Agenda, decisions and minutes

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â’r Cod Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau a ganlyn:-

Datganodd Julie Davies (Aelod Lleyg) fuddiant personol yng Nghofnod Rhif 84 – Adroddiad Archwilio Rheoli Absenoldeb 20/21.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd Julie Davies (Aelod Lleyg) gysylltiad personol â chofnod rhif 84 – Adroddiad Archwilio Rheoli Absenoldeb 20/21.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo Cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel cofnod cywir, yn amodol ar y newid a ganlyn:-

Cofnod Rhif 73 - Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2021/22 – Adroddiad Monitro ar gyfer y Cyfnod 1 Hydref i 31 Rhagfyr 2021 – paragraff 7, pwynt bwled 10 – Diwygio i ddarllen fel a ganlyn: -

• Y posibilrwydd o fabwysiadu agwedd o'r gwaelod i fyny yn hytrach na dim ond o'r brig i lawr.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel cofnod cywir, yn amodol ar y diwygiadau canlynol: -

Cofnod rhif 73 - Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2021/22 – Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod rhwng 1 Hydref a 31 Rhagfyr 2021 – paragraff 7, pwynt bwled 10 – diwygio fel a ganlyn: -

·         Y posibilrwydd o ddefnyddio ymagwedd o'r gwaelod i fyny yn hytrach na'r gwrthwyneb yn unig.

Penderfynwyd diweddaru’r Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol Drafft fel y’i trafodwyd a’i gyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 12 Ebrill 2022.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr Gynllun Blynyddol Archwilio Mewnol Drafft ar gyfer 2022/23 i'w ystyried, cyn i'r cynllun terfynol gael ei gyflwyno i'r pwyllgor i'w gymeradwyo ym mis Ebrill 2022.

Roedd Atodiad 1 yn darparu'r Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol Drafft ar gyfer 2022/23 (Crynodeb) ac roedd Atodiad 2 yn darparu'r Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol Drafft ar gyfer 2022/23.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·         Proffil uwch o adolygiadau rheoli risg i fod yn adolygiadau trawsbynciol er mwyn lleihau risgiau a darparu ymagwedd sy’n fwy trosgynnol;

·         Ailwerthuso nifer y diwrnodau a dreulir ar rai adolygiadau i roi sicrwydd a'r anhawster wrth gydbwyso adolygiadau yn erbyn adnoddau;

·         Maent yn fodlon bod digon o adnoddau o fewn Archwilio Mewnol i gwblhau'r cynllun, her gyffredinol y cynllun a nifer y diwrnodau wrth gefn sydd wedi'u cynnwys yn y cynllun.

Nododd y Cadeirydd y byddai cwmpas adolygiadau unigol yn cael ei ddarparu ym mis Ebrill a diolchodd i'r Prif Archwiliwr am y cyfle i adolygu'r Cynllun drafft.

Penderfynwyd diweddaru Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol Drafft fel y'i trafodwyd a'i gyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 12 Ebrill 2022.

Er Gwybodaeth.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr, Simon Cockings, adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi crynodeb i'r Pwyllgor Archwilio am y fethodoleg a ddefnyddiwyd i lunio'r Cynllun Archwilio Mewnol Blynyddol cyn adrodd am Gynllun Blynyddol 2022/23 i'r pwyllgor i'w gymeradwyo ar 12 Ebrill 2022.

Ychwanegwyd bod Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) yn darparu fframwaith er mwyn cyflwyno gwasanaeth archwilio mewnol proffesiynol, annibynnol a gwrthrychol sy'n orfodol i bob darparwr archwilio mewnol yn sector cyhoeddus y DU. Un o ofynion y PSIAS yw bod yn rhaid llunio cynllun Archwilio Mewnol blynyddol yn seiliedig ar risgiau i bennu blaenoriaethau Archwilio Mewnol, ac i sicrhau cysondeb â nodau'r cyngor. Rhaid i'r cynllun gynnwys gwybodaeth archwilio ddigonol ar draws y cyngor cyfan er mwyn i'r Prif Archwiliwr allu rhoi barn flynyddol i'r cyngor trwy'r Swyddog Adran 151 a'r Pwyllgor Archwilio ynglŷn â'r amgylchedd rheoli sy'n cynnwys llywodraethu corfforaethol, rheoli risgiau a rheolaeth fewnol.

Rhoddwyd amlinelliad o fanylion Methodoleg y Cynllun Archwilio Mewnol a rhan o ofynion y PSIAS o ran cynllunio archwilio mewnol yn Atodiad 1, darparwyd manylion y Broses Cynllunio Archwilio Mewnol Blynyddol yn atodiad 2, y Cynllun Archwilio wedi'i Fapio yn erbyn Blaenoriaethau Corfforaethol yn Atodiad 3 a Map Sicrwydd Dinas a Sir Abertawe yn Atodiad 4.

