Lleoliad: O bell drwy Microsoft Teams. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Cofnodion: Yn unol â'r Côd
Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw
fuddiannau. |
|
Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd)
blaenorol. Penderfyniad: Cymeradwywyd. Cofnodion: Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y
Pwyllgor Archwilio fel cofnod cywir. |
|
Dogfennau ychwanegol: Penderfyniad: Argymhellwyd yr argymhelliad. Cofnodion: Cyflwynodd Adam Hill,
Dirprwy Brif Weithredwr, adroddiad a oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am
Gylch Gorchwyl y Pwyllgor o ganlyniad i Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau
(Cymru) 2021 a Chanllaw CIPFA – Canllawiau Ymarferol Pwyllgorau Archwilio ar
gyfer Awdurdodau Lleol a’r Heddlu (rhifyn 2018). Esboniwyd bod y
Pwyllgor wedi cael yr wybodaeth ddiweddaraf am y cylch gorchwyl yn ei gyfarfod
ym mis Mawrth ar newidiadau i'r cylch gwaith ac enw'r Pwyllgor o ganlyniad i
ddeddfwriaeth newydd. Ychwanegodd yr adroddiad at y newidiadau hynny, gan
ystyried arfer gorau a'r argymhellion yn arweiniad CIPFA. Darparwyd y
newidiadau a amlygwyd yn Atodiad 1. Ychwanegwyd y
byddai'r cylch gorchwyl yn cael ei anfon at Weithgor y Cyfansoddiad a'r cyngor
i'w gymeradwyo ar ôl i'r Pwyllgor gytuno arno. Penderfynwyd cymeradwyo'r newidiadau. |
|
Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2020/21. (Simon Cockings) PDF 416 KB Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad: 1) Cymeradwyo
Adroddiad Blynyddol yr Archwiliad Mewnol 2020/21; 2) Dylid nodi barn y Prif Archwilydd. Cofnodion: Cyflwynodd Simon
Cockings, Prif Archwilydd, adroddiad a oedd yn crynhoi'r gwaith a gwblhawyd gan
Archwilio Mewnol 2020/21 ac a oedd yn cynnwys barn y Prif Archwilydd ar gyfer
2020/21, yn seiliedig ar y gwaith a wnaed yn ystod y flwyddyn. Pwysleisiodd yr
adroddiad effaith pandemig COVID-19 ar y Tîm
Archwilio Mewnol, a fu'n ymwneud â gwahanol feysydd gwaith fel rhan o ymateb
cyffredinol y cyngor i'r pandemig. Ychwanegwyd bod
cymaint o'r Cynllun Archwilio â phosib wedi'i gwblhau a bod yr holl
archwiliadau sylfaenol wedi'u cwblhau hyd at 31 Mawrth 2021, ac eithrio
Ardrethi Busnes a gafodd radd sylweddol yn 2019-20. Roedd y gwaith a gwblhawyd
gan Archwilio Mewnol yn ystod y flwyddyn yn cwmpasu 68% o'r gweithgareddau a
gynlluniwyd yn wreiddiol a'r risgiau allweddol a gynhwyswyd yng nghynllun
archwilio 2020/21 ac roedd 99% o'r argymhellion a wnaed wedi'u cymeradwyo.
Ychwanegwyd bod archwiliadau thematig o ysgolion wedi'u cynnal hefyd. Gwnaed
hefyd waith dilynol mewn 6 maes gwasanaeth sy'n derbyn adroddiadau cymedrol. Amlinellwyd
rhestr gyflawn o bob archwiliad a gwblhawyd yn ystod 2020-21, ynghyd â lefel y
sicrwydd a nifer yr argymhellion a wnaed ac a dderbyniwyd yn Atodiad 1 a manylwyd
ar ddangosyddion perfformiad 2020-21 yn Atodiad 2. Darparwyd
manylion y canlynol: - ·
Adolygiad
o 2020/21; ·
Gwaith
dilynol a gwblhawyd; ·
Dangosyddion
perfformiad; ·
Rhaglen
sicrhau ansawdd a gwella a datganiad o gydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol
y Sector Cyhoeddus (PSIAS); ·
Datganiad
o annibyniaeth sefydliadol; ·
Barn
y Prif Archwilydd am y gwaith a gwblhawyd yn 2020-21. Dywedodd y Cadeirydd ei bod wedi cyfarfod â'r Prif Swyddog Cyllid/Adran 151
a'r Prif Archwilydd ynghylch canllawiau CIPFA a'i bod yn fodlon bod barn y Prif
Archwilydd yn adlewyrchu'r canllawiau. Mynegodd y
Cadeirydd a'r Pwyllgor eu diolch i'r Prif Archwilydd a'r Tîm Archwilio Mewnol
