Lleoliad: O bell drwy Microsoft Teams. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923
Rhif | Eitem |
---|---|
Croeso. Cofnodion: Croesawodd y
Cadeirydd y Cynghorydd A H Stevens a Julie Davies, Aelod Lleyg newydd ei
phenodi, i'w cyfarfod cyntaf o'r Pwyllgor Archwilio. |
|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Cofnodion: Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe,
datganwyd y buddiannau canlynol: - Datganodd y Cynghorwyr P M Black a T M White gysylltiad personol â Chofnod
Rhif 21 – Adroddiad Diweddaru Cynnydd Archwilio Mewnol fel Llywodraethwyr Ysgol
Pentrehafod. |
|
Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd)
blaenorol. Cofnodion: Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd
ar 10 Tachwedd 2020 fel cofnod cywir. |
|
Adroddiad Diweddaru Cynnydd Archwilio Mewnol. (Simon Cockings) PDF 246 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd Simon Cockings, Prif
Archwilydd, adroddiad a roddodd yr wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor Archwilio
am y cynnydd a wnaed gan yr Adran Archwilio Mewnol hyd at 23 Tachwedd 2020. Amlinellwyd, fel yr adroddwyd yn flaenorol,
fod mynediad i safleoedd y cyngor yn parhau i fod yn gyfyngedig oherwydd pandemig COVID-19.
Roedd hyn yn parhau i gael effaith sylweddol ar allu'r Tîm Archwilio i
gwblhau profion ar y safle ac roedd y tîm wedi parhau i gwblhau cymaint o
brofion â phosib o bell. Cwblhawyd cyfanswm o 44 o archwiliadau yn
y flwyddyn hyd yma, a rhestrwyd y rhain yn Atodiad 1, sydd hefyd yn dangos y
lefel o sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad, a nifer yr argymhellion a
wnaed ac y cytunwyd arnynt. Dyma lefelau
sicrwydd yr archwiliadau a gwblhawyd hyd yma Uchel – 28; Sylweddol – 15;
Cymedrol – 1; a Chyfyngedig – 0. Gwnaed
cyfanswm o 235 o argymhellion archwilio ac roedd y rheolwyr wedi cytuno i
weithredu'r holl argymhellion. Roedd yr Adran
Archwilio Mewnol hefyd wedi bod yn cynorthwyo gyda chynlluniau taliadau grant y
cyngor a oedd yn gysylltiedig â COVID-19 drwy gwblhau nifer o wiriadau cyn talu
a darparwyd nifer y diwrnodau a dreuliwyd ar bob math o grant. Darparodd Atodiad 2 gynnydd hyd at 23 Tachwedd 2020
a nododd fod 36 o archwiliadau o gynllun archwilio 2020/21 wedi'u cwblhau i o
leiaf y cam adroddiad drafft (23%), gyda 37 o archwiliadau ychwanegol ar y
gweill (23%). O ganlyniad, roedd 46% o'r
Cynllun Archwilio wedi'i gwblhau neu ar waith.