Ychwanegwyd bod yr Ymarfer Ymgynghori ar gyfer Cynllun Archwilio 2022/23 wedi dechrau ym mis Hydref 2021 a'i fod wedi gweld nifer o archwiliadau newydd yn cael eu hychwanegu at y cynllun archwilio. Er bod Cynllun Archwilio 2022/23 yn cael ei ystyried ar hyn o bryd, rhagwelwyd y byddai'r archwiliadau arfaethedig, fel mewn blynyddoedd blaenorol, yn cael eu grwpio yn y categorïau cyffredinol canlynol: Archwiliadau llywodraethu a rheoli'r cyngor; archwiliadau sylfaenol; ac archwiliadau sy'n benodol i'r gwasanaeth.

Ystyriwyd bod y broses asesu risg a'r rhaglen dreigl, yr ymarfer ymgynghori a'r adolygiad o'r cofrestrau risg yn pennu'r archwiliadau sy'n ofynnol yn y Cynllun Archwilio ar gyfer 2022/23, y bu'n rhaid eu paru wedyn â'r adnoddau archwilio sydd ar gael. Yr adnoddau archwilio a oedd ar gael yn 2022/23 oedd 9.1 cyfwerth ag amser llawn, ac eithrio'r Prif Archwiliwr, a oedd heb newid ers 2021/22.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·         Craffu ar y gorwel/y defnydd o adroddiadau adolygu allanol i helpu i lywio'r cynllun fel rhan o broses gynllunio flynyddol yr Archwilio Mewnol a sut y gofynnir i'r Tîm Rheoli Corfforaethol/Penaethiaid Gwasanaeth fwydo'r wybodaeth yn ôl fel rhan o'r broses ymgynghori;

·         Y flaenoriaeth gorfforaethol o ddiogelu wrth gael ei mapio yn erbyn y Gwasanaethau Cymdeithasol fel adolygiad corfforaethol llawer ehangach;

·         Ffynonellau sicrwydd wedi'u mapio yn erbyn risg gorfforaethol o fewn y Map Sicrwydd yn ymddangos fel camau lliniaru, sut mae perchnogion risg yn diweddaru'r gofrestr risg a'r Map Sicrwydd ei hun sydd weithiau'n achosi dyblygu a'r posibilrwydd y bydd Perchnogion Risg yn  ailymweld â'r rhain yng nghanol y flwyddyn i roi sicrwydd;

·         Ehangu cwmpas y ddogfen Map Sicrwydd i gynnwys categorïau 'busnes fel arfer', er enghraifft, Cyllid ac Adnoddau Dynol;

·         Cynnwys trechu tlodi yn ogystal â chomisiynu/ Tai ac Iechyd y Cyhoedd ac edrych ar y rhain ar sail ehangach yn yr un modd â diogelu, sut yr oedd y blaenoriaethau corfforaethol wedi'u cynnwys yn y cynllun am y tro cyntaf nifer o flynyddoedd yn ôl a sut y gallai'r diagram a ddarparwyd fod yn gamarweiniol a bod angen ei ddiweddaru;

·         Darperir diwygiadau i'r diagram a awgrymwyd i wneud materion yn gliriach.

Dywedodd y Prif Archwiliwr y byddai'n adrodd ar y cais i ehangu cwmpas y ddogfen Map Sicrwydd i gynnwys categorïau 'busnes fel arfer' i TRhC/Berchnogion Risg i roi sylwadau arnynt.

Dywedodd y Cadeirydd fod paragraff 2.14 o'r adroddiad yn amlinellu y dylai'r Cynllun gysylltu ag amcanion y cyngor a nododd fod cwmpasau adolygiadau'n rhoi sicrwydd ond mae'n eithaf anodd cyflawni hyn ar ffurf diagram.

Ychwanegodd y Prif Archwiliwr ymhellach mai diben ehangach y diagram oedd dangos y cysylltiad cyffredinol rhwng yr amcanion corfforaethol, meysydd archwilio, sut mae hynny'n bwydo i'r farn archwilio flynyddol a sut mae hynny'n bwydo i mewn i'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol a'r Datganiad o Gyfrifon. Dywedodd ei fod yn hapus i adolygu'r adborth a gafwyd gan y pwyllgor.

Er Gwybodaeth.

Cyflwynodd Adrian Chard, Rheolwr Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol, adroddiad diweddaru 'er gwybodaeth' ar y cynnydd a wnaed yn dilyn lefel sicrwydd Archwilio Mewnol gymedrol a roddwyd yn 2020 mewn perthynas â Rheoli Absenoldeb.

