Agenda, decisions and minutes

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

 

Dim

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan y ddau awdurdod, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

 

Cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol fel cofnod cywir.

 

Cymeradwywyd

 

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion Pwyllgor Archifau Gorllewin Morgannwg a gynhaliwyd ar 11 Mehefin 2021 fel cofnod cywir.

 

Er gwybodaeth

Adroddodd yr Archifydd Sirol fod adroddiad staffio yn y broses o gael ei gymeradwyo a byddai'n arwain at greu swydd newydd fwy cyffredinol, sef Cynorthwy-ydd Archifau. Byddai'n rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor yn y cyfarfod nesaf.

 

Amlinellodd hefyd er gwybodaeth fod y digwyddiad dadorchuddio plac glas ar gyfer Jessie Donaldson wedi digwydd ar 19 Mehefin, a phwysleisiodd bod y cynllun plac glas yn fenter Gwasanaethau Diwylliannol, nid menter a reolir gan y Gwasanaeth Archifau.

 

Er gwybodaeth

Cyflwynodd yr Archifydd Sirol adroddiad a oedd yn amlinellu gwaith y Gwasanaeth Archifau ar y Cyd rhwng mis Mehefin 2021 a mis Awst 2021.

 

Achrediad y Gwasanaeth Archifau

 

Rhoddodd yr wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor ar lafar am y sefyllfa bresennol mewn perthynas â'r Safon Achrediad Archifau ac amlinellodd y cynhelir adolygiad pellach o'r statws Achrededig ym mis Tachwedd.

 

Dywedodd y byddai angen iddo baratoi adroddiad ym mis Hydref a’i gyflwyno cyn Adolygiad y Panel. Amlinellodd hanes cefndir yr Achrediad a gyflawnwyd gan y gwasanaeth yn 2016 a chyfeiriodd at y prif reswm dros roi'r statws Dros Dro i'r gwasanaeth, sy'n ymwneud â dyfodol ansicr casgliadau'r archif o ganlyniad i benderfyniad Cyngor Abertawe i werthu ei Ganolfan Ddinesig. Roedd ffactorau eraill y mae angen eu gwella'n cynnwys cynllun cydlynol ar gyfer cadw cofnodion digidol a mynediad gwell at gyngor ar gadwraeth.

 

Dywedodd fod y Gwasanaeth Archifau wedi tanysgrifio'n ddiweddar i'r Gwasanaeth Cadwraeth Cenedlaethol, sy'n darparu'r cyngor cadwraeth strategol yr ystyriwyd bod diffyg ohono gan y Panel Adolygu.

 

Amlinellodd y gallai'r ddau gyngor a'r Gwasanaeth Archifau golli eu henw da pe bai'r gwasanaeth yn colli ei Safon Achredu a'r goblygiadau o ran ei ddynodi'n Lleoliad Adneuo lleol ar gyfer cofnodion cyhoeddus.

 

COVID-19

 

Nododd fod y Ganolfan Hanes Teulu wedi ailagor ar 27 Gorffennaf. Nododd fod nifer yr ymwelwyr yn parhau i fod yn isel, ac mae'n debygol bod hyn oherwydd diffyg hyder ymhlith y sylfaen defnyddwyr craidd, sydd yn yr ystod oedran hŷn yn bennaf, i fentro'n ôl i ddefnyddio cyfleusterau cyhoeddus pan nad oes angen iddynt wneud hynny.

 

Mae mesurau cadw pellter cymdeithasol yn parhau i fod ar waith yno ac yn y brif ystafell chwilio archifau ac mae trefniadau glanhau llym ar waith hefyd.

 

Dywedodd fod angen iddo ailgychwyn trafodaethau gyda Chymdeithas Hynafiaethwyr Castell-nedd ynglŷn â'r posibilrwydd o ailagor Sefydliad y Mecanyddion Castell-nedd i'r cyhoedd.

