Venue: Council Chamber, Civic Centre, Swansea.
Contact: Democratic Services - 01792 63 6820
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Apologies for Absence. Minutes: Apologies
for absence were received from Councillors N S Bradley, S E Crouch, W J F
Davies, G Owens, D Phillips, C Richards, M Theaker and C Thomas. |
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Disclosures of Personal and Prejudicial Interests. PDF 30 KB Minutes: The Deputy Head of Legal, Democratic Services and
Procurement gave advice regarding the potential personal and prejudicial
interests that Councillors and / Officers may have on the agenda. The Deputy Head of Democratic Services reminded
Councillors and Officers that the “Disclosures of Personal and Prejudicial Interests”
sheet should only be completed if the Councillor / Officer actually had an
interest to declare. Nil returns were
not required. Councillors and Officers
were also informed that any declarable interest must be made orally and in
writing on the sheet. In
accordance with the provisions of the Code of Conduct adopted by the City and
County of Swansea the following interests were declared: Councillors 1) Councillors J C Bayliss, P M Black, M C Child, R A Clay, U C
Clay, A C S Colburn, D W Cole, A M Cook, J P Curtice, N J Davies, A M Day, P
Downing, C R Doyle, V M Evans, W Evans, E W Fitzgerald, R Francis-Davies, F M
Gordon, J A Hale, J E C Harris, T J Hennegan, C A Holley, P R Hood-Williams, B
Hopkins, D H Hopkins, L James, Y V Jardine, A J Jones, J W Jones, M H Jones, S
M Jones, E T Kirchner, A S Lewis, D J Lewis, R D Lewis, C E Lloyd, P Lloyd, K E
Marsh, P M Matthews, P N May, P M Meara, H M Morris, J Newbury, B G Owen, C L Philpott,
J A Raynor, T H Rees, I M Richard, P B Smith, R V Smith, R C Stewart, D G
Sullivan, G J Tanner, C M R W D Thomas, D W W Thomas,
L G Thomas, L J Tyler-Lloyd, G D Walker, L V Walton, T M White & N M
Woollard declared a Personal interest in Minute 178 “Medium Term Financial
Planning 2016/2017-2018/2019”, Minute 179 “Revenue Budget 2015/2016”, Minute
180 “Capital Budget & Programme 2015/2016-2018/2019”, Minute 181 “Treasury
Management Strategy, Prudential Indicators, Investment Strategy and Minimum
Revenue Provision Policy Statement 2015/2016” and Minute 182 “Statement of
Accounts 2012/2013 and 2013/2014”; 2) Councillor J E Burtonshaw declared a Personal interest in
Minute 178 “Medium Term Financial Planning 2016/2017-2018/2019”, Minute 179
“Revenue Budget 2015/2016”, Minute 180 “Capital Budget & Programme
2015/2016-2018/2019”, Minute 181 “Treasury Management Strategy, Prudential
Indicators, Investment Strategy and Minimum Revenue Provision Policy Statement
2015/2016” and Minute 182 “Statement of Accounts 2012/2013 and 2013/2014” and
stated that she had dispensation from Standards Committee to stay, to stay and speak and vote on any item relating to Cap
Gemini, on Budget matters and any other matters that affect Cap Gemini; 3) Councillor M Thomas declared a Personal interest in Minute 178
“Medium Term Financial Planning 2016/2017-2018/2019”, Minute 179 “Revenue
Budget 2015/2016”, Minute 180 “Capital Budget & Programme
2015/2016-2018/2019”, Minute 181 “Treasury Management Strategy, Prudential Indicators,
Investment Strategy and Minimum Revenue Provision Policy Statement 2015/2016”
and Minute 182 “Statement of Accounts 2012/2013 and 2013/2014” and stated that
he had dispensation from Standards Committee to stay and speak but not vote on any item relating to general staff
employment, on budget matters other than matters that directly affect his wife
by specific reference to her post; 4) Councillor T M White declared a Personal interest in Minute
178 “Medium Term Financial Planning 2016/2017-2018/2019”, Minute 179 “Revenue
Budget 2015/2016”, Minute 180 “Capital Budget & Programme
2015/2016-2018/2019”, Minute 181 “Treasury Management Strategy, Prudential
Indicators, Investment Strategy and Minimum Revenue Provision Policy Statement
2015/2016” and Minute 182 “Statement of Accounts 2012/2013 and 2013/2014” and
