Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 5 - Neuadd y Ddinas, Abertawe. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Scrutiny 637732
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Cofnodion: Dim |
|
Gwahardd pleidleisiau Chwip a Datgan Chwipiau'r Cofnodion: Dim |
|
Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Derbyniwyd llythyrau a nodiadau |
|
Cynllun Gwaith 2019/20 PDF 267 KB Cofnodion: Nodwyd y Blaenraglen Waith. |
|
Cwestiynau gan y Cyhoedd Cofnodion: Dim |
|
Monitro cyllideb Ch3 2019/20 PDF 510 KB Cllr Rob Stewart, Aelod y Cabinet - Economi
a Strategaeth Ben Smith, Prif Swyddog Cyllid Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Roedd Aelod y Cabinet, y Cynghorydd David Hopkins, ynghyd â'r Prif Swyddog
Cyllid, Ben Smith, yn bresennol yn y cyfarfod i drafod Monitro Cyllideb y
Trydydd Chwarter. Trafodwyd y materion
canlynol: ·
Sefyllfa'r Gyfarwyddiaeth
- amrywiant a ragwelir o £434,000 ar gyfer 2019/20 ond mae hyn yn dal i fod yn
welliant sylweddol. 3 allan o 4 cyfarwyddiaeth yn dangos tanwariant ond rhai
materion yn y Gyfarwyddiaeth Addysg. Fodd bynnag, mae rhai cyfleoedd
gwrthbwyso'n bodoli, fel a ddangosir yn yr adroddiad, er mwyn cydbwyso’r
gyllideb. Hyderus bod cynnydd pellach yn cael ei wneud i sicrhau bod cyllidebau
gwasanaethau yn ôl lle y disgwylid iddynt fod ar gyfer 2019/20. ·
Defnydd o'r Gronfa Wrth
Gefn - yn gyffredinol mae'n cynnwys nifer bach o symiau'n unig ac mae mwyafrif
helaeth y gronfa'n parhau i fod ar gael ar ddiwedd y flwyddyn. ·
Cyllideb Gyfalaf - yn
dangos gwariant o 49.3% o gyllideb gyfalaf hyd at ddiwedd mis Rhagfyr 2019. ·
Peth pryder bod y
Gyfarwyddiaeth Lleoedd yn dangos tanwariant pan fod pwysau ar waith cynnal a
chadw priffyrdd/anawsterau wrth gwblhau atgyweiriadau etc. Dywedodd Ben nad yw
hyn yn atal y gyfarwyddiaeth/gwasanaeth rhag gwario arian ar faterion brys e.e.
y llifogydd diweddar/effaith ar isadeiledd. Hefyd, holodd aelodau ynghylch y
costau trydan cynyddol ar gyfer goleuadau stryd a oedd yn codi dro ar ôl tro,
yn hytrach nag ymddangos fel pwysau cyllidebol untro.
Fodd bynnag, nid oedd Ben wedi synnu at hyn. Nodwyd hefyd fod gostyngiad i
brisiau ailgylchu wrth reoli gwastraff, yn cyfrannu at arbedion incwm.
Cadarnhaodd Ben fod y farchnad ailgylchu wedi gwanhau, nid ar gyfer plastigau'n
unig ond ar gyfer metelau hefyd ac mae wedi arafu yn rhannau eraill o'r byd. ·
Nodwyd ei bod hi'n rhy
gynnar i ddarparu rhagolwg cywir o ran alldro posib ar eitemau corfforaethol
megis casglu Treth y Cyngor, a allai gael ei heffeithio gan effeithiau mesurau
diwygio lles. Dywedodd Ben fod diwygio lles ar gam cynnar ond yn peri risg - yn
2018/19 nodwyd diffyg gennym ar y gronfa gasglu, oedd yn anarferol i'r cyngor,
ac mae rhagdybiaethau cyllidebol yn rhagdybio diffyg bach. ·
Faint sydd yn y Gronfa Cyfartalu
Cyfalaf? - Cadarnhaodd Ben fod swm o £15 miliwn wedi bod yn y gronfa, fodd
bynnag, yn dilyn ei gyngor i'r Cabinet, cafodd ei gynyddu o £2.7 miliwn (o
gronfeydd yswiriant) ·
Cafwyd peth trafodaeth am
gostau Ymddeoliad Cynnar/Colli swydd yn wirfoddol - ni ddisgwylir iddynt, ar
hyn o bryd, i fod yn fwy na'r £3 miliwn sydd yn y Gronfa Ailstrwythuro.