Dywedwyd bod cynllun gweithredu wedi'i ddatblygu i fynd i'r afael â'r materion a nodwyd a rhoddwyd camau gweithredu addas yn eu lle. Nododd y cynllun gweithredu hwn gamau gweithredu RU (Risg Uchel) a RG (Risg Ganolig) ac fel yr adroddwyd yn flaenorol i'r pwyllgor ym mis Medi 2021, roedd yr holl argymhellion wedi'u rhoi ar waith, ac eithrio'r canlynol: -

·         Dylid ystyried cael trafodaeth gyda darparwr y system Interflex i ddarparu adroddiadau yn amlygu achosion o 'absenoldebau anawdurdodedig' – ystyriwyd nad oedd hyn yn gost-effeithiol.

Ychwanegwyd bod archwiliad pellach wedi'i drefnu ar gyfer mis Mawrth 2022.

Tynnwyd sylw at y ffaith bod cynnydd wedi'i wneud o ran datblygu dangosfwrdd i reolwyr a oedd ar y gweill ac a oedd yn agos at fod yn barod i’w brofi gan ddefnyddwyr. Byddai hyn yn darparu gwybodaeth gyfredol i bob rheolwr â chyfrifoldeb rheoli absenoldeb ac yn rhoi gwybodaeth iddo am absenoldeb staff oherwydd salwch/diwrnodau a gollwyd, cyfweliadau dychwelyd i'r gwaith heb eu cwblhau a chofnod o'r camau gweithredu sydd heb eu cyflawni.

Rhoddwyd yr wybodaeth ddiweddaraf i'r pwyllgor hefyd mewn perthynas â nodiadau atgoffa misol i reolwyr, datblygu model dysgu’r Rhaglen Cyfuno, gwelliannau o ran cwblhau cyfarfodydd dychwelyd i'r gwaith/cofnod o gamau gweithredu, penodi Cynghorwyr Rheoli Absenoldeb yn y Cyfarwyddiaethau Addysg, Lleoedd a Gwasanaethau Cymdeithasol.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·         Cyswllt/cymorth a ddarperir i staff ar salwch hirdymor a chysondeb ar draws yr awdurdod;

·         Diffyg ffigurau cymharu mewn perthynas â diwrnodau a gollwyd/ffigurau blaenorol;

·         Sefydlu'r hyn a oedd yn achosi lefelau salwch o fewn adrannau;

·         Darparu manylion am lefelau salwch ar draws yr awdurdod a sut roedd lefelau wedi gostwng;

·         Sicrwydd bod y newid mewn agwedd/cyfeiriad wedi'i rannu gyda phob ysgol/corff llywodraethu, ysgolion yn talu am yswiriant ychwanegol ar gyfer salwch staff;

·         Sicrwydd bod cyflogwyr/ysgolion annibynnol wedi'u cynnwys yn y gwelliannau;

·         Tynnu sylw at y gwaith rhagorol a wnaed gan Help Llaw ac Iechyd Galwedigaethol i gefnogi staff sy'n sâl/y rheini sy'n cael anawsterau yn y gwaith;

·         Cydnabod bod pethau'n symud i'r cyfeiriad cywir ond bod angen rhagor o fanylion.

Dywedodd y Rheolwr Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol y byddai'n darparu gwybodaeth sy'n ymwneud â'r protocol ar gyfer ymdrin â salwch hirdymor.

Dywedodd Ben Smith, Cyfarwyddwr Cyllid, y byddai disgwyl i'r Ganolfan Wasanaeth barhau i ddarparu data absenoldeb oherwydd salwch i'r pwyllgor pan fyddai amseru ac adnoddau'n caniatáu, gan nodi'r pwysau eithafol a oedd ar y Ganolfan Wasanaeth ar hyn o bryd.

Roedd y Cadeirydd yn cydnabod y gwelliannau a wnaed ond ychwanegodd nad oedd yr adroddiad yn rhoi digon o sicrwydd i'r pwyllgor o ran y gwahaniaeth sy'n cael ei wneud gan y gwelliannau. Ychwanegodd bod angen ffigurau sy'n dangos canlyniadau blaenorol/cyfredol a manylion targedau er mwyn rhoi sicrwydd.

Nododd hefyd y byddai'r Archwilio Mewnol yn cynnal archwiliad dilynol ym mis Mawrth a gofynnodd i dystiolaeth o ffigurau cyn/ar ôl hynny gael eu harchwilio i roi sicrwydd ychwanegol.

Dywedodd y Prif Archwiliwr y byddai'r archwiliad dilynol yn golygu gwirio a phrofi’r maes gwasanaeth Ychwanegodd nad oedd yn siŵr a fyddai’r Archwilio Mewnol yn archwilio ystadegau ac y byddai'n gofyn iddynt gael eu profi pe bai angen.