Er mwyn caniatáu mwy o hyblygrwydd i'r tîm archwilio, mae 35 o
archwiliadau ychwanegol (22%) wedi'u neilltuo i'r staff i geisio'u symud
ymlaen. Nodwyd bod nifer sylweddol o
archwiliadau 'ar y gweill', gan fod y cyfyngiadau presennol yn rhwystro gallu'r
tîm i gwblhau rhai rhannau o'r rhaglen archwilio. Ychwanegwyd bod pandemig COVID-19 yn debygol o
gael effaith andwyol ar y gallu i gyflawni'r cynllun archwilio llawn ar gyfer
2020/21. Fodd bynnag, byddai blaenoriaeth yn cael ei rhoi i gwblhau'r
archwiliadau sylfaenol er mwyn sicrhau bod systemau allweddol yn cael eu
hadolygu er mwyn rhoi sicrwydd priodol i'r Swyddog Adran 151 a'r Pwyllgor
Archwilio yn y meysydd hyn. Byddai
adnoddau hefyd yn cael eu targedu i sicrhau bod yr archwiliadau risg uchaf yn
cael eu cwblhau lle bynnag y bo modd. Erbyn 23 Tachwedd
2020, roedd tri o'r saith adolygiad archwilio sylfaenol wedi'u cwblhau ac roedd
dau adolygiad ychwanegol ar y gweill. O ganlyniad, roedd y Tîm Archwilio ar y
trywydd iawn ar hyn o bryd i gwblhau'n llwyddiannus yr holl adolygiadau
archwilio sylfaenol a oedd i fod i gael eu cynnal eleni erbyn diwedd y flwyddyn
ariannol. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Archwiliad Sylfaenol Treth y
Cyngor yn Chwarter 3; ·
Darparu lefelau sicrwydd arferol
o fewn adroddiadau chwarterol; ·
Y gwaith rhagorol a wnaed gan
y Tîm Archwilio Mewnol i gyrraedd y sefyllfa bresennol; ·
Perfformiad y Tîm Archwilio
Mewnol i'w ystyried dros gyfnod o ddwy flynedd yn hytrach na blwyddyn, o
ystyried y sefyllfa bresennol; ·
Cynnwys Archwilio Mewnol wrth
wirio manylion grantiau a'r symiau mawr o arian dan sylw; ·
Y posibilrwydd o ofyn i'r tîm
Archwilio Mewnol gynorthwyo mewn meysydd eraill o waith y cyngor o ystyried y
sefyllfa bresennol a'r risgiau posib i'r awdurdod; ·
Effaith y pandemig
ar allu Archwilio Mewnol i gwblhau archwiliadau sylfaenol o rai o adrannau'r
cyngor. Dywedodd y Prif Archwilydd fod CIPFA wedi cyhoeddi
canllawiau wedi'u diweddaru a fyddai'n cael eu hystyried yn y Datganiad
Llywodraethu Blynyddol. Dywedodd y Cadeirydd fod y Prif Archwilydd wedi
gwella'r wybodaeth a ddarparwyd ynglŷn â sgoriau yn yr adroddiadau a'i fod
hefyd wedi bod yn darparu adroddiadau archwilio llawn i'r Cadeirydd. Rhoddodd adborth cadarnhaol hefyd ar y gwaith
a gwblhawyd hyd yma gan y Tîm Archwilio Mewnol a gofynnodd i gael gwybod am
unrhyw waith ychwanegol sylweddol a dderbyniwyd gan y Tîm. Penderfynwyd:
- 1) Caiff cynnwys yr adroddiad ei nodi; 2)
Bydd y Prif Archwilydd yn
dosbarthu canllawiau diweddaraf CIPFA i'r Cadeirydd / Y Cynghorydd L V Walton. |
|
Adroddiad Diweddaru'r Grwp Llywodraethu. (Er Gwybodaeth) (Adam Hill) PDF 233 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd Adam
Hill, y Dirprwy Brif Weithredwr, adroddiad diweddaru 'er gwybodaeth' ar y
cynnydd a wnaed mewn perthynas â'r cynllun gweithredu o Ddatganiad Llywodraethu
Blynyddol 2019/20, yng ngoleuni effaith COVID-19. Amlinellwyd bod
gwaith i roi cynllun gweithredu'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2019/20 ar
waith yn parhau yn ystod 2020/21.