 

Adleoliad Posib y Gwasanaeth Archifau i'r Ganolfan Arfaethedig yng Nghanol y Ddinas

 

Rhoddodd yr wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y datblygiadau ers y cyfarfod diwethaf ar y cynigion ar gyfer adleoli'r gwasanaeth i'r Ganolfan Newydd yng Nghanol y Ddinas yn hen adeilad British Homes Stores yng nghanol y ddinas.

 

Amlinellodd y byddai angen i'r cyfleuster newydd fodloni safon BS EN 16893. Byddai unrhyw arian gan Lywodraeth Cymru tuag at gyfleuster archifau newydd yn dibynnu ar fodloni'r safon hon.

 

Nododd mai'r cynigion presennol oedd lleoli ystafell ddiogel yr archifau ar ail lawr yr adeilad ac uwchben y llyfrgell. Dywedodd nad oedd yn teimlo y byddai hyn yn addas ac amlinellodd ei bryderon ynghylch y materion sy'n ymwneud â'r risg tân/difrod dŵr posib yn ei leoliad arfaethedig, adroddiadau modelu thermol gwael a chynaliadwyedd ynni wrth symud ymlaen a pherchnogaeth a rennir o'r safle gydag eiddo manwerthu.

 

Nododd fod cyd-weithwyr proffesiynol archifau yn Llywodraeth Cymru ac yn yr Archifau Cenedlaethol yn rhannu ei bryderon oherwydd y ffactorau risg a godwyd uchod a bod diffyg o ran cyfres o asesiadau risg manwl ar gyfer tân, diogelwch, defnyddio ynni a chyfanrwydd cyffredinol strwythur yr adeilad.

 

Diolchodd y Cadeirydd ac aelodau'r Pwyllgor i'r Archifydd Sirol am ei ddiweddariad a thrafodwyd yn fanwl y materion a'r risgiau posib a godwyd uchod, a dywedwyd y byddai angen sesiwn friffio arnynt cyn gynted â phosib gyda'r swyddogion /rheolwyr prosiect/dylunwyr perthnasol etc. i drafod yn llawn y pryderon a'r materion a godwyd uchod. Trafodwyd hefyd y posibilrwydd o ymweliad â'r safle. Gofynnwyd hefyd am ragor o wybodaeth am y cyfleuster archifau newydd a adeiladwyd yng Nghaerfyrddin.

 

Cytunwyd y dylid gwneud y canlynol:

1.    bydd yr Archifydd Sirol yn cynnal sesiwn friffio ar gyfer holl aelodau'r pwyllgor cyn gynted ag y bo'n ymarferol fel yr amlinellir uchod, a bod ymweliad safle yn cael ei drefnu os bydd angen.

2.    darperir rhagor o wybodaeth am gyfleuster newydd Caerfyrddin yn ystod y cyfarfod nesaf.

 

Gwaith Allgymorth ac Addysgol

 

Nododd nad oedd unrhyw waith allgymorth wedi digwydd yn ystod y cyfnod adrodd, y tu hwnt i'r negeseuon rheolaidd ar gyfryngau cymdeithasol oherwydd y cyfyngiadau a osodwyd gan y pandemig a'r cyfnod gwyliau ysgol sydd fel arfer yn dawel.

 

Mae'r prosiect ar hanes cysylltiad Cymru â'r fasnach gaethweision yn parhau.

 

Defnydd o'r gwasanaeth

 

Nododd fod y ffigurau sy'n ymwneud â defnyddio'r gwasanaeth yn adlewyrchu effaith y pandemig.

 

Sgyrsiau a Chyfarfodydd Proffesiynol

 

Adroddodd am y cyfarfodydd amrywiol y bu'r staff yn bresennol ynddynt yn ystod y chwarter.

 

Casgliadau'r Archifau

 

Adroddodd am y rhestr o archifau a dderbyniwyd gan y gwasanaeth yn ystod y chwarter.