Agenda, decisions and minutes

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â’r Côd Ymddygiad a fabwsiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y budd canlynol:

Y Cynghorydd Clive Lloyd – Cofnod Rhif 109 – Datganodd y Cynghorydd Clive Lloyd fudd personol a rhagfarnol a gadawodd y cyfarfod ar gyfer yr eitem.

Yn unol â’r Côd Ymddygiad a fabwsiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y budd canlynol:

Y Cynghorydd Clive Lloyd – Cofnod Rhif 109 – Datganodd y Cynghorydd Clive Lloyd fudd personol a rhagfarnol a gadawodd y cyfarfod ar gyfer yr eitem.

Dim.

Yn unol â Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, ni chyhoeddwyd unrhyw ddatganiadau o bleidleisiau chwip na chwipiau'r pleidiau.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod blaenorol.

Cymeradwywyd.

Penderfynwyd cymeradwyo a llofnodi cofnodion cyfarfod Pwyllgor y Rhaglen Graffu a gynhaliwyd ar 15 Chwefror 2022 fel cofnod cywir.

Mae’n rhaid i gwestiynau gael eu cyflwyno’n ysgrifenedig i’r Gwasanaethau Democrataidd democratiaeth@abertawe.gov.uk erbyn ganol dydd fan bellaf ar y diwrnod gwaith cyn y cyfarfod. Rhaid bod y cwestiynau’n ymwneud ag eitemau ar yr agenda. Ymdrinnir â chwestiynau o fewn cyfnod o 10 munud.

Dim.

Ni chafwyd cwestiynau gan y cyhoedd.

Penderfynwyd y bydd Cadeirydd Pwyllgor y Rhaglen Graffu'n ysgrifennu at Aelod y Cabinet, gan adlewyrchu'r drafodaeth a rhannu barn y pwyllgor.

Roedd Aelod y Cabinet dros y Gwasanaethau Plant, Aelod y Cabinet dros Ofal Cymdeithasol i Oedolion a Gwasanaethau Iechyd Cymunedol, Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol a Phennaeth y Gwasanaethau Cwsmeriaid a Digidol yn bresennol ar gyfer Adroddiad Blynyddol Cwynion 2020/21.

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Cwsmeriaid a Digidol yr adroddiad a thynnodd sylw at y canlynol:

·                Dylid cymharu 2020/21 â blynyddoedd blaenorol yng nghyd-destun y pandemig

·                Newidiadau mewn perthynas ag adrodd, o ganlyniad i Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 newydd, sydd bellach yn cynnwys adroddiad i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i roi sicrwydd ynghylch prosesau ymdrin â chwynion y cyngor

·                Er gwaethaf y pandemig, adroddwyd am gynnydd da o ran hybu newidiadau a mentrau newydd – adolygu a diweddaru'r holl bolisïau cwynion ac roedd y Tîm Cwynion wedi derbyn hyfforddiant rhithwir yn uniongyrchol gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru

·                Roedd yr holl gamau gweithredu o Lythyr Blynyddol yr Ombwdsmon i'r cyngor wedi'u cwblhau

·                Newidiadau i ymdrin â Chwynion Iaith Gymraeg yn unol â deddfwriaeth y Gymraeg

·                Cwynion Cam 1 a Cham 2 yn ogystal â sylwadau a chanmoliaeth gwasanaethau,  corfforaethol a chymdeithasol – ac effaith y pandemig ar y niferoedd: Gostyngodd nifer y cwynion corfforaethol Cam 1 a Cham 2 ar gyfer 2020/21, er bod Ceisiadau am Wasanaeth wedi cynyddu, sy'n ddealladwy; gostyngodd nifer cwynion Cam 1 y Gwasanaethau Cymdeithasol i Oedolion, a chafwyd ychydig o gynnydd yn nifer y cwynion Cam 2; cynyddodd nifer cwynion Cam 1 y Gwasanaethau Plant a Theuluoedd ychydig, cafwyd yr un faint o gwynion Cam 2. Roedd niferoedd yn uwch mewn rhai achosion oherwydd derbyniwyd amryfal gwynion am yr un achos

·                Defnyddio sylwadau, cwynion a chanmoliaeth i ddysgu a datblygu gwasanaethau

·                Yr achosion hynny a aeth at yr Ombwdsmon a gafodd eu cadarnhau a'r rhai na gafodd eu cadarnhau

·                Roedd cwynion yn mynd yn fwyfwy cymhleth ac yn aml yn cynnwys nifer o asiantaethau

·                Roedd system TG newydd yn cael ei datblygu'n fewnol a'r gobaith oedd iddo fod yn fyw ar gyfer cwynion corfforaethol i ddechrau yn ystod chwarter cyntaf y flwyddyn ariannol newydd – byddai hyn yn caniatáu i rai cwynion gael eu hawtomeiddio a dylai wneud y broses yn haws i'r cyhoedd ac yn fwy effeithlon i staff gyda gwell ymarferoldeb adrodd. 

