Lleoliad: O bell drwy Microsoft Teams. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Cofnodion: Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe,
datganwyd y buddiannau canlynol: - Datganodd Julie Davies (Aelod Lleyg) gysylltiad personol â chofnod rhif 29
– Y diweddaraf am gyflogi Staff Asiantaeth. |
|
Cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol fel cofnod cywir. Cofnodion: Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod
cywir. |
|
Y diweddaraf am gyflogi Staff Asiantaeth. (Er Gwybodaeth) (Adrian Chard) PDF 288 KB Cofnodion: Cyflwynodd Adrian
Chard, Rheolwr Adnoddau Dynol Strategol a Datblygu Sefydliadol, adroddiad a
oedd yn rhoi'r diweddaraf am y camau gweithredu sy'n deillio o'r adroddiad
archwilio mewnol am gyflogaeth staff asiantaeth. Amlinellwyd, o
ganlyniad i archwiliad mewnol ar gyflogaeth staff asiantaeth a gynhaliwyd yn
2019/2021, rhoddwyd lefel sicrwydd "gymedrol". Mae archwiliad dilynol
bellach wedi'i gwblhau, gyda chadarnhad bod rhywfaint o gynnydd wedi'i wneud.
Fodd bynnag, nid oedd 5 o'r 9 argymhelliad wedi'u gweithredu'n llawn. Rhoddodd
drafodaethau pellach gyda'r Tîm Archwilio eglurhad bod hyn yn ymwneud â
gweithredu Polisi Rheoli Gweithwyr Asiantaeth diwygiedig, a oedd yn gam
gweithredu a nodwyd ar draws y Cynllun Gweithredu Rheolaeth. Yn ogystal, roedd
rhai meysydd o ddiffyg cydymffurfio yn dal i fod yn amlwg mewn rhai
gwasanaethau. Mae'r Tîm
Archwilio wedi cydnabod bod Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol wedi atgoffa
Penaethiaid Gwasanaeth o'u cyfrifoldebau o ran caffael gweithwyr asiantaeth ac
roeddent yn hapus bod prosesau ar waith. Ychwanegwyd bod
nodyn atgoffa ychwanegol wedi'i anfon at y Tîm Rheoli Corfforaethol a
chysylltwyd â Phenaethiaid Gwasanaeth perthnasol mewn meysydd o ddiffyg
cydymffurfio i fynd i'r afael â'r problemau a nodwyd. Roedd y Polisi
Gweithwyr Asiantaeth yn cael ei adolygu ar hyn o bryd a hynny cyn y broses
ymgynghori â'r undebau llafur, ac roedd nodiadau atgoffa rheolaidd yn cael eu
cyhoeddi a oedd yn rhoi gwybod i reolwyr am eu rhwymedigaeth i adolygu unrhyw
benodiad o unrhyw weithwyr asiantaeth am dros 12 mis ac i ystyried penodi ar
gyfer y swydd. Ar ben hynny, ychwanegwyd y cynigiwyd y dylid gwneud diwygiad
i'r polisi sy'n cyfyngu ar faint o wariant a ganiateir ar weithwyr asiantaeth. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Pryder
mai dim ond 5 o bob 9 argymhelliad a oedd wedi'u bodloni, yr angen am
adroddiadau diweddaru/monitro pellach a faint o'r argymhellion a gwblhawyd; ·
Diffyg
ymateb gan adran a'r broses ddilynol a gyflawnwyd o ganlyniad i fethu ag
ymateb; ·
Yr
adolygiad llawn a gynhelir gan yr Archwiliad Mewnol yn 2021/2022; ·
Cydnabod
yr angen gweithredol mewn rhai gwasanaethau rheng flaen i gyflogi staff
asiantaeth, yn enwedig drwy gydol y pandemig COVID-19
presennol; ·
Sut
roedd rheolwyr unigol yn gyfrifol am gydymffurfio â'r polisi. Dywedodd y
Cadeirydd fod y gost o gyflogi staff asiantaeth yn sylweddol. Amlygodd hefyd y
lefelau uchel o salwch a gofynnodd a oedd y ffigurau hyn yn gysylltiedig â'r
