Lleoliad: O bell drwy Microsoft Teams. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923
Rhif | Eitem |
---|---|
Ethol Cadeirydd ar Gyfer Blwyddyn Ddinesig 2021-2022. Penderfyniad: Etholwyd Paula O'Connor. Cofnodion: Penderfynwyd ethol Paula O’Connor yn Gadeirydd ar gyfer
Blwyddyn Ddinesig 2021/2022. (Paula O'Connor fu'n llywyddu) |
|
Ethol Is-gadeirydd ar Gyfer Blwyddyn Ddinesig 2021-2022. Penderfyniad: Etholwyd y Cynghorydd C E Lloyd. Cofnodion: Penderfynwyd ethol y Cynghorydd C E Lloyd yn
Is-gadeirydd ar gyfer blwyddyn ddinesig 2021-2022. |
|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Penderfyniad: Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe,
datganwyd y buddiannau canlynol: - Datganodd y Cynghorydd J W Jones gysylltiad personol a rhagfarnol â Chofnod
rhif 80 - Ymateb i Adroddiad Archwilio Theatr y Grand 2020/21 a gadawodd y
cyfarfod cyn i'r eitem gael ei thrafod. Datganodd y Cynghorydd J A Raynor gysylltiad personol â Chofnod rhif 81 -
Adroddiad Archwilio Cyflogaeth Staff Asiantaeth 2019/20 - Diweddariad 2021. Datganodd y Cynghorwyr M B Lewis a T M White gysylltiadau personol â
Chofnod Rhif 78 - Cynllun Blynyddol Archwiliad Mewnol 2020/21 - Adroddiad
Monitro ar gyfer y cyfnod rhwng 1 Ionawr 2021 a 31 Mawrth 2021. Datganodd Julie Davies (Aelod Lleyg) gysylltiad personol â Chofnod rhif 80 - Ymateb i Adroddiad Archwilio Theatr y Grand 2020/21. Cofnodion: Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe,
datganwyd y buddiannau canlynol: - Datganodd y Cynghorydd J W Jones gysylltiad personol a rhagfarnol â Chofnod
Rhif 80 – Ymateb i Adroddiad Archwilio Theatr y Grand 2020/21 a gadawodd y
cyfarfod cyn i'r eitem gael ei thrafod. Datganodd y Cynghorydd J A Raynor gysylltiad personol â Chofnod rhif 81 –
Adroddiad Archwilio Cyflogi Staff Asiantaeth 2019/20 – Diweddariad 2021. Datganodd y Cynghorwyr M B Lewis a T M White gysylltiadau personol â
Chofnod Rhif 78 - Cynllun Blynyddol Archwiliad Mewnol 2020/21 - Adroddiad
Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Ionawr 2021 i 31 Mawrth 2021. Datganodd Julie Davies (Aelod Lleyg) gysylltiad personol â Chofnod rhif 80
– Ymateb i Adroddiad Archwilio Theatr y Grand 2020/21. |
|
Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd)
blaenorol. Penderfyniad: Cymeradwywyd. Cofnodion: Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod
cywir, yn amodol ar y diwygiadau canlynol: - Cofnod rhif 73 - Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio ar gyfer 2020/21 a
2021/22 - rhoi 'y Pwyllgor' yn lle 'cynghorwyr' yn y trydydd paragraff. |
|
Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad: Nodwyd. Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwiliwr, Nick Davies, adroddiad a oedd yn darparu'r archwiliadau terfynol ac
unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o
1 Ionawr 2021 i 31 Mawrth 2021. Cwblhawyd cyfanswm o 25 o archwiliadau yn ystod y chwarter. Rhestrwyd yr
archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd
a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y
cytunwyd arnynt. Roedd Atodiad 2 yn darparu crynodeb o'r cwmpas o'r adolygiadau
terfynol yn ystod y cyfnod. Rhoddwyd
dadansoddiad o lefelau sicrwydd yr archwiliadau a gwblhawyd a gwnaed cyfanswm o
209 o argymhellion archwilio a chytunodd y rheolwyr i weithredu'r holl
