Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Yn unol â Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, ni ddatganwyd pleidleisiau chwip na chwipiau'r pleidiau.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod Pwyllgor y Rhaglen Graffu a gynhaliwyd ar 25 Awst 2020 fel cofnod cywir.

Rhaid cyflwyno cwestiynau’n ysgrifenedig, cyn hanner dydd ar y diwrnod gwaith cyn y cyfarfod fan bellaf. Rhaid i gwestiynau ymwneud ag eitemau ar yr agenda. Ymdrinnir â chwestiynau o fewn cyfnod 10 munud.

Nid oedd unrhyw gwestiynau gan y cyhoedd.

Cyflwynodd Arweinydd y Tîm Craffu adroddiad ar 'Adolygiad Blynyddol Rhaglen Waith Craffu 2019/20'.

Fel arfer da, anogodd y Pwyllgor i edrych yn ôl ar waith y flwyddyn ac ystyried ei effeithiolrwydd. Diben yr adroddiad oedd hwyluso'r drafodaeth am waith a wnaed, myfyrio a rhannu syniadau o ran gwella arfer a'r rhaglen waith. Tynnodd yr adroddiad sylw at yr effaith a gafodd adnoddau a COVID-19 ar gyflawni'r rhaglen waith eleni.

Tynnodd Arweinydd y Tîm Craffu sylw at y meysydd canlynol:

1)          Crynodeb o'r Gwaith a Gwblhawyd

·         Y gwaith a wnaed gan Bwyllgor y Rhaglen Graffu, drwy'r Panel Ymchwiliad, Paneli Perfformiad a Gweithgorau, yn erbyn rhaglen waith craffu gytunedig 2019/20

·         Cynnwys y cyhoedd a sylw yn y cyfryngau

2)          Y Profiad Craffu

·       Ystadegau perthnasol ynghylch gweithgarwch craffu

·       Papur arfer da Swyddfa Archwilio Cymru ar 'Chwe Cham tuag at Graffu Gwell yng Nghymru'

·       Cynnydd yn erbyn amcanion gwella craffu'r pwyllgor, gan gynnwys camau gweithredu mewn ymateb i Adolygiad Craffu Swyddfa Archwilio Cymru yn 2018 

3)          Datblygu Rhaglen Waith y Dyfodol

·       Gweithgareddau i'w cario drosodd

·       Pynciau sy'n weddill i'w hystyried

·       Cais gan aelodau am graffu cyn penderfynu ar adroddiad Cabinet sydd ar ddod ar droi'r Ganolfan Ddinesig yn Ganolfan Sector Cyhoeddus newydd

·       Cynnig i gynnal Cynhadledd Cynllunio Gwaith ar 13 Hydref 2020 yn lle Pwyllgor y Rhaglen Graffu a drefnwyd

·       Datblygu rhaglen waith ar gyfer y 18 mis nesaf

Roedd y prif bwyntiau a gododd o drafodaeth ar faterion gwaith a gwella a datblygu yn y dyfodol yn cynnwys y canlynol:

·       Mae'n bwysig adolygu ffocws Paneli Perfformiad/cynlluniau gwaith. Cydnabuwyd y bydd Swyddogion Craffu yn trafod gyda chynullwyr y Panel wrth i gynlluniau gwaith newydd y Panel gael eu llunio i sicrhau eu bod yn effeithiol, yn cynrychioli'r defnydd gorau o amser ac adnoddau, ac yn ystyrlon, fel y gall Paneli gael effaith/gwneud gwahaniaeth.

·       Dylid rhoi gwybod i'r pwyllgor am gynlluniau gwaith y Panel Perfformiad er mwyn gwella goruchwyliaeth y pwyllgor o bynciau sy'n cael eu harchwilio, gwirio'r sylw ar draws portffolios y Cabinet, a helpu i osgoi dyblygu ymdrech rhwng y pwyllgor a'r Paneli a rhwng Paneli etc.

·       Bu'r aelodau'n myfyrio ar asesiadau allanol cadarnhaol o drefniadau ac arferion craffu Abertawe ac yn eu cydnabod.

·       Yr angen am hyblygrwydd yn y rhaglen waith i ganolbwyntio ar y materion pwysicaf e.e. COVID, Brexit.