·                Adroddwyd nad oedd unrhyw dueddiadau sy'n peri pryder yn deillio o'r data ar y cyfan, o'i gymharu â'r flwyddyn(au) blaenorol

·                Nodwyd yn benodol y gwaith da a wnaed gan y staff, yn enwedig y Tîm Cwynion, yn ystod blwyddyn heriol iawn

Roedd cwestiynau a thrafodaethau'n canolbwyntio ar: -

·                Ymateb y cyngor i Lythyr Blynyddol yr Ombwdsmon a'r camau a gymerwyd

·                Deall pam roedd cwynion yn mynd yn fwy cymhleth, ac a oedd hyn yn fater sy'n ymwneud â systemau a oedd ar waith – nodwyd nad oedd yn ymwneud â systemau ond roedd yn ymwneud yn fwy am natur gwasanaethau, anghenion cymhleth ac amgylchiadau unigol, a chyfranogiad amlasiantaeth.

·                I ba raddau roedd y straen ar  y Gasanaethau Cymdeithasol yn cael ei adlewyrchu mewn cwynion – a pham roedd y niferoedd wedi gostwng. Nodwyd bod cwynion wedi gostwng ar y cyfan a'i bod yn anodd dweud yn union pam, ond bod y cynnig a ddarparwyd mor wahanol yn ystod y pandemig ei bod yn anodd gwneud cymariaethau. Mae'n bosib bod disgwyliadau a dealltwriaeth pobl o realiti yn ystod y pandemig wedi newid, ynghyd â mwy o wytnwch. Y peth pwysig oedd nifer y cwynion yr oedd cyfiawnhad amdanynt, yn hytrach na'r niferoedd cyffredinol. Byddai unrhyw gwynion a wneir ac a gadarnhawyd yn bwydo i mewn i'r gwaith adfer i ddysgu gwersi ar gyfer y system iechyd a gofal. Nodwyd bod nifer y canmoliaethau wedi codi yn y Gwasanaethau Cymdeithasol i Oedolion a Phlant

·                Pwysigrwydd pobl yn mynnu eu hawliau a gallu codi cwynion

·                Adfer y Gwasanaethau Cymdeithasol – clywyd bod cryn dipyn o waith heb ei wneud o hyd a heriau i'w goresgyn a fydd yn cymryd sawl mis i weithio drwyddynt, gan gynnwys gofal preswyl/gofal cartref – ac mae cynnydd wedi bod yng nghyfraddau trosglwyddo COVID-19 yn y gymuned yn yr ardal gan ychwanegu at yr her. Nid yw effaith lawn COVID-19 wedi'i gweld eto, wrth iddo barhau

·                Roedd gofal cartref yn dal i fod yn broblem – ac mae'r cyngor yn gwella amodau i helpu i recriwtio a chadw staff

·                A yw'r cyngor yn gweld cynnydd yng nghyfran y cwynion sy'n cael eu gwneud drwy gwmnïau cyfreithiol, gan weithredu ar ran preswylwyr, o ystyried y llu o gwmnïau sy'n hysbysebu 'dim llwyddiant, dim ffi'. Cytunodd y Pennaeth Gwasanaeth i ymchwilio i hyn ac ymateb. Nodwyd mewn rhai meysydd gwasanaeth, e.e., o fewn y Gwasanaethau Cymdeithasol, fod y cyngor yn derbyn heriau cyfreithiol, nid o reidrwydd drwy'r broses Cwynion Corfforaethol, fel sy'n briodol i'r mater

·                Pwynt Mynediad Cyffredin y Gwasanaethau Cymdeithasol (PMC) – roedd un gŵyn wedi'i chadarnhau a'i datrys.  Nid oedd yn ganlyniad i unrhyw fethiant systemig yn y PMC, ond mater unigol ydoedd

Diolchodd y Cadeirydd i Aelodau a Swyddogion y Cabinet am yr adroddiad ac am ateb cwestiynau.

Penderfynwyd y bydd Adroddiad Terfynol yr Ymchwiliad Craffu Caffael yn mynd gerbron y Cabinet.

Cyflwynodd y Cynghorydd Chris Holley, Cynullydd yr Ymchwiliad Craffu Caffael, yr 'Ymchwiliad Craffu Caffael – Adroddiad Terfynol'. Gofynnwyd i'r pwyllgor gytuno y gellir cyflwyno adroddiad y panel i'r Cabinet i'w benderfynu.