argymhellion heblaw am un. Esboniwyd bod mynediad i holl safleoedd y cyngor wedi'i gyfyngu oherwydd pandemig parhaus COVID-19. Roedd hyn wedi cael effaith
sylweddol ar allu'r Tîm Archwilio i gwblhau profion ar y safle a byddai'n
parhau i wneud hynny nes i'r cyfyngiadau gael eu codi. Esboniwyd hefyd nad oedd y Tîm yn gallu
cynnal rhai ymweliadau archwilio gan na allai staff gael mynediad i rai
safleoedd, e.e. ysgolion. Cafodd y Pwyllgor yr wybodaeth ddiweddaraf am y grant a'r gwaith ychwanegol
a wnaed gan yr Adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod. Darparwyd gwybodaeth hefyd am salwch staff a
gwaith arall a wnaed gan aelodau'r tîm y tu allan i'w dyletswyddau arfaethedig. Darparodd Atodiad 3 Gynllun Archwilio Mewnol 2020/21 - Cynnydd hyd at 31/03/21
ac esboniwyd bod 79 o archwiliadau o gynllun archwilio 2020/21 wedi'u cwblhau i
o leiaf y cam adroddiad drafft (52%), gyda 13 o archwiliadau ychwanegol yn mynd
rhagddo (8%). O ganlyniad, roedd tua 60% o'r Cynllun Archwilio wedi'i gwblhau
neu ar waith. Yn ogystal, oherwydd newidiadau mewn gofynion ardystio ar gyfer
nifer o grantiau a newidiadau eraill yn ystod y flwyddyn, nid oedd angen 7 o'r
archwiliadau a oedd wedi'u cynnwys yn y cynllun gwreiddiol. Cyhoeddwyd tri adroddiad cymedrol yn y chwarter ac roeddent yn cynnwys
Cyfrifon Derbyniadwy 2020/21, Theatr y Grand 2020/21 a Rheoli Absenoldeb
2020/21. Hysbyswyd y Pwyllgor hefyd fod yn rhaid gohirio rhai archwiliadau tan
2021-2022 a bod yr archwiliadau gohiriedig yn ymwneud yn bennaf â Gwasanaethau
Cymdeithasol, TG, Ardrethi Busnes (Ardrethi Annomestig Cenedlaethol) ac
archwiliadau ysgolion, a darparwyd manylion llawn. Darparwyd manylion y gwaith dilynol a gwblhawyd rhwng 1 Ionawr a 31 Mawrth
2021, gan gynnwys gwaith dilynol Cyflogi Gweithwyr Asiantaeth. Trafododd y pwyllgor y canlynol: - ·
Pryder
ynglŷn â'r oedi wrth dynnu sylw at fanylion incwm Theatr y Grand; ·
Ar ôl
ei adolygu, mae'r adran yn cydnabod pwysigrwydd cadw staff profiadol mewn
meysydd gwasanaeth; ·
Hyfforddiant
ar-lein gorfodol nad yw'n cael ei gwblhau gan reolwyr ar y Gronfa Ddysgu a sut
y caiff nodiadau atgoffa eu dosbarthu'n rheolaidd i adrannau; ·
Gwrthod
derbyn un argymhelliad risg isel gan gleient a thrafodaethau ynghylch y mesurau
ychwanegol y gallai Archwilio Mewnol eu cyflwyno i roi sicrwydd pellach pan
oedd y broses risg isel yn cael ei chynnal; ·
Gweithdrefnau
adolygu dilynol a gynhaliwyd gan yr Archwiliad Mewnol; ·
Cyfraniad
Archwilio a Thwyll Corfforaethol wrth gyhoeddi grantiau ardrethi busnes. Myfyriodd y Cadeirydd ar y meysydd o'r cynllun a ohiriwyd a'r effaith y
mae'r gohiriadau hynny wedi'i chael ar y sicrwydd a gafwyd gan y Pwyllgor
Llywodraethu ac Archwilio ar ddiwedd y flwyddyn. Penderfynwyd y byddai Aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn nodi'r wybodaeth yn yr adroddiad hwn. |
|
Penderfyniad: Cymeradwywyd yr argymhelliad. Cofnodion: Cyflwynodd Ben Smith, Prif Swyddog Cyllid/Adran 151 adroddiad a oedd yn
rhoi'r diweddaraf am swyddogaeth Cyfrifon Derbyniadwy y Ganolfan Gwasanaethau. Amlinellwyd y cynnydd a wnaed ers cyfarfod y
Pwyllgor ym mis Chwefror 2021 ac fe'i crynhowyd yn fanwl. Trafododd y pwyllgor y canlynol: - ·
Adnoddau staff Cyfrifon Derbyniadwy; ·
Mai adrannau/meysydd gwasanaeth unigol sy'n gyfrifol am
