Lleoliad: O bell drwy Microsoft Teams. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Cofnodion: Yn unol â'r Côd
Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau
canlynol: - Datganodd y
Cynghorwyr C Anderson, M B Lewis a T M White gysylltiadau personol â Chofnod
Rhif 132 - Datganiad o Gyfrifon Drafft 2019/20. Datganodd y Cynghorydd P R Hood-Williams ac S Pritchard gysylltiadau personol â Chofnod Rhif 133 - Adroddiad Blynyddol Archwiliadau Ysgolion 2019/20. |
|
Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd)
blaenorol. Cofnodion: Penderfynwyd cymeradwyo a llofnodi cofnodion y
cyfarfod blaenorol a gynhaliwyd ar 21 Gorffennaf 2020 fel cofnod cywir. |
|
Adroddiad Archwiliad Ysgol Gynradd Cwm Glas 2019/20. (Neil Craven-Lashley) PDF 433 KB Cofnodion: Cyflwynodd Neil Craven-Lashley, Pennaeth, gyda chefnogaeth Rebecca Edwards,
y Dirprwy Bennaeth a Rachel Roberts, Gweinyddwr Ysgol Ysgol
Gynradd Cwm Glas, adroddiad a oedd yn darparu diweddariad ar Adroddiad
Archwilio Ysgol Gynradd Cwm Glas 2019/20. Amlinellwyd, o ganlyniad i archwiliad mewnol o'r ysgol yn 2019, y rhoddwyd
lefel sicrwydd gymedrol. Yn dilyn hyn,
datblygwyd cynllun gweithredu, a ddarparwyd yn Atodiad A, i fynd i'r afael â'r
materion ac er mwyn rhoi camau gweithredu priodol ar waith. Y cyfnod a brofwyd
yn ystod yr adolygiad hwn oedd rhwng mis Ebrill 2019 a mis Ionawr 2020.
Cydnabuwyd bod yr ysgol heb Swyddog Gweinyddol parhaol ar gyfer y cyfnod rhwng
mis Ebrill a diwedd mis Awst, a gafodd effaith ar lawer o'r prosesau a'r
gweithdrefnau a adolygwyd fel rhan o'r archwiliad. Roedd Swyddog Gweinyddol
amser llawn wedi bod yn ei swydd ers mis Medi 2019. Manylwyd ar y gwaith a wnaed a chasgliadau'r archwiliad hwn, ynghyd â barn
yr archwiliad, yn Atodiad 1. Lle'r oedd yr ysgol wedi gallu dibynnu ar yr ymatebion
i'r Holiadur Asesu Risg Rheoli, ni chynhaliwyd unrhyw brawf ychwanegol ac felly
nid oedd unrhyw ganfyddiadau wedi'u nodi ar gyfer y meysydd hyn. Roedd y Cynllun Gweithredu'n amlygu'r holl eitemau risg uchel/canolig,
cynnydd hyd yn hyn/camau gweithredu diweddaredig yn y
meysydd isod fel a ganlyn: - ·
Rheoli adnoddau dirprwyedig ·
Cymodi gyda'r banc ·
Gweithdrefnau bancio ·
Gosodiadau a chlybiau ·
Cronfeydd answyddogol ·
Incwm prydau ysgol a phrydau ysgol am ddim ·
Gwariant Gofynnodd y pwyllgor
gwestiynau i'r Pennaeth mewn perthynas â'r adroddiad a darparwyd ymatebion yn
briodol. Roedd y
trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: - ·
Tynnu
sylw'r Pwyllgor Cyllid Ysgolion / Llywodraethwyr yr ysgol at faterion; ·
Y
cymorth rhagorol a ddarparwyd gan y Swyddog Cefnogi Cynradd; ·
Y
diffyg mynediad i adeiladau'r ysgol yn ystod mis Awst 2020 gan arwain at oedi
cyn cwblhau'r camau gweithredu; ·
Pryder
ynghylch y ffaith nad yw'r llofnodwr cyfrif banc bellach yn aelod o staff a'r
camau gweithredu sydd eu hangen i fynd i'r afael â'r sefyllfa; ·
Newid
i staff gweinyddol yr ysgol a gafodd effaith ar yr archwiliad. Cadarnhaodd y
Prif Archwilydd y cynhelir ymweliad dilynol â'r ysgol yn ystod chwarter 3 ac y
byddai'r Pwyllgor yn cael gwybod am y cynnydd. Diolchodd y
Cadeirydd i'r Pennaeth, y Dirprwy Bennaeth a'r Swyddog Gweinyddol am ddod i'r