Amlinellodd yr adroddiad y cynnydd a wnaed, sut roedd y pandemig wedi effeithio arno a pha drefniadau a roddwyd ar
waith i sicrhau bod llywodraethu'n parhau'n gryf. Roedd Atodiad A
yn darparu'r camau gweithredu ar gyfer gwella a nodwyd drwy Ddatganiad
Llywodraethu Blynyddol 2019/20 a'r cynnydd a wnaed wrth eu rhoi ar waith yn
ystod 2020/21, a oedd yn cynnwys effaith pandemig
COVID-19. Roedd y diweddariad cynnydd yn cwmpasu'r meysydd canlynol: Pwysau
cyllidebol; Gallu, galluedd a gwydnwch y gweithlu;
Arfarniadau; Deddf Cenedlaethau'r Dyfodol; Llywodraethu partneriaethau;
Adferiad yn dilyn trychineb TGCh; Cyfryngau cymdeithasol; a Rheoli Risgiau. Ychwanegwyd y
byddai adroddiad ychwanegol yn cael ei ddarparu ynglŷn ag effaith pandemig COVID-19 ar Ranbarth Bae Abertawe ac y byddai'r
camau a gymerwyd i liniaru ei effaith a rhoi sicrwydd yn cael sylw. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Adolygiadau
Perfformiad – mynd i'r afael â materion staff mewn ffordd systematig er mwyn
deall y pwysau ar staff a'r cyngor yn addasu pe bai'r pandemig
yn parhau am beth amser ac roedd adolygiadau perfformiad yn hanfodol i fonitro
hyn; ·
Sut
roedd y cyngor yn rheoli perfformiad ar sail un i un yn ystod y pandemig ac yn ymdrin â materion yn lleol yn hytrach na
thrwy arfarniadau; ·
Ymgorffori
egwyddorion Deddf Cenedlaethau'r Dyfodol ym mhrosesau a phenderfyniadau'r
cyngor - yn enwedig darparu arddangosiad o'i weithrediadau/hyfforddiant; ·
Cyfryngau
Cymdeithasol – y risg enfawr bosib i enw da'r cyngor, pryder ynghylch ei dynnu
oddi ar yr ochr lywodraethu, y camau sy'n cael eu hystyried a glynu wrth
Safonau'r Gymraeg; ·
Adferiad
yn dilyn trychineb TGCh – yn enwedig yr oedi wrth symud i wasanaethau cwmwl -
cam sy'n cael ei ohirio am flwyddyn; ·
Darparu
hyfforddiant staff mewn perthynas â Deddf Cenedlaethau'r Dyfodol / Deddf yr
Amgylchedd; ·
Canmoliaeth
am berfformiad y gweithlu drwy gydol y pandemig; ·
goblygiadau
Brexit a fydd yn effeithio ar y cyngor a'r cynllunio a wneir i baratoi ar ei
gyfer; ·
Dibyniaeth
ar ewyllys da staff – sut y parhaodd yr awdurdod i ymgysylltu â'r gweithlu, yr
ewyllys da parhaus a ddangoswyd gan y gweithlu i wasanaethu'r cyngor, cynllunio
olyniaeth, hyfforddi staff, gwella lefelau salwch staff yn rhannol o ganlyniad
i weithio ystwyth / mwy o hyblygrwydd, manylion yn y Cynllun Adfer a sicrhau
cyswllt parhaus â staff drwy gydol y pandemig; ·
Problemau
cyllidebol sy'n ymwneud â phandemig COVID-19, yn
enwedig gweithdrefnau gyda Llywodraeth Cymru. Dywedodd y
Cadeirydd fod gweithlu'r cyngor yn fater allweddol ac yn bryder y byddai'r
Pwyllgor yn ei fonitro wrth symud ymlaen. Penderfynwyd
ar y canlynol: - 1)
Bydd y
Dirprwy Brif Weithredwr yn darparu adroddiad ychwanegol ar effaith pandemig COVID-19 ar Ranbarth Bae Abertawe; 2)
Caiff
ffigurau ynghylch salwch staff eu dosbarthu i'r Pwyllgor; 3)
Darperir/dosberthir
arddangosiad ynghylch asesiadau effaith Deddf Cenedlaethau'r Dyfodol i'r
Pwyllgor; 4) Anfonir copi o'r Cynllun Adfer ymlaen at y Pwyllgor. |
|
Ethol Cynrychiolydd y Pwyllgor Archwilio ar y Grwp Llywodraethu. Cofnodion: Yn dilyn ethol y
Cynghorydd L V Walton yn gynrychiolydd y Pwyllgor Archwilio ar y Grŵp
Llywodraethu ym mis Medi 2019, trafodwyd ethol cynrychiolydd i'r Grŵp
Llywodraethu. Gofynnodd y
Pwyllgor am eglurhad ynghylch a fwriedid i'r penodiad gael ei wneud yn