ddyledion a sut y gellir tynnu sylw pob cyfarwyddiaeth at hyn; ·
Cynnydd o ran Cwmwl Oracle a'r angen i drosglwyddo staff
oherwydd yr amserlenni dan sylw; ·
Canlyniad cadarnhaol yr adroddiadau alldro yr adroddwyd
amdanynt wrth y Cabinet ar 17 Mehefin 2021 sy'n rhoi'r canlyniad Cyfrifon
Derbyniadwy mewn persbectif; ·
Monitro dyledion yn rheolaidd; ·
Manylion yn nogfen Ymwybyddiaeth Dyledion Banc Lloyds. Soniodd y Cadeirydd am y ffaith y gohiriwyd yr holl
anfonebau / ddyledion rhwng mis Ebrill a Gorffennaf 2020, a bod hyn yn
effeithio ar sefyllfa bresennol y cyngor a'r Gwasanaethau Cyfreithiol. Penderfynwyd ar y canlynol:
- 1)
Atgoffir Adrannau Gwasanaeth ymhellach o'u cyfrifoldebau
a'u rôl yn y broses anfonebu. Dylid
atgyfnerthu hyn drwy'r Cyfarwyddwyr a Phenaethiaid Gwasanaeth er mwyn sicrhau
cysondeb a chadernid y broses; 2)
Bydd Cyfrifon Derbyniadwy yn parhau i adrodd i'r Tîm
Rheoli Corfforaethol bob chwarter fel diweddariad pellach ar y sefyllfa o ran
dyledion ar draws yr awdurdod; 3)
Cyflwynir adroddiad diweddaru i gyfarfod y Pwyllgor a
drefnwyd ar gyfer 14 Medi 2021; 4)
Caiff y ddogfen Ymwybyddiaeth Dyledion Banc Lloyds ei
ddosbarthu i'r Pwyllgor. |
|
Ymateb i Adroddiad Archwilio'r Grand Theatre 2020/21. (Martin Nicholls / Tracey McNulty) PDF 226 KB Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad: Er gwybodaeth. Cofnodion: Cyflwynodd Martin Nicholls, Cyfarwyddwr Lleoedd, Tracey McNulty, Pennaeth y
Gwasanaethau Diwylliannol a Bobby Grey, Rheolwr Dros
Dro Theatr y Grand adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi diweddariad ac
ymateb i Archwiliad Mewnol Theatr y Grand 2020. Roedd yr adroddiad yn ymdrin â'r 1 Risg Uchel (RU); 6 Risg Ganolig (RG) a'r
holl risgiau eraill a gofnodwyd a oedd naill ai'n Risg Isel (RI) neu'n Arfer Da
(AD). Darparwyd Cynllun Gweithredu wedi'i
ddiweddaru yn Atodiad A. Tynnodd y Cyfarwyddwr Lleoedd sylw at y ffaith bod nifer o faterion yn peri
pryder, nad aethpwyd i'r afael â rhai ohonynt o'r blaen, ac roedd yn cydnabod
nad oedd hyn yn ddigon da. Fodd bynnag,
ychwanegodd fod y Cynllun Gweithredu yn dangos cynnydd sylweddol, gan gynnwys 4
argymhelliad a oedd wedi'u cwblhau. Cyfeiriodd at yr heriau a gafwyd yn sgîl
COVID-19, yn ogystal â rhai materion staffio cymhleth iawn ac ychwanegodd fod y
gwaith a wnaed wedi darparu sylfaen i symud ymlaen. Rhoddodd Pennaeth y Gwasanaethau Diwylliannol wybodaeth fanylach i'r
Pwyllgor am yr anawsterau a wynebir gan Theatr y Grand, yn enwedig cau'r theatr
yn ystod COVID-19 ac adleoli staff. Amlygwyd y ffaith er nad oedd argymhellion
blaenorol wedi cael sylw, ar ôl i'r tîm rheoli gweithredol ddychwelyd o
ddyletswyddau Profi, Diogelu ac Olrhain (POD), cytunwyd ar yr holl gamau
gweithredu a'u cwblhau ar unwaith. Trafododd y pwyllgor y canlynol: - ·
Y sefyllfa o ran rhoi tocynnau am ddim, yr angen i adolygu'r
polisi diweddaredig yn ystod y cyfnod adfer sydd i
ddod a'i gysoni â rhai o'r arferion a wnaed i wella presenoldeb; ·
Y gwaith dilynol a wneir gan Archwilio Mewnol yn
ddiweddarach yn y flwyddyn ariannol; ·
Y risgiau ehangach a wynebir gan y theatr, gan gynnwys yr
arena newydd, materion staffio a'r angen i ddilyn prosesau a gweithdrefnau yn
ystod absenoldeb rheolwyr; ·
Gweithio mewn partneriaeth â sefydliadau eraill, e.e.
