Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Y Cynghorydd P R Hood-Williams - Cofnod rhif 21 a 22 - Adroddiad Blynyddol Archwiliad Mewnol 2018/19 ac Adroddiad Monitro Cynllun Blynyddol Archwiliad Mewnol 2019/20 ar gyfer y cyfnod o 1 Ebrill tan 30 Mehefin 2019 - Llywodraethwr Ysgol yn Ysgolion Cynradd Crwys a Chilâ - personol.

Paula O’Connor – yr Agenda yn ei chyfanrwydd - Gweithiwr cyflogedig gydag Ymddiriedolaeth GIG Felindre - yn darparu Gwasanaeth Archwilio Mewnol fel Pennaeth Archwilio Mewnol Bwrdd Iechyd Prifysgol Bae Abertawe - Personol.

Y Cynghorydd T M White - Cofnod rhif 16 - Datganiad o Gyfrifon Drafft 2018/19 - Dinas a Sir Abertawe - Aelod o'r Bwrdd Pensiwn Lleol, Aelod o Gwmni Gwaredu Gwastraff yr Awdurdod Lleol (LAWDC) ac Aelod o Awdurdod Iechyd Porthladd Bae Abertawe - personol.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo a llofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Cynllunio a gynhaliwyd ar 11 Hydref 2019 fel cofnod cywir.

Cyflwynodd Ben Smith, Prif Swyddog Cyllid, y Datganiad o Gyfrifon Drafft ar gyfer 2018/19.

Paratowyd a llofnodwyd y Cyfrifon Drafft ar gyfer 2018/19 ar 20 Mai 2019. Darparwyd copi yn Atodiad A yr adroddiad. Diolchodd y Prif Swyddog Cyllid i'w dîm am ei waith caled.

Pwysleisiwyd y byddai adolygiadau bach i'r adroddiad i adlewyrchu'r datblygiadau parhaus o ran Brexit, y Fargen Ddinesig a dyfarniad pensiwn McCloud.

Amlygodd y Prif Swyddog Cyllid y canlynol o'r Datganiad o Gyfrifon: -

·                Cafwyd gorwariant net ar wasanaethau unwaith eto ac nid yw hyn yn gynaliadwy yn y tymor hir

·                Mae'r cyngor wedi cymeradwyo newid yn y Polisi Darparu Lleiafswm Refeniw (DLlR), a helpodd i ostwng ffioedd ad-dalu yn y tymor byr i ganolig

·                Gwariant cyfalaf yn 2018/2019

·                Ar ddiwedd y flwyddyn, cyfanswm gweddill refeniw wrth gefn yr awdurdod oedd £83.178m

·                Rhagolwg ariannol ar gyfer yr awdurdod - mae angen parhau i arbed mwy o arian

·                Dadansoddiad gwariant ac ariannu - nodi'r holl weithgareddau a chostau gwasanaethau

·                Datganiad newidiadau mewn cronfeydd wrth gefn - roedd cyfanswm yr arian wrth gefn wedi gostwng yn bennaf oherwydd y gronfa wrth gefn dechnegol sy'n ymwneud â phensiynau a rhagwelir y byddai hyn yn gwaethygu. Cafwyd cynnydd yn yr arian wrth gefn y gellir ei ddefnyddio

·                Buddsoddiadau Tymor Byr - cafwyd cynnydd yn y buddsoddiadau tymor byr o £25,500 (mil) yn 2018 i £121,772 (mil) yn 2019

·                Roedd £100 miliwn yn cael ei gadw cyn gwario ar y Rhaglen Gyfalaf

·                Datganiad Llif Arian

·                Newidiadau mewn cronfeydd wrth gefn a glustnodwyd

·                Costau cydnabyddiaeth a chostau gadael swyddogion trwy gynllun colli swyddi'n wirfoddol

·                Incwm grantiau

·                Rhwymedigaethau amodol - yn enwedig y rhai na wyddys eu heffaith

·                Cyfrif Refeniw Tai

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau mewn perthynas â Chronfa Datblygu Rhanbarthol Ewrop; gwariant/gorwariant; ad-dalu cyfalaf, Polisi DLlR a benthyca ychwanegol

Llongyfarchodd y Cadeirydd y Prif Swyddog Cyllid a'i dîm am y cyfrifon cynhwysfawr.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd David Williams ac Anthony Veale, Swyddfa Archwilio Cymru, ohebiaeth ynghylch ymholiadau archwiliad i'r rhai â chyfrifoldeb am lywodraethu a rheoli.

