Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 2 - Canolfan Ddinesig, Abertawe. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Cofnodion: Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan
Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau. |
|
Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd)
blaenorol. Cofnodion: Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod
cywir. Cofnod Rhif 56 - Trosolwg o'r Statws Risgiau Cyffredinol - Chwarter 2
2019/20 Nododd y Cadeirydd bod y canlynol heb gael eu trafod : - · CR 88 – Iechyd a
Diogelwch/CR101 – Faint o achosion o Reoliadau Adrodd ar Anafiadau, Clefydau a
Digwyddiadau Peryglus 2013 (RIDDOR) yr adroddwyd amdanynt i'r Awdurdod
Gweithredol Iechyd a Diogelwch yn 2018 a 2019; ·
CR101 – Gweithio Rhanbarthol -
ydy'r Partneriaethau wedi adolygu eu trefniadau llywodraethu ac a ydynt wedi
cynhyrchu eu hadroddiadau blynyddol; ·
PE85 – Cynllunio'r Gweithlu a PE98 - pa fethiannau system
a gafwyd. Penderfynwyd ychwanegu'r camau gweithredu at yr Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu a
darparu'r ymatebion yn ystod y cyfarfod cyffredin nesaf. |
|
Rhaglen Waith Craffu 2019-20. PDF 261 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y
Cynghorydd M H Jones, Cadeirydd Pwyllgor y Rhaglen Graffu (PRhG)
gyflwyniad a ddarparwyd er mwyn cefnogi'r berthynas sy'n datblygu rhwng Craffu
a'r Pwyllgor Archwilio a rhannu gwybodaeth. Ychwanegwyd bod
yr adroddiad yn esbonio cefndir a phwrpas y Rhaglen Waith Craffu, a gafodd ei
ddatblygu, ei reoli a'i fonitro gan Bwyllgor y Rhaglen Graffu. Roedd yr
adroddiad yn cynnwys y Rhaglen Waith Craffu gytunedig gyffredinol, gan gynnwys
y gwaith sy'n cael ei wneud mewn Paneli Craffu a Gweithgorau amrywiol a
sefydlwyd gan y Pwyllgor; cynllun gwaith PRhG;
cynllun gwaith y Panel Craffu Perfformiad Gwella Gwasanaethau a Chyllid; a'r
Adroddiad Blynyddol Craffu ar gyfer 2018-19. Canmolodd waith y
Pwyllgor Craffu a'r Paneli a chyfeiriodd at waith y Tîm Craffu, gan dynnu sylw
at y swydd wag a oedd wedi bodoli yn y tîm ers mis Hydref 2019. Tynnwyd sylw
hefyd at y diffyg cefnogaeth a dderbynnir gan y Paneli Craffu o'i gymharu â'r
Pwyllgorau Datblygu Polisi (PDP) a'r problemau amseru y daethpwyd ar eu traws
wrth drefnu craffu cyn penderfynu. Canmolodd y
Pwyllgor y Cynghorydd Jones am y ffordd y bu'n cadeirio Pwyllgor y Rhaglen
Graffu a thynnwyd sylw at bwysigrwydd a gwerth craffu, yn enwedig pan fu'r Tîm
Craffu yn brin o staff. Dywedodd y
Cadeirydd fod problemau o ran yr adnodd staff yn broblem gyffredin ac y
byddai'n ceisio sicrwydd ynghylch rheolaeth yn y dyfodol. Ychwanegodd fod
olrhain argymhellion archwilio allanol yn parhau i fod yn broblem. Fodd bynnag,
esboniodd y Cadeirydd Craffu fod yr adroddiadau archwilio allanol yn cael eu
hadrodd i'r paneli craffu, a oedd yn monitro'r broses. Penderfynwyd: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad; 2)
Y bydd
y Cadeirydd yn ceisio sicrwydd ynghylch rheoli staff yn y dyfodol a'r ffaith
bod adnodd staff yn broblem trwy'r cyngor; 3) Trafod monitro argymhellion archwilio allanol yn y dyfodol ymhellach. |
|
Cyflwyniad - Diweddariad ar yr Amgylchedd Rheoli Mewnol (gan gynnwys Rheoli Risgiau) - Cyfarwyddwr Lle. Cofnodion: Rhoddodd Martin
Nicholls, y Cyfarwyddwr Lleoedd, gyflwyniad manwl ac addysgiadol am Lywodraethu
a Sicrwydd o fewn y Gyfarwyddiaeth Lleoedd. Roedd y manylion a ddarparwyd yn
cynnwys: ·
Trosolwg
o'r Gyfarwyddiaeth Lleoedd. ·
Rheolaeth
Ariannol ·
Fframwaith
Sicrhau Gofynnodd y
Pwyllgor nifer o gwestiynau i'r cyfarwyddwr, a ymatebodd yn briodol iddynt.