Nodydd.

Cyflwynodd Non Jenkins a Daniel King, Swyddfa Archwilio Cymru, Raglen Waith ac Amserlen Swyddfa Archwilio Cymru – Dinas a Sir Abertawe 'er gwybodaeth'.

Roedd yr adroddiad yn manylu ar y diweddariad chwarterol ac yn rhestru'r canlynol: -

·         Crynodeb Archwilio Blynyddol

·         Gwaith Archwilio Ariannol

·         Gwaith Archwilio Perfformiad

·         Astudiaethau Cenedlaethol Llywodraeth Leol sydd wedi'u cynllunio/ar y gweill

·         Estyn

·         Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC)

·         Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru ac Allbynnau Eraill a Gyhoeddwyd ers 1 Ebrill 2021

·         Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru ac Allbynnau Eraill i'w Cyhoeddi yn ystod 2021-22 (a gwaith arall sydd ar y gweill/wedi'i gynllunio)

·         Digwyddiadau a Chyhoeddiadau'r Gyfnewidfa Arfer Da sydd i ddod

Diolchodd y Cadeirydd i gynrychiolydd Archwilio Cymru am ddarparu'r adroddiad a nododd ei bod yn bwysig bod y Pwyllgor yn ymwybodol o'r rhaglen waith a'r amserlen er mwyn ymchwilio ymhellach a cheisio sicrwydd.

Mynegodd y Cyfarwyddwr Cyllid bryder nad oedd Swyddfa Archwilio Cymru a'r awdurdod wedi dod i gytundeb pendant ynghylch y mater sy'n ymwneud â'r archwiliad cymwysedig a ddyfarnwyd mewn perthynas â chyfrifon y llynedd. Ychwanegodd ei bod yn mynd yn rhy hwyr yn y flwyddyn i ddatrys y mater, a oedd yn fater o farn ac roedd am dynnu sylw'r pwyllgor at ei bryder.

Nododd y Cadeirydd y pryder a dywedodd ei bod yn gobeithio bod awydd i ddatrys a dod â’r mater i ben.

Cyfeiriodd hefyd at adroddiadau ychwanegol a gynhyrchwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru a chyrff rheoleiddio eraill, a fyddai bellach yn cael eu cynnwys mewn cyfeiriad e-bost rheoleiddwyr a reolir gan yr awdurdod a'u dosbarthu i'r swyddogion perthnasol. Ychwanegodd fod hyn yn rhoi hyder a sicrwydd bod materion a godir mewn adroddiadau yn cael eu targedu er mwyn gweithredu arnynt.

Er Gwybodaeth.

Cyflwynwyd Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’.

Esboniodd y Cadeirydd fod Atodiad 3 yn darparu'r Cynllun Gwaith tan fis Ebrill 2023. Ychwanegodd y byddai newidiadau parhaus yn cael eu gwneud ac y byddai'r ddogfen yn cael ei hadolygu'n rheolaidd.

Dywedodd y Dirprwy Brif Weithredwr y byddai Rhaglen Hyfforddi'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cael ei hadrodd i gyfarfod mis Ebrill 2022. Ychwanegodd fod ymraniad diweddar y Gyfarwyddiaeth Adnoddau flaenorol i'r Cyfarwyddiaethau Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn golygu y byddai'r diweddariadau ar adroddiadau'r amgylchedd rheoli mewn perthynas â'r ddwy adran yn cael eu darparu yn ystod y flwyddyn ddinesig nesaf.

Holodd Julie Davies (Aelod Lleyg) a oedd gan yr Awdurdod unrhyw fuddsoddiadau neu gontractau sy'n gysylltiedig â Rwsia a gofynnodd am ddiweddariad.  Dywedodd y Cyfarwyddwr Cyllid fod rhai buddsoddiadau pensiwn yr oedd y cyngor eisoes wedi'u cofnodi a fyddai'n cael eu gwaredu cyn gynted ag y bo'n ymarferol. Roedd contractau'n anoddach i'w hasesu ac ystyried eu canslo ar unwaith, o ystyried y rheolau ynghylch caffael yn y sector cyhoeddus a’r broses sancsiynu "fesul cam" ar gyfer y DU gyfan. Disgwylid y byddai'r cyngor yn dymuno symud yn unol â newidiadau ehangach llywodraeth y DU a Llywodraeth Cymru a bod fforymau eraill y tu allan i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio lle byddai'n well ystyried y materion hynny maes o law.  Felly, byddai'n cymryd peth amser i roi rhywfaint o sicrwydd ynghylch y materion ehangach hynny.

Gofynnodd y Cadeirydd i unrhyw risgiau cysylltiedig gael eu hamlygu i'r pwyllgor.