Cyflwynodd David Williams ac Anthony Veale, Swyddfa Archwilio Cymru, adroddiad am 'Adroddiad am Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol - Dinas a Sir Abertawe 2018/19' lle tynnwyd sylw at y canlynol: -

·                Roedd yr adroddiad yn nodi barn gadarnhaol yn gyffredinol

·                Ymagwedd at yr archwiliad

·                Perthnasedd wedi'i osod ar £8.6 miliwn ar gyfer Dinas a Sir Abertawe

·                Safon Ryngwladol ar Archwilio (ISA) 260

·                Darperir adroddiad ar wahân mewn perthynas â'r Gronfa Pensiwn ac adroddir am hwnnw i Bwyllgor y Gronfa Bensiwn

·                Statws yr Archwiliad - roedd rhai materion heb eu datrys a chafwyd gohebiaeth barhaus gan etholwr. Nid oedd modd cymeradwyo'r adroddiad nes bod yr ohebiaeth yn dod i ben

·                Nodwyd Llythyr Sylwadau yn Atodiad 1 - disgwylir y byddai'n cael ei lofnodi'n dilyn cyfarfod y cyngor ar 29 Awst 2019

·                Amlinellodd Atodiad 3 yr adroddiad grynodeb o'r materion y mae angen eu cywiro

·                Atebolrwydd Pensiwn Ychwanegol - effaith dyfarniad McCloud ar gynlluniau pensiwn y gwasanaethau cyhoeddus

·                Amlinellodd Atodiad 4 yr adroddiad yr argymhellion sy'n deillio o archwiliad ariannol 2018/19 - cynigiwyd tri argymhelliad a derbyniwyd ymatebion

Cyflwynir yr adroddiad terfynol i'r Cyngor ar 29 Awst 2019.

Dywedodd y Cadeirydd ei bod yn hapus gyda chynnwys yr ISA 260 a gofynnodd i drosglwyddo'r argymhellion a wnaed i adroddiad olrhain allanol ar gyfer y Pwyllgor.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. 

Cyflwynodd y Cynghorydd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno Strategol a Pherfformiad, adroddiad 'Trosolwg o'r Statws Risgiau Cyffredinol ar gyfer Chwarter 1 2019/20’. Atodwyd crynodeb o statws risg cyffredinol y cyngor ar gyfer Chwarter 1 2019/20 yn Atodiad A.

Adroddwyd bod 97.4% o'r risgiau a nodwyd yn Chwarter 4 2018/19 wedi'u nodi fel risgiau a adolygwyd yn ystod Chwarter 1 2019/20. Roedd hynny'n welliant ar y sefyllfa yn Chwarter 4 2018/19 lle derbyniwyd 85.6% o risgiau ers Chwarter 3 2018/19.

Cofnodwyd rhesymau dros/sylwadau am y 25 o'r 28 o risgiau (89.3%) a gaewyd, o'u cymharu â 18% yn Chwarter 4 2018/19.

Cynhaliwyd yr adolygiad blynyddol o Risgiau Corfforaethol ym mis Mai 2019 a nodwyd risg strategol newydd ar gyfer y Gofrestr Risgiau Corfforaethol o ran gallu'r isadeiledd priffyrdd a thrafnidiaeth i fodloni galw'r dyfodol.

Atodwyd Adroddiad Cofrestr Risgiau Corfforaethol 11/07/19 yn Atodiad B.

Amlygwyd Risg Gorfforaethol 81: Canol y Ddinas a Risg Gorfforaethol 90: Penderfynu gadael yr Undeb Ewropeaidd (BREXIT).