stated that he had dispensation from Standards Committee stay and speak on any item relating to general staff
employment, on budget matters other than matters that directly affect his
daughter by specific reference to her post; 5) Councillors T J Hennegan and G J Tanner declared a Personal
and Prejudicial interest in Minute 183 “Housing Revenue Account (HRA) Revenue
Budget 2015/2016” and Minute 184 “Housing Revenue Account - Capital Budget and
Programme 2016/2017-2018/2019” and withdrew from the meeting prior to its
discussion; 6) Councillors A C S Colburn, J P Curtice, D W Cole, P Downing, W
Evans, E W Fitzgerald, J E C Harris, P R Hood-Williams, L James, M H Jones, S M
Jones, D J Lewis, K E Marsh, R V Smith, D G Sullivan, G D Walker and T M White
declared a Personal interest in Minute 185 “Statutory Resolution - Resolutions
to be made in accordance with the Regulations in the Setting of Council Tax
2015/2016”; 7) Councillors V M Evans, C R Doyle and L V Walton declared a
Personal in Minute 186 “Local Transport Plan 2015-2020”. Officers 1) J Straw and M Hawes declared a Personal interest in Minute 178 “Medium Term Financial Planning 2016/17-2018/2019”, Minute 179 “Revenue Budget 2015/2016”, Minute 180 “Capital Budget & Programme 2015/2016-2018/2019”, Minute 181 “Treasury Management Strategy, Prudential Indicators, Investment Strategy and Minimum Revenue Provision Policy Statement 2015/2016” and Minute 182 “Statement of Accounts 2012/2013 and 2013/2014”. |
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Suspension of Council Procedure Rules Minutes: The Presiding Member stated that he had received requests from the Leader of the Council and the Leader of the Largest Opposition Political Group seeking the suspension of Council Procedure Rule 10 “Extraordinary Meeting of Council” and Council Procedure Rule 20 “Debates on the Budget and Accounts”. RESOLVED that: 1) Council Procedure Rule 10 “Extraordinary Meeting of Council” be suspended in order to allow Public Questions to be asked at the meeting; 2) Council Procedure Rule 20 “Debates on the Budget and Accounts” be suspended in order to allow the amendment proposed by the Opposition Political Groups to be considered by Council as the amendments were submitted after the deadline of 10.00am on 23 February 2015. |
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Public Questions Minutes: A number of questions were asked by members of the public. The relevant Cabinet Member responded accordingly. Those questions requiring a written response are listed below: 1) Nortridge Perrott asked the relevant Cabinet Member a question in relation to Minute 186 “Local Transport Plan 2015-2020”. “What work by Officers in the City and County of Swansea has been done in
respect of maximising rail investment for the area covered by the Regional
Transport Plan and what is the budget provision set aside for this endeavour
within the City and County of Swansea’s budget?” The Environment and Transportation Cabinet Member stated that a written response would be provided. |
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Corporate Plan 2015-2017. PDF 60 KB Additional documents: Minutes: The Finance and Strategy Cabinet Member submitted a report which sought agreement to the Corporate Plan ‘Delivering for Swansea’ for 2015-2017. He outlined the 5 key priorities as being: i) Safeguarding vulnerable people; ii) Improving pupil attainment; iii) Creating a vibrant and viable City and economy; iv) Tackling poverty; v) Building sustainable communities. RESOLVED that: 1) The Corporate Plan ‘Delivering for Swansea’ for 2015-2017 be agreed. |
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Technical and Budget Presentation Minutes: The Section 151 Officer gave a technical presentation of the following 4
budget reports: i)
Medium
Term Financial Plan 2016-2017 to 2018-2019; ii)
Revenue
Budget 2015-2016; iii)
Capital
Budget & Programme 2015-2016 to 2018-2019; iv)
Treasury