Trafodwyd y materion canlynol: - ·
Pryderon
preswylwyr ynghylch tipio anghyfreithlon, yn enwedig gorfodi a llwyddiant
awdurdodau cyfagos wrth ddal/cosbi troseddwyr o'i gymharu â Chyngor Abertawe; ·
Posibilrwydd
y gallai'r cyngor ddefnyddio camerâu CCTV mewn mannau lle mae problemau tipio
anghyfreithlon, gan ddefnyddio'r cyhoedd i adnabod troseddwyr a sut bydd y
cyngor yn erlyn troseddwyr gan ddefnyddio tystiolaeth; ·
Ehangu'r
defnydd o CCTV i gynnwys ardaloedd sy'n achosi pryder y tynnwyd sylw atynt gan
Gynghorwyr Ward; ·
Gwella
marchnata gwasanaethau gwastraff masnachol a ddarperir gan yr awdurdod, y
problemau ailgylchu a geir sy'n ymwneud â chasgliadau gwastraff masnachol a
chyflwyno'r prisiau newydd; ·
Y
cyngor yn darparu gwybodaeth ychwanegol ynghylch ailgylchu i breswylwyr; ·
Newid
darpariaeth y gwasanaethau hamdden i Freedom Leisure;
·
Cyfran
y grantiau sy'n cyfrannu at wariant gros/net a'r gwahaniaeth os na fydd unrhyw
grantiau ar gael. Diolchodd y Cadeirydd y Cyfarwyddwr Lleoedd am ei gyflwyniad a dywedodd ei fod wedi sicrhau bod gan y Pwyllgor ddealltwriaeth drylwyr o'r gweithdrefnau a'i fod wedi rhoi sicrwydd iddynt ynghylch dulliau rheoli yn y Gyfarwyddiaeth Lleoedd. |
|
Adroddiad Methodoleg Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2020/21. PDF 413 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn rhoi crynodeb i'r
Pwyllgor Archwilio am y fethodoleg a ddefnyddiwyd i lunio'r Cynllun Archwilio
Mewnol Blynyddol cyn adrodd am Gynllun Blynyddol 2020/21 i'r pwyllgor i'w
gymeradwyo ar 10 Mawrth 2020. Ychwanegwyd bod
Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) yn darparu fframwaith er
mwyn cyflwyno gwasanaeth archwilio mewnol proffesiynol, annibynnol a
gwrthrychol sy'n orfodol i bob darparwr archwilio mewnol yn sector cyhoeddus y
DU. Un o ofynion y PSIAS yw bod rhaid llunio cynllun Archwilio Mewnol blynyddol
yn seiliedig ar risgiau i bennu blaenoriaethau Archwiliad Mewnol, ac i sicrhau
cysondeb â nodau'r cyngor. Rhaid i'r cynllun gynnwys gwybodaeth archwilio
ddigonol ar draws y cyngor cyfan er mwyn i'r Prif Archwiliwr allu rhoi barn
flynyddol i'r cyngor trwy'r Swyddog Adran 151 a'r Pwyllgor Archwilio
ynglŷn â'r amgylchedd rheoli sy'n cynnwys llywodraethu corfforaethol,
rheoli risgiau a rheolaeth fewnol. Rhoddwyd
amlinelliad o fanylion Methodoleg y Cynllun Archwilio Mewnol a rhan o ofynion y
PSIAS o ran cynllunio archwilio mewnol yn Atodiad 1, darparwyd manylion y
Broses Cynllunio Archwilio Mewnol Blynyddol yn atodiad 2 a darparwyd copi o'r
ffurflen asesiad risg a ddefnyddiwyd yn Atodiad 3. Tynnodd y
Pwyllgor sylw ar y ffaith nad oedd gan Iechyd a Diogelwch (CR88) unrhyw
ddogfennaeth a oedd yn ymwneud ag ansawdd aer. Cyfeiriodd y
Cadeirydd at Strategaeth y Gweithlu (CR85), yn enwedig y cyngor yn cytuno ar
Strategaeth â'r mymryn lleiaf o adnoddau a Gweithio Rhanbarthol (CR101), yn enwedig
darparu sicrwydd i sefydliadau partner. Esboniodd Jason Garcia,
Swyddfa Archwilio Cymru, fod Cyngor Castell-nedd Port Talbot wedi craffu ar
Gyd-bwyllgor y Fargen Ddinesig a bod Cynghorwyr Abertawe'n
cynrychioli'r Awdurdod ar y Pwyllgor Craffu, gan ddarparu sicrwydd. Ychwanegodd y
Prif Archwilydd y byddai archwiliad dilynol am y Fargen Ddinesig yn cael ei
gynnal yn Chwarter 4 ac adroddir am hwn yn ystod cyfarfod yn y dyfodol. Penderfynwyd: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad; 2)
Y
