Lleoliad: O bell drwy Microsoft Teams. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Cofnodion: Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni
ddatganwyd unrhyw fuddiannau. |
|
Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd)
blaenorol. Cofnodion: Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod
cywir. |
|
Canolfan Wasanaeth: Cyfrifon Derbyniadwy - Diweddariad. (Sian Williams / Michelle Davies) PDF 343 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd Siân
Williams, Pennaeth y Ganolfan Wasanaeth a Michelle Davies, Rheolwr Cyfrifon
Derbyniadwy a Rheoli Arian Parod, adroddiad diweddaru ar gyfer y Ganolfan
Wasanaeth, swyddogaeth Cyfrifon Derbyniadwy. Tynnwyd sylw at y
ffaith bod cynnydd rhagorol wedi'i wneud o ran anfonebau hanesyddol a diolchwyd
i'r Tîm Cyfrifon Derbyniadwy am y cynnydd a wnaed. Roedd y sefyllfa
bresennol yn fanwl ac esboniwyd, er bod nifer yr anfonebau a godwyd yn gostwng,
fod gwerth yr anfonebau a godwyd yn cynyddu'n sylweddol. Roedd Atodiad A yn darparu'r Dadansoddiad o
Swm yr Anfonebau. Darparwyd y sefyllfa o
ran dyledion a oedd yn weddill hefyd ac fe'i crynhowyd yn ôl oedran y ddyled. Esboniwyd y
cynnydd a wnaed hyd yma ac ychwanegwyd bod y meysydd canlynol wedi'u
blaenoriaethu a bod diweddariadau'n cael eu darparu mewn perthynas â phob maes
blaenoriaeth: - ·
Adolygiad
o 500 o anfonebau a oedd dros 5 mlwydd oed a oedd wedi aros yn sefydlog yn y
system; ·
Camau
gweithredu penodol i adennill yr holl anfonebau gwerth dros £10,000 a oedd yn
cynnwys 47 o anfonebau gwerth £2.8M (nad oeddent yn cynnwys anfonebau Ysgolion
neu'r Bwrdd Iechyd); ·
Adolygiad
blaenoriaeth o bob un o'r 150 anfoneb ar y categori Aros am Dystiolaeth o
Ddyled fel y gellid cyfeirio'r rhain at yr adran Gyfreithiol. Roedd yr
adroddiad hefyd yn manylu ar y cynnydd a gynlluniwyd ar gyfer y dyfodol a'r
heriau parhaus a wynebir gan yr adran, gan gynnwys effaith pandemig
COVID-19 ar y Tîm Cyfrifon Derbyniadwy ac ar gwsmeriaid busnes, sydd wedi
arwain at lai o allu i dalu dyledion. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Pwysigrwydd
parhau â'r neges gref i Benaethiaid Gwasanaeth a monitro cynnydd; ·
Y
broses ar gyfer ymdrin ag anghydfodau; ·
Effaith
COVID-19 ar fusnesau/unigolion sy'n effeithio ar eu gallu i dalu; ·
Deddf
Ansolfedd a Llywodraethu Corfforaethol 2020 sydd
wedi'i chyflwyno, yr amddiffyniad y mae'n ei ddarparu a'r angen i'r Pwyllgor
Archwilio gael ei ddiweddaru'n llawn ynglŷn â'r ddeddfwriaeth newydd; ·
Y
broses o ddelio â dyledion hirdymor a chyfrifoldeb adrannau i wirio'r system
cyn rhoi credyd i gwsmeriaid/codi anfoneb; ·
Y
cynnydd a wnaed gan yr Adran Gwasanaethau Cymdeithasol o ran lleihau dyled
gyffredinol yr adran; ·
Y
cyfrifoldeb am ddyledion sy'n gysylltiedig ag adrannau, diffyg dealltwriaeth
mewn rhai adrannau ac amrywiaeth y gwasanaethau a ddarperir ledled y cyngor gan
gynnwys swyddogaethau statudol sy'n ymwneud â darparu gwasanaethau. Cydnabu'r
Cadeirydd y cynnydd a wnaed eisoes a holodd pryd y byddai swyddogion yn atebol pe
na baent yn cydweithredu â'r Tîm Cyfrifon Derbyniadwy. Dywedodd y
Swyddog Adran 151/Prif Swyddog Cyllid ei bod yn bwysig cydnabod maint yr
Awdurdod a'r ffigurau mawr sy'n gysylltiedig ag adennill dyledion. Mynegodd fod angen pwyll o ran cyfeirio pob adroddiad
cymedrol i'r Pwyllgor Archwilio, gan y byddai'n creu nifer mawr iawn o eitemau