Dywedodd Ben fod y swm wedi bod yn uwch yn y gorffennol (e.e. £7 miliwn) a bu'n
rhaid defnyddio'r gronfa wrth gefn. Fodd bynnag, nodwyd y byddai'n rhaid i'r
cyngor dalu costau allan o'r £3 miliwn felly bydd angen cyllid arnom i'w
ychwanegu at y swm hwnnw i gyrraedd £3m. . Disgwylir i gostau yn ystod y
flwyddyn a godir ar arian wrth gefn fod yn sero, felly nid symiau yn ychwanegol
i'r rheini a neilltuwyd eisoes. Nodwyd pwysau ariannol yn y dyfodol yn yr
adroddiad cynllunio ariannol tymor canolig i'r cyngor. |
|
Adroddiad Blynyddol Cwynion Corfforaethol 2018/19 PDF 166 KB Cllr David Hopkins Aelod y Cabinet - Cyflwyno a Pherfformiad
Sarah Lackenby, Rheolwr Gwasanaethau Cwsmeriaid a Chwynion Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Roedd Aelod y Cabinet, y Cynghorydd David Hopkins, ynghyd â'r Prif Swyddog
Trawsnewid, Sarah Lackenby, yn bresennol yn y cyfarfod i drafod ac ateb
cwestiynau. Roedd y prif bwyntiau a
drafodwyd yn cynnwys: ·
Y teimlad cyffredinol bod
hwn yn adroddiad blynyddol cadarnhaol gyda pheth newyddion da. Dim materion o
bwys/tueddiadau sy'n peri pryder. Mae'r
cyngor yn gwneud yn dda iawn o ystyried nifer y cwynion ac adnoddau y mae'n rhaid
i ni ymdrin â nhw. ·
Er bod cwynion ar gynnydd,
mae hefyd yn arwydd o agwedd agored pobl tuag at wneud cwyn a'r rhwyddineb o
wneud cwyn i'r cyngor. Nodwyd bod 'ceisiadau am wasanaeth' wedi gostwng yn
sylweddol. ·
Amlygwyd y
canmoliaethau/adborth cadarnhaol a dderbyniwyd gan y cyngor yn yr adroddiad,
gan gynnwys adborth gan y bobl mwyaf diamddiffyn yr ydym yn ymdrin â nhw. ·
Rhai materion yn ymwneud
â'r Gymraeg/cyfieithu. ·
Adroddir am geisiadau
rhyddid gwybodaeth ar wahân, fel yr awgrymodd y panel y llynedd, ond cânt eu
cynnwys yn y casgliad o bapurau ynghyd ag Adroddiad Blynyddol Cwynion
Corfforaethol yn unol â chyngor Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, er
cyflawnder. ·
Gofynnodd y cynghorwyr
ynglŷn â'r amser a gymerwyd i baratoi adroddiad blynyddol ar ôl cwblhau'r
flwyddyn dan sylw (h.y. diwedd mis Mawrth 2019) - esboniodd Sarah fod hyn yn
arferol a bod adrodd yn ôl bob amser yn digwydd flwyddyn yn ddiweddarach, ac
oherwydd y gwaith manwl sy'n ofynnol er mwyn cwrdd â gofynion yr Ombwdsmon. ·
Codwyd ymholiad ynghylch
cwynion gwasanaethau cymdeithasol, rhai ynghylch cyswllt, a gwaith a wnaed gan
y cyngor i wella recriwtio/cadw gweithwyr cymdeithasol. ·
Cymeradwywyd canmoliaethau
am Gydlynwyr Ardaloedd Lleol a Gwasanaeth Dydd West Cross. ·
Yn falch o weld mai dim ond
1 gŵyn o'r 83 a wnaed i'r Ombwdsmon a gafodd ei chynnal. Ymholiad ynghylch
yr hyn a olygir gan 9 yn cael eu datrys gan 'ateb cyflym/drefniant gwirfoddol'.
