Agenda, decisions and minutes

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorwyr P M Black, D W Helliwell, P R Hood-Williams, J W Jones, S Pritchard, J A Raynor, L V Walton a T M White gysylltiad personol â Chofnod rhif 38 - Adroddiad Archwilio Cyflogi Staff Asiantaeth 2019/20 – Diweddariad, fel llywodraethwyr ysgol.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Y Cynghorwyr P M Black, D W Helliwell, P R Hood-Williams, J W Jones, S Pritchard,

Datganodd J A Raynor, L V Walton a T M White gysylltiad personol â Chofnod Rhif 38 – Adroddiad Archwilio Cyflogi Staff Asiantaeth 2019/20 – Diweddariad, fel llywodraethwyr ysgol.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Cymeradwywyd.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfodydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 24 Awst a 14 Medi 2021 fel cofnod cywir.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Adrian Chard, Rheolwr Adnoddau Dynol Strategol a Datblygu Sefydliadol, gyda chefnogaeth Chris Howell, Pennaeth Gwastraff, Parciau a Glanhau a Brian Roles, Pennaeth Cynllunio ac Adnoddau Addysg adroddiad 'er gwybodaeth' ar y camau gweithredu sy'n deillio o adroddiad Archwilio Cyflogi Staff Asiantaeth.

Yn dilyn yr adroddiad a wnaed i'r Pwyllgor ym mis Mehefin 2021, darparwyd diweddariad cynnydd ar nifer o feysydd, gan gynnwys cyfanswm nifer y Gweithwyr Asiantaeth sy'n rhan o'r asiantaethau dan gontract corfforaethol (Staffline a RSD Social Care). 

Ychwanegwyd mai cyfanswm y gwariant/gost ar gyfer gweithwyr asiantaeth yn 2020/21 oedd £4,300,381.  Cafwyd y cyfanswm gwariant mwyaf eleni gyda Staffline (tua £1.57 miliwn) ac RSD (tua £98,000).  Roedd y ffigurau a ddarparwyd hefyd yn cynnwys darpariaeth ar gyfer gwaith ymgynghori, yn bennaf yn y Gwasanaethau Cymdeithasol a darparu Bonws Gofal Cymdeithasol Llywodraeth Cymru. Esboniwyd bod dadansoddiad pellach o'r costau hyn wedi nodi nifer bach o weithwyr asiantaeth sy'n rhan o asiantaethau dan gontract nad ydynt yn gorfforaethol.

Rhoddodd yr adroddiad yr wybodaeth ddiweddaraf i'r pwyllgor am gydymffurfiaeth, Gwasanaethau Cymdeithasol, Lleoedd ac adborth y Gyfarwyddiaeth Addysg.

Trafododd y pwyllgor y canlynol mewn perthynas â Gwastraff: -

·         Cefnogaeth staff, yn enwedig trefniadau ar gyfer staff sy'n dychwelyd i'r gwaith o gyfnodau hir o salwch;

·         Y pwysau dyddiol a wynebir yn yr adran Gwastraff, gan gynnwys yr effaith ar y gwasanaeth pan fydd criw yn absennol a'r angen i gyflogi gweithwyr asiantaeth yn eu lle i sicrhau darpariaeth gwasanaeth;

·         Nifer yr hyfforddeiaethau a gyflogir gan yr adran Gwastraff, sut maen nhw yw'r prif lwybr at gyflogaeth o fewn yr Adran Gwastraff a'r cynigion i lenwi 30 o swyddi ychwanegol yn y gwasanaeth;

·         Sut y cyflogir gweithwyr asiantaeth yn ystod cyfnodau amrywiol o'r llwyth gwaith, pam nad oedd contractau tymhorol wedi bod yn llwyddiannus iawn a'r dull mwyaf effeithiol oedd cyflogi gweithwyr asiantaeth sefydledig;

·         Ymchwiliadau blaenorol i sefydlu banc swyddi mewnol o fewn yr Awdurdod a'r problemau ymarferol/costau ychwanegol y byddai'n rhaid eu goresgyn pe bai banc yn cael ei sefydlu;

·         Y sicrwydd a roddwyd gan yr adroddiad a'r her i wneud gwelliannau yn y dyfodol;

·         Sut roedd natur heriol y rolau o fewn yr adran Gwastraff yn golygu y byddai'r rolau'n rhy anodd yn gorfforol i staff o feysydd eraill e.e. Glanhau;

·         Yr hyfforddiant sy'n cael ei ddarparu i griwiau a threfnu rhestr wrth gefn i sicrhau bod gwasanaethau'n cael eu darparu;

·         Natur hanfodol yr adran Gwastraff a'r angen parhaus i'r gwasanaeth fod yn hyblyg, sut y cafodd salwch o fewn y gwasanaeth effaith uniongyrchol ar breswylwyr a'r cynnydd enfawr a wnaed yn yr adran Gwastraff.