flynyddol neu'n gylchdroadol neu a fyddai'n agored i holl aelodau'r Pwyllgor
Archwilio'n flynyddol. Penderfynwyd gohirio'r eitem tan y cyfarfod nesaf a drefnwyd. |
|
Adolygu Partneriaethau yn Ninas a Sir Abertawe. (Er Gwybodaeth) (Adam Hill) PDF 277 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y Dirprwy
Brif Weithredwr adroddiad a oedd yn rhoi crynodeb o Adolygiad Llywodraeth Cymru
a CLlLC o Bartneriaethau Strategol. Roedd yr adroddiad hefyd yn amlinellu'r
camau a gymerwyd gan Lywodraeth Cymru hyd yma ac yn nodi'r goblygiadau a'r
camau posibl y dylai Cyngor Abertawe eu hystyried. Amlinellwyd bod
Llywodraeth Cymru a CLlLC wedi cytuno ym mis Ebrill 2019 i gynnal Adolygiad o
Bartneriaethau Strategol ac i adrodd wrth Gyngor Partneriaeth Cymru. Cwblhawyd y
ddogfen derfynol ym mis Mehefin 2020 yn ystod pandemig
COVID-19, felly roedd maint y cynnydd a wnaed yn gyfyngedig. Nod yr Adolygiad
oedd ystyried tirwedd y bartneriaeth yng Nghymru, nodi meysydd allweddol lle'r
oedd cymhlethdod neu ddyblygu diangen yn bodoli a nodi cyfleoedd i symleiddio a
rhesymoli mewn ffordd benodol a phragmatig. Roedd yr
adroddiad yn manylu ar gefndir yr adolygiad, y fethodoleg, y diffiniad o
bartneriaethau, cyflunio partneriaethau strategol, y rhwystrau i gyflunio a
rhesymoli partneriaethau, llywodraethu ac atebolrwydd partneriaethau ac
argymhellion yr adolygiad. Roedd Atodiad
A yn darparu'r cynnydd a wnaed gan Lywodraeth Cymru a Chyngor Abertawe o ran
gweithredu argymhellion 'Adolygiad o Bartneriaethau Strategol' a goblygiadau a
chamau gweithredu Cyngor Abertawe yn y dyfodol. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Diffyg
partneriaethau ar draws cyfrifoldebau amgylcheddol, rôl Byrddau Gwasanaethau
Cyhoeddus (BGC) a ffocws BGC Abertawe ar yr amgylchedd, addysg a lles; ·
Ymgysylltu
â dinasyddion a bod mor agored â phosib, ymgysylltu â phobl ifanc, pryder
ynghylch y nod cyffredinol o greu Cydbwyllgorau Statudol, cost sefydlu
Cydbwyllgorau a diffyg atebolrwydd democrataidd cyffredinol ar draws
partneriaethau; ·
Yr
angen i'r holl bartneriaid o fewn partneriaethau fod yn gwbl ymrwymedig i nod
cyffredin. Dywedodd y
Cadeirydd fod hwn yn faes cymhleth iawn a oedd yn cynnwys partneriaid o wahanol
ardaloedd a gofynnodd i'r Dirprwy Brif Weithredwr hysbysu'r Pwyllgor am unrhyw
risgiau. Penderfynwyd ar
y canlynol: - 1)
Caiff
cynnwys yr adroddiad ei nodi; 2) Bydd y Dirprwy Brif Weithredwr yn dosbarthu ymateb y cyngor i Lywodraeth Cymru o ran Cydbwyllgorau Corfforaethol. |
|
Cofnodion: Darparwyd
Adroddiad Olrhain y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’. Gwnaeth y
Cadeirydd sylwadau ynghylch Cofnod Rhif 15 – Trosolwg o Risg Canol Blwyddyn
2020/21 a dywedodd fod Sarah Lackenby, y Prif Swyddog Trawsnewid, wedi
cadarnhau y dylai aelodau'r Pwyllgor Archwilio gael mynediad at y Gofrestr
Risgiau cyn y Nadolig ac y byddai mewn cysylltiad i gadarnhau gofynion y
Pwyllgor. Ychwanegodd y Cadeirydd ei bod wedi cyfarfod â Phil Roberts, Prif Weithredwr ac wedi codi pryderon y Pwyllgor ynghylch adnoddau a llywodraethu y byddai'n eu trafod â'r Tîm Rheoli Corfforaethol. |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) (Jeremy Parkhouse) PDF 222 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Adroddwyd am
Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’. |