cyfarfod ac am ddarparu sicrwydd. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Canolfan Wasanaeth: Cyfrifon Derbyniadwy - Diweddariad. (Sian Williams / Michelle Davies) PDF 306 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Rhoddodd Siân
Williams, Rheolwr y Ganolfan Gwasanaethau a Michelle Davies, Rheolwr Cyfrifon
Derbyniadwy a Rheoli Arian Parod, yr wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y
cynnydd ar y camau gweithredu ers Archwiliad Cyfrifon Derbyniadwy 2019/20. Roedd yr
adroddiad yn darparu crynodeb manwl o'r cynnydd a wnaed yn erbyn y materion
risg uchel a chanolig a nodwyd, yn enwedig y broses adolygu a oedd yn cynnwys
dros 1,000 o hen anfonebau, effaith COVID-19, effaith uwch-staff yn cael eu symud
i weithio ar brosiect Oracle Fusion a dulliau newydd
o weithio'n cael eu cyflwyno yn y Ganolfan Wasanaethau i ganiatáu i staff
ganolbwyntio ar glirio'r ôl-groniad. Rhoddwyd eglurhad
hefyd ynghylch gweithdrefnau adennill dyledion a chyfrifoldebau datganoledig yr
adran Cyfrifon Derbyniadwy, a ddarparwyd yn Atodiad B. Amlinellwyd
cyfrifoldebau Cyfrifon Derbyniadwy, adrannau gwasanaeth a Chyfreithiol, gan
gynnwys y materion sylfaenol a oedd wedi arwain at ôl-groniadau anfonebau. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Targedau/blaenoriaethau
a bennwyd ar gyfer staff wrth ganolbwyntio ar glirio'r ôl-groniad mawr; ·
Effaith
gadarnhaol Microsoft Teams sydd wedi caniatáu i staff
o wahanol adrannau weithio a chyfathrebu'n agos; ·
Y
sicrwydd a roddwyd gan y cynnydd a wnaed a'r angen parhaus i adolygu'r cynllun
yn agos iawn; ·
Yr
angen i reoli'r cynllun yn gadarn a rhoi gwybod i'r Tîm Rheoli Corfforaethol am
gynnydd. Dywedodd y
Cadeirydd y byddai'n cyfarfod â'r Prif Weithredwr yn ddiweddarach ym mis Medi
ac y byddai'n tynnu sylw at y diffyg adnoddau sydd ar gael i ganiatáu i'r
cynllun fod yn llwyddiannus. Penderfynwyd: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad; 2)
Atgoffa
Adrannau Gwasanaeth o'u cyfrifoldebau a'u rôl yn y broses anfonebau, y dylid eu
hatgyfnerthu drwy'r Cyfarwyddwyr a'r Penaethiaid Gwasanaeth er mwyn sicrhau
cysondeb a chadernid y broses; 3)
Darparu
adroddiad cynnydd i'r Pwyllgor ym mis Chwefror 2021. |
|
Cofnodion: Cyflwynodd Daniel
King a Jason Garcia Adroddiad Archwilio Cyfrifon Archwilio Cymru – Dinas a Sir
Abertawe. Pwysleisiwyd effaith sylweddol pandemig
COVID-19 ar y broses a thynnwyd sylw at ymdrech sylweddol tîm cyfrifon y cyngor
a lwyddodd i wneud hynny eleni yn wyneb yr heriau a gafwyd. Roedd y cyngor wedi
gallu llunio'r datganiad o gyfrifon drafft erbyn 18 Mai 2020, a oedd ymhell o
flaen y dyddiad cau statudol ar gyfer eleni sef 15 Mehefin 2020 a'r terfynau
amser diwygiedig ar gyfer 2020-21, sef 31 Mai. Roedd Archwilio Cymru yn hynod
ddiolchgar am broffesiynoldeb y tîm wrth eu cefnogi i gwblhau eu harchwiliad mewn
amgylchiadau mor anodd. Ychwanegwyd nad oedd y pandemig
wedi effeithio ar yr archwiliad ac amlinellodd Arddangosyn 1 y prif effeithiau
ac fe'i darparwyd er gwybodaeth. Roedd Archwilio Cymru yn bwriadu cyhoeddi barn
archwilio ddiamod ar gyfrifon eleni ar ôl i'r awdurdod ddarparu'r Llythyr
Sylwadau yn seiliedig ar Atodiad 1. Darparwyd yr Adroddiad Archwilio
arfaethedig yn Atodiad 2. Nodwyd un camddatganiad yn y cyfrifon a oedd uwchben y
lefel ddibwys a drafodwyd â'r rheolwyr, ond arhosodd heb ei gywiro. Ar ôl