Management Strategy, Prudential Indicators, Investment Strategy and Minimum
Revenue Provision Policy Statement 2015-2016. Councillors asked technical questions of the Section 151 Officer. The Section 151 Officer answered these
questions fully and frankly. Following the technical questions, the Leader of the Council gave a
general political overview of the budget situation followed by a political
presentation of the 4 budget reports referred to above. The relevant Cabinet Members also gave
presentations relating to their portfolios. Councillors asked political questions of the Leader of the Council. The Leader of the Council and relevant
Cabinet Members answered these questions fully and frankly. |
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Adjournment of Meeting Minutes: The meeting stood adjourned for a 10 minute comfort break. |
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Medium Term Financial Planning 2016/17 - 2018/19. PDF 216 KB Minutes: The Section 151 Officer submitted a report which proposed a Medium Term
Financial Plan 2016-2017 to 2018-2019.
The report set out the rationale and purpose of the Medium Term
Financial Plan and detailed the major funding assumptions for the period and
proposed a strategy to maintain a balanced budget. RESOLVED that: 1) The Medium Term Financial Plan 2016-2017 to 2018-2019 be approved as the basis for future service and financial planning. |
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Revenue Budget 2015/16. PDF 393 KB Additional documents:
Minutes: The Section 151
Officer submitted a report which proposed a Revenue Budget and Council Tax levy
for 2015-2016. The report detailed: ·
Financial
Monitoring in 2014-2015; ·
The
Local Government Finance Settlement 2015-2016; ·
Budget
Forecast 2015-2016; ·
Specific
Savings Proposals; ·
Outcome
of Budget Consultation; ·
Staffing
Implications; ·
Reserves
and Contingency Fund requirements; ·
The
Budget Requirement and Council Tax 2015-2016. ·
Summary
of Funding Proposals; ·
Risks
and Uncertainties. Amendment
1 Councillor C A Holley proposed an
amendment. The amendment was seconded by
Councillor E W Fitzgerald. The amendment
being: “i) Increase the amount of money saved from 3rd
Party spend from £3,000,000 to £8,000,000.
This addition means less than a 5% cut in budget of over £130 million. ii) Cut Council Tax to 3.5% at a cost of £1.3
million. iii) As you see from above we could then put a
net £3.7 million back into school delegated budgets negating almost all of the
proposed reductions (about 75% of the reduction).” The Leader of the
Council asked the Section 151 Officer whether the proposed budget amendment by
the Leader of the Largest Opposition Political Group Leader was valid. The Section 151 Officer stated that whilst he
supported that the amendment be debated at Council, he was not in a position to
recommend its adoption to Council on the basis that it would produce a
significant element of risk to the Revenue Budget 2015-2016. The risk being that the savings suggested,
when added to the proposals recommended by Cabinet, would result in an overall
unallocated savings target of £8m within the Revenue Budget 2015-2016. In accordance with
Council Procedure Rule 30 “Voting” a recorded vote was requested. The voting on the amendment was recorded as
follows:
In light of the result of the Recorded Vote the amendment did not become part of the substantive motion. RESOLVED that: 1) A
Revenue Budget for 2015-2016 as detailed in Appendix A of the report be approved; 2) A
Budget Requirement and Council Tax levy for 2015-2016 as detailed in Section 9
of the report be approved. |
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Capital Budget & Programme 2015/16 - 2018/19. PDF 72 KB Additional documents:
Minutes: The Section 151
Officer submitted a report which proposed a revised Capital Budget for 2014-2015
and a Capital Budget for 2015-2016 to 2018-2019. He stated that the
spending in the current year would be £89.202M, an increase of £34.359M
compared to the original estimate of £54.843M.