am eu gwaith sylweddol dan amgylchiadau anodd iawn. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Parhau
ag adolygiadau gan gymheiriaid yn y dyfodol a manteision adolygiadau blaenorol
a gynhaliwyd; ·
Trafodaethau
parhaus ymysg y Prif Archwilwyr ynghylch dangosyddion perfformiad, yn enwedig
yr angen iddynt fod yn fwy ystyrlon; ·
Bod
yr adolygiadau thematig o ysgolion wedi bod yn gynhyrchiol iawn; ·
Bod
yr Adran Addysg yn bwriadu ailadrodd y rhaglen hyfforddi ar gyfer ysgolion a
diweddaru cyfarwyddiadau cyfrifyddu ar gyfer ysgolion a bod y canllaw caffael
ar gyfer ysgolion yn cael ei ddiweddaru ar hyn o bryd; ·
Sicrhau
bod yr ôl-groniad o waith a grëwyd gan y pandemig yn
cael ei reoli'n effeithiol, bod pob archwiliad gohiriedig yn risg is/ni all y
Tîm Archwilio Mewnol fod yn bresennol yn gorfforol a bod yr holl archwiliadau
gohiriedig yn cael eu cynnwys yng Nghynllun 2021/22; ·
Y
tebygrwydd rhwng Abertawe ac awdurdodau lleol eraill yng Nghymru, yn enwedig
gyda staff yn cael eu defnyddio mewn gwahanol feysydd gwaith; ·
Effaith
COVID-19 ar y llwyth gwaith, sut yr oedd wedi newid arferion gwaith a sut yr
oedd y gallu i ddarparu sicrwydd yn aros yr un peth. Penderfynwyd ar y canlynol: - 1)
Penderfynwyd
cymeradwyo Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2020-21; 2)
nodi
barn y Prif Archwilydd. |
|
Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Drafft 2020/21. (Cadeirydd) PDF 507 KB Penderfyniad: Cytunwyd ar Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Drafft 2020/21 a'i anfon ymlaen i'r Cyngor i'w gymeradwyo. Cofnodion: Cyflwynodd y
Cadeirydd Adroddiad Blynyddol Drafft y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar
gyfer blwyddyn ddinesig 2020/21 i'r Pwyllgor ei adolygu a gwneud sylwadau arno
cyn cyflwyno'r adroddiad terfynol i'r cyngor. Talodd deyrnged i ymdrechion staff y cyngor i gynnal
trefniadau llywodraethu cadarn, a'u hymdrech wych drwy gydol holl heriau
COVID-19. Diolchodd hefyd i Aelodau'r Pwyllgor, y Prif Archwilydd, Archwilio
Mewnol, Swyddfa Archwilio Cymru a'r Cynghorydd L V Walton (cynrychiolydd y
Pwyllgor yn y Grŵp Llywodraethu) am eu gwaith a'r cynnydd a wnaed gan y
Pwyllgor. Dywedodd y bu bylchau mewn rhai meysydd ond bod y
rhain wedi'u gwella gydag adroddiadau ar y Fframwaith Perfformiad,
Partneriaethau, Gwerth am Arian/Meincnodi. Ychwanegodd y byddai'r Pwyllgor, fel
y digwyddodd yn y blynyddoedd cyn COVID-19, yn ymgysylltu â Swyddfa Archwilio
Cymru ynglŷn â'i effeithiolrwydd. Cyfeiriwyd hefyd at y gwelliannau sy'n ofynnol o ran
rheoli risg, gan ganolbwyntio'n benodol ar fanylion, a nodwyd y disgwylir i
swyddogion dderbyn hyfforddiant ychwanegol yn fuan. Dywedodd hefyd y byddai pob
cyfarwyddwr yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor ynghylch sut y maent
yn ymdrin â risgiau o fewn eu hadrannau a lefel y rheolaeth y maent yn ei
defnyddio i sicrhau eu bod yn cyflawni'u hamcanion. Penderfynwyd y dylid cytuno ar Adroddiad Blynyddol Drafft y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 2020/21 a'i anfon ymlaen i'r cyngor i'w gymeradwyo. |
|
Dogfennau ychwanegol: Penderfyniad: Er Gwybodaeth. Cofnodion: Cyflwynodd y Prif Archwilydd adroddiad 'er gwybodaeth' i'r pwyllgor, a oedd
yn darparu statws yr argymhellion a wnaed yn yr archwiliadau hynny lle y gwnaethpwyd
gwaith dilynol yn Chwarter 4 2020/21, a oedd yn caniatáu i'r Pwyllgor Archwilio
fonitro'r broses o weithredu argymhellion a wnaed gan Archwilio Mewnol.