gost o gyflogi gweithwyr asiantaeth. Dywedodd Adam
Hill, y Prif Weithredwr Cynorthwyol fod cymharu'r gost o gyflogi gweithwyr
asiantaeth yn erbyn lefelau salwch yn or-syml ac y byddai angen rhagor o fanylion
er mwyn dod i gasgliad. Penderfynwyd ar y canlynol: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad; 2)
Dylid
darparu adroddiad dilynol heb fod yn hwyrach na mis Mehefin 2021; 3)
Adroddiad
dilynol i gynnwys meysydd o ddiffyg cydymffurfio, cyfanswm y costau sy'n
gysylltiedig â hyn a chostau cysylltiedig mewn perthynas â diwrnodau salwch a
gollwyd; 4) Dosbarthodd y Prif Archwilydd fanylion
adroddiad llawn yr Archwiliad Mewnol i Aelod Lleyg y Pwyllgor Archwilio. |
|
Adroddiad Olrhain Argymhellion Archwiliadau Hanfodol 2019/20. PDF 245 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd Simon
Cockings, y Prif Archwiliwr, adroddiad a oedd yn darparu crynodeb o'r
argymhellion a wnaed yn dilyn yr archwiliadau hanfodol yn 2019/20 ac yn nodi a
oedd yr argymhellion y cytunwyd arnynt wedi cael eu rhoi ar waith. Roedd Atodiad 1
yn nodi nifer yr argymhellion a wnaed ar gyfer pob archwiliad hanfodol, yn
dilyn yr archwiliadau yn 2019/20, ac a oeddent wedi'u rhoi ar waith, eu rhoi ar
waith yn rhannol, heb eu rhoi ar waith neu nad oeddent i'w rhoi ar waith
eto. Darparwyd crynodeb o'r sefyllfa
ddiweddaraf o ran y 68 o argymhellion a wnaed a chanran yr argymhellion a
roddwyd ar waith erbyn 18 Rhagfyr 2020 oedd 83%. Atodwyd
dadansoddiad o'r 11 argymhelliad, a oedd wedi'u rhoi ar waith yn rhannol neu
nad oeddent wedi'u rhoi ar waith yn ogystal â dosbarthiad yr argymhellion
archwilio a ddefnyddiwyd gan yr Is-adran Archwilio Mewnol, yn Atodiad 2. Dangosodd yr
Atodiad, o'r pum argymhelliad a oedd wedi'u rhoi ar waith yn rhannol, fod un yn
cael ei ystyried yn risg uchel a bod un yn cael ei ystyried yn risg
ganolig. Roedd y ddau argymhelliad hwn
yn ymwneud â'r archwiliad Cyfrifon Derbyniadwy.
Parhaodd yr archwiliad hwn i gael ei gwblhau ar sail flynyddol ac, o
ganlyniad i hwn, adolygir gweithrediad yr argymhellion nad oeddent wedi'u
gweithredu fel rhan o archwiliad 2020/21. Nodwyd bod pob argymhelliad arall a
oedd wedi'i roi ar waith yn rhannol neu nad oedd wedi'i roi ar waith yn cael ei
ystyried yn risg isel neu'n arfer da. Darparwyd manylion pellach ar yr
argymhellion a oedd wedi'u rhoi ar waith yn rhannol neu nad oeddent wedi'u rhoi
ar waith yn Atodiad 3. Yn gyffredinol,
dywedwyd bod canlyniadau’r ymarfer olrhain argymhellion hyd at 18 Rhagfyr 2020
yn gadarnhaol, gyda 55 (83%) o'r argymhellion y cytunwyd arnynt wedi eu rhoi ar
waith. Roedd angen gwaith i roi nifer bach o argymhellion ar waith o hyd neu
roedd disgwyl iddynt gael eu rhoi ar waith erbyn diwedd y flwyddyn
ariannol. Adolygir cynnydd ynghylch
gweithredu'r argymhellion hyn yn ystod yr archwiliadau hanfodol ar gyfer
2020/21. Ychwanegwyd bod
yr archwiliadau sylfaenol Cyfrifon Derbyniadwy a Chyfrifon Taladwy’n cael eu
cwblhau'n flynyddol ac y byddai canlyniadau archwiliadau'r flwyddyn gyfredol yn
cael eu hadrodd i'r Pwyllgor maes o law.