trafodaethau â swyddogion y cyngor, cytunodd Archwilio Cymru nad oedd gwerth y
camddatganiad yn berthnasol ac felly nid oedd y cyngor wedi diwygio'r
datganiadau ariannol. Roedd y camddatganiad yn ymwneud â chyllid grant cyfalaf
a dderbyniwyd yn ystod 2019/20, sef cyfanswm o £1.4 miliwn. Datgelwyd hyn yn
anghywir fel derbynneb ymlaen llaw yn natganiadau ariannol 2019-20 ac roedd
telerau'r grant yn gwahardd unrhyw gyllid rhag cael ei gario ymlaen i flwyddyn ariannol
2020-21. Roedd Atodiad 3 yn darparu'r camddatganiadau cywiriedig,
cyflwynwyd materion arwyddocaol eraill yn Arddangosyn 2 ac roedd yr
argymhellion a ddeilliodd o'r archwiliad yn Atodiad 4. Ychwanegwyd y byddai'r adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r
cyngor ddydd Iau, 10 Medi 2020. Llongyfarchodd y Cadeirydd y Prif Swyddog Cyllid a'i
staff am eu gwaith rhagorol mewn amgylchiadau anodd, a diolchodd i
gynrychiolwyr Archwilio Cymru am gyflwyno'u hadroddiad. |
|
Datganiad o Gyfrifon Drafft 2019/20 - Dinas a Sir Abertawe. (Er Gwybodaeth) (Ben Smith) PDF 287 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd Ben
Smith, y Prif Swyddog Cyllid, y Datganiad Cyfrifon Drafft ar gyfer 2019/20 'er
gwybodaeth' ac i'w hadolygu. Paratowyd a
llofnodwyd Cyfrifon Drafft 2019/20 gan y Swyddog Adran 151 ar 18 Mai 2020.
Darparwyd copi yn Atodiad A yr adroddiad. Roedd y Cyfrifon wedi'u cyflwyno'n
ffurfiol i Archwilio Cymru, a oedd wedi cwblhau'r archwiliad o'r cyfrifon. Fel rhan o'r
broses archwilio, trefnwyd bod y cyfrifon ar gael i'w harchwilio gan y cyhoedd
am gyfnod o bedair wythnos o 3 Awst 2020 i 28 Awst 2020. Gofynnodd y
Pwyllgor gwestiynau i'r Prif Swyddog Cyllid, yr ymatebwyd iddynt yn unol â hyn
/ byddai'r Swyddog yn ymateb iddynt ar ôl y cyfarfod. |
|
Adroddiad Blynyddol Archwiliadau Ysgolion 2019/20. (Nick Davies / Kelly Small) PDF 556 KB Cofnodion: Cyflwynodd Nick Davies, y Prif Archwiliwr, adroddiad a oedd yn darparu
crynodeb o'r archwiliadau a gynhaliwyd mewn ysgolion gan yr Is-adran Archwilio
Mewnol yn ystod 2019/20 a nododd rai materion cyffredinol a gododd yn ystod yr
archwiliadau. Darparodd Kelly Small,
Pennaeth yr Uned Cyllid a Gwybodaeth ymatebion ar ran y Cyfarwyddwr Addysg. Amlinellwyd y
cynhelir archwiliad o bob ysgol gynradd, uwchradd ac arbennig yn Abertawe bob 3
blynedd. Roedd rhaglen archwilio safonol yn bodoli ar gyfer pob sector ysgol. Am nifer o
flynyddoedd paratowyd adroddiad a oedd yn crynhoi'r archwiliadau a wnaed mewn
ysgolion bob blwyddyn gan y Cyfarwyddwr Addysg a'r Pwyllgor Archwilio. Roedd yr
adroddiad hefyd wedi nodi'r themâu cyffredin a ganfuwyd yn ystod yr
archwiliadau. Atodwyd Adroddiad
Blynyddol Archwiliadau Ysgolion 2019/20 yn Atodiad A. Gofynnodd y
pwyllgor nifer o gwestiynau i'r Prif Archwiliwr a Phennaeth yr Uned Ariannu a
Gwybodaeth, a ymatebodd yn briodol. Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r
canlynol: - ·
Cronfeydd
ysgolion a chaffael, yn enwedig cyfathrebu ag ysgolion a throsglwyddo
gwybodaeth i gyrff llywodraethu; ·
Y problemau
sy'n ymwneud â chaffael sy'n ymddangos bob blwyddyn a mwy o brofi o ran
cronfeydd ysgolion dros yr ychydig flynyddoedd diwethaf; ·
Sut y dosbarthodd yr Adran
Addysg Reolau Gweithdrefn Contract (RhGC) y Cyngor i
ysgolion bob blwyddyn a sut mae newidiadau diweddar i RhGC
