Agenda, penderfyniadau a cofnodion drafft

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

 

Dim

 

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan y ddau awdurdod, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

 

 

Cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol fel cofnod cywir.

 

 

Cymeradwywyd

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod Pwyllgor Archifau Gorllewin Morgannwg a gynhaliwyd ar 15 Medi 2023 fel cofnod cywir.

 

Er Gwybodaeth

 

Rhoddodd Andrew Gardner a Tracey McNulty ddiweddariad llafar i'r Pwyllgor ar y sefyllfa bresennol mewn perthynas â'r cyfleuster newydd, Y Storfa, sy'n cael ei ddatblygu yng nghanol dinas Abertawe.

 

Y nod yw y bydd y cyfleuster newydd yn agor yng ngwanwyn 2025 ac mae'r contractwyr ar y safle ar hyn o bryd yn ymgymryd â cham tynnu hen gyfarpar/dymchwel y prosiect.

 

Amlinellwyd bod Chris Woods o'r Gwasanaeth Cadwraeth Cenedlaethol wedi bod yn rhan o bob cam o'r gwaith i ddatblygu a dylunio agweddau archif yr adeilad, ac mae wedi rhoi cyngor arbenigol ar amrywiaeth eang o bynciau gan gynnwys diogelwch ffisegol a thrydanol, tân ac amodau amgylcheddol.

 

Manylwyd ar y materion a'r amserlenni ynghylch y nod o gyflawni'r safonau BSI a'r nod o ail-achredu’r gwasanaeth. Byddai staff yn derbyn yr hyfforddiant priodol i oruchwylio gweithrediad effeithlon o'r ystafell ddiogel.

 

Esboniwyd ac amlinellwyd y newidiadau a chynllun diwygiedig yr ystafell ddiogel, a'r trefniadau rheoli arfaethedig mewn perthynas â'r materion ynghylch monitro'r ystafell ddiogel yn fanwl.

 

Gofynnodd aelodau'r pwyllgor gwestiynau amrywiol ynghylch y diweddariad a'r cynigion ar gyfer yr adeilad i'r swyddogion, a ymatebodd yn briodol.

 

Byddai ymweliad safle â'r cyfleuster yn cael ei drefnu ar gyfer holl aelodau'r pwyllgor maes o law.

 

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am y diweddariad ac amlinellwyd y byddai ymweliad safle'n cael ei groesawu.

 

Er Gwybodaeth

Cyflwynodd yr Archifydd Sirol adroddiad a oedd yn amlinellu gwaith y Gwasanaeth Archifau ar y Cyd yn ystod y cyfnod rhwng mis Medi a mis Tachwedd 2023.

 

Adleoli'r Archifau i Y Storfa - Hwb Canol y Ddinas a Gwaith Prosiect Arall

 

Mewn perthynas â'r diweddariad llafar a ddarparwyd yn gynharach yn y cyfarfod, darparodd yr Archifydd Sirol ddiweddariad ar y cynlluniau diwygiedig ar gyfer yr ystafell ddiogel, yn dilyn cytundeb i gael gwared ar y lifft dogfennau.

 

Dangoswyd y cynlluniau diwygiedig i'r pwyllgor.

 

Amlinellodd ei fod yn credu bod y cynllun diwygiedig newydd yn welliant gwych ar y fersiwn flaenorol, a'i fod bellach yn fwy o ran maint ac yn cynnwys mwy o gyfrifiaduron, ardal storio cotiau/bagiau ac ystafell ar gyfer gwneud gwerthiannau bach.

 

Manylodd ar y diwygiadau a wnaed ynghylch ail-ddylunio’r ystafell ddiogel ac mewn perthynas â'r defnydd o'r lifft staff rhwng yr ystafell ymchwil a'r ystafell ddiogel. Nododd fod y trefniadau rheoli wedi’u cytuno felly staff yr archifau yn unig fyddai yn y lifft wrth gludo dogfennau i'r ystafell ddiogel ac oddi yno.

 

Cytunodd Tracey McNulty fod y dyluniad newydd yn welliant ac y dylai ychwanegu gwerth at Y Storfa. Dylai'r ystafell ddiogel newydd, mewn cydweithrediad â'r cyfleusterau eraill yn yr adeilad megis y llyfrgell newydd, cyngor ar bopeth, ystafelloedd cyfarfod etc. gynyddu nifer yr ymwelwyr ac amser 'sefyll'.

 

Amlinellodd yr Archifydd Sirol hefyd fod y Gwasanaeth Cadwraeth Cenedlaethol wedi darparu hyfforddiant i staff mewn perthynas â'r casgliadau ffotograffiaeth a ddelir gan y gwasanaeth.

 

Y Defnydd o'r Gwasanaeth

 

Adroddodd am y ffigurau sy'n ymwneud â'r defnydd o'r gwasanaeth drwy ei lwyfannau amrywiol yn bersonol ac ar-lein.

 

Allgymorth a Gweithgarwch Addysgol

 

Adroddodd fod dwy ysgol wedi derbyn sesiynau yn ystod y chwarter a bod sesiynau hefyd wedi'u cynnal ar gyfer myfyrwyr Prifysgol Abertawe a Phrifysgol Cymru y Drindod Dewi Sant.

 

Mae staff hefyd wedi darparu sgyrsiau i dri grŵp a sefydliadau yn ystod y chwarter.

 

Mae wedi bod i amrywiaeth o ddigwyddiadau gwahanol yn ystod y chwarter ac amlinellwyd bod y gwasanaeth yn parhau i gynnal sesiwn fisol ar gyfer Cangen Abertawe o Gymdeithas Hanes Teulu Morgannwg.

 

Staff

 

Adroddodd fod yr hyfforddai archifau newydd, Ffion Kidwell, wedi dechrau ar 5 Rhagfyr. Mae llenwi'r swydd hon wedi galluogi'r gwasanaeth i barhau i agor deuddydd yr wythnos yn Sefydliad y Mecanyddion yng Nghastell-nedd ochr yn ochr â gwirfoddolwr o Gymdeithas Hynafiaethwyr Castell-nedd.

 

Cyfarfodydd a Hyfforddiant Proffesiynol

 

Rhestrodd y gwahanol grwpiau proffesiynol a chyfarfodydd yr oedd wedi bod yn bresennol ynddynt yn ystod y chwarter.

 

Mynediad at Gasgliadau’r Archifau

 

Manylodd yr Archifydd Sirol ar yr archifau amrywiol a dderbyniwyd gan y Gwasanaeth yn ystod y chwarter.