Atodwyd Adroddiad Cofrestr Risgiau Corfforaethol 11/07/19 yn Atodiad C.

Adroddwyd bod y gwaith yn parhau mewn perthynas â datblygu Ap Cofrestr Risgiau.

Nododd y Cadeirydd fod ganddi rai pryderon ynghylch cynnwys y gofrestr risgiau. Gofynnodd y Pwyllgor gwestiynau ynglŷn â'r risgiau nas adolygwyd yn ystod Chwarter 1 ac ystyr 'Risg Wedi'i Newid'. Nodwyd y jargon/talfyriadau hefyd a ddefnyddiwyd yn yr adroddiad yn ogystal â'r risgiau hynny a gaewyd heb reswm wedi'i gofnodi.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol a'i dîm am eu gwaith caled a'u hymdrech wrth gyflwyno'r gwaith hwn.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Darparodd Ben Smith, Prif Swyddog Cyllid, adroddiad am 'Alldro Ariannol Refeniw 2018/19'.

Tynnodd sylw'n benodol ar orwariant arall mewn perthynas â gwasanaethau na ellid eu cynnal yn y tymor hir.

Trafododd y pwyllgor y sefyllfa/cam gweithredu posib o ran gorwariant parhaus ar wasanaethau. Gosodwyd tasg benodol i Gyfarwyddwyr sef dangos eu holl gynlluniau gweithredu llawn i'r pwyllgor, gan fanylu ar sut maent yn bwriadu cyflwyno arbedion credadwy i ailgydbwyso'r gyllideb fel mater brys.

Gofynnwyd cwestiynau ynghylch cyfalafu, y gronfa wrth gefn ac arian wrth gefn.

Penderfynwyd y byddai Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio'n rhoi gwybod i'r cyngor am y pryderon ynghylch gorwariant a'r angen i gyfarwyddwyr ddangos cynlluniau cyflwyno llawn mewn perthynas ag arbedion.

Cyflwynodd Tracey Meredith, y Prif Swyddog Cyfreithiol, yr adroddiad 'Datganiad Llywodraethu Drafft 2018/19' ac amlygodd egwyddorion 'Fframwaith ar gyfer Cyflwyno Llywodraethu Da mewn Llywodraeth Leol 2016' a sefydlwyd gan CIPFA a SOLACE.

Seiliwyd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar nifer o ffynonellau sicrwydd, yn fewnol ac yn allanol.

·                Ffynonellau Sicrwydd Mewnol

Cafwyd diwygiadau i Ddatganiadau Sicrwydd yr Uwch-reolwyr. Dangosodd y datganiadau sicrwydd y gweithredir llywodraethu da 'mewn modd cadarn' ar draws yr holl feysydd sicrwydd yn gyffredinol.

Nodwyd yr aeddfedrwydd gorau ym maes monitro cyllidebau, a nodwyd bod yr asesiad o aeddfedrwydd gwaethaf ym maes mesur a rheoli perfformiad. Cafwyd sicrwydd hefyd o'r tystiolaeth graidd a gafwyd gan y cyngor, y Cabinet a'r pwyllgorau, y Swyddog Monitro, Swyddog Adran 151 a'r Prif Archwilydd Mewnol ac mae angen i farn y Pwyllgor Archwilio gael ei darparu.

·                Ffynonellau Sicrwydd Allanol - Archwilwyr Allanol (Swyddfa Archwilio Cymru), Rheoliad/Arolygiadau Allanol ac Arolygiadau Statudol. 

Amlygodd y Prif Swyddog Cyfreithiol hefyd y materion llywodraethu arwyddocaol a nodwyd yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a ddaeth i'r amlwg yn ystod yr adolygiad o effeithiolrwydd yn ogystal â'r camau gweithredu a gymerwyd.

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau ynghylch Egwyddorion B ac F, Datganiadau Sicrwydd yr Uwch-reolwyr a sylwadau gan y Pwyllgor Archwilio ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol, gan gynnwys cwmpas y sylwadau hynny fel arsylwr. 

