Agenda, decisions and minutes

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Cod Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Cymeradwywyd.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Tachwedd 2021 fel cofnod cywir, yn amodol ar y diwygiad canlynol: -

Cofnod Rhif 43 – Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol – Diwygio paragraff 2) fel a ganlyn: -

'Datganodd Julie Davies gysylltiad personol â Chofnod Rhif 46 – Ymateb i Adroddiad Archwilio'r Gwasanaeth Storfeydd Cyfarpar Cymunedol a Larymau Cymunedol 2021/22'.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Sarah Lackenby, Prif Swyddog Trawsnewid, adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn darparu sicrwydd ar y broses ymdrin â chwynion a pherfformiad cwynion. Tynnodd yr adroddiad sylw hefyd at nifer y cwynion a dderbyniwyd gan y cyngor ac Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn ystod 2020-21.

Cydnabuwyd bod hon yn flwyddyn heriol iawn oherwydd COVID-19 a effeithiodd ar nifer y cwynion a dderbyniwyd ac adroddwyd am gymariaethau â pherfformiad y flwyddyn flaenorol yn y cyd-destun hwnnw.

Er gwaethaf effaith COVID-19, tynnwyd sylw at y ffaith bod y cyngor wedi gwneud cynnydd da o hyd yn ystod y flwyddyn fel a ganlyn: -

§  Adolygwyd y Polisïau Cwynion i sicrhau eu bod yn cyd-fynd â Deddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019;

§  Derbyniodd y Tîm Cwynion hyfforddiant yn uniongyrchol gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru;

§  Roedd system TG newydd ar y gweill i wneud y broses yn haws i'r cyhoedd ac yn fwy effeithlon i staff, gyda gwell ymarferoldeb adrodd. Byddai hyn yn fyw a byddai staff yn cael eu hyfforddi ar gyfer dechrau'r flwyddyn ariannol newydd.

Nodwyd bod y gwaith o fonitro'r broses ymdrin â chwynion wedi'i ychwanegu at gylch gorchwyl y Pwyllgor a chyflwynwyd y cylch gorchwyl diwygiedig fel rhan o adroddiad y Siarter Archwilio ym mis Ebrill 2021.

Rhoddodd yr adroddiad fanylion ynghylch y canlynol: -

·       Cwynion cam 1 corfforaethol (anffurfiol);

·       Cwynion cam 2 corfforaethol;

·       Cwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol;

·       Achosion yr adroddwyd amdanynt wrth Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru);

·       cwyn yn y Gymraeg.

Darparodd Atodiad A Lythyr Blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2020-21.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       Perfformiad cadarnhaol cwynion Addysg;

·       Datblygiad y system TG i alluogi monitro llawer gwell ac a fyddai'n caniatáu i gyrff dirprwyedig a ariennir gan y cyngor ddarparu eu canlyniadau;

·       Darparu sicrwydd ynghylch y camau sy'n cael eu rhoi ar waith a'r prosesau a ddilynir, gan gynnwys Penaethiaid Gwasanaeth/cytuno ar gynllun gweithredu/newid arferion gwaith/ymateb i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru;

·       Cadarnhad bod y camau a restrir yn Atodiad A wedi'u cwblhau.

Croesawodd y Cadeirydd yr adroddiad a dywedodd ei bod yn bwysig peidio â gorgyffwrdd â gwaith Craffu.  Nodwyd nad oedd Craffu wedi trafod cwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol hyd yma ond eu bod wedi'u trefnu i'w trafod ym mis Mawrth 2022.  Ychwanegodd y byddai angen gwybodaeth DPA ychwanegol yn y dyfodol ac unwaith y byddai'r system TG ar gael, byddai'n darparu ffynhonnell wybodaeth llawer cyfoethocach.

Nodwyd.

Cyflwynodd Justine Morgan, Archwilio Cymru, Raglen Waith ac Amserlen Archwilio Cymru – Dinas a Sir Abertawe 'er gwybodaeth'.

Roedd yr adroddiad yn manylu ar y diweddariad chwarterol ac yn rhestru'r canlynol: -

·       Gwaith Archwilio Ariannol

·       Gwaith Archwilio Perfformiad

·       Astudiaethau Cenedlaethol Llywodraeth Leol sydd wedi'u cynllunio/ar y gweill

·       Estyn

·       Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC)

·       Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru ac Allbynnau Eraill a Gyhoeddwyd ers 1 Ebrill 2021

·       Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru ac Allbynnau Eraill i'w Cyhoeddi yn ystod 2021-22 (a gwaith arall sydd ar y gweill/wedi'i gynllunio)

·       Digwyddiadau a Chyhoeddiadau'r Gyfnewidfa Arfer Da sydd i ddod

Diolchodd y Cadeirydd i gynrychiolydd Archwilio Cymru am ddarparu'r adroddiad a nododd ei bod yn bwysig bod y Pwyllgor yn ymwybodol o'r rhaglen waith a'r amserlen er mwyn ymchwilio ymhellach a cheisio sicrwydd.  Gofynnodd hefyd i gynrychiolydd Archwilio Cymru ddosbarthu unrhyw enghreifftiau o arfer da i'r Pwyllgor.

Gofynnodd y Cadeirydd i'r adroddiad Olrhain Camau Gweithredu/Cynllun Gwaith gael ei diweddaru i gynnwys adroddiad diweddaru chwarterol Archwilio Cymru ac unrhyw adroddiadau Archwilio Cymru sy'n berthnasol i'r cyngor. 

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu 'er gwybodaeth'.

Nodwyd gwall teipograffyddol ynghylch y camau sy'n ymwneud â chyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 09/11/2021 a restrwyd fel 11/09/2021 ac a fyddai'n cael ei ddiwygio cyn y cyfarfod nesaf.

Gofynnodd y Cadeirydd i'r canlynol gael eu hychwanegu at yr Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu: -

·       Cofnod Rhif 46 – Ymateb i Adroddiad Archwilio'r Gwasanaeth Storfeydd Cyfarpar Cymunedol a Larymau Cymunedol 2021/22

    'Gofynnodd y Cadeirydd i'r Adran Archwilio Mewnol gynnwys Adolygiad o'r

    Trefniadau Rheoli Perfformiad" i'w gynnwys yn eu hadolygiad dilynol.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’.

Gofynnodd y Cadeirydd i'r cynllun gwaith gael ei ddiweddaru gyda'r canlynol:

·       Ychwanegu'r eitemau a restrir yn Rhaglen Waith ac Amserlen Archwilio Cymru sy'n berthnasol i'r Awdurdod at y Cynllun Gwaith;

·       Ychwanegu'r eitemau a restrir yn Atodiad 4 at y Cynllun Gwaith;

·       Cynnwys swydd hyfforddiant y Pwyllgor, Mai 2022, yn y Cynllun Gwaith, yn amodol ar Bwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn cytuno ar y dyddiadau.