Lleoliad: O bell drwy Microsoft Teams. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Penderfyniad: Dim. Cofnodion: Yn unol â'r Côd
Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw
fuddiannau. |
|
Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd)
blaenorol. Penderfyniad: Cymeradwywyd. Cofnodion: Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y
Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel cofnod cywir. |
|
Siarter Archwilio Mewnol Drafft 2022/23. PDF 568 KB Dogfennau ychwanegol: Penderfyniad: Cymeradwywyd. Cofnodion: Cyflwynodd Simon
Cockings, Prif Archwiliwr, adroddiad a oedd yn ceisio cymeradwyaeth ar gyfer
Siarter Archwilio Mewnol 2022/23. Tynnodd sylw'n benodol at y siarter a
amlinellwyd yn Atodiad 1 yr adroddiad, a oedd yn cynnwys y canlynol: - ·
Diffiniad
o Archwiliad Mewnol; ·
Rôl a
swyddogaeth archwilio mewnol; ·
Cwmpas
Archwiliad Mewnol; ·
Annibyniaeth
Archwiliad Mewnol; ·
Rôl
Ymgynghorol Archwiliad Mewnol; ·
Rôl
twyll, llwgrwobrwyo a llygru archwilio mewnol; ·
Adnoddau
archwilio mewnol; a ·
Rhaglen
Sicrhau Ansawdd a Gwella Cadarnhaodd y
Prif Swyddog nad oedd ganddo unrhyw gyfrifoldeb rheoli arall a oedd wedi
cyfyngu ar annibyniaeth yr Archwiliad Mewnol. Gofynnodd y pwyllgor am rôl ehangach Archwilio Mewnol, yn benodol ynghylch
sefydliadau partner. Cadarnhaodd y Prif Archwiliwr y byddai'n diweddaru'r
Siarter. Ychwanegodd y Cadeirydd y byddai angen ailymweld â'r cylch gorchwyl yn y
dyfodol, yn enwedig o ran effaith Cyd-bwyllgor Corfforaethol Rhanbarthol
De-orllewin Cymru a'r newidiadau y mae angen eu gwneud i Gyfansoddiad y Cyngor.
Penderfynwyd ar y canlynol: - 1)
Cymeradwyo'r
Siarter Archwilio Mewnol Drafft ar gyfer 2022/23; 2) Diweddaru'r Siarter i adlewyrchu rôl
ehangach Archwilio Mewnol o ran sefydliadau partner. |
|
Strategaeth Archwilio Mewnol a Chynllun Blynyddol 2022/23. PDF 453 KB Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad: Cymeradwywyd. Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwiliwr adroddiad a oedd yn ceisio cymeradwyaeth y Strategaeth Archwilio
Mewnol a'r Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2022/23. Darparwyd y
Strategaeth Archwilio Mewnol 2022/23 yn Atodiad 1, crynodeb o Gynllun Archwilio
Mewnol 2022/23 yn Atodiad 2, Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2022/23 yn
Atodiad 3, Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2022/23 gan gynnwys cwmpas yn
Atodiad 4 a'r Map Sicrwydd yn Atodiad 5. Ychwanegodd ar
gyfer 2022/23, fod yr adran Archwilio Mewnol yn cynnwys 9.1 cyfwerth amser
llawn ynghyd â'r Prif Archwiliwr, yr un lefel o adnoddau ag a gafwyd yn
2021/22. Roedd hyn yn rhoi cyfanswm o 2,366 o ddiwrnodau a fyddai ar gael.