The increase is due to the following: i)
The
addition of grant funded schemes after Council approved the capital budget in
February 2014; ii)
Revised
forecast for Equal Pay claims resulting in an additional cost of £9m to be
funded by borrowing allowed by a capitalisation directive of £6.7 million and
the balance of £2.3 million to be funded by capital receipts; iii)
The net
balance of schemes carried over from 2013-2014 into 2014-2015 and schemes
carried over from 2014-2015 into 2015-2016. The report outlined
the following budget proposals within its appendices: i)
Appendix
A “Summary of General Fund Capital Expenditure and Financing 2014-2015 to 2018-2019”; ii)
Appendix
B “Schools Programme Capital Expenditure and Financing 2014-2015 to 2018-2019”; iii)
Appendix
C “Material changes to the original 2014-2015 budget”; iv)
Appendix
D “Material changes to the Capital Programme agreed in February 2014”; v)
Appendix
E “General Fund Capital Budget 2014-2015 to 2018-2019”; vi)
Appendix
F “Education Surplus Land Sites for sale”. RESOLVED that the revised capital budget for 2014-2015 and a capital budget for
2015-2016 to 2018-2019 as detailed in Appendices A, B, C, D, E and F be
approved. |
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Minutes: The Section 151
Officer submitted a report which recommended the Treasury Management Strategy,
Prudential Indicators, Investment Strategy and Minimum Revenue Provision Policy
Statement for 2015-2016. RESOLVED that: 1) The
Treasury Management Strategy and Prudential Indicators (Sections 2-7 of the
report) be approved; 2) The
Investment Strategy (Section 8 of the report) be
approved; 3) The
Minimum Revenue Provision (MRP) Statement (Section 9 of the report) be approved. |
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Statement of Accounts 2012/13 and 2013/14. PDF 19 KB Additional documents:
Minutes: The Section 151
Officer submitted a report which detailed the final outcome of the Audit of
Accounts for the two financial years as stated.
He stated that the report is before Council as there is a requirement to
reapprove the Accounts for those years. RESOLVED that: 1) The
Statement of Accounts for 2012-2013 and 2013-2014 be
reapproved. |
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Housing Revenue Account (HRA) Revenue Budget 2015/16. PDF 63 KB Minutes: The Section 151 Officer and
Director of Place submitted a joint report which proposed a Revenue Budget for
2015-2016 and a rent increase for properties within the Housing Revenue Account
(HRA). RESOLVED that: 1) Rents be increased in line with the Welsh Government new rent
setting policy as detailed in Section 4 of the report; 2) Fees, charges and
allowances as outlined in Section 4 of the report be
approved; 3) The revenue budget
proposals as detailed in Section 4 of the report be
approved. |
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Housing Revenue Account - Capital Budget and Programme 2016/17 - 2018/19. PDF 158 KB Minutes: The Section 151
Officer and Director of Place submitted a joint report which proposed a Capital
Budget 2015-2016 to 2018-2019. RESOLVED that: 1) The
transfers between schemes and the revised budget for schemes in 2014-2015 be approved; 2) The
budget proposals for 2015-2016 to 2018-2019 be
approved; 3) Where
individual schemes in Appendix B of the report are programmed over 2, 3 or 4
years, then these be committed and approved and that
their financial implications for funding over subsequent years be approved; 4) Authorisation
be granted to Officers to submit planning applications
in relation to Capital Repair Schemes on Council owned land where planning
permission is considered necessary. |
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Minutes: The Section 151
Officer submitted a report which outlined a number of statutory resolutions to
be made in accordance with the Regulations in the setting of the Council Tax
2015-2016. RESOLVED that: 1) Council notes and adopts the statutory
resolutions set out below; 2)
It be
noted that at its meeting on 2 December 2014, the Council calculated the
following amounts for the year 2015-2016 in accordance with Regulations made