·       Pwysigrwydd cymorth ymchwil i graffu.

·       Er bod gwaith dilynol strwythuredig da ar gyfer Ymchwiliadau, dylai fod mwy o amser i fynd ar drywydd argymhellion eraill, yn enwedig gan Weithgorau.

·       Y potensial ar gyfer mwy o adroddiadau i'r Cabinet, yn hytrach na llythyrau, yn dilyn Gweithgorau - a fydd yn arwain at argymhellion mwy ffurfiol sy'n gofyn am ymateb ffurfiol.

·       Dymuniad i drafod y Strategaeth Digartrefedd, flwyddyn yn ddiweddarach ar ôl ei chymeradwyo gan y Cabinet, mewn cyfarfod y Pwyllgor yn y dyfodol.

·       Roedd y Pwyllgor yn fodlon â'r cynnydd a wnaed yn erbyn amcanion gwella craffu – gan nodi nifer bach a gamau gweithredu a oedd heb eu cwblhau – a bydd y Pwyllgor yn ystyried amcanion gwella eraill ar gyfer y dyfodol a/neu gamau gweithredu newydd a fydd yn helpu i gyflawni amcanion a nodwyd eisoes

Diolchodd y Cadeirydd a'r Pwyllgor i'r Tîm Craffu am eu cefnogaeth a'u gwaith, ar ran cynghorwyr craffu, gan ymdopi â phrinder staff dros y flwyddyn ddiwethaf, cefnogi'r cyngor drwy gydol y pandemig, ac am ail-ddechrau ar weithgarwch craffu.

Penderfynwyd y dylid cynnal Cynhadledd Cynllunio Gwaith o bell, ar gyfer pob cynghorydd craffu, ar 13 Hydref 2020 yn lle Pwyllgor y Rhaglen Graffu.

Cyflwynodd y Cadeirydd yr adroddiad ar 'Gynllun Gwaith Pwyllgor y Rhaglen Craffu ar gyfer y Dyfodol' a thynnwyd sylw at dri chynnig allweddol, yn cynnwys rhywfaint o addasiad i Gynllun Gwaith y Pwyllgor, a'r ffordd o weithio, er mwyn creu lle yn y rhaglen waith gyffredinol ar gyfer gweithgarwch craffu:

·            Ystyried symud oddi wrth sesiynau holi ac ateb misol arferol Aelodau'r Cabinet er mwyn creu lle i fynd i'r afael â materion penodol sy'n peri pryder;

·            Craffu ar y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus drwy Gyfarfodydd Pwyllgor yn hytrach na thrwy Banel Perfformiad annibynnol.

·            Newid amlder y Gwasanaethau i Oedolion (o fisoedd) a Phaneli Perfformiad y Gwasanaethau i Blant a Theuluoedd (o bob deufis) – gan symud i gylch 6 wythnos, gan gynrychioli newid niwtral  o ran cymorth swyddogion yn gyffredinol.

Cynigiwyd hefyd y dylid cynyddu amlder Panel Perfformiad yr Amgylchedd Naturiol i bob deufis.

Penderfynwyd ar y canlynol:

1)          Bod Pwyllgor y Rhaglen Craffu yn symud oddi wrth sesiynau Holi ac Ateb misol arferol Aelodau'r Cabinet i ddull wedi'i dargedu'n well, gan ganolbwyntio ar faterion sy'n peri pryder;

2)          Bod Pwyllgor y Rhaglen Craffu yn craffu ar y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus yn hytrach na thrwy Banel Perfformiad annibynnol - cynrychiolwyr partner a gyfetholwyd ar y Panel i gael eu cyfethol i'r Pwyllgor ar gyfer sesiynau craffu penodol y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus.

3)          Dylid diwygio amlder Paneli Perfformiad y Gwasanaethau i Oedolion a'r Gwasanaethau i Deuluoedd fel bod gan y ddau banel gylch 6 wythnos; a

4)          Dylid cynyddu amlder Panel Perfformiad yr Amgylchedd Naturiol mewn egwyddor, o bob chwarter i bob deufis, yn amodol ar gytundeb y rhaglen waith craffu gyffredinol.