Amlygwyd bod y cynllun yn darparu digon o staff ar draws adrannau. Cafwyd trafodaeth
yn dilyn hyn a oedd yn canolbwyntio ar y canlynol: - ·
Cynnwys
cwmpasau drafft defnyddiol; ·
Perfformiad
ac effeithiolrwydd Rheolau Gweithdrefnau Contractau (RhGC)
gan gynnwys gweithdrefnau sy'n rhan o wariannau mawr; ·
Sicrwydd
a ddarperir gan adolygiadau perfformiad; ·
Archwiliadau
perfformiad corfforaethol; ·
Sicrwydd
a ddarperir gan adroddiadau blynyddol cyfarwyddwyr ar reolaeth fewnol; ·
Effeithlonrwydd
gwasanaethau ac adborth gan y rheini sy'n derbyn gwasanaethau, ymgynghoriad â
defnyddwyr mewnol ac allanol; ·
Cyfathrebiadau/cyfranogiad
y cyhoedd; ·
Ennyn
diddordeb ac effeithiolrwydd gwasanaethau; ·
Sicrwydd
a ddarperir gan adroddiadau Archwilio Mewnol; ·
Cynnwys
y cyhoedd yn y broses benderfynu a'r argymhellion a gynhwysir yn y Datganiad
Llywodraethu Blynyddol ynghylch cyfranogiad gwell. Penderfynwyd
ar y canlynol: - 1)
Cymeradwyo’r
Strategaeth Archwilio Mewnol a Chynllun Blynyddol; 2) Ychwanegu adroddiad ar Strategaeth
Cyfranogiad y Cyhoedd at y cynllun gwaith ar 2022/23. |
|
Trosolwg Risg Corfforaethol 2021/22 - Chwarter 4. PDF 310 KB Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad: Er gwybodaeth. Cofnodion: Cyflwynodd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol,
adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn darparu trosolwg o statws Risgiau
Corfforaethol yn y cyngor i roi sicrwydd i'r Pwyllgor fod risgiau allweddol yn
cael eu rheoli'n unol â pholisi a fframwaith rheoli risgiau'r cyngor. Roedd y canlynol yn crynhoi statws y risgiau a gofnodwyd yn y Gofrestr Risgiau Corfforaethol ar ddiwedd Chwarter 4 2021/22: nodwyd 7 statws risg coch yn y Gofrestr Risgiau Corfforaethol ar ddiwedd y
chwarter: - ·
Rhif Adnabod Risg 153.
Diogelu. ·
Rhif Adnabod Risg 159.
Rheolaeth Ariannol: Agweddau CATC ar Abertawe Gynaliadwy. ·
Rhif Adnabod Risg 221
Argaeledd Gofal Cartref. ·
Rhif Adnabod Risg 222.
Digidol, Data a Seiberddiogelwch. ·
Rhif Adnabod Risg 274.
Gwasanaethau Cymdeithasol COVID-19. ·
Rhif Adnabod Risg 306. WCCIS
(System Wybodaeth Gofal Cymunedol Cymru). ·
Rhif Adnabod Risg 309. Oracle Fusion. ·
Cofnodwyd bod yr holl risgiau
wedi'u hadolygu o leiaf unwaith yn ystod Chwarter 4. ·
Ni ychwanegwyd risgiau newydd
at y gofrestr Risgiau Corfforaethol. ·
Cafodd 2 risg corfforaethol eu
dadactifadu yn ystod Chwarter 4: ·
Rhif Adnabod Risg 282. Ar ôl
gadael yr UE. ·
Rhif Adnabod Risg 296.
Cyflenwi deunyddiau adeiladu. ·
Ni chafodd unrhyw risgiau eu
codi i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol. ·
Ni chafodd unrhyw risgiau
corfforaethol eu tynnu oddi ar y Gofrestr Risgiau Corfforaethol. ·
Lleihawyd lefel y risg ar
gyfer 1 risg corfforaethol o statws Coch i Oren ac yna i statws Gwyrdd yn ystod
Chwarter 4 - Rhif Adnabod Risg 264 - COVID-19. Roedd Atodiad A
yn cynnwys y risgiau ar 31/03/22 a gofnodwyd yng Nghofrestr Risgiau
Corfforaethol y cyngor. Roedd yr adroddiadau ar gyfer pob risg yn cynnwys
gwybodaeth esboniadol gyffredinol yn ymwneud â'u dosbarthiad. Gofynnodd y
pwyllgor am drin, trosglwyddo, goddef a therfynu, yn enwedig eu hystyr o ran
risg. Tynnodd y
