Agenda, decisions and minutes

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: - 

Datganodd Julie Davies gysylltiad personol â Chofnod rhif 65 – Ymateb i Adroddiad Archwilio Theatr y Grand 2020/2021.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd Julie Davies gysylltiad personol â Chofnod rhif 65 - Ymateb i Adroddiad Archwilio Theatr y Grand 2020/21.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Cymeradwywyd.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 14 Rhagfyr 2021 fel cofnod cywir.

Nodwyd y byddai cwynion corfforaethol yn cael eu trafod gan y Panel Craffu Perfformiad Gwella Gwasanaethau ym mis Mawrth 2022.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Tracey McNulty, Pennaeth y Gwasanaethau Diwylliannol adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf ac ymateb i Archwiliad Mewnol Theatr y Grand 2020/21.

Roedd yr adroddiad yn ymdrin â'r 1 Risg Uchel (RU); 6 Risg Ganolig (RG) a'r holl risgiau eraill a gofnodwyd a oedd naill ai'n Risg Isel (RI) neu'n Arfer Da (AD).  Ychwanegwyd bod yr holl argymhellion bellach wedi'u cwblhau a bod y Cynllun Gweithredu diweddaredig wedi'i ddarparu yn Atodiad A.

Cadarnhawyd bod rheolwr newydd wedi'i benodi ar gyfer Theatr y Grand a bod gweithdrefnau ar waith wrth symud ymlaen.

Gwnaeth y Pwyllgor sylwadau cadarnhaol iawn ar y cynnydd a wnaed ac holodd am y cynnydd a wnaed o ran defnydd cymunedol/preswylwyr o'r theatr. Cadarnhawyd bod cynnydd yn cael ei wneud o fewn cyfyngiadau presennol Llywodraeth Cymru ac y byddai'r theatr yn gwbl weithredol ar ôl i'r cyfyngiadau gael eu llacio. 

Ychwanegodd y Cadeirydd y byddai Archwilio Mewnol yn ailedrych ar y gwasanaeth ac yn adrodd i'r Pwyllgor yn eu Hadroddiad Monitro Perfformiad Chwarter 4 a fyddai'n rhoi sicrwydd bod y gwelliannau wedi'u rhoi ar waith yn briodol. Ychwanegodd bod cynnydd da wedi'i wneud yn ystod cyfnod heriol iawn i'r theatr a diolchodd i Bennaeth y Gwasanaethau Diwylliannol am ei hadroddiad.

Nodwyd.

Cyflwynodd Spencer Martin, Swyddog Partneriaethau a Chomisiynu, adroddiad a oedd yn rhoi gwybod i'r Pwyllgor am statws y Cronfeydd Ymddiriedolaeth a Weinyddir gan Ddinas a Sir Abertawe.

Esboniwyd mai'r awdurdod sy'n gyfrifol am ariannu a gweinyddu 20 o Gronfeydd Ymddiriedolaeth allanol. Roedd statws nifer o'r ymddiriedolaethau yn ansicr, fel y mae'r ymddiriedolaeth. Ymddengys fod gan Banel yr Ymddiriedolwyr ddylanwad yn rhannol dros fwyafrif, ond nid pob un o'r ymddiriedolaethau.

Ychwanegwyd bod gweinyddiaeth ariannol yr ymddiriedolaethau wedi'i rheoli yn unol ag arfer da ond, am wahanol resymau, mae llawer o'r ymddiriedolaethau wedi bod yn segur ers nifer o flynyddoedd. Derbyniodd Panel yr Ymddiriedolwyr adroddiad diweddaru ar statws yr ymddiriedolaethau ym mis Tachwedd 2021, yn dilyn archwiliad o ymddiriedolaethau a gynhaliwyd gan Archwilio Mewnol a darparwyd manylion yr ymddiriedolaethau a reolir, gan gynnwys ymddiriedolaethau ac elusennau gweithredol, ymddiriedolaethau segur ac ymddiriedolaethau a weinyddir gan ymddiriedolwyr allanol.

Roedd yr adroddiad hefyd yn manylu ar statws yr ymddiriedolaethau, Ymddiriedolaeth Adfywio Cymru'r Comisiwn Elusennau - Adolygiad o Gronfeydd Ymddiriedolaeth Segur a'r cynllun gwaith a.

Trafododd y Pwyllgor hanes/statws cronfeydd unigol. 

Ychwanegodd y Cadeirydd ei bod wedi gofyn i gylch gorchwyl gwaith y Comisiwn Elusennau a'r pwerau y gallai'r cyngor fod yn destun iddynt, gael eu dosbarthu i'r Pwyllgor. Soniodd ymhellach am yr opsiynau a oedd ar gael o ran cronfeydd segur a phwysleisiodd yr angen i gadw'r arian, nad oedd yn swm sylweddol ond a oedd yn bwysig iawn.