y cyngor wedi arwain at gynnydd o £5,000 i £10,000 yn y gofynion band contract
ar gyfer 3 dyfynbris er mwyn caffael nwyddau a gwasanaethau. Cadarnhaodd yr
Adran Addysg eu bod yn mynd i weithio ar ganllaw caffael penodol i ysgolion y gall
ysgolion ei ddilyn, a dylai hyn wneud bywyd yn haws iddynt yn y dyfodol; ·
Darparu
hyfforddiant i ysgolion; ·
Y
rhesymau pam y dewisodd ysgolion i beidio ag ymrwymo i'r Cytundeb Lefel
Gwasanaeth caffael (CLG). Nododd y Prif
Archwilydd y cynnydd mewn profion sy'n cael eu cynnal o ran cronfeydd ysgolion
a sut yr ystyriwyd bod y rhain yn feysydd risg uchel i ysgolion. Pwysleisiodd yr angen i ddarparu hyfforddiant
newydd/gloywi i ysgolion oherwydd diffyg gwybodaeth mewn rhai meysydd, yn
enwedig o ran caffael. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Cynllun Blynyddol Swyddogaeth Dwyll 2021/22. (Jeff Fish / Jonathan Rogers) PDF 430 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd
Jonathan Rogers, Ymchwilydd y Tîm Twyll Corfforaethol, grynodeb o'r gwaith a
gwblhawyd gan Swyddogaeth Twyll yr Archwilio Mewnol yn 2019/20. Darparodd yr
adroddiad grynodeb o weithgareddau'r Swyddogaeth Twyll ar gyfer 2019/2020 a gwerth
y swyddogaeth, ac adolygwyd cyflawniadau o'u cymharu â'r canlyniadau targed a
gynhwyswyd yng Nghynllun Gwrth-dwyll y Swyddogaeth Twyll ar gyfer 2019/20.
Roedd gweithgareddau allweddol 2019/20 yn cynnwys y meysydd gwaith canlynol: - ·
Gwaith
ar y cyd gyda Gwasanaeth Gwrth-dwyll, Cydymffurfio a Dyled yr Adran Gwaith a
Phensiynau; ·
Menter
Twyll Genedlaethol 2018; ·
Ymwybyddiaeth
o Dwyll; ·
Gwaith
rhwng asiantaethau a chyfnewid data. Yn ôl yr
Adolygiad o ganlyniadau yn erbyn Cynllun Swyddogaeth Twyll 2019/20, o'r 9
gweithgaredd a gynlluniwyd, cyflawnwyd 6 ohonynt yn llawn. Mae Atodiad 3 yr
adroddiad yn darparu manylion y gweithgareddau hyn. Ychwanegwyd, ar gyfer y
gweithgareddau hynny na chawsant eu cyflawni, roedd y ffaith bod llai o
adnoddau gan y timau ynghyd â gofynion gwaith ymatebol, yn enwedig ymchwiliadau
i weithwyr, wedi parhau i gyfyngu'n sylweddol ar y cyfleoedd i wneud gwaith
rhagweithiol yn erbyn y cynllun. Gofynnodd y
pwyllgor gwestiynau i'r swyddog, a ymatebodd yn briodol. Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol:
- ·
Llwyddiant
cydweithio â'r Adran Gwaith a Phensiynau; ·
Modelau/dulliau
Twyll Corfforaethol a ddefnyddir gan sefydliadau/awdurdodau lleol eraill; ·
Diffyg
gwaith rhagweithiol oherwydd diffyg adnoddau; ·
Opsiynau
ariannu posibl ar gael yn y dyfodol; ·
Adroddiad
diweddar Archwiliad Cymru yn ymwneud â'r Swyddogaeth Twyll. Diolchodd y
Cadeirydd i'r Tîm Swyddogaeth Twyll am yr adroddiad a diolchwyd iddynt hefyd am
yr holl waith yr oeddent wedi'i gyflawni gydag adnoddau prin. Ychwanegodd y byddai'n codi'r mater yn ystod
trafodaethau â'r Prif Weithredwr. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Cofnodion: Darparwyd
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth. Dywedodd y
Cadeirydd fod nifer o eitemau'n weddill o hyd a gobeithiai y byddai'r camau
gweithredu'n cael eu cwblhau erbyn y cyfarfod nesaf a drefnwyd. |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) (Jeremy Parkhouse) PDF 229 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Adroddwyd am
Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth. |