarfod(ydd) blaenorol a chytuno eu bod yn gofnod cywir

Cytunwyd bod cofnodion cyfarfod y Panel Craffu Perfformiad Gwella Gwasanaethau a Chyllid, a gynhaliwyd ar 8 Mawrth 2021, yn gofnod cywir.

Rhaid cyflwyno cwestiynau’n ysgrifenedig, cyn hanner dydd ar y diwrnod gwaith cyn y cyfarfod fan bellaf. Rhaid i gwestiynau ymwneud ag eitemau ar yr agenda. Ymdrinnir â chwestiynau o fewn cyfnod 10 munud.

Ni chafwyd unrhyw gwestiynau gan y cyhoedd.

Gwahodd i fynychu

Sarah Lackenby – Prif Swyddog Trawsnewid

Cllr Andrew Stevens – Aelod y Cabinet - Trawsnewid Busnes a Pherfformiad

Daeth Sarah Lackenby, Prif Swyddog Trawsnewid, i'r cyfarfod i gyflwyno'r Adroddiad Blynyddol ar Gwynion Corfforaethol ac ateb cwestiynau.

Cynhaliodd y panel drafodaeth fer am yr amgylchiadau sy'n gysylltiedig ag argaeledd yr adroddiad, a'r data ynddo, ac fel yr oedd y pandemig yn effeithio arno. Tynnwyd sylw'r panel at y ffaith bod yr adroddiad hwn yn hwyr yn dod i'r Pwyllgor Craffu oherwydd yr effeithiau anochel hyn, ar y gweithlu ac ar adnoddau. Deallodd y panel fod y data hwn, felly, braidd yn hen ac roeddent yn edrych ymlaen at drafodaeth lawn ar y pwnc hwn pan fydd yr adroddiad nesaf ar gael.

Roedd y trafodaethau'n cynnwys:

·         Effeithiau'r pandemig ar adrodd am ddata perthnasol – fel gweithredu cyfyngedig Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus a diffyg cwynion a gyflwynwyd yn ystod y cyfyngiadau symud.

·         Ceisiadau Deddf Rhyddid Gwybodaeth – roedd y panel wedi gofyn o’r blaen am wybodaeth am gost swyddogion a oedd yn prosesu ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth. Clywodd y panel fod hon yn amrywio a bod cadw taflenni amser wedi bod yn anodd, yn enwedig yn ystod y cyfyngiadau symud. Mae'r cyngor yn parhau i ymchwilio i ffyrdd o fesur hyn yn y dyfodol.

·         Roedd swyddogion am i’r panel fod yn ymwybodol o'r pwyntiau canlynol, yr eir i'r afael â hwy yn yr adroddiad nesaf:

-       Mae'r tîm cwynion wedi cael hyfforddiant ombwdsmon eleni (2020/21)

-       Mae system TG newydd yn cael ei rhoi ar waith, a fydd yn hybu monitro perfformiad yn well ac yn helpu swyddogion i fewngofnodi a monitro achosion.

-       Mae'r cyngor wedi adolygu'r polisïau a'r gweithdrefnau cwyno yn unol â Deddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru 2019. 

-       Mae gan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 ofynion adrodd newydd ynghylch cwynion. Mae'r cyngor yn gweithio gyda'r Swyddog Monitro ar hyn, a bydd yr wybodaeth ddiweddaraf yn dilyn yn yr adroddiad nesaf.

·         Nid yw'r adroddiad hwn yn dangos unrhyw dueddiadau mawr sy'n peri pryder - mae nifer y cwynion Cam 1 a Cham 2 wedi gostwng o'u cymharu â 2018/19.

·         O ran cwynion yng nghyd-destun y Gwasanaethau Cymdeithasol (Oedolion a Phlant) mae proses wahanol ar gyfer ymdrin â'r achosion hyn a gall y cyngor gyflogi ymchwilydd annibynnol.

·         Oedolion; Roedd cyfiawnhad dros 19% o gwynion, sy’n llai na’r flwyddyn flaenorol

·         Plant; Roedd cyfiawnhad dros 25% o gwynion, sydd ychydig yn is na'r flwyddyn flaenorol.

·         Dilëwyd ffi o £10 am Geisiadau Gwrthrych am Wybodaeth felly mae’r cyngor yn disgwyl gweld cynnydd mewn ceisiadau, fodd bynnag, gwelwyd llai. Mae swyddogion yn credu y bydd hyn yn cynyddu yn y dyfodol ac mae ceisiadau'n mynd yn fwy cymhleth, gan gyffwrdd â rhagor o feysydd gwasanaeth.

·         Mae hyfforddiant gloywi wedi'i gynnal gyda swyddogion Rhyddid Gwybodaeth ac ynghylch adolygiadau Rhyddid Gwybodaeth.

CYTUNWYD y dylai aelodau ofyn am ragor o wybodaeth am feini prawf yr Ombwdsmon ynghylch achosion y gellir ei cyfiawnhau ac achosion ni ellir eu cyfiawnhau. Cytunodd swyddogion y byddai rhagor o fanylion yn cael eu hanfon at y panel am y dosbarthiadau hyn. Gofynnodd yr aelodau hefyd am ragor o wybodaeth am yr achosion (4 allan o 93) a gafodd eu datrys yn gynnar.

Manteisiodd y panel ar y cyfle i gydnabod ymdrechion staff, yn enwedig yn ystod y flwyddyn ddiwethaf o'r cyfyngiadau symud. Ystyriodd aelodau'r panel yr wybodaeth a ddarparwyd, gan ofyn cwestiynau, a mynegi'u barn am y data a oedd ar gael. Diolchodd y Cadeirydd iddynt am eu mewnbwn.

I'w drafod yn fanwl yn y cyfarfod nesaf ar 10 Mai.