Penderfynwyd:-

1)    nodi'r rhestr ddiweddaredig a statws yr ymddiriedolaethau;

2)    dosbarthu cylch gorchwyl gwaith y Comisiwn Elusennau i'r Pwyllgor.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Martin Nicholls, Cyfarwyddwr Lleoedd, adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y statws a'r cynnydd presennol mewn perthynas â Chyd-bwyllgor Corfforaethol newydd De-orllewin Cymru (CBC).

Yn dilyn adroddiad blaenorol y Cabinet a gymeradwywyd ar 20 Mai 2021, amlinellwyd bod gwaith wedi mynd rhagddo i ddatblygu'r egwyddorion sy'n llywio strwythur a llywodraethu'r CBC yn y dyfodol. Cyflwynwyd adroddiad pellach i'r Cabinet ar 16 Rhagfyr 2021 a oedd yn amlinellu'r ffyrdd y gellir cyfansoddi'r CBC er mwyn bodloni gofynion deddfwriaethol a darparwyd hyn yn Atodiad A. 

Ychwanegwyd mai diben yr adroddiad oedd nodi'r trefniadau arfaethedig presennol, yn amodol ar gyfarfod ffurfiol cyntaf y CBC ar 13 Ionawr 2022. Roedd yr adroddiad yn cynnwys y canlynol: -

·       Amlinelliad o'r ffrydiau gwaith a'r gofynion deddfwriaethol perthnasol lle bo hynny'n berthnasol;

·       Cyfrifoldebau gweithredol a'r ymagwedd arfaethedig o benodi swyddogion statudol ar draws y rhanbarth ac arweinwyr ar gyfer pob ffrwd waith;

·       Llywodraethu'r CBC ac unrhyw is-bwyllgorau perthnasol a fframwaith y swyddog cefnogi;

·       Y gofynion rhanbarthol arfaethedig ar gyfer swyddogaethau'r Pwyllgor Safonau a Chraffu a hefyd ar gyfer y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio newydd, gan gynnwys manylion ei gylch gorchwyl;

·       Y gweithgareddau allweddol a'r cerrig milltir.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       Gweithdrefnau sy'n ymwneud â nodi/hysbysu gwrthdrawiadau buddiannau, y rheolaethau sy'n ymwneud â'r gweithdrefnau, yn enwedig mewn perthynas â gwrthdrawiadau sy'n ymwneud â chynghorau unigol o fewn y CBC a sut mae'r CBC fel corff ar wahân yn destun i'w adolygiad safonau ei hun;

·       Y cyfraniad o 35% sy'n cael ei wneud gan yr awdurdod i gyllideb y CBC a'i bwerau i godi costau a fyddai'n debyg i gyrff eraill y mae'r awdurdod yn cyfrannu tuag atynt, e.e. Awdurdod Iechyd Porthladd Bae Abertawe;

·       Y gwaith cyllidebol CBC ychwanegol sydd ei angen a sut y byddai'r CBC yn ymgymryd â gwaith y byddai'n rhaid i'r awdurdod ei wneud yn flaenorol;

·       Sut y cytunwyd ar rolau a chyfrifoldebau'r CBC gan Arweinwyr/Prif Weithredwyr pob cyngor ar sail gyfartal a oedd yn adlewyrchu cyfrifoldebau rhanbarthol eraill pob awdurdod;

·       Y trafodaethau parhaus ynghylch rôl/swyddogaethau pleidleisio Parciau Cenedlaethol;

·       Aelodaeth Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio'r CBC a'r effaith bosib ar aelodau lleyg cynghorau unigol.

Tynnodd y Cadeirydd sylw at yr angen i fonitro cynnydd y CBC yn ofalus a gofynnodd am ddarparu diweddariadau cynnydd cryno rheolaidd i'r Pwyllgor.   

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu 'er gwybodaeth'.

Gofynnodd y Cadeirydd am ddarparu cynllun gwaith cyfredol ar gyfer y cyfarfod nesaf a oedd yn cynnwys unrhyw un o'r meysydd gwaith newydd a nodwyd yn y cylch gorchwyl newydd a chynllun gwaith drafft ar gyfer 2022-2023.

Tynnodd sylw hefyd at yr angen i drefnu hyfforddiant y Pwyllgor o fis Mehefin 2022 ymlaen.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·       Hyfforddiant gorfodol/pwrpasol i aelodau'r Pwyllgor;

·       Darparu hyfforddiant dros gyfnod o 12 mis a chyflwyno sesiynau chwarterol;

·       Defnyddio'r manylion yn y Rhaglen Waith Ychwanegol a ddarperir yn Atodiad 4.

Tynnodd Adam Hill, Dirprwy Brif Weithredwr, sylw at y ffaith y byddai'n anodd hyfforddi aelodau newydd y Pwyllgor erbyn mis Mehefin 2022 a chynigiodd y dylid ailedrych ar Raglen Hyfforddi Ddrafft y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gyflwynwyd i'r Pwyllgor ym mis Gorffennaf 2021, a'i thrafod ymhellach.

Tynnodd sylw hefyd at bwysigrwydd mentora, yn enwedig i gynghorwyr/aelodau lleyg newydd y Pwyllgor a chael unigolion y gallant fynd atynt i gael arweiniad.