Cyngor y Celfyddydau / grwpiau theatr ieuenctid lleol / Cyngor Hil Cymru ac
apelio at gymdogion agos y theatr; ·
Risgiau a nodwyd yn yr adroddiad gan gynnwys materion
ariannol a sut mae'r gyfarwyddiaeth / maes gwasanaeth yn ymdrin â risgiau yn
ystod newid ac absenoldebau staff. Dywedodd y Cadeirydd ei bod yn siomedig gyda chynnwys yr adroddiad, a oedd
yn dangos dadansoddiad o reolaeth fewnol sylfaenol a diffyg goruchwyliaeth gan
reolwyr. Ychwanegodd ei bod wedi’i
sicrhau gan y ffaith bod y tîm rheoli'n mynd i'r afael â'r materion, wedi
gwneud cynnydd ac y byddai'r Pwyllgor yn cael adroddiad dilynol yr Archwiliad
Mewnol yn ddiweddarach yn y flwyddyn. |
|
Penderfyniad: Er gwybodaeth. Cofnodion: Rhoddodd Adrian
Chard, Rheolwr Adnoddau Dynol Strategol a Datblygu Sefydliadol adroddiad
diweddaru 'er gwybodaeth' ar gamau gweithredu sy'n deillio o'r adroddiad
Archwilio Cyflogi Staff Asiantaeth. Amlinellwyd y
camau gweithredu a gymerwyd ers mis Mehefin 2020 a oedd yn cynnwys: - ·
E-bost
at aelodau'r Tîm Rheoli Corfforaethol a gyhoeddwyd yng Ngwanwyn 2021 a oedd yn
atgoffa Rheolwyr i sicrhau eu bod yn cydymffurfio â'r Polisi Gweithwyr
Asiantaeth; ·
Yn
dilyn ymgynghoriad priodol, cytunwyd ar Bolisi Gweithwyr Asiantaeth diwygiedig
yng nghyfarfod y Cyd-bwyllgor Ymgynghorol a byddai'n gweithredu fel llwyfan ar
gyfer ymgysylltu ymhellach â Rheolwyr o ran ymgysylltu â Gweithwyr Asiantaeth
yn eu meysydd priodol; ·
Parhaodd
Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol i anfon nodiadau atgoffa rheolaidd at
Reolwyr i adolygu ymgysylltiad gweithwyr asiantaeth a oedd wedi'u penodi ers
dros 12 mis, ac roedd yn ofynnol i Reolwyr gadarnhau ei bod yn briodol o hyd
i'r cyngor ymgysylltu â gweithiwr asiantaeth yn hytrach na chyflogi person yn y
swydd. Hysbyswyd y
Pwyllgor fod 166 o weithwyr asiantaeth yn cael eu cyflogi gan yr Awdurdod ar 31
Mawrth 2021 a darparwyd manylion yr adran / maes gwasanaeth. Manylwyd hefyd ar y costau 'ar gontract' ac
'oddi ar gontract'. Ychwanegwyd y
cysylltwyd â Phenaethiaid Gwasanaeth i roi adborth ar y mesurau cydymffurfio a
nodwyd yn yr Adroddiad Archwilio a manylwyd ar adborth adrannau / meysydd
gwasanaeth, ynghyd â'r gwaith partneriaeth a ddarparwyd gan Staffline. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Nifer
y staff asiantaeth sy'n cael eu defnyddio a sut roedd y ffigurau a ddarparwyd
yn giplun mewn amser; ·
Y nod
cyffredinol yw lleihau costau gweithwyr asiantaeth drwy gynnig hyfforddeiaethau; ·
Lleihau
gwariant ar gontractau gyda chwmnïau sy'n darparu gweithwyr asiantaeth; ·
Darparu
manylion swyddi cyfwerth ag amser llawn er mwyn sefydlu cyfanswm y gwariant /
cyfraddau cyfartalog fesul awr a fydd yn amlygu nifer y staff cyfwerth ag amser
llawn sydd eu hangen; ·
Gwasanaethau
rheng flaen yn cynnig swyddi amser llawn yn hytrach na phenodi gweithwyr
asiantaeth a darparu dadansoddiad o'r costau sy'n ymwneud â gweithwyr
asiantaeth; ·
Paham
mai gweithwyr asiantaeth ac nid staff cyflogedig oedd yn darparu gwasanaeth
parhaol yn yr Uned Drafnidiaeth Ganolog, a sut yr eid i'r afael â sefyllfaoedd
tebyg wedi'u nodi ar draws y cyngor; ·
Polisi
strategol yw'r Polisi Gweithwyr Asiantaeth, lle byddai'n rhaid i feysydd
gwasanaeth / adrannau penodol fynd i'r afael ag unrhyw faterion gweithredol; ·
