Agenda, decisions and minutes

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Ben Smith, y Prif Swyddog Cyllid/Swyddog Adran 151, y Datganiad Cyfrifon Drafft ar gyfer 2020/21 'er gwybodaeth' ac i'w adolygu.

Talodd Arweinydd y Cyngor deyrnged i'r Prif Swyddog Cyllid/Swyddog Adran 151 a'r staff ariannol am eu gwaith drwy gydol Pandemig COVID-19 a thynnodd sylw at y gwarged cyllidebol a gyflawnwyd yn ystod blwyddyn ariannol 2020/21.  Ategodd y Cadeirydd sylwadau'r Arweinydd hefyd a dywedodd ei bod wedi derbyn gwybodaeth am gynnydd ariannol drwy gydol y flwyddyn.

Amlinellwyd bod y Cyfrifon Drafft ar gyfer 2020/21 wedi'u paratoi a'u llofnodi gan y Swyddog Adran 151 ar 27 Mai 2021. Darparwyd copi yn Atodiad A yr adroddiad.

Roedd y Cyfrifon wedi'u cyflwyno'n ffurfiol i archwilwyr y cyngor, Archwilio Cymru, a oedd wedi cwblhau'r archwiliad o'r cyfrifon.  Fel rhan o'r broses archwilio, trefnwyd bod y cyfrifon ar gael i'w harchwilio gan y cyhoedd am gyfnod o bedair wythnos o 12 Gorffennaf i 6 Awst 2021.

Nodwyd y farn archwilio amodol a thynnwyd sylw at y rhesymau technegol ynghylch y penderfyniad fel a ganlyn: -

·       Roedd yr Awdurdod wedi cofnodi'n anghywir yn ei gofnodion cyfrifyddu gost hanesyddol addasiadau dibrisiant rhwng ei gronfa ailbrisio wrth gefn (Nodyn 22) a'i gyfrif addasu cyfalaf (Nodyn 22) ers o leiaf 2011-2012 gan arwain at gam-ddweud sylweddol posib ar gyfer y ddau. Roedd y cyngor ar hyn o bryd yn dadansoddi ei gofnodion cyfrifyddu i gywiro'r mater hwn ond hyd yma, nid oedd wedi gallu mesur gwerth llawn y cam-ddweud.

Ychwanegodd Jason Garcia, Archwilio Cymru, yr adroddwyd am y mater am y tro cyntaf 5 mlynedd yn ôl a bod Archwilio Cymru yn teimlo bod lefel y trothwy o £9m wedi'i thorri.  Bu'n rhaid i Archwilio Cymru asesu bod y cyfrifon yn gywir yn eu hanfod ond teimlwyd bod y gwall yn fwy na pherthnasedd a gwnaeth sylw ar y system cofrestr asedau gyfredol a ddefnyddiwyd gan y cyngor, a oedd wedi arwain at agwedd rheoli asedau nad oedd yn effeithiol. Roedd y system a ddefnyddiwyd hefyd yn hynod lafurddwys. 

O ganlyniad, nid oedd Archwilio Cymru yn gallu pennu lefel yr addasiad angenrheidiol i gywiro'r mater.

Dywedodd y Prif Swyddog Cyllid/Swyddog Adran 151 y byddai'n anodd iawn goresgyn y mater gyda sicrwydd llwyr ac y gallai gymryd hyd at 6 mis i gwblhau materion gydag amcangyfrif o'r addasiad sydd ei angen wedi'i gytuno gan y ddwy ochr.

Gofynnodd y Pwyllgor gwestiynau i'r Prif Swyddog Cyllid/Swyddog Adran 151, yr ymatebwyd iddynt yn unol â hynny.

Nodwyd y trefnwyd bod y Datganiad o Gyfrifon i'w gyflwyno i'r cyngor ar 2 Medi 2021.

Nodwyd.

Cyflwynodd Jason Garcia Adroddiad Archwilio Cyfrifon Archwilio Cymru – Dinas a Sir Abertawe.

Pwysleisiwyd effaith sylweddol pandemig COVID-19 ar y broses a thynnwyd sylw at ymdrech sylweddol tîm cyfrifon y cyngor a lwyddodd i wneud hynny eleni yn wyneb yr heriau a gafwyd.  Roedd y cyngor wedi llwyddo i lunio'r datganiad cyfrifon drafft erbyn 27 Mai 2021, ymhell o flaen y dyddiad cau statudol. Roedd Archwilio Cymru yn hynod ddiolchgar am broffesiynoldeb y tîm wrth eu cefnogi i gwblhau eu harchwiliad mewn amgylchiadau mor anodd.