Tynnodd y Cynghorydd R C Stewart, Arweinydd y Cyngor sylw at yr ymdrech eithriadol i gynnal y gwasanaeth drwy gydol pandemig COVID-19 a phwysau/effeithiau parhaus y gwasanaeth a ddarperir. Cyfeiriodd at y ffaith y bu tuedd sylweddol ar i lawr yn y defnydd o weithwyr asiantaeth gan yr adran Gwastraff oherwydd polisi'r awdurdod o gyflogi pobl, gan gydnabod hefyd fod yn rhaid i'r gwasanaeth ddibynnu ar weithwyr asiantaeth i gynnal gwasanaethau.

Trafododd y pwyllgor y canlynol mewn perthynas ag Addysg: -

·         Defnyddio ffigurau canran yn y dyfodol i roi darlun realistig;

·         Darpariaeth gweithwyr asiantaeth mewn ysgolion a'r tu allan iddynt, e.e. Uned Cyfeirio Disgyblion, Cymorth Anghenion Dysgu Ychwanegol, Tiwtora Gartref a Gwasanaethau Glanhau;

·         Parhau i ganolbwyntio ar reolaeth o fewn Addysg a sut mae ysgolion yn rheoli’u trefniadau eu hunain i gyflogi athrawon cyflenwi cymwysedig i ddiwallu anghenion ysgolion unigol;

·         Manteision fframwaith yr asiantaeth gyflenwi;

·         Yr anhawster o ran darparu ffigurau gweithwyr asiantaeth cywir o bob ysgol yn yr awdurdod a'r sicrwydd a ddarperir drwy gael dros 93% o ysgolion yn defnyddio'r fframwaith;

·         Cyfanswm y gyllideb ysgolion ddirprwyedig o £167 miliwn, y mae’r rhan fwyaf ohoni’n cael ei defnyddio ar gyfer costau staffio;

·         Pwysigrwydd rôl cyrff llywodraethu ysgolion, sicrhau gwerth am arian a'r sicrwydd a ddarperir gan y broses Archwilio Mewnol/Craffu.

Pwysleisiodd y Cynghorydd R V Smith, Aelod y Cabinet dros Wella Addysg, Dysgu a Sgiliau fod darparu gweithwyr asiantaeth fel gwasanaeth cyflenwi yn fater i bob ysgol.  Ychwanegodd fod y defnydd o weithwyr asiantaeth wedi newid a'i fod yn dal i esblygu a chyfeiriodd at uwchsgilio unigolion mewn ysgolion i ddarparu gwasanaeth cyflenwi.  Pwysleisiodd yr angen i sicrhau nad yw staff yn cael eu tynnu o'u dyletswyddau i ddarparu gwasanaeth cyflenwi a thynnodd sylw at yr angen parhaus i ddarparu gwasanaeth proffesiynol bob amser.

Dywedodd y Cadeirydd mai nod yr awdurdod oedd lleihau nifer cyffredinol y gweithwyr asiantaeth a ddefnyddiwyd a thynnodd sylw at bwysigrwydd rheoli absenoldeb yn effeithiol fel modd o gyflawni'r nod hwn.

Ychwanegodd fod arolygiadau Estyn yn rhoi sicrwydd mewn perthynas ag ysgolion.  Fodd bynnag, atal y gwiriadau hyn oherwydd COVID-19 oedd y rheswm pam y ceisiwyd sicrwydd ychwanegol, a phwysleisiodd yr angen i leihau nifer y gweithwyr asiantaeth wrth gydnabod yr heriau a wynebir gan y cyngor.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd y Cynghorydd P M Black, Cadeirydd Pwyllgor y Rhaglen Graffu adroddiad a oedd yn cefnogi'r gwaith o ddatblygu perthynas gref rhwng Craffu a'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio drwy ddarparu Adroddiad Blynyddol Craffu 2020-21 a gyhoeddwyd yn ddiweddar a gwybodaeth am y Rhaglen Waith Craffu bresennol.

Nodwyd bod y cyngor wedi cydnabod ers tro y berthynas rhwng Craffu ac Archwilio a'r angen am:

• ymwybyddiaeth a dealltwriaeth ar y cyd o waith ei gilydd;

• cydlynu cynlluniau gwaith priodol er mwyn osgoi dyblygu/bylchau;

• dull clir ar gyfer cyfeirio materion, os oes angen.