Dywedodd Sarah y byddai hyn yn amrywio yn dibynnu ar natur y gŵyn ond
ymrwymodd i ddarparu rhagor o wybodaeth am hyn yn ysgrifenedig. ·
Nodwyd bod nifer y cwynion
Cam 1 a Cham 2 wedi cynyddu. Holwyd ynglŷn â'r amserlenni ar gyfer ymdrin
â chwynion. Dywedodd Sarah fod hyn yn
unol â Pholisi Cwynion y Cyngor ac y byddai'n cynnwys gwybodaeth ynglŷn ag
amserlenni mewn adroddiadau yn y dyfodol, er eglurder. Er hynny pwysleisiodd
nad oedd problem o ran amserlenni cytunedig cyfarfodydd cyngor ar gyfer ymdrin
â chwynion. ·
Dengys yr adroddiad rhyddid
gwybodaeth fod 103 o geisiadau o'r 1,403 wedi'u gwrthod yn llwyr. Roedd y panel
am wybod ar ba sail y gellid gwrthod ceisiadau. Roedd y Cynullydd hefyd yn
argymell y dylai adroddiadau yn y dyfodol ddangos y gost wirioneddol i'r cyngor
wrth ymdrin â cheisiadau rhyddid gwybodaeth, o ran budd y cyhoedd. |
|
Rob Stewart Aelod y Cabinet - Economi a Strategaeth (yr Arweinydd) Steve King, Arweinydd Tîm GIS Ymchwil a Gwybodaeth Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Roedd Aelod y Cabinet, y Cynghorydd Clive Lloyd, ynghyd ag Arweinydd y Tîm
Gwybodaeth, Ymchwil a Systemau Gwybodaeth Ddaearyddol, Steve King a’r Prif
Swyddog Trawsnewid, Sarah Lackenby, yn bresennol i gyflwyno'r adroddiad ac ateb
cwestiynau. Roedd y prif bwyntiau a
drafodwyd yn cynnwys: ·
Cydnabod pwysigrwydd y cyngor i reoli data yn effeithiol.
·
Yr hyn sy'n allweddol yw datblygu Strategaeth Data
benodol, fel yr argymhellwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru, a fydd yn helpu'r
cyngor i fynd i'r afael â'r materion a amlygwyd yn yr archwiliad, a chynnig
ffordd glir ymlaen ar draws y pedwar maes (Gweledigaeth, Arweinyddiaeth a
Diwylliant; Diogelu data; Sgiliau a Gallu; Gwneud penderfyniadau sy'n seiliedig
ar dystiolaeth). Er bod strategaethau ar gael eisoes sy'n cynnwys data a
gwybodaeth, cytunir y dylid datblygu strategaeth a gweledigaeth gyffredinol ar
ddefnydd y cyngor o ddata i ddarparu fframwaith ar gyfer ystyried camau
gweithredu dilynol. ·
Mae Cynllun Gweithredu wedi'i ddatblygu mewn ymateb i 11
o argymhellion SAC - trafododd Steve King bob un o'r argymhellion a chamau
gweithredu arfaethedig â'r panel. ·
Mae'r cyngor ar gam cymharol gynnar o feddwl am hyn. ·
Mae Strategaeth Digidol yn cael ei pharatoi a chroesewir craffu cyn penderfynu ar hyn. ·
Adroddir i'r panel ar gynnydd y cynllun gweithredu maes o
law. ·
Mae gan SAC eu proses eu hunain o fonitro cynnydd. ·
O ran yr ymholiad ynghylch argymhellion SAC, teimlwyd bod
y safonau ar gyfer adrodd ar ddata a osodir gan y cyngor i sicrhau bod safonau
data gofynnol yn sail i'r broses o wneud penderfyniadau – yn union sut byddem
yn nodi safonau gofynnol a sut y byddent yn edrych - yn faes anodd i'w