i'w trafod. Dywedodd hefyd fod yr holl
adroddiadau cymedrol yn cael eu cyfeirio at y Tîm Rheoli Corfforaethol (TRhC). Dywedodd y
Dirprwy Brif Weithredwr fod hierarchaeth ar waith o ran monitro dyledion
adrannol a oruchwylir gan y Tîm Rheoli Corfforaethol. Ychwanegodd fod swyddogion yn atebol o ran
rheoli dyledion yr adran ac y byddai unrhyw faterion yn cael eu cyfeirio at y TRhC. Penderfynwyd
ar y canlynol: - 1)
Atgoffir
Adrannau Gwasanaeth ymhellach o'u cyfrifoldebau a'u rôl yn y broses
anfonebu. Dylid atgyfnerthu hyn drwy'r
Cyfarwyddwyr a Phenaethiaid Gwasanaeth er mwyn sicrhau cysondeb a chadernid y
broses; 2)
Bydd
Cyfrifon Derbyniadwy yn parhau i adrodd i'r TRhC bob chwarter
fel diweddariad pellach ar y sefyllfa o ran dyledion ar draws yr Awdurdod; 3)
Dylid
diweddaru'r Pwyllgor Archwilio ynghylch effaith Deddf Ansolfedd
a Llywodraethu Corfforaethol 2020 ar Gyfrifon Derbyniadwy. |
|
Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif Archwiliwr, Simon Cockings,
adroddiad manwl iawn a oedd yn dangos yr archwiliadau a gwblhawyd ac unrhyw
waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1
Hydref 2020 i 31 Rhagfyr 2020. Cwblhawyd cyfanswm o 16 o archwiliadau yn ystod y chwarter. Rhestrwyd yr
archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd
a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y
cytunwyd arnynt. Roedd Atodiad 2 yn darparu crynodeb o gwmpas yr adolygiadau a
gwblhawyd yn ystod y cyfnod. Rhoddwyd
dadansoddiad o lefelau sicrwydd yr archwiliadau a gwblhawyd a gwnaed cyfanswm o
73 o argymhellion archwilio a chytunodd y rheolwyr i weithredu'r holl
argymhellion. Ni chyhoeddwyd unrhyw adroddiadau cymedrol yn ystod y chwarter. Esboniwyd bod mynediad i holl safleoedd y cyngor
wedi'i gyfyngu oherwydd pandemig parhaus COVID-19.
Roedd hyn wedi cael effaith sylweddol ar allu'r Tîm Archwilio i gwblhau profion
ar y safle a byddai'n parhau i wneud hynny nes i'r cyfyngiadau gael eu
codi. Esboniwyd hefyd nad oedd y Tîm yn
gallu cynnal rhai ymweliadau archwilio gan na allai staff gael mynediad i rai
safleoedd, e.e. ysgolion. Cafodd y Pwyllgor yr wybodaeth ddiweddaraf am y grant a'r gwaith ychwanegol
a wnaed gan yr Adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod. Darparwyd gwybodaeth hefyd am salwch staff a
gwaith arall a wnaed gan aelodau'r tîm y tu allan i'w dyletswyddau arfaethedig. Darparodd Atodiad 3 Gynllun Archwilio Mewnol 2020/21 - Cynnydd hyd at
18/01/21 ac esboniwyd bod 53 o archwiliadau o gynllun archwilio 2020/21 wedi'u
cwblhau i gam adroddiad drafft o leiaf (33%), gyda 31 o archwiliadau ychwanegol
ar y gweill (19%). O ganlyniad, roedd tua 52% o'r Cynllun Archwilio wedi'i
gwblhau neu ar waith. Yn ogystal, er mwyn caniatáu mwy o hyblygrwydd i'r Tîm
Archwilio, mae 19 archwiliad ychwanegol (12%) wedi'u neilltuo i'r staff i
geisio'u gyrru yn eu blaen. Ychwanegwyd bod y Pwyllgor wedi cael gwybod o'r blaen na fyddai'r Tîm
Archwilio Mewnol, oherwydd amrywiaeth o faterion yn ymwneud â COVID-19, yn gallu
cwblhau nifer sylweddol o archwiliadau ar y cynllun archwilio cymeradwy ar
gyfer 2020/21. O gymharu â chyfraddau cwblhau'r cynllun mewn blynyddoedd
blaenorol lle cododd cyfraddau cwblhau i 87% yn 2018/19 ac 84% yn 2019/20,
rhagwelwyd y byddai cyfradd cwblhau'r cynllun ar gyfer 2020/21 rhwng 50% a 60%.
