Agenda a Chofnodion

PENDERFYNWYD ethol y Cynghorwyr D W Davies ac R V Smith yn Is-gadeiryddion y Pwyllgor ar gyfer y flwyddyn ddinesig 2016-2017.

 

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan y ddau awdurdod, cyhoeddwyd y buddion canlynol:

 

Swyddogion

 

David Michael - Cofnod Rhif 4 - Adroddiad yr Archifydd Sirol, oriau agor Cymdeithas Hynafiaethwyr Castell-nedd - Aelodaeth Pwyllgor Cymdeithas Hynafiaethwyr Castell-nedd - personol a rhagfarnol, a adawodd y cyfarfod cyn i'r eitem hon gael ei thrafod.

 

 

Cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod blaenorol fel cofnod cywir.

 

PENDERFYNWYD cymeradwyo cofnodion Pwyllgor Archifau Gorllewin Morgannwg a gynhaliwyd ar 18 Mawrth 2016 yn gofnod cywir.

 

Cyllideb Refeniw 2016/17

 

Adroddodd Archifydd y Sir am drafodaethau parhaus â Chymdeithas Hynafiaethwyr Castell-nedd yn sgîl Cyllideb Flynyddol y Gwasanaeth Archifau ar y Cyd ar gyfer 2016/2017. Amlygodd Aelodau Cyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot ffigurau gwell ar gyfer nifer yr ymwelwyr ag Archifau'r Gymdeithas.  Dywedodd yr Archifydd Sirol mai fforddadwyedd y gwasanaeth yn y dyfodol yn hytrach na nifer yr ymwelwyr oedd y ffactor pwysicaf wrth fynd ymlaen.

 

Pwysleisiodd y Cadeirydd yr angen am drafodaethau adeiladol ac agored rhwng pob parti.

 

 

Cyflwynodd yr Archifydd Sirol adroddiad a oedd yn amlinellu gwaith y

Gwasanaeth Archifau yn ystod y cyfnod o fis Mawrth i fis Mai 2016.

 

Partneriaeth Archifau Rhanbarthol Gorllewin Cymru

 

Adroddodd yr Archifydd Sirol a Phennaeth y Gwasanaethau Diwylliannol bod trafodaethau'n parhau rhwng partneriaid am gyfleuster newydd a rennir. Ychwanegodd yr Archifydd Sirol fod gwaith ymgynghori wedi cael ei wneud er mwyn datblygu cynnig Partneriaeth Archifau Rhanbarthol Gorllewin Cymru. Byddai'n rhaid i leoliad newydd fod yn gartref i Wasanaeth Archifau Gorllewin Morgannwg ac Archifau Richard Burton Prifysgol Abertawe mewn cyfleuster a rennir. Ni chytunwyd ar leoliad.

 

Comisiynu

 

Adroddodd yr Archifydd Sirol, er bod Hysbysiad o Wybodaeth Flaenorol (HWF) ynglŷn â darpariaeth gwasanaeth yn y dyfodol wedi cael ei gyhoeddi gan Abertawe, fod y Gwasanaeth Archifau yn cael ei eithrio o'r broses oherwydd ei fod yn destun i fuddion partneriaeth ranbarthol ar hyn o bryd. Byddai dewisiadau eraill yn cael eu hystyried yn yr achos lle na fyddai hwn yn opsiwn diogel i wireddu buddion ar gyfer y gwasanaeth ar y cyd yn unig.  Ar hyn o bryd, nid oedd swyddogion yn cynnig rheolaeth wahanol ar gyfer y Gwasanaeth Archifau, ond byddai'n parhau i archwilio'r modelau sydd ar gael o fewn gwaith Partneriaeth Gorllewin Cymru. Cafodd aelodau a oedd yn chwilio am fwy o wybodaeth am y materion penodol ynglŷn â chomisiynu gwasanaethau archifau eu cyfeirio at arweiniad yr Archifau Cenedlaethol, 'In a Spin: Guidance on Spinning out Local Archive Services' (2014) yn http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/archives/in-a-spin.pdf  

Cynllun Gweithredu Busnes 2016/17

Darparwyd cynllun gweithredu busnes y gwasanaeth ar gyfer 2016/17 yn Atodiad 1 yr adroddiad.