bydd Perchennog Risg Iechyd a Diogelwch (CR88) yn darparu rhagor o wybodaeth
sy'n amlinellu pam nad oedd ansawdd aer wedi'i gynnwys yn y risg; 3) Y bydd y Prif Archwilydd yn cynnwys adolygiad o Strategaeth y Gweithlu yn y rhaglen waith y flwyddyn nesaf. |
|
Adroddiad Dilynol Argymhelliad Archwiliad Mewnol Chwarter 3 2019/20. PDF 295 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad i ganiatáu i'r pwyllgor fonitro
statws rhoi ar waith yr archwiliadau hynny sydd wedi bod yn destun adolygiad
dilynol yn y chwarter. Darparodd Atodiad
1 grynodeb o'r argymhellion a dderbyniwyd ac a rhoddwyd ar waith. Darparodd
Atodiad 2 fanylion am argymhellion na roddwyd ar waith. Yn ychwanegol,
darparodd yr adroddiad fanylion pellach ar weithdrefnau safonol dilynol,
archwiliadau hanfodol, archwiliadau nad ydynt yn hanfodol, Dangosyddion
Perfformiad Grŵp y Prif Archwilwyr ac olrhain argymhellion Archwiliad
Allanol. Tynnwyd sylw at y
ffaith bod 99% o'r archwiliadau wedi'u chwblhau ac un argymhelliad risg isel un
unig sydd ar ôl. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Adroddiad Diweddaru'r Grwp Llywodraethu. Cofnodion: Rhoddodd Richard
Rowlands, Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol, ddiweddariad llafar am y
Grŵp Llywodraethu newydd. Amlinellwyd bod y grŵp wedi cynnal ei gyfarfod cyntaf ym mis Ionawr 2020 a thrafodwyd y canlynol: - · Trafodwyd Datganiadau Sicrwydd yr Uwch-reolwyr gan y grŵp; · Pwysau'r gyllideb - yn fewnol ac yn allanol; · Gallu'r gweithlu - gan gynnwys gwydnwch, gallu, arfarniadau, perfformiad a sesiynau sefydlu; ·
Gwreiddio egwyddorion Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 ym
musnes/gwaith beunyddiol y cyngor; ·
Materion sy'n ymwneud â
PDG; ·
Llywodraethu partneriaeth
- materion llywodraethu anghyson; ·
Adfer yn dilyn Trychineb
TG - pryderon ynghylch toriadau data; ·
Datganiadau sy'n darparu
sicrwydd. Ychwanegwyd y byddai'r holl faterion a godwyd yn cael eu hadolygu gan y grŵp.
Roedd gan y Cyfarwyddwyr rôl allweddol ac roedd angen iddynt sicrhau bod eu
datganiadau'n cael eu cefnogi; roedd angen cynnwys Penaethiaid Gwasanaeth er
mwyn rhoi perchnogaeth iddynt ac i sicrhau bod y broses yn hydrin. Dywedodd y Cynghorydd L V Walton, a gynrychiolodd y Pwyllgor ar y
Grŵp, hefyd fod Penaethiaid Gwasanaeth sy'n cymryd perchnogaeth yn
gadarnhaol ac awgrymodd y dylent gydlofnodi'r SMAS. Amlygodd arwyddocâd yr holl
faterion, y manylion a gynhwyswyd yn y gwaith papur o'r 5 mlynedd flaenorol,
fod y ddogfen SMAS gyfredol yn welliant ar fersiynau cynharach a'r angen i ddarparu
tystiolaeth fel cefnogaeth. Trefnwyd cyfarfod nesaf y grŵp ar gyfer 11 Mawrth 2020 a chaiff
manylion eu darparu i Bwyllgor Archwilio yn y dyfodol. Tynnodd y Cadeirydd sylw at faterion sy'n ymwneud ag amseru'r Datganiad
Llywodraethu Blynyddol. Dywedodd y Prif Swyddog Cyfreithiol y dylai'r Pwyllgor
ystyried cael adroddiad diweddaru bob chwe mis y flwyddyn nesaf. Penderfynwyd: - 1) nodi cynnwys yr wybodaeth ddiweddaraf; 2) y bydd y Grŵp Llywodraethu yn sicrhau y caiff adroddiad diweddaru chwe misol ei ddarparu i'r Pwyllgor Archwilio'r flwyddyn nesaf. |
|
Trosolwg o Risg - Chwarter 3 2019/20. PDF 210 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Darparodd y
Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn
cyflwyno trosolwg o'r statws risgiau yn y cyngor yn ystod Chwarter 3 2019/20 er
mwyn rhoi sicrwydd i'r pwyllgor ynghylch gweithrediad y polisi a'r fframwaith