Ychwanegwyd nad oedd y pandemig wedi effeithio ar yr archwiliad ac roedd Arddangosyn 1 yn amlinellu'r prif effeithiau ac fe'i darparwyd er gwybodaeth.  Roedd Archwilio Cymru yn bwriadu cyhoeddi barn archwilio amodol ar gyfrifon eleni ar ôl i'r awdurdod ddarparu'r Llythyr Sylwadau yn seiliedig ar Atodiad 1.   Roedd gan Archwilio Cymru bryderon pwysig am agweddau ar y cyfrifon ac amlinellodd fod y datganiadau ariannol yn cynnwys cronfeydd wrth gefn na ellir eu defnyddio a darparwyd y cefndir a oedd yn ymwneud â'r penderfyniad.

Darparwyd yr Adroddiad Archwilio arfaethedig yn Atodiad 2.

Nodwyd un camddatganiad yn y cyfrifon a oedd uwchben y lefel ddibwys a drafodwyd â'r rheolwyr, ond arhosodd heb ei gywiro.  Ar ôl trafodaethau â swyddogion y cyngor, cytunodd Archwilio Cymru nad oedd gwerth y camddatganiad yn berthnasol ac felly nid oedd y cyngor wedi diwygio'r datganiadau ariannol.  Roedd y camddatganiad yn ymwneud â chyfarpar amddiffyn personol (PPE) a roddwyd ac a dderbyniwyd yn ystod 2020-21 nad oedd wedi cael ei gyfrif a'i gydnabod yn y datganiadau ariannol. Cyfanswm gwerth y PPE a dderbyniwyd oedd £2.018 miliwn, yr oedd peth ohono wedi'i gadw a'i ddefnyddio gan y cyngor a pheth wedi'i roi i drydydd partïon.  Nodwyd y gofynion cyfrifyddu ar gyfer y trafodion hyn yn y Côd ond roedd y cyngor wedi'u hepgor o'r datganiadau ariannol. Dylid nodi nad yw effaith y trafodion hyn wedi cael unrhyw effaith net ar y fantolen a'r datganiad incwm a gwariant cynhwysfawr.

Roedd Atodiad 3 yn darparu'r camddatganiadau cywiriedig, cyflwynwyd materion arwyddocaol eraill yn Arddangosyn 2 ac roedd yr argymhellion a ddeilliodd o'r archwiliad yn Atodiad 4.

Nodwyd y byddai'r adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r cyngor ddydd Iau, 2 Medi 2021.

Nodwyd.

Cyflwynodd Jason Garcia Asesiad Cynaliadwyedd Ariannol Archwilio Cymru – Dinas a Sir Abertawe.

Amlinellodd yr adroddiad yr hyn yr edrychodd Archwilio Cymru arno a pham.  Amlinellwyd bod y cyngor mewn sefyllfa dda i gynnal ei gynaliadwyedd ariannol a'i fod yn bwriadu cryfhau rhai agweddau ar ei reolaeth ariannol.

Ychwanegwyd bod effaith uniongyrchol COVID-19 ar gynaliadwyedd ariannol y cyngor wedi'i lliniaru gan gyllid ychwanegol gan Lywodraeth Cymru, a darparodd Arddangosyn 1 gost COVID-19 i'r cyngor dros 2020-21.

Roedd y cyngor wedi diwygio'i ddogfen strategaeth trawsnewid a'i gynllun ariannol tymor canolig a gefnogwyd gan drefniadau llywodraethu newydd ac roedd Arddangosyn 2 yn nodi mai cyfanswm y bwlch ariannu rhagamcanol i'r cyngor ar gyfer y cyfnod rhwng 2022-23 a 2025-26 oedd £20.8 miliwn.

Tynnwyd sylw at y gwelliant sylweddol yn lefel y cronfeydd wrth gefn y gellir eu defnyddio ac amlinellodd Arddangosyn 4 swm y gorwariant/tanwariant yn berthynol i gyfanswm y gyllideb refeniw net. 

Nododd yr adroddiad ymhellach nad oedd y cyngor wedi monitro'i arbedion yn ystod 2020-21, ond ei fod yn bwriadu ailgyflwyno prosesau monitro diwygiedig yn 2021-22 i helpu i lenwi'i fwlch cyllido yn y dyfodol. Roedd sefyllfa hylifedd y cyngor yn gadarn, gan ei alluogi i gyflawni'i rwymedigaethau ariannol pan fyddant yn ddyledus.

Darparodd Arddangosyn 5 yr arbedion a gyflawnwyd yn ystod y cyfnod rhwng 2016-17 a 2019-20 fel canran o'r arbedion a gynlluniwyd ac roedd Arddangosyn 6 yn darparu'r gymhareb cyfalaf gweithio o 2015-16 i 2019-20.

Diolchodd y Cadeirydd i gynrychiolydd Archwilio Cymru am yr adroddiad a diolchodd i'r Swyddogion am roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor drwy gydol y flwyddyn ariannol.