Cadeirydd sylw at bwysigrwydd cadw llygad agos ar y risgiau a'r adroddiadau
Archwilio Mewnol gan sicrhau bod rheoli risg ar waith o fewn yr adrannau. |
|
Penderfyniad: Nodwyd. Cofnodion: Cyflwynodd
Justine Morgan a Gillian Gillett, Swyddfa Archwilio
Cymru (SAC) Grynodeb Archwilio Blynyddol Dinas a Sir Abertawe 2021 a ddangosodd
y gwaith a gwblhawyd ers yr Adroddiad Gwelliant Blynyddol diwethaf, a
gyhoeddwyd ym mis Chwefror 2021. Amlinellwyd bod SAC
yn cwblhau gwaith bob blwyddyn i gyflawni'r dyletswyddau canlynol: ·
Gwelliant
Parhaus ·
Archwilio
Cyfrifon ·
Gwerth
am Arian ·
Egwyddor
Datblygu Cynaliadwy Darparwyd
manylion canfyddiadau Archwiliad o Gyfrifon 2020-21 Cyngor Dinas a Sir
Abertawe. Roedd yr adroddiad hefyd yn amlinellu'r gwaith canlynol a wnaed: ·
Gwaith SAC mewn ymateb i bandemig
COVID-19; ·
Gwelliant Parhaus; ·
Cynaliadwyedd ariannol; ·
Cynllunio adferiad; ·
Arolygiaethau Eraill; ·
Astudiaethau Llywodraeth Leol; ·
Gwasanaethau Dewisol (Ebrill 2021); ·
Adfywio canol trefi yng Nghymru (Medi 2021); ·
Gwaith parhaus o 2020-21; ·
Gwaith wedi'i gynllunio ar gyfer 2021-2022. Gofynnodd y
Cadeirydd am ddiweddariad am y cynnydd ynghylch y barn cymwys a roddwyd gan yr Archwilydd
Cyffredinol ar ddatganiadau ariannol y cyngor. Esboniwyd bod gwaith yn parhau
ac roeddent yn aros am gyngor gan dîm technegol SAC. Gwnaeth Adam
Hill, y Dirprwy Brif Weithredwr sylwadau ar y cynnydd a wnaed a dywedodd fod y
Cyfarwyddwr Cyllid yn gweithio'n galed i oresgyn y gwahaniaethau. Roedd hefyd
wedi cydnabod y newid cadarnhaol i'r arferion gweithio rhwng yr Awdurdod a
Swyddfa Archwilio Cymru. Gofynnodd y
pwyllgor am ddiweddariad ynghylch sefyllfa bresennol trafodaethau. Ychwanegodd
y byddai nodyn ar y cyd gan y cyngor a SAC yn cael ei ddosbarthu i'r pwyllgor
ynghylch y cynnydd a wnaed. Gofynnodd y
pwyllgor hefyd am y diweddaraf ynghylch cynnydd o ran yr adolygiad Trefniadau
Diogelu Rhag Colli Rhyddid (DoLS), a gofynnodd i
Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol roi'r diweddaraf i'r pwyllgor ynghylch
y cynnydd wrth gyflwyno ei ddiweddariad blynyddol ar reolaethau mewnol Adran y
Gwasanaethau Cymdeithasol. |
|
Adroddiad diweddaru - Abertawe'n Cyflawni'n Well Gyda'n Gilydd. PDF 734 KB Dogfennau ychwanegol: Penderfyniad: Er Gwybodaeth. Cofnodion: Cyflwynodd Marlyn
Dickson, Rheolwr y Rhaglen Newid adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn darparu
diweddariad sicrwydd ar Gynllun Adfer a Thrawsnewid Abertawe - Cyflawni'n Well
Gyda'n Gilydd. Tynnodd sylw at
bwrpas Nodau Strategol Abertawe - Cyflawni'n Well Gyda'n Gilydd a'r cerrig
milltir allweddol hyd heddiw. Nodwyd bod Archwilio Mewnol wedi archwilio'r
rhaglen, ei llywodraethu a'i strwythur, gan ddyrannu lefel uchel o sicrwydd. Amlinellwyd
camau'r rhaglen/adfer a'i llywodraethu. Ychwanegwyd bod risgiau a materion yn
cael eu hadrodd a'u monitro'n fisol. Trafododd y
Pwyllgor y canlynol: - ·
Manteision
a buddugoliaethau cyflym, yn benodol sut y caiff ffrydiau eu monitro'n fisol a
sut nodir buddugoliaethau cyflym trwy’r olrheinwyr; ·
Sut
roeddent yn canolbwyntio ar newid cynaliadwy yn arwain at newid diwylliannol a
thrawsnewidiol; ·