rheoli risgiau yn y cyngor. Darparwyd
gwybodaeth ar gyfer Chwarter 3 2019/20 yn Atodiad A. Ynddo hefyd cymharwyd
trosolwg o'r sefyllfa â Chwarter 2 2019/20. Darparwyd y Cofrestrau Risgiau
Corfforaethol a Chyfarwyddiaeth yn Atodiad B. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Rhesymau
dros gau - Risgiau'n cael eu cau heb eglurhad llawn yn amlinellu pam fod y risg
wedi'i chau; ·
Adnoddau
Staff - Pryder mai un swyddog yn unig sydd ar gael gan y Rheolwr Cyflwyno a
Pherfformiad Strategol i weithio ar risgiau a chynlluniau i ddatblygu gwybodaeth
a gwydnwch yn y tîm; ·
Perchnogion
risgiau - Gofynnodd y Pwyllgor am bresenoldeb perchnogion risgiau yn ystod
cyfarfodydd yn y dyfodol er mwyn darparu sicrwydd ynghylch y risgiau; ·
Adnoddau
Naturiol a Bioamrywiaeth Abertawe, risg 46 - Darparwyd disgrifiad cynhwysfawr
o'r risg ac mae'n risg i enw da'r awdurdod; ·
Adfer
yn dilyn Trychineb TG, risg 224 - y sefyllfa bresennol a'r angen i berchennog y
risg annerch y Pwyllgor er mwyn darparu'r diweddaraf ac i amlinellu'r dulliau
rheoli yn erbyn y risg. Penderfynwyd: - 1)
Y
bydd y Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol yn ystyried fformat adrodd am
eithriad ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol; 2) adrodd am y rhesymau dros gau risg yn ystod cyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio. |
|
Adroddiad Ymddiriedolaethau ac Elusennau. PDF 302 KB Cofnodion: Cyflwynodd y
Dirprwy Swyddog Adran 151 adroddiad am Ymddiriedolaethau ac Elusennau 'er
gwybodaeth' i ddarparu gwybodaeth gefndirol i'r pwyllgor am yr amrywiaeth o
ymddiriedolaethau ac elusennau y mae'r cyngor yn ymddiriedolwr enwebedig
iddynt. Amlinellwyd
portffolio ymddiriedolaethau ac elusennau'r cyngor yn Atodiad 1. Ychwanegwyd
bod y cyngor wedi cefnogi'r ymddiriedolaethau a'r elusennau hyn yn hanesyddol
drwy ddarparu gwasanaethau proffesiynol am ddim (Cyfreithiol, Cyllid,
Gwasanaethau Democrataidd, TG, Cyfleusterau a Gwasanaethau Addysg a
Chymdeithasol) i alluogi'r ymddiriedolaeth neu'r elusen i gyflawni'i nodau. Nid
yw'r costau/amserau sy'n gysylltiedig â'r ddarpariaeth hon erioed wedi cael eu
mesur ac roedd graddau'r gefnogaeth a'r gweithgarwch rhwng ymddiriedolaethau ac
elusennau yn amrywio'n fawr. Nodwyd crynodeb
o'r ymddiriedolaethau a'r elusennau yn Atodiad 1 a nodwyd manylion y Panel
Ymddiriedolwyr yn Atodiad 2. Manylwyd ar lywodraethu a'r adnoddau i gefnogi'r
ymddiriedolaethau a'r elusennau. Cyfeiriwyd hefyd at y cynllun peilot blaenorol
yr ymgymerwyd ag ef gyda'r Sefydliad Cymunedol yng Nghymru. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Cyfrifon
Segur - Nifer y cyfrifon segur a nifer yr adnoddau sydd eu hangen er mwyn cau'r
cyfrifon; ·
Ffynnon
Parc Treforys - Posibilrwydd trosglwyddo arian i Group Cyfeillion Parc Treforys
a nifer yr adnoddau sydd eu hangen er mwyn cau'r cyfrifon; ·
Goblygiadau
Cyfreithiol - Goblygiadau cyfreithiol defnyddio cronfeydd i gefnogi prosiectau
ar wahân i'r rheini a gynhwysir yn y weithred ymddiriedolaeth. Penderfynwyd: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad; 2) Y bydd yr Ymddiriedolaethau a'r Elusennau'n destun Adolygiad Archwilio Mewnol llawn. |
|
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio. PDF 332 KB Cofnodion: Darparwyd
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth. |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. PDF 228 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth. |