Roedd hyn yn llawer is na'r lefel arferol o gwblhau yr oedd y Tîm wedi'i
chyflawni yn y gorffennol, ond nid oedd modd osgoi hyn oherwydd y pandemig parhaus. Hysbyswyd y Pwyllgor hefyd fod yn rhaid gohirio rhai archwiliadau tan
2021-2022 a bod yr archwiliadau gohiriedig yn ymwneud yn bennaf â Gwasanaethau
Cymdeithasol, TG, Ardrethi Busnes (Ardrethi Annomestig Cenedlaethol) ac
archwiliadau ysgolion, a darparwyd manylion llawn. Darparwyd manylion y gwaith dilynol a gwblhawyd rhwng 1 Hydref a 31 Rhagfyr
2020, gan gynnwys mynd ar drywydd y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (GDG); Ysgol
Gynradd Cwm Glas; ac Ysgol Arbennig Penybryn am yr eildro. Rhoddodd y Pwyllgor adborth cadarnhaol ynglŷn â'r cynnydd a wnaed a
llongyfarchodd y Prif Archwilydd ar waith ei dîm mewn amgylchiadau anodd
iawn. Trafododd y pwyllgor y canlynol: - ·
Pryder
ynghylch methu â chwblhau argymhellion mewn perthynas â'r Gwasanaeth Datgelu a
Gwahardd (GDG), yr adroddiad dilynol a roddwyd i'r Tîm Rheoli Corfforaethol (TRhC), sut roedd y risg yn canolbwyntio ar y diffyg mesurau
rheoli a'r angen i'r Pwyllgor dderbyn adroddiad ychwanegol gan y Ganolfan
Wasanaeth yn ei gyfarfod nesaf a drefnwyd; ·
Adolygu'r
fframwaith sicrwydd yn y dyfodol; ·
Yr
arweiniad manwl i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i ysgolion ynghylch Rheolau
Gweithdrefn Contractau a gaiff ei ddosbarthu cyn bo hir; ·
Y
newid yn y swyddogaeth ar gyfer Ardrethi Annomestig Cenedlaethol yn ystod y pandemig; ·
Canllawiau
CIPFA a gyhoeddwyd sy'n tynnu sylw at y posibilrwydd y gallai barn flynyddol y
Prif Archwilydd Mewnol fod yn gyfyngiad ar gwmpas gan gydnabod yr anawsterau y
mae timau archwilio yn eu hwynebu i gyflawni'u rhaglen arfaethedig oherwydd
effaith y pandemig; ·
Mabwysiadu
adolygiadau thematig ar draws y gwasanaethau a ddewiswyd. Diolchodd y Cadeirydd i'r Prif Archwilydd a'i staff am y gwaith a'r cynnydd
a wnaed, a thynnodd sylw at y defnydd o adolygiadau thematig, y gellid eu hestyn
yn y dyfodol. Croesawodd arweiniad CIPFA ac ychwanegodd fod angen adolygu
meysydd allweddol y cyngor. Penderfynwyd ar y canlynol: - 1)
Caiff
cynnwys yr adroddiad ei nodi ynghyd â'r
posibilrwydd y gallai barn y Prif Archwilydd Mewnol gyfyngu ar gwmpas; 2) Darperir adroddiad diweddaru i'r cyfarfod nesaf a drefnwyd ynghylch y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd. |
|
Adroddiad Olrhain Argymhellion Archwiliadau Mewnol - Chwarter 3 2020/21. (Simon Cockings) PDF 42 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif Archwilydd adroddiad i'r
pwyllgor a oedd yn darparu statws yr argymhellion a wnaed yn yr archwiliadau
hynny lle y gwnaethpwyd gwaith dilynol yn Chwarter 3 2020/21, a oedd yn
caniatáu i'r Pwyllgor Archwilio fonitro'r broses o weithredu argymhellion a
wnaed gan Archwilio Mewnol. Darparodd Atodiad
1 grynodeb o'r argymhellion a dderbyniwyd ac a weithredwyd a darparodd Atodiad
2 fanylion yr argymhellion nas gweithredwyd. Tynnwyd sylw at y
ffaith bod 66 o'r 69 o argymhellion a wnaed wedi'u rhoi ar waith. Roedd y 3 nad
oeddent wedi'u rhoi ar waith yn rhai risg isel/ganolig ac ni chawsant eu rhoi