Darparodd Atodiad 1 grynodeb o'r argymhellion a dderbyniwyd ac a rhoddwyd ar
waith. Tynnwyd sylw at y
ffaith bod pob un o'r 38 o argymhellion a wnaed wedi'u rhoi ar waith, sy'n
darparu cyfradd weithredu o 100%. |
|
Trosolwg Risg Corfforaethol 2020/21 - Chwarter 4. (Richard Rowlands) PDF 334 KB Dogfennau ychwanegol: Penderfyniad: Er Gwybodaeth. Cofnodion: Cyflwynodd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol,
adroddiad Chwarter 3 2020/21 a oedd yn darparu trosolwg o statws Risgiau
Corfforaethol yn y cyngor i roi sicrwydd i'r Pwyllgor bod risgiau allweddol yn
cael eu rheoli'n unol â pholisi a fframwaith rheoli risgiau'r cyngor. Mae'r canlynol yn
crynhoi statws y risgiau a gofnodwyd yn y Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn
Chwarter 4 2020/21, o'i gymharu â Chwarter 3 2020/21: - ·
Roedd
5 risg statws coch yn y Gofrestr Risgiau Corfforaethol: o
Rhif
Adnabod Risg 153 – Diogelu. o
Rhif
Adnabod Risg 159 - Rheolaeth Ariannol: agweddau CATC ar Abertawe Gynaliadwy. o
Rhif
Adnabod Risg 222 - Diogelwch digidol, data a seiberddiogelwch. o
Rhif
Adnabod Risg 264 – COVID-19 o
Rhif
Adnabod Risg 269 - Economi ac isadeiledd lleol. ·
Cofnodwyd
bod yr holl risgiau corfforaethol wedi'u hadolygu o leiaf unwaith yn ystod
Chwarter 4. ·
Ychwanegwyd
Risg Gorfforaethol newydd at y gofrestr risgiau yn ystod Ch4 – Rhif Adnabod
Risg 289 Lleihau a Mynd i'r Afael â Thwyll. ·
Ni
chafodd unrhyw risgiau corfforaethol eu dadactifadu. ·
Ni
chafodd unrhyw risgiau eu codi i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol. Roedd Atodiad A
yn cynnwys y risgiau ar 30/04/21 a gofnodwyd yng Nghofrestr Risgiau
Corfforaethol y cyngor. Roedd yr adroddiadau ar gyfer pob risg yn cynnwys
gwybodaeth esboniadol gyffredinol yn ymwneud â'u dosbarthiad. Ychwanegwyd bod y
Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft ar gyfer 2020/21 yn nodi bod angen
gwella ansawdd gwybodaeth risg o fewn y gofrestr risgiau. Trefnwyd cynnal gweithdy ar Fesurau Rheoli
Risgiau gyda'r Tîm Arweinyddiaeth ar 25 Mai 2021. Cyfeiriwyd at
gais y Cadeirydd bod Cyfarwyddwyr yn mynychu pob chwarter ar sail cylchdro ac
yn rhoi cyflwyniadau i'r Pwyllgor ynglŷn â'r amgylchedd rheolaeth fewnol,
gan gynnwys rheoli risgiau. Byddai'r adroddiadau risg chwarterol yn cyd-fynd â
phresenoldeb y Cyfarwyddwr bob chwarter. Diolchodd y
Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol hefyd i'r swyddogion am eu
cefnogaeth, yn enwedig Adam Hill, y Dirprwy Brif Weithredwr, a Gordon Wright,
Swyddog Perfformiad Busnes. Trafododd y pwyllgor y canlynol: - ·
Faint
o waith a wnaed i gyrraedd y sefyllfa bresennol; ·
Y
cysondeb a ddarperir pan gofnodir pob risg yn yr un modd; ·
Yr
oedi wrth ddiweddaru rhai risgiau y byddai'r newidiadau newydd sy'n cael eu
cyflwyno'n mynd i'r afael â hwy; ·
Lefel
y sicrwydd a ddaw yn sgil y newidiadau. |
|
Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2020/21. (Richard Rowlands) PDF 312 KB Dogfennau ychwanegol: Penderfyniad: Bod y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn cael ei gytuno ac yn ddarostyngedig i'r gwelliannau a amlygwyd gan y Pwyllgor gael eu hychwanegu, eu hanfon ymlaen i'r Cyngor i'w cymeradwyo fel rhan o'r Datganiad Cyfrifon. Cofnodion: Cyflwynodd y
Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol (DLlB) 2020/21 drafft a oedd yn rhoi cyfle i'r pwyllgor
gyfrannu at yr adolygiad blynyddol o lywodraethu. Cyfeiriodd yr
adroddiad at y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA)