Gallu
adnoddau staff i gyflawni'r newid a sut maent yn parhau i ganolbwyntio ar y
swydd yn ystod y dydd, wrth adeiladu gallu ar gyfer gynnydd tymor hwy. Dywedodd Justine
Morgan, Swyddfa Archwilio Cymru eu bod wedi bod yn arsylwi ar y newidiadau i arferion
gweithio sy'n cael eu rhoi ar waith, a’u bod yn eu croesawu. Ychwanegodd fod
rhoi'r newid ar waith yn heriol i'r awdurdod a byddai'n gweld ffordd newydd o
weithio erbyn 2025. Roedd y broses o ymdrin â risgiau yn addas i'r diben ac yn
darparu sicrwydd i archwilio allanol. Dywedodd y
Cadeirydd fod y sefyllfa gadarnhaol a adroddwyd yn galonogol iawn. |
|
Rhaglen Hyfforddiant y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. PDF 444 KB Penderfyniad: Cymeradwywyd. Cofnodion: Cyflwynodd Adam
Hill, y Dirprwy Brif Weithredwr adroddiad a oedd yn manylu ar Raglen
Hyfforddiant y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Dywedodd, yn
dilyn adroddiad cychwynnol ym mis Gorffennaf 2021, fod yr adroddiad wedi’i
fireinio a bod dyddiadau penodol wedi’u cynnwys. Ychwanegodd y byddai'r rhaglen
hyfforddi, a atodwyd yn Atodiad 1, yn rhoi sicrwydd i'r pwyllgor fod y gofynion
allweddol a gwybodaeth gyffredinol y mae eu hangen i ddeall y dyletswyddau
angenrheidiol yn cael eu cynnwys. Trafododd y
Pwyllgor y canlynol: - ·
Amlinellu'r
rhaglen waith flynyddol yn glir ac amlinellu eitemau'n fanylach; ·
Yr
angen am hyfforddiant rheolaidd/gloywi i helpu'r pwyllgor gyda'i wybodaeth a'i
ddealltwriaeth; ·
Cyflwyno
rhagor o naratif i ddarparu rhagor o gefndir i eitemau; ·
Sicrhau
bod holl Aelodau'r Pwyllgor yn derbyn yr un lefel o hyfforddiant. Gofynnodd y
Cadeirydd fod yr hyfforddiant rheoli perfformiad a monitro perfformiad/proses
adrodd yn cael ei ddarparu i'r pwyllgor cyn y dyddiad ym mis Medi 2022 a
gynhwysir yn y rhaglen. Ychwanegodd y Dirprwy Brif Weithredwr y byddai'n
sefydlu a oes modd symud yr hyfforddiant i ddyddiad cynharach. Penderfynwyd
ar y canlynol: - 1)
Cymeradwyo'r
Rhaglen Hyfforddiant Llywodraethu ac Archwilio; 2)
Bydd
y Dirprwy Brif Weithredwr yn sefydlu a oes modd symud yr hyfforddiant rheoli
perfformiad a monitro perfformiad/adrodd i ddyddiad cynharach yn y rhaglen. |
|
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio. PDF 457 KB Penderfyniad: Er Gwybodaeth. Cofnodion: Cyflwynwyd
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er
gwybodaeth’. Nododd y Cadeirydd
fod Strategaeth y Gweithlu wedi'i threfnu i'w adrodd ym mis Chwefror 2023 a
gofynnodd iddynt adrodd amdani'n gynharach.
Ychwanegodd y Dirprwy Brif Weithredwr y byddai'r strategaeth yn mynd trwy'r
broses gymeradwyo ffurfiol yn fuan a byddai'r pwyllgor yn derbyn y diweddaraf
yn dilyn hynny. |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. PDF 227 KB Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad: Er Gwybodaeth. Cofnodion: Adroddwyd am
Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’. Ychwanegodd y
Cadeirydd y byddai'r Cynllun Gwaith yn cael ei ddatblygu wrth symud ymlaen ac
yn cael ei thrafod fel rhan o'r rhaglen sefydlu. Dywedodd y
Dirprwy Brif Weithredwr y byddai meysydd gwahanol cynllun gwaith y pwyllgor yn
rhan o'r hyfforddiant sefydlu. |