ar waith oherwydd COVID-19 yn bennaf. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Methiant
Iechyd, Diogelwch a Lles i ddilyn Rheolau Gweithdrefnau Contractau (RhGC); ·
Sut,
mewn rhai sefyllfaoedd brys, h.y. trefnu i bobl adael eu cartrefi, y gellir
cydnabod y methiant i lynu wrth y RhGC. Penderfynwyd: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad; 2) Y bydd y Prif Archwilydd yn gwirio'r
amgylchiadau sy'n gysylltiedig â methiant Iechyd, Diogelwch a Lles i gadw at
Reolau Gweithdrefnau Contractau. |
|
Cofnodion: Cyflwynodd Adam Hill, y Dirprwy Brif Weithredwr,
adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi trosolwg o'r broses gychwynnol o
ail-lunio'r cyngor a'r blaenoriaethau uniongyrchol o argyfwng COVID-19, y
cynllun tymor hwy o adferiad i drawsnewid a'r fframwaith i ddisodli Strategaeth
Abertawe Gynaliadwy gydag Abertawe – Cyflawni'n Well Gyda'n Gilydd. Amlinellwyd bod y Cabinet, ar 15 Hydref 2020, wedi cymeradwyo'r adroddiad
newydd "O Adferiad i Drawsnewidiad" yn manylu ar y 3 Cham o adferiad
hyd at Strategaeth Trawsnewid a Fframwaith Rhaglen "Abertawe – Cyflawni'n
Well Gyda'n Gilydd 2022 – 2026".
Ychwanegwyd bod y Strategaeth Trawsnewid 'Rheoli'r Presennol a Llunio'r
Dyfodol, Cyngor Abertawe – O Adferiad i Drawsnewidiad' yn disodli Abertawe
Gynaliadwy - yn addas i'r dyfodol. Roedd yr adroddiad yn manylu ar gefndir a sefyllfa bresennol y rhaglen
waith, ac yn tynnu sylw at yr adferiad, y cyfnod ail-lunio i ailffocysu camau,
llywodraethu a chasgliad. Cyflwynodd
Atodiad 1 amserlen cyfarfodydd y Ffrydiau Gwaith. Trafododd y pwyllgor y canlynol: - ·
Mwy o ymgysylltu/ymgynghori ystyrlon, gan gynnwys
ymgysylltu ehangach â phreswylwyr; ·
Gweithio gyda sefydliadau partner, e.e. Cyngor
Castell-nedd Port Talbot/y GIG a chydbwyllgorau corfforaethol sydd ar ddod; ·
Y strwythur adrodd a'r gwaith enfawr sydd i'w wneud
drwy'r ffrydiau gwaith a'r broses atebolrwydd; ·
Pwysigrwydd cyflawni'r rhaglen yn llwyddiannus a sicrhau
bod y gweithlu'n dychwelyd i'w rolau arferol; ·
Yr angen i ddarparu siart/rhaglen waith sefydliadol; ·
Diwygio'r llywodraethu, yn enwedig y cylch gorchwyl ar
gyfer pob ardal gyda'r Cynllun Adfer yn dod â phopeth at ei gilydd; ·
Datblygu cynllun gweithredu i olrhain perfformiad a'r hyn
oedd yn digwydd ar lawr gwlad; ·
Darparwyd yr adroddiad ar gyfer sicrwydd a darperir
rhagor o fanylion yn dilyn cyfarfod o Bwyllgor y Rhaglen Graffu ddiwedd mis
Chwefror 2021. Dywedodd y Cadeirydd fod y cynnydd yn anghydnaws â'r sefyllfa bresennol ac
y dylid rhoi mwy o ffocws ar yr hyn sy'n digwydd mewn gwirionedd. Ychwanegodd y byddai newidiadau arfaethedig
yn arwain at reoli perfformiad yn fwy llym a thynhau gafael corfforaethol. Penderfynwyd ar y canlynol: - 1)
Nodi cynnwys yr adroddiad; 2)
Bydd y Dirprwy Brif Weithredwr yn darparu adroddiad
cynnydd i Bwyllgor Archwilio'r dyfodol. |
|
Trosolwg o Risg - Chwarter 3 2020/21. (Richard Rowlands) PDF 298 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol,
adroddiad Chwarter 3 2020/21 a oedd yn darparu trosolwg o statws Risgiau
Corfforaethol yn y cyngor i roi sicrwydd i'r Pwyllgor bod risgiau allweddol yn