a chanllawiau fframwaith diwygiedig y Gymdeithas Prif Weithredwyr Awdurdodau
Lleol ar y Côd Llywodraethu Corfforaethol, a oedd yn manylu ar y 7 egwyddor a
ddarparwyd o fewn y fframwaith. Amlinellwyd hefyd fanylion am sut yr oedd yr awdurdod
wedi cydymffurfio â'r fframwaith, ynghyd â materion arwyddocaol a wynebwyd yn
ystod y flwyddyn. Darparwyd DLlB 2020/21 drafft yn Atodiad A a
byddai'r fersiwn derfynol yn cael ei hadrodd i'r cyngor cyn iddo gael ei
lofnodi gan yr Arweinydd a'r Prif Weithredwr a'i gyhoeddi gyda Datganiad
Cyfrifon archwiliedig 2020/21. Cadarnhaodd y
Cynghorydd L V Walton, cynrychiolydd y Pwyllgor ar gyfer y Grŵp
Llywodraethu, fod y broses gyffredinol o ddrafftio'r DLlB
wedi bod yn gadarn iawn a chanmolodd waith pawb sy'n ymwneud â llunio'r
adroddiad. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Pryder
nad oedd rhai adroddiadau am sefydliadau allanol ar gael a thrafod y
posibilrwydd o ddefnyddio adroddiadau dros dro yn hytrach na defnyddio
adroddiadau o flynyddoedd dinesig blaenorol; ·
Diweddaru
amserlenni i ganiatáu i adroddiadau fod yn unol â'r DLlB/Datganiad
Cyfrifon Blynyddol a'r anawsterau y mae'r cyngor yn eu hwynebu wrth gyflawni
materion sydd y tu hwnt i'w reolaeth; ·
Egwyddor
B – Ymgysylltu â rhanddeiliaid a sut yr oedd adrannau wedi bod yn defnyddio
egwyddorion cyd-gynhyrchu; ·
Diwygiadau
teipograffyddol ym mharagraff 12.1, Egwyddor F sy'n cyfeirio at baragraff o
ddatganiad y llynedd; ·
Diwygiadau
teipograffyddol posib yn Atodiad 1 ym mharagraffau 6.3 a 6.4, sy'n cyfeirio at 2018/19; ·
Yr
angen i ddiweddaru ffigurau ariannol yn Atodiad 1, paragraff 7.1.1 cyn cyfarfod
y cyngor; ·
Pryderon
blaenorol a amlygwyd gan y pwyllgor ynghylch gallu'r gweithlu a gwydnwch a sut yr
eir i'r afael â'r rhain a sut y byddent yn cael eu gwella yn y dyfodol agos; ·
Sut y
caiff risgiau posib nad ydynt wedi'u nodi'n flaenorol eu hadolygu ac y dylid eu
cynnwys mewn datganiadau sicrwydd uwch-reolwyr sy'n nodi'r risgiau allweddol a
oedd yn 'fyw' yn ystod y flwyddyn. Diolchodd y
Dirprwy Brif Weithredwr, sef Cadeirydd y Grŵp Llywodraethu, i'r grŵp
am gyflawni'r ddogfen, yn enwedig yn ystod blwyddyn anodd iawn. Diolchodd hefyd
i'r Cynghorydd L V Walton am ddarparu her wleidyddol ac ehangach i'r grŵp. Penderfynwyd y dylid cytuno ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ac, yn amodol ar ychwanegu'r gwelliannau a amlygwyd gan y pwyllgor, ei anfon at y cyngor i'w gymeradwyo fel rhan o'r Datganiad Cyfrifon. |
|
Penderfyniad: Er Gwybodaeth. Cofnodion: Darparwyd
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu 'er
gwybodaeth’. Dywedodd y
Cadeirydd fod nifer o gamau gweithredu'n mynd rhagddynt ond bod dyddiadau
wedi'u hychwanegu at yr adroddiad olrhain. |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) (Jeremy Parkhouse) PDF 223 KB Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad: Er Gwybodaeth. Cofnodion: Adroddwyd am
Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’. Dywedodd y
Cadeirydd fod angen Cynllun Gwaith wedi'i ddiweddaru yn y cyfarfod nesaf a
drefnwyd i adlewyrchu'r cylch gorchwyl newydd ac i sicrhau bod agendâu'r
dyfodol yn cael eu cydbwyso drwy gydol y flwyddyn. Ychwanegodd y
byddai'n cysylltu â Jason Garcia, Swyddfa Archwilio Cymru ynglŷn â chynnal
adolygiad mwy ffurfiol o effeithiolrwydd y pwyllgor a gofynnwyd i Gynghorwyr
anfon unrhyw syniadau ymlaen at Swyddog y Gwasanaethau Democrataidd. |