ddadansoddi. Hefyd, roedd peth pryder ynglŷn â'r adnoddau y byddai ei
angen i gyflawni'r holl waith hwn. Dywedodd Steve y byddai'r cyngor yn gweithio
gyda'r archwilydd ynghyd â chynghorau eraill i nodi arfer da wrth adrodd ar
ddata ac ati, ond bod y cyngor ar gam cymharol gynnar o feddwl am hyn. Dywedodd
Sarah fod hyn yn ymwneud ag ymagwedd cyngor cyfan tuag at ddata, gyda phawb â
chyfrifoldeb ac yn cymryd rhan, a'r cyngor yn datblygu ei aeddfedrwydd o ran
defnyddio data. ·
Cafwyd ymholiad ynghylch beth yn union yw ystyr ‘data’ -
rhifiadol neu wybodaeth. Awgrymwyd y dylai gynnwys gwybodaeth a thystiolaeth ar
y cyfan, er y byddai'r strategaeth data yn egluro hyn. ·
Mae peth trafodaeth ynghylch barn SAC y dylai'r cyngor
adolygu ystod ac ansawdd yr wybodaeth sydd ei hangen ar y rhai sy'n gwneud
penderfyniadau i gefnogi gwneud penderfyniadau ar sail tystiolaeth. Roedd peth
pryder bod yr archwiliad wedi codi rhai cwestiynau ynghylch a yw'r cyngor yn
defnyddio data i gyfeirio penderfyniadau ac a yw wedi'i wreiddio'n drylwyr yn
niwylliant yr awdurdod. Cafwyd trafodaeth ynghylch a all tystiolaeth fod yn
gamarweiniol neu’n anghywir ac felly efallai na fydd yn arwain at y
penderfyniad gorau. ·
Teimlwyd y gallai'r cynllun gweithredu gael mwy o
fanylion ynghylch amserlenni gweithredu e.e. nid pan fydd y Strategaeth Data'n
cael ei pharatoi yn unig. ·
Rhywfaint o ddiddordeb yn y prosiect ‘Cyfrif Abertawe’ -
nodwyd argymhelliad SAC i gynghorau greu cyfrif cwsmer integredig canolog fel
porth i wasanaethau. Nododd y panel fod hyn yn cael ei adlewyrchu i raddau helaeth
yng nghynigion presennol y cyngor i ddarparu hunaniaeth ddigidol sengl i
ddinasyddion gael mynediad at wasanaethau ar-lein. Gwneir hyn i ddechrau trwy
ddatblygu platfform digidol ac uwchraddio gwefan y cyngor. ‘Cyfrif Abertawe’ yw cyfrif dinasyddion/busnes
integredig diogel ar-lein arfaethedig y cyngor, lle gellir gweld yr holl
wybodaeth a gwasanaethau mewn un man (yn debyg i ymdrin ag unrhyw sefydliad
arall, e.e. cwmnïau cyfleustodau, banciau). Holodd y panel a fyddai
llyfrgelloedd yn rhan o'r cyfrif hwnnw. Ymatebodd Sarah ei fod yn opsiwn i’w
ystyried, er bod llawer o waith ymchwil a datblygu i'w wneud o hyd ar y
prosiect hwn gan gynnwys yr hyn sy'n bosib o ran technoleg. Mae pethau ar gam cynnar iawn. Cwestiynau penodol y mae'r Cynullydd am gael ymateb iddynt: a yw'r cyngor yn gwerthu unrhyw ddata; gyda phwy mae'r cyngor yn rhannu data; a beth yw ein cyfrifoldebau ynghylch rhannu? Dywedodd fod cloddio data yn broblem enfawr a bod y cyngor yn casglu llawer iawn o ddata gan gynnwys gwybodaeth sensitif fel gwybodaeth feddygol. Cafwyd peth trafodaeth ynghylch a ddylai'r cyngor werthu data am incwm. Cyfeiriodd Sarah at brotocolau rhannu data sydd ar waith. |
|