Tynnwyd sylw at bwysigrwydd y canlynol:

• eglurder rhwng rolau craidd y ddwy swyddogaeth;

• sgyrsiau rheolaidd am raglenni gwaith a chyfrifoldebau'r pwyllgorau;

• ffordd o sicrhau y gellir trosglwyddo materion rhwng pwyllgorau, gan osgoi dyblygu.

Rhestrwyd y camau a gymerwyd eisoes mewn perthynas â hyn a nodwyd bod y berthynas wedi elwa o nifer o Gynghorwyr yn eistedd ar y ddau Bwyllgor.  Darparwyd Adroddiad Blynyddol Craffu 2020-21 yn Atodiad 1. 

Trafododd y pwyllgor y gwaith a ddilynwyd gan Bwyllgor y Rhaglen Graffu a Phaneli Perfformiad Craffu, yn enwedig dwyn y Bwrdd Gweithredol i gyfrif, y broses fonitro ddilynol a sut roedd Craffu’n ceisio gwella safonau.

Ychwanegodd y Cadeirydd y byddai'n mynd i gyfarfod Pwyllgor y Rhaglen Graffu ar 19 Hydref 2021 i gyflwyno Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 2020-21 a Chynllun Gwaith y Pwyllgor.  Pwysleisiodd bwysigrwydd y ddau Bwyllgor yn cydweithio er eglurder, cyd-ddealltwriaeth ac effeithlonrwydd. 

Gofynnodd i Gynllun Gwaith Pwyllgor y Rhaglen Graffu gael ei gynnwys yn adroddiad Cynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer holl gyfarfodydd y Pwyllgor yn y dyfodol.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Ben Smith, Prif Swyddog Cyllid/Swyddog Adran 151, adroddiad Adolygiad Archwilydd Cyffredinol Cymru o Adfywio Canol Trefi, 'er gwybodaeth'.

Ychwanegwyd, o dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, fod dyletswydd ar brif gyngor i ymateb i argymhellion yr Archwilydd Cyffredinol.

Roedd yr adroddiad yn gwneud nifer o argymhellion i awdurdodau lleol a Llywodraeth Cymru.  Esboniwyd, yn dilyn llythyrau a anfonwyd at bob cyngor gan Gyfarwyddwyr Archwilio ym mis Mehefin 2021, y nodir y dylai Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio cynghorau ystyried pob adroddiad ar gyrff adolygu allanol yn ffurfiol – yn bennaf; Archwilio Cymru, Estyn ac Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC).

Amlinellwyd gofynion yr Archwilydd Cyffredinol fel a ganlyn: -

"Rydym yn disgwyl i bob awdurdod lleol ystyried canfyddiadau'r adolygiad hwn a'n

hargymhellion, a bod ei bwyllgor llywodraethu ac archwilio’n derbyn yr adroddiad hwn ac yn monitro ei ymateb i'n hargymhellion mewn modd amserol".

Gwnaeth y pwyllgor sylwadau ar y canlynol: -

·         Yr opsiwn o gyfeirio'r adroddiad at y Panel Craffu Datblygu ac Adfywio i'w drafod ymhellach;

·         Darparu hyfforddiant/canllawiau ychwanegol i Gynghorwyr er mwyn ymdrin â'r materion a godwyd yn briodol;

·         Adroddiadau sydd ar gael ar wefan Archwilio Cymru;

·         Sut roedd cyfrifoldeb ar yr awdurdod i gadarnhau pa adroddiadau oedd yn gofyn am ymatebion.

Dywedodd y Cadeirydd ei bod wedi cael ei gwahodd i gyfarfod gyda Swyddogion a drefnwyd ar gyfer 21 Hydref 2021 i drafod yr adroddiad ymhellach a chytuno ar ffordd briodol ymlaen.  

Ychwanegwyd y byddai'r Panel Craffu Datblygu ac Adfywio yn monitro cynnydd yn y dyfodol.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth'.

Nododd y Cadeirydd fod rhai camau gweithredu heb eu cyflawni o hyd, gan gynnwys olrhain argymhellion Archwilio Cymru/ystyried sut roedd awdurdodau lleol eraill yn rheoli ac yn olrhain yr argymhellion.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Llywodraeth a'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.

Ychwanegodd y Cadeirydd y dylai meysydd newydd gwaith y Pwyllgor gael eu cynnwys yn y Cynllun Gwaith cyn mis Mai 2022.