under Section 33(5) of the Local Government Finance Act 1992 as amended): a) 89,066
being the amount calculated by the Council, in accordance with Regulation 3 of
the Local Authorities (Calculation of Council Tax Base) (Wales) Regulations
1995, as amended, as its Council Tax Base for the year; b) Parts of the Council’s Area:
being the amounts calculated by the Council, in accordance with Regulation 6
of the Regulations, as the amounts of its Council Tax Base for dwellings in
those parts of its area to which special items relate; 3) The following amounts be now calculated by the
Council for the year 2015-2016 in accordance with Sections 32 to 36 of the
Local Government Finance Act 1992: a) £679,591,321 being the aggregate of the amounts which the
Council estimates for the items set out in Sections 32(2)(a)
to (d) of the Act; b) £270,614,763 being the aggregate of the amounts which the
Council estimates for the items set out in Sections 32(3)(a),
32(3)(c) and 32(3a) of the Act; c) £408,976,558 being the amount by which the aggregate at (3)(a) above exceeds the
aggregate at 3(b) above, calculated by the Council, in accordance with Section
32(4) of the Act, as its budget requirement for the year; d) £307,259,450 being the aggregate of the sums which the
Council estimates will be payable for the year into its Council Fund in respect
of redistributed non domestic rates, and revenue support grant less
discretionary Non Domestic Rate relief; e) £1,142.04 being the amount at (3)(c) above less the amount at (3)(d) above, all
divided by the amount at (2)(a) above, calculated by the Council, in accordance
with Section 33(1) of the Act, as the basic amount of its Council Tax for the
year; f) £910,458 being the aggregate amount of all special items referred to in Section
34(1) of the Act; g) £1,131.82 being the amount at (3)(e) above less the
result given by dividing the amount at (3)(f) above by the amount at (2)(a)
above, calculated by the Council, in accordance with Section 34(2) of the Act,
as the basic amount of its Council Tax for the year for dwellings in those
parts of its area to which no special items relate; h) Parts of the Council’s area:
being the amounts given by adding to the amount at (3)(g) above the
amounts of the special items relating to dwellings in those parts of the
Council’s area mentioned above divided in each case by the amount at (2)(b)
above, calculated by the Council, in accordance with Section 34(3) of the Act,
as the basic amounts of its Council Tax for the year for dwellings in those
parts of its area to which one or more special items relate; i) Parts of the Council’s Area:
being the amounts given my multiplying the amounts at (3)(g) and (3)(h)
above by the number which, in the population set out in Section 5(1) of the
Act, is applicable to dwellings listed in a particular valuation band divided
by the number which in that proportion is applicable to dwellings listed in
valuation band D, calculated by the Council, in accordance with Section 36(1)
of the Act, as the amounts to be taken into account for the year in respect of
the categories of dwellings listed in the different valuation bands; 4) It
be noted that for the year 2015-2016 the Police and Crime Commissioner for
South Wales had stated the following amounts in precepts issued to the Council,
in accordance with Section 40 of the Local Government Finance Act 1992, for
each of the categories of dwellings shown below:
5) Having
calculated the aggregate in each case of the amounts at (3)(i) and (4) above,
the Council, in accordance with Section 30(2) of the Local Government Finance
Act 1992, hereby sets the following amounts as the amounts of Council Tax for
the year 2015-2016 for each of the categories of dwelling shown below:
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Local Transport Plan 2015 - 2020. PDF 6 MB Additional documents: Minutes: The Environment and
Transportation Cabinet Member submitted a report which sought to adopt the
Local Transport Plan. RESOLVED that: 1) The Local Transport
Plan (2015-2020) be adopted in place of the Regional
Transport Plan (2010-2015). |