Tynnodd y Cadeirydd sylw'r pwyllgor at y diffyg cysylltiad posib rhwng y meysydd hynny y nodwyd eu bod yn cael sgôr uchel yn yr hunanasesiad gan yr Uwch-reolwyr a phryderon y pwyllgor a fynegwyd trwy gydol y flwyddyn, yn enwedig ynghylch gorwario ar wasanaethau (ac felly'r diffyg rheolaeth gyllidebol) ac aeddfedrwydd a chywirdeb yr ymagwedd at reoli risgiau. 

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. 

Cyflwynodd Simon Cockings, y Prif Archwilydd, adroddiad sy'n amlinellu ac yn adolygu gwaith yr Adran Archwilio Mewnol yn ystod 2018/19 ac sy'n cynnwys barn ofynnol y Prif Archwilydd am yr amgylchedd rheoli mewnol ar gyfer 2018/19 yn seiliedig ar y profion archwilio a gwblhawyd yn ystod y flwyddyn.

Amlinellodd a manylodd ar gynnwys yr adroddiad, gan gynnwys y meysydd allweddol canlynol:

·         Materion Staffio

·         Cwblhawyd 87% o archwiliadau o leiaf at y cam adroddiad drafft yn ystod y flwyddyn, ac roedd 5 archwiliad arall ar waith

·         Amlinellwyd yr amser a dreulir ar bob maes yn Atodiad 1

·         Amlinellwyd yr archwiliadau a gwblhawyd yn ystod 2018/19 yn llawn yn Atodiad 2

·         Yn ystod y flwyddyn, derbyniwyd 99% o'r argymhellion a wnaed gan gleientiaid

·         Grantiau a ardystiwyd ac a archwiliwyd yn 2018/19

·         Archwiliadau dilynol a gynhaliwyd

·         Dangosyddion Perfformiad - cyflawnwyd 10 allan o 11 o ddangosyddion, sy'n dangos gwelliant ar 2017/18. Amlinellwyd y rhain yn llawn yn Atodiad 3

·         Sicrhau Ansawdd a Rhaglen Gwella a Datganiad Cydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus

·         Datganiad o Annibyniaeth Sefydliadau

·         Barn am Reoli Mewnol

Nododd yn swyddogol ei fod am ddiolch i'w dîm am eu gwaith ardderchog yn ystod y flwyddyn ddiwethaf.

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau ynghylch hyfforddiant, gosod targedau cyraeddadwy, a dangosyddion perfformiad y gellir eu cymharu, yn enwedig gydag awdurdodau nad ydynt yn defnyddio dangosyddion perfformiad. 

Penderfynwyd y byddai'r adroddiad yn cael ei nodi a'i gymeradwyo.

Gohiriwyd yr eitem hon fel a nodwyd yng Nghofnod 26.

Gohiriwyd yr eitem hon fel a nodwyd yng Nghofnod 26.

Gohiriwyd yr eitem hon fel a nodwyd yng Nghofnod 26.

Gohiriwyd yr eitem hon fel a nodwyd yng Nghofnod 26.

Gohiriwyd yr eitem hon ond cafwyd trafodaeth ynghylch pryderon y pwyllgorau am hyd yr agenda. Trafododd y pwyllgor ohirio eitemau nad ydynt yn rhai brys (gan gynnwys eitemau 10-15 yr agenda) tan fis Medi a chyfarfod yn fwy cyson er mwyn osgoi cael agenda mor hir yn y dyfodol.

Penderfynwyd gohirio eitemau 10-15.

Gohiriwyd yr eitem hon fel a nodwyd yng Nghofnod 26.

Gohiriwyd yr eitem hon fel a nodwyd yng Nghofnod 26.

Gohiriwyd yr eitem hon fel a nodwyd yng Nghofnod 26.

Gohiriwyd yr eitem hon fel a nodwyd yng Nghofnod 26.

Gohiriwyd yr eitem hon fel a nodwyd yng Nghofnod 26.