Rhoddodd y Cynullydd amlinelliad byr o broses yr ymchwiliad a'r ystod o dystiolaeth a gasglwyd. Roedd dealltwriaeth bod caffael yn ymwneud â mwy na phrynu rhywbeth oddi ar y silff yn unig ond ei fod yn ymwneud â chael yr hyn y mae ei angen arnoch o'r ansawdd a'r maint cywir. Amlinellodd yr adroddiad, a oedd yn cynnwys llawer o ganfyddiadau cadarnhaol, 9 casgliad a 14 o argymhellion ar gyfer y Cabinet.

Roedd y cwestiynau a'r trafodaethau'n canolbwyntio ar y canlynol:

·                Argymhelliad ar gwblhau'r Arweiniad i Ysgolion ar Gaffael i helpu ysgolion i ddeall rheolau, rheoliadau ac arferion gorau caffael pe bai'r Cabinet yn derbyn yr argymhelliad, a'r disgwyliadau o ran yr amserlen ar gyfer rhoi hyn ar waith. Roedd y Cynullydd yn hyderus y byddai hyn yn ddymunol ac fe'i nodwyd yn yr adroddiad, ar ôl ymgynghori â Phennaeth y Gwasanaethau Masnachol, fel nod tymor canolig. Croesawyd y gwaith o gyflwyno'r arweiniad yn gadarn gan y pwyllgor

·                Amserlen ar gyfer sefydlu gweithgor i edrych ar Gaffael Addysg er mwyn helpu i wella cysondeb o ran glynu wrth bolisi, ffyrdd o weithio a nodi bylchau a dod o hyd i atebion cyffredin, pe bai'r Cabinet yn derbyn yr argymhelliad – nodwyd hyn fel 'llwyddiant cyflym' gan y disgwylid y gellid rhoi trefniadau ar waith yn hawdd i ddwyn ynghyd gynrychiolwyr o ysgolion (e.e. rheolwyr safleoedd) a Thîm Caffael y cyngor

·                Un o'r materion a nodwyd, sy'n ymwneud â chaffael mewn ysgolion, oedd cost Gwasanaethau Adeiladu’r cyngor a sut y cânt eu hamgyffred – tynnodd yr adroddiad sylw at anawsterau wrth gymharu dyfynbrisiau â chontractwyr allanol, a'r angen i sicrhau bod cymariaethau ‘cyffelyb’ yn cael eu gwneud, gan ystyried diogelwch/ansawdd neu waith a deunyddiau. Byddai'r gweithgor awgrymedig yn helpu i wella dealltwriaeth o hyn a materion perthnasol eraill ynghylch rheolau caffael ac yn helpu i gefnogi ysgolion. Nodwyd bod angen mynd i'r afael hefyd â materion sy'n ymwneud â Ffurflenni Caniatâd Landlordiaid, a oedd y tu allan i gwmpas yr Ymchwiliad

·                Prydlesu, sy'n rhan bwysig o'r system gaffael bresennol

·                Cyfrifoldebau ac ymrwymiad y cyngor i newid yn yr hinsawdd – mae'r adroddiad yn cynnwys argymhellion a allai fod yn radical, newid polisi/arfer cyfredol, e.e., ystyried ôl troed carbon ac atebion sy'n seiliedig ar natur wrth gaffael – nodwyd y rhain fel heriau tymor hwy ac yn rhai a allai arbed costau o bosib  

·                Pwysigrwydd mwy o gyfranogiad a chyfleoedd i gwmnïau lleol wneud cais am waith, a defnyddio sgiliau lleol  

Diolchodd y Cynullydd i bawb a gymerodd ran yn yr ymchwiliad gan gynnwys aelodau, partneriaid, swyddogion, ac i'r Swyddogion Craffu am eu cefnogaeth a'u hymchwil a wnaed gan gynnwys edrych ar arferion caffael mewn mannau eraill.

Diolchodd y Cadeirydd i'r panel am ei waith a chanmolodd yr adroddiad a'r gwahaniaeth y bydd yn ei wneud. Nodwyd y byddai'r adroddiad yn cael ei gyflwyno i gyfarfod cynharaf y Cabinet a oedd ar gael ar ôl etholiadau'r cyngor ym mis Mai.

Nodwyd hefyd fod y panel wedi gofyn i'r pwyllgor ystyried sut mae caffael yn cyd-fynd â'r rhaglen waith craffu’n gyffredinol ac a oes lle yn y dyfodol i drafod y pwnc hwn a materion perthnasol yn flynyddol. Beth bynnag, byddai'r panel yn gwneud gwaith dilynol ar yr ymchwiliad yn ystod y flwyddyn neu ddwy nesaf (ar ôl penderfyniad y Cabinet) felly bydd y pwnc yn aros yn y rhaglen waith. Ar ôl i'r broses ddilynol ddod i ben, gallai'r pwyllgor wedyn ystyried y ffordd orau o gadw llygad ar faterion a pherfformiad Caffael yn y dyfodol.