Y
ffaith nad oedd gweithwyr ysgol wedi’u cynnwys yn y ffigurau a ddarparwyd ac yn
y dyfodol bydd angen cynnwys y manylion hynny yn y ffigurau a ddarparwyd; ·
Archwilio
Mewnol yn gwneud gwaith manwl ynghylch meysydd gwasanaeth sy'n defnyddio lefel
uchel o weithwyr asiantaeth ac yn canolbwyntio ar gyfraddau salwch / absenoldeb
yn y meysydd hynny; ·
Y
posibilrwydd o Graffu yn ymchwilio i'r pwnc ymhellach, yn benodol Gweithgor y
Gweithlu er mwyn rhoi sicrwydd ychwanegol; ·
Cydymffurfio'n
gadarn â'r Polisi Gweithwyr Asiantaeth ym mhob rhan o'r Awdurdod; Dywedodd y
Cadeirydd fod yr adroddiad diweddaru o ganlyniad i adroddiad Archwilio Mewnol
cymedrol a oedd hefyd wedi tynnu sylw at wariant blynyddol o £4 miliwn. Yn ogystal, gofynnodd am y posibilrwydd y
gallai'r cyngor sefydlu banc asiantaeth mewnol, yn debyg i'r un sy'n gweithredu
o fewn y GIG. Mynegodd y Prif
Swyddog Cyllid / Adran 151 bryder y dylai'r pwyllgor ddilyn y gweithdrefnau a
chaniatáu i adrannau fynd i'r afael â'r meysydd pryder a amlygwyd gan y
pwyllgor, ac ymateb i'r Rheolwr Adnoddau Dynol Strategol a Datblygu
Sefydliadol. Byddai’r pwyllgor wedyn yn
cael gwybod am y cynnydd. Awgrymodd Tracey
Meredith, Prif Swyddog Cyfreithiol / Swyddog Monitro, er mwyn osgoi dyblygu, y
dylai Cadeirydd a Chadeirydd Pwyllgor y Rhaglen Graffu drafod y mater ymhellach
ac, os oes angen, adrodd wrth gyfarfod yn y dyfodol. Atgyfnerthodd y
Cadeirydd rôl y Pwyllgor o ran cael sicrwydd bod cydymffurfiaeth â pholisi a
gweithdrefnau'r cyngor, a thynnodd sylw at y ffaith nad oedd unrhyw awydd i
ddyblygu'r gwaith a wnaed gan Bwyllgor y Rhaglen Graffu. Penderfynwyd y byddai'r Rheolwr Adnoddau Dynol Strategol a Datblygu Sefydliadol yn darparu adroddiad diweddaru i gyfarfod y Pwyllgor a drefnwyd ar gyfer 12 Hydref 2021. |
|
Dogfennau ychwanegol: Penderfyniad: Er gwybodaeth. Cofnodion: Darparwyd
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’. Tynnodd y Cadeirydd
sylw at y cam gweithredu i olrhain argymhellion Archwilio Cymru sy'n weddill yn Adroddiad Olrhain Camau
Gweithredu. Cyfeiriodd at Atodiad 2 – y llythyr at y Cadeirydd oddi wrth
Gyfarwyddwr Archwilio Archwilio Cymru ynghylch adroddiadau ac argymhellion, lle’r
ailadroddwyd bod angen darparu adroddiad
olrhain. Ychwanegodd y Prif
Swyddog Cyllid / Swyddog Adran 151 fod olrhain adroddiadau
Archwilio Cymru yn fater o allu i'r Awdurdod ar hyn o bryd. Ychwanegodd y Cadeirydd
y byddai'n gwneud ymholiadau gyda'r Prif Archwilydd,
Cyngor Caerdydd ynglŷn â'r feddalwedd maent yn ei defnyddio ac y byddai'n cysylltu ag Archwilio Cymru
ynghylch unrhyw daenlenni y maent yn eu
defnyddio. |
|
Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad: Er gwybodaeth. Cofnodion: Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’. Dywedodd y Dirprwy Brif Weithredwr fod rhaglen hyfforddi wrthi'n cael ei
drafftio a fyddai'n ystyried cylch gorchwyl newydd y Pwyllgor. Gofynnodd y Cadeirydd i Dwyll Corfforaethol ddarparu adroddiad diweddaru 6
mis yn ogystal â'i adroddiad blynyddol. Tynnodd y Swyddog Gwasanaethau Democrataidd sylw at y ffaith y byddai
adroddiadau Archwilio Cymru ac adroddiadau ychwanegol mewn perthynas â risg a
rheolaeth ariannol yn cael eu hychwanegu at y Cynllun. |