Lleihau Oriau Agor Archifau Cymdeithas Hynafiaethol Castell-nedd

O ganlyniad i arbedion cyllidebol 2016/17 a drafodwyd yn y

ddau gyfarfod diwethaf, amlinellodd yr Archifydd Sirol y byddai gostyngiad yn yr oriau agor a hysbysebir yn Archifau Cymdeithas Hynafiaethwyr Castell-nedd, o bedwar diwrnod i ddau ddiwrnod yr wythnos, yn dod i rym ar 1 Awst 2016.

 

Byddai mynediad cyhoeddus a gofal curadurol casgliadau Archifau Cymdeithas Hynafiaethwyr Castell-nedd (CHCN) yn cael eu cynnal gyda phresenoldeb archifydd GAGM ar ddydd Llun. Ar yr ail ddiwrnod o agor, byddai gwirfoddolwyr NAS yn darparu mynediad i'r casgliadau.

 

Er bod y gostyngiad hwn yn y dyddiau y byddai casgliadau CHCN ar gael

yn un sylweddol, roedd yn seiliedig ar ddadansoddiad rhesymegol o'u lefelau defnydd presennol o'u cymharu â'r defnydd o ddogfennau archif yn Abertawe. Ar y pryd, roedd y ddau gyfleuster ar agor am bedwar diwrnod yr wythnos, ond roedd y defnydd o gasgliadau CHCN yn cynrychioli 2% yn unig o faterion dogfennaeth yn Abertawe yn 2015/16.

 

Gwnaeth dau aelod o staff yr archifau golli swydd yn wirfoddol fel rhan o'r broses

hon, gan arwain at gyflenwad staff o 8 aelod llawn amser yn y Gwasanaeth Archifau.

 

Defnydd o'r Gwasanaeth - Ystadegau mis Mawrth i fis Mai 2016

 

Adroddodd yr Archifydd Sirol am y defnydd o'r Gwasanaeth ar gyfer y chwarter.

 

Allgymorth y Gwasanaeth

 

Adroddodd yr Archifydd Sirol am y meysydd gwaith amrywiol yr oedd staff wedi bod

yn ymwneud â hwy yn ystod y chwarter.

 

Dywedodd ef fod y gwasanaeth wedi creu arddangosfa i ddathlu pen-blwydd y

Frenhines yn 90 oed ar gyfer nawdegwyr eraill yn Orendy Margam ar 23 Mai 2016.

 

Ychwanegodd fod y gwasanaeth hefyd yn rhan o'r prosiect 'Visions of Steel' dan

arweiniad Prifysgol Abertawe. Yn ystod y chwarter, mae hwn wedi cynnwys dau

ddigwyddiad cyhoeddus ym Mhort Talbot, ac un sesiwn addysg yn Ysgol Gyfun

Sandfields.

 

Cyfarfodydd Proffesiynol a Gweithio Mewn Partneriaeth

 

Cyfeiriodd yr Archifydd Sirol at y cyfarfodydd a hyfforddiant proffesiynol

y bu staff yn bresennol ynddynt yn ystod y chwarter diwethaf.

 

Polisi Casglu

 

Atodwyd diweddariad o'r polisi casglu yn atodiad 2.

 

PENDERFYNWYD cymeradwyo polisi casglu diwygiedig y Gwasanaeth Archifau.

 

Casgliadau Archifau

 

Er gwybodaeth, atodwyd rhestr gynhwysfawr o archifau a dderbyniwyd yn ystod y cyfnod o fis Mawrth i fis Mai 2016 yn Atodiad 3.

 

Meddai'r Archifydd Sirol y byddai Adroddiad Blynyddol yr Archifau ar-lein cyn bo hir, gyda'r ddolen yn cael ei ddosbarthu i aelodau.