Penderfynwyd bod yr Ymchwiliad Craffu Caffael - Adroddiad Terfynol yn mynd i'r Cabinet.

Penderfynwyd y bydd Adroddiad Effaith Llythyrau Craffu yn mynd gerbron y Cabinet.

Cyflwynodd y Cadeirydd yr Adroddiadau Craffu - Adroddiad Effaith.

Penderfynwyd bod yr Adroddiadau Craffu - Adroddiad Effaith yn mynd ymlaen i'r cyngor.

Nodwyd.

 Cyflwynodd y Cadeirydd adroddiad ar 'Llythyrau Craffu' er gwybodaeth.

Penderfynwyd y dylid nodi'r llythyrau Craffu.  

Nodwyd.

Cyflwynodd y Cadeirydd yr 'Adolygiad Blynyddol o'r Cynllun Gwaith' a gwahoddodd aelodau'r pwyllgor i fyfyrio ar waith/raglen waith a phrofiad craffu'r flwyddyn, gan ystyried yn benodol, er enghraifft, pa mor dda y mae'r pwyllgor wedi gweithio? A oedd Craffu wedi canolbwyntio ar y pethau cywir? Pa wersi a ddysgwyd?

Codwyd y canlynol: -

·                Pwysigrwydd Craffu ar gyfer llywodraethu da

·                Mae'r trefniadau craffu presennol wedi'u hen sefydlu

·                Gorfod blaenoriaethu gweithgarwch oherwydd diffyg amser ac adnoddau, sy'n gallu bod yn rhwystredig

·                Yr angen i sicrhau bod strwythur Craffu a gweithgareddau dan Bwyllgor y Rhaglen Graffu’n cyd-fynd yn dda â blaenoriaethau'r cyngor/Cabinet gyda lefel dda o graffu ar draws holl bortffolios y Cabinet, a'i fod yn canolbwyntio ar benderfyniadau a wneir gan y Cabinet

·                Mae'r pwyllgor wedi gwneud yn dda o ran llenwi unrhyw fylchau yn y rhaglen waith a dwyn aelodau'r Cabinet i gyfrif am gyfrifoldebau a materion portffolio penodol, yn hytrach nag ymagwedd fras sy'n edrych ar gyfrifoldebau cyffredinol

·                Mae’r ffaith bod y Pwyllgor yn cyfethol Cynullyddion y Panel Perfformiad yn dda

·                Ystyried a allai'r pwyllgor gynnal o leiaf 2 sesiwn y flwyddyn ar berfformiad y Bartneriaeth Trosedd ac Anhrefn/Abertawe Mwy Diogel, yn hytrach na sesiwn flynyddol

·                Sicrhau bod craffu'n ystyried amrywiaeth o safbwyntiau ar faterion

·                Cydbwyso gwaith craffu lleol â chraffu rhanbarthol/ar y cyd a sicrhau bod gwaith craffu'n cael ei gydlynu'n effeithiol ac yn ategu'n dda ato, gan gynnwys her craffu ar y Cyd-bwyllgor Corfforaethol sydd newydd ei sefydlu

·                Annog rhagor o bobl i gymryd rhan mewn gwaith craffu a rhagor o gynghorwyr yn mynd ati i holi

·                Yr angen am raglen hyfforddi a fydd yn cynnwys helpu cynghorwyr craffu i wella'r ffordd y maent yn cwestiynu ac gwneud gwaith craffu'n well

·                Y berthynas rhwng Pwyllgorau Craffu a Datblygu Polisi – gan gofio y gall cynghorwyr craffu hefyd lywio’r gwaith o ddatblygu ac adolygu polisi a dylanwadu arno drwy eu gwaith

·                Gallai craffu yn y flwyddyn ddinesig newydd gynnwys edrych ar Ddeddfwriaeth Tai newydd Llywodraeth Cymru a'r goblygiadau i'r cyngor

·                Pwysigrwydd cynnal Cynhadledd Cynllunio Gwaith

Dywedodd y Cadeirydd y bydd yr adborth yn cael ei ystyried gan y pwyllgor pan fydd yn cyfarfod eto ar ôl yr etholiad, a bydd yn helpu i lywio'r gwaith o ddatblygu rhaglen waith craffu newydd.

Diolchodd y Cadeirydd i bawb a oedd wedi cyfrannu at Graffu, aelodau, swyddogion craffu, swyddogion a oedd yn bresennol ar gyfer Pwyllgor y Rhaglen Graffu ac unrhyw Baneli, Gweithgorau ac Ymchwiliadau. Diolchodd y Cadeirydd hefyd i'r aelodau Cyfetholedig, David Anderson-Thomas ac Alexander Roberts, am eu cyfraniadau.

Penderfynwyd nodi'r Adolygiad Blynyddol o'r Cynllun Gwaith.