cael eu rheoli'n unol â pholisi a fframwaith rheoli risgiau'r cyngor. Ychwanegwyd bod y canlynol yn crynhoi statws y risgiau a gofnodwyd yn y
Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn Chwarter 3 2020/21, o'i gymharu â Chwarter 2
2020/21: ·
Cofnodwyd bod yr holl
risgiau wedi'u hadolygu o leiaf unwaith yn ystod Chwarter 3. ·
Lleihawyd lefel y risg ar
gyfer risg y 'Cytundeb Masnach ar ôl Brexit gyda'r UE' o statws Coch i Oren yn
dilyn llofnodi cytundeb masnach rhwng y DU a'r UE. ·
Cafodd y risg 'Trechu
Tlodi' ei thadactifadu (ei chau) fel un a oedd yn cael
ei rheoli o fewn yr adrannau a chyda digon o reolaeth ar waith i olrhain a
monitro. ·
Ni chafodd unrhyw risgiau
newydd eu hychwanegu na'u codi i'r gofrestr Risgiau Corfforaethol. Roedd Atodiad A yn cynnwys y risgiau ar 21/01/21 a gofnodwyd yng Nghofrestr
Risgiau Corfforaethol y cyngor. Roedd yr
adroddiadau ar gyfer pob risg yn cynnwys gwybodaeth esboniadol gyffredinol yn
ymwneud â'u dosbarthiad. Canmolodd y Cadeirydd y gwaith a gwblhawyd mewn perthynas â fformat newydd
yr adroddiadau risg. Ychwanegodd fod
angen gwneud rhagor o waith ar y wybodaeth sy'n cael ei mewnbynnu i'r system
gan berchnogion risg. Roedd disgwyl y
byddai aelodau'r Tîm Rheoli Corfforaethol yn mynychu cyfarfodydd yn y dyfodol
er mwyn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y risgiau sydd dan eu rheolaeth. Trafododd y pwyllgor y canlynol: - ·
Fformatio/cysondeb gwell
yr adroddiadau risg; ·
Trosglwyddo risgiau i
drydydd parti; ·
Sut mae rhai risgiau'n
cael eu 'goddef'; ·
Rhif adnabod Risg 153 –
Diogelu, y mesurau rheoli cysylltiedig a'r system i'w diweddaru; ·
Yr adnoddau cyfyngedig
iawn sydd ar gael yn gorfforaethol i fonitro rheoli risgiau; ·
Sut y tynnwyd sylw'r Tîm
Rheoli Corfforaethol at faterion cydymffurfio; ·
Yr angen i gyflwyno
allwedd i ganiatáu dealltwriaeth ehangach o'r adroddiadau; ·
Yr angen i Swyddog 'brynu
i mewn' i sicrhau bod yr arweinwyr risg yn cael eu cynnwys, gan sicrhau eu bod
yn deall y dulliau rheoli sydd ei hangen ac yn mynd i'r afael ag anghenion
hyfforddi; ·
Sut roedd ymgysylltu â
Swyddogion yn hanfodol i lwyddiant yr awdurdod wrth fynd i'r afael â meysydd
sy'n peri pryder. Penderfynwyd ar y canlynol: - 1)
Gofynnir i Gyfarwyddwyr
Corfforaethol fynd i gyfarfod y Pwyllgor Archwilio ar sail cylchdro bob chwarter
i amlinellu eu Risgiau Corfforaethol a'r dulliau rheoli llywodraethu a risgiau
yn eu hadrannau; 2)
Tynnir sylw'r Tîm Rheoli
Corfforaethol at ddarparu hyfforddiant rheoli risgiau ychwanegol i Swyddogion
ar Fesurau Rheoli. |
|
Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Darparwyd
adroddiadau Olrhain Camau Gweithredu ac Olrhain Camau Gweithredu Diwygiedig y
Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth'. |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) (Jeremy Parkhouse) PDF 222 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’. Ychwanegodd y Cadeirydd fod angen gwaith ychwanegol ar Gynllun Gwaith 2021-2022, a ddylai gynnwys diweddariad ynghylch gwrth-dwyll, diweddariadau Cyfarwyddwyr ar amgylcheddau rheoli mewnol ac adroddiadau Archwilio Cymru. |