Trafododd y
Pwyllgor y canlynol: - ·
Sefydlu
a oedd meysydd nad oeddent wedi gwella yn feysydd gwasanaeth neu'n ganolog; ·
Diffinio'r
gwir achosion(ardaloedd canolog a gwasanaethau) a chyflwyno dulliau
newydd i helpu i atal yr achosion hyn. Cadarnhaodd y
Prif Archwilydd fod Cyfrifon Derbyniadwy wedi'u trefnu i ddarparu adroddiad diweddaru
i'r Pwyllgor Archwilio a drefnwyd ar gyfer 9 Chwefror 2021 ac y gellid trafod
unrhyw faterion a amlygwyd yn y cyfarfod hwnnw. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Cofnodion: Cyflwynodd Jeremy
Parkhouse, Swyddog y Gwasanaethau Democrataidd, adroddiad a oedd yn ceisio
penodi Aelod sy'n gynrychiolydd o'r Pwyllgor Archwilio ar y Grŵp
Llywodraethu. Ychwanegwyd bod
Tracey Meredith, Prif Swyddog Cyfreithiol, yng nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio
a gynhaliwyd ar 16 Medi 2019, wedi amlygu'r gofyniad i Aelod o'r Pwyllgor
Archwilio fod yn aelod o'r Grŵp Llywodraethu. Cytunodd y Pwyllgor i fwrw
ymlaen a phenodwyd y Cynghorydd L V Walton yn gynrychiolydd y Pwyllgor
Archwilio ar y Grŵp Llywodraethu am flwyddyn yn unig. Darparwyd y
cofnodion a oedd yn cymeradwyo'r penodiad yn Atodiad 1 a darparwyd cylch
gorchwyl y Grŵp Llywodraethu Blynyddol yn Atodiad 2. Cynigiwyd y
Cynghorwyr P M Black ac L V Walton. Penderfynwyd ar y canlynol: - 1)
Ethol
y Cynghorydd L V Walton yn gynrychiolydd y Pwyllgor Archwilio ar y Grŵp
Llywodraethu. 2) Mae'r penodiad tan ddiwedd tymor presennol y cyngor ym mis Mai 2022 yn unig. |
|
Monitro'r Gyllideb Refeniw a Chyfalaf - 2ail Chwarter. (Er Gwybodaeth) (Ben Smith) PDF 107 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd Ben
Smith, Prif Swyddog Cyllid/Swyddog Adran 151 adroddiad Monitro'r Gyllideb
Refeniw a Chyfalaf – 2il Chwarter 'er gwybodaeth'. Cyfeiriodd at yr
anawsterau sy'n wynebu'r awdurdod a’r llywodraeth leol drwy gydol pandemig COVID-19. Gofynnodd y
Pwyllgor gwestiynau i'r Prif Swyddog Cyllid/Swyddog Adran 151 a ymatebodd yn
unol â hynny. Cynhaliwyd trafodaethau ynghylch y canlynol: - ·
Adennill
y diffyg a amlygwyd yn yr adroddiad yn ystod Chwarter 3; ·
Ni
fyddai'r disgwyliad y byddai unrhyw oedi wrth brosesu, e.e. hawlio cyllid gan
Lywodraeth Cymru, yn arwain at ohirio'r cyfrifon terfynol; ·
Y
cyngor yn gweithredu fel asiant ar gyfer Llywodraeth Cymru wrth dalu grantiau i
fusnesau lleol. Diolchodd y Pwyllgor yn ffurfiol i'r Prif Swyddog Cyllid/Swyddog Adran 151 a'r staff cyllid am y modd effeithlon iawn y dosbarthwyd taliadau grant i fusnesau lleol. |
|
Cofnodion: Darparwyd Adroddiad
Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’. Ychwanegodd y
Cadeirydd fod nifer o bapurau wedi'u dosbarthu i'r Pwyllgor a gofynnodd am
ychwanegu adroddiadau diweddaru mewn perthynas â'r canlynol at yr Adroddiad
Olrhain: - ·
Cyflogi
Staff Asiantaeth/Ffigurau Salwch Staff; ·
Cydbwyllgorau
Corfforaethol; ·
Cynllun
Adfer. Gofynnodd hefyd a
ellid anfon unrhyw ymatebion mewn perthynas ag asesiadau effaith Deddf
Cenedlaethau'r Dyfodol ati hi/Swyddog y Gwasanaethau Democrataidd i benderfynu a
oes angen adroddiad yn y dyfodol. Penderfynwyd ar y canlynol: - 1)
Dylid
ychwanegu adroddiadau diweddaru mewn perthynas â'r rhestr uchod at Adroddiad
Olrhain y Pwyllgor Archwilio; 2) Anfonir ymatebion mewn perthynas ag asesiadau effaith Deddf Cenedlaethau'r Dyfodol at y Cadeirydd/Swyddog y Gwasanaethau Democrataidd. |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) (Jeremy Parkhouse) PDF 222 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’. |