Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 5, Neuadd y Ddinas, Abertawe
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923
Rhif | Eitem |
---|---|
Ethol Cadeirydd ar gyfer y flwyddyn ddinesig 2018-2019. Cofnodion: Penderfynwyd ethol Paula O’Connor
yn Gadeirydd ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2018/2019. (Bu Paula O’Connor
(Cadeirydd Annibynnol) yn llywyddu) |
|
Ethol Is-gadeirydd ar gyfer y flwyddyn ddinesig 2018-2019. Cofnodion: Penderfynwyd ethol y Cynghorydd P R Hood-Williams yn
Is-Gadeirydd ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2018-2019. |
|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Cofnodion: Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe,
cyhoeddwyd y cysylltiadau canlynol: Y Cynghorydd M B Lewis - Cofnod Rhif 5 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol
Chwarter 4 2017/18 - Aelod o Bwyllgor y
Gronfa Bensiwn - personol. Y Cynghorydd W G Thomas – Cofnod
Rhif 5 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Chwarter 4 2017/18 - Aelod o Bwyllgor y Gronfa Bensiwn -
personol. Y Cynghorydd T M White – Cofnod Rhif 5 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol
Chwarter 4 2017/18 - Aelod o'r Bwrdd Pensiwn – personol. Cofnod Rhif 9 - Y Diweddaraf am Gamau Gweithredu Adolygiad Perfformiad
2016/17 - personol. Paula O’Connor – yr Agenda gyfan - Gweithiwr
cyflogedig gydag Ymddiriedolaeth GIG Felindre - yn darparu Gwasanaeth Archwilio
Mewnol fel Pennaeth Archwilio Mewnol Bwrdd Iechyd Prifysgol Abertawe Bro
Morgannwg - Personol. |
|
Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd)
blaenorol. Cofnodion: Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod
cywir, yn amodol ar y diwygiadau canlynol: - ·
Cofnod Rhif 72 - Cofnodion Ychwanegu'r
canlynol: - 'Bod y
pwyllgor yn cael blas ar risgiau allweddol yr awdurdod, yn enwedig effaith y 31
risg uchel a nodwyd. Dylai'r pwyllgor fod yn gallu asesu arwyddocâd y risgiau
yn erbyn amcanion lles y cyngor a dylai'r risgiau gael eu hamlygu/cyhoeddi.' ·
Cofnod Rhif 78 - Is-adran Archwilio Mewnol - Swyddogaeth
Twyll y Cynllun Gwrth-dwyll ar gyfer 2018-2019 Ychwanegu'r canlynol: - 'Mynegwyd pryder ynghylch yr adnoddau presennol yn
yr Is-adran a'r swm cyfyngedig iawn o waith rhagweithiol sy'n cael ei wneud a
nifer yr ymchwiliadau sydd ar waith. Nodwyd sylwadau'r pwyllgor o
ran Cofnod Rhif 77 - Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2018-2019, penderfyniad
2) a oedd yn gofyn am gyflwyno Cynllun Archwilio Mewnol diwygiedig yng
nghyfarfod nesaf y pwyllgor. Esboniodd y Cadeirydd ei bod wedi cytuno ar raglen
waith ddiwygiedig â Phennaeth y Gwasanaethau Ariannol, y Ganolfan Gwasanaethau
a'r Prif Archwiliwr. |
|
Adroddiad Archwiliad Monitro Mewnol Chwarter 4 2017/2018. PDF 131 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynwyd adroddiad gan y Prif Archwiliwr a oedd yn darparu'r
archwiliadau a gwblhawyd ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran
Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod 1 Ionawr
2018 i 31 Mawrth 2018. Amlinellwyd bod cryn gynnydd wedi bod yn lefelau
salwch yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod 4ydd chwarter 2017/18 gyda chyfanswm o 32.5 niwrnod o absenoldeb
salwch. Roedd 28 niwrnod yn ymwneud ag un aelod rhan-amser o staff a oedd ar
salwch tymor hir yn ystod y cyfnod. Roedd yr absenoldeb salwch cynyddol hyd yn
hyn yn 149.5 o ddiwrnodau yn erbyn cyllideb flynyddol amcanol o 80 o
ddiwrnodau. Ychwanegwyd y cwblhawyd cyfanswm o 40 o
archwiliadau yn ystod y pedwerydd chwarter, a rhestrwyd y rhain yn Atodiad 1,
sydd hefyd yn dangos y lefel o sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad, a
nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt. Gwnaed cyfanswm o
332 o argymhellion, a chytunodd y rheolwyr i roi pob un ohonynt ac eithrio un
ar waith, h.y. 99.7% yn erbyn targed o 95%. Darparwyd
manylion y dosbarthiadau a'r grantiau a archwiliwyd hefyd. Dangosodd dadansoddiad
o'r manylion yn Atodiad 2 fod oddeutu 86% o'r Cynllun Archwilio naill ai wedi'i
gwblhau erbyn diwedd mis Mawrth neu ar waith. Darparwyd
manylion y gwaith ychwanegol a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol a'r
gwaith dilynol a gwblhawyd rhwng 1 Ionawr a 31 Mawrth 2018 hefyd. Darparwyd
manylion materion arwyddocaol i'r pwyllgor hefyd a arweiniodd at y sgorau
cymedrol a roddwyd yn y chwarter. Tynnodd sylw at yr archwiliad o Gontractau
Gofal Cymdeithasol a oedd yn adolygu'r cynnydd a wnaed hyd yn hyn wrth sicrhau
bod yr holl gontractau'n cydymffurfio â'r Rheolau Gweithdrefnau Contract. Gofynnodd y
pwyllgor gwestiynau i'r Swyddog ac atebwyd yn briodol iddynt. Roedd trafodaethau'n cynnwys y canlynol: - ·
Sut na
lwyddodd lefelau salwch i effeithio'n sylweddol ar y Cynllun Archwilio; ·
Nodi
a blaenoriaethu archwiliadau risg uchel; ·
Gwiriadau
a gweithdrefnau sy'n ymwneud ag archwiliadau grant; ·
Archwiliadau
a ohiriwyd yn cael eu blaenoriaethu yn chwarter cyntaf y flwyddyn ariannol
ddilynol; ·
Blaenoriaethu
archwiliadau ym maes Technoleg Gwybodaeth; ·
Cynnal
archwiliadau hap yn y fan a'r lle ar wasanaethau; ·
Cynnwys
GDPR yn rhaglen 2018-2019. Penderfynwyd: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad. 2)
Blaenoriaethu
archwiliadau risg uchel; 3)
Archwiliadau
a ohiriwyd sy'n ymwneud â llywodraethu a risg i'w cynnal yn chwarter cyntaf neu
ail chwarter 2018-2019; 4)
Y
dylid ychwanegu'r GDPR at raglen archwiliadau 2018-2019; 5)
Hysbysu'r
pwyllgor a yw'r cyngor yn cydymffurfio â'r GDPR. |
|
Ymateb i'r Adroddiad Cymedrol a Gyhoeddwyd yn ystod Chwarter 4. (Llafar) Cofnodion: Rhoddodd Pennaeth
y Gwasanaethau i Oedolion ddiweddariad i'r pwyllgor am lefel sicrwydd cymedrol
yr archwiliad o Gontractau Gofal Cymdeithasol. Darparodd y
cefndir hanesyddol i Gontractau Gofal Cymdeithasol, yn enwedig ers mis Ebrill
2014 pan ddaeth contractau Gofal Cymdeithasol dan awdurdod Rheolau
Gweithdrefnau Contractau'r cyngor. Ychwanegodd er bod y niferoedd yn ymddangos
yn uchel, roedd llawer iawn o waith wedi'i wneud a sicrhaodd y pwyllgor fod y
sefyllfa wedi gwella'n fawr. Amlinellwyd
ganddi, o'r 94 a adolygwyd, fod 16 wedi cau a 78 yn cael eu newid yn sylweddol,
ac roedd enghreifftiau o arfer blaenorol/yr adolygiad wedi'u darparu. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Bod
yr adolygiad wedi arwain at gontractau'n colli/arbed arian; ·
Dylai'r
adolygiad sicrhau bod manylebau contractau'n parhau'n addas i anghenion; ·
Natur
fregus bresennol y sector gofal; ·
Contractau'n
darparu gwerth am arian; ·
Darpariaeth
hyfforddiant/cymwysterau staff a drafododd gontractau; ·
Cost ail-drafod contractau i'r gwasanaeth. Penderfynwyd: - 1)
Nodi
cynnwys y diweddariad; 2)
Rhoi'r
diweddaraf i'r pwyllgor am y camau gweithredu a gwblhawyd a'r amserlen ar gyfer
camau gweithredu sy'n weddill. |
|
Hyfforddiant Cychwynnol y Pwyllgor Archwilio. (Llafar) Cofnodion: Rhoddodd Pennaeth y
Gwasanaethau Ariannol a'r Ganolfan Gwasanaethau/Swyddog Adran 151 fanylion rôl
y Pwyllgor Archwilio i'r pwyllgor. Pwysleisiodd yr
angen i'r pwyllgor ddal materion i gyfrif er mwyn rhoi sicrwydd i'r cyhoedd;
rôl Archwilwyr Allanol yn y broses; yr amser sy'n prinhau i gau'r Datganiad o
Gyfrifon; y cyfnod ariannol anodd hwn; a'r angen i gael Pwyllgor Archwilio sy'n
gweithio'n dda. Yn ogystal,
cyfeiriodd at ddiffiniad y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifeg
(CIPFA) o Bwyllgor Archwilio a'i rôl, wrth weithio mewn partneriaeth â'r tîm
craffu. Penderfynwyd nodi cynnwys yr hyfforddiant. |
|
Hyfforddiant Rheoli Risgiau. (Llafar) Cofnodion: Darparodd y
Rheolwr Perfformiad a Chyflwyno Strategol gyflwyniad a oedd yn rhoi trosolwg o
Reoli Risgiau. Roedd y manylion
a ddarparwyd yn cynnwys: - ·
Diben
ac amcan; ·
Beth
yw risg/rheoli risgiau? ·
Y
cylch rheoli risgiau; ·
Nodi/gwerthuso
risgiau a rheoli ymateb iddynt; ·
Pwyllgor
Archwilio - cyfrifoldebau allweddol; ·
Pwyllgor
Archwilio - ystyriaethau allweddol ar statws risg yn y cyngor. Gofynnodd y
pwyllgor gwestiynau am y cyflwyniad, yr ymatebwyd iddynt yn briodol. Roedd y penderfyniadau'n ymwneud â'r
canlynol: - ·
Dulliau
amlygu risg; ·
Yr
angen i risgiau gael eu cysylltu ag amcanion y cyngor yn ogystal â meysydd
busnes gweithredol; ·
Cysylltu
rheoli risgiau â chylch y gyllideb; ·
Rheoli
risgiau sy'n gysylltiedig â phrosiectau cyfalaf; ·
Nodi'r
lefel o risg a'i rheoli; ·
Bod y
pwyllgor yn llwyr ymwybodol o'r risgiau yn y cyngor; ·
Nodi/gwerthuso
risgiau; ·
Cymharu
risgiau ag awdurdodau lleol eraill. Penderfynwyd nodi cynnwys y cyflwyniad. |
|
Diweddariad am weithredoedd yn dilyn Adolygiad Perfformiad 2016/17. PDF 36 KB Cofnodion: Darparodd y Prif
Archwiliwr yr adroddiad ar y diweddaraf yn dilyn Adolygiad Perfformiad y
Pwyllgor Archwilio 2016/17. Darparwyd crynodeb yn Atodiad 1 o'r canfyddiadau
allweddol a ddaeth o'r adolygiad perfformiad. Ychwanegwyd bod
cyfarfod o'r Pwyllgor Archwilio Arbennig wedi'i drefnu ar gyfer 26 Mehefin er
mwyn trafod yr eitem yn fanwl. Dywedodd y
Cadeirydd fod yr adroddiad yn ddefnyddiol wrth hysbysu'r cyngor am y materion
sy'n weddill ac wrth sicrhau ei fod yn ymwybodol o'r sefyllfa gyfredol. Ychwanegodd y byddai enghreifftiau o arfer da
o awdurdodau lleol eraill yn fuddiol. Penderfynwyd y dylid: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad; 2)
Trafod
yr adroddiad mewn cyfarfod o'r Pwyllgor Archwilio Arbennig i'w gynnal ar 10am
ddydd Mawrth, 26 Mehefin 2018. |
|
Diweddariad gan Swyddfa Archwilio Cymru. PDF 272 KB Cofnodion: Cyflwynodd
Geraint Norman, Swyddfa Archwilio Cymru, adroddiad diweddaraf Swyddfa Archwilio
Cymru - Mehefin 2018. Roedd y manylion a
ddarparwyd yn cynnwys gwaith Archwilio Ariannol a Gwaith Archwilio'r Gronfa
Pensiwn 2017-18 - Dinas a Sir Abertawe a gwaith Archwilio Perfformiad. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Cynigion Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer Adroddiad Gwella - Diweddariad wedi Chwe Mis. PDF 102 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y
Rheolwr Perfformiad a Chyflwyno Strategol adroddiad a roddodd drosolwg o statws
ymateb Cyngor Abertawe i gynigion gwella a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru i
ddarparu sicrwydd i'r pwyllgor am gynnydd.
Roedd Atodiad A
yn darparu Adroddiad 6 misol am y Statws Diweddaraf ac amlinellwyd y
cynigion/camau nesaf allweddol. Amlygodd y
pwyllgor eitemau olrhain i'w datblygu i sicrhau y cânt eu cyflwyno a sicrwydd y
gallai'r awdurdod wneud cynnydd o fewn yr amserlenni. Holodd y
Cadeirydd ynghylch y cynnydd araf wrth gwblhau'r camau gweithredu o ran asesiad
2014/15. Penderfynwyd y dylid nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Trosolwg o Adroddiad Statws Cyffredinol y Risg Chwarter 4 2017/18. PDF 102 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y
Rheolwr Perfformiad a Chyflwyno Strategol drosolwg o statws risg yn y cyngor er
mwyn darparu sicrwydd i'r pwyllgor ynghylch effeithiolrwydd y polisi a'r
fframwaith Rheoli Risgiau, a sut cânt eu gweithredu yn y cyngor. Roedd Atodiad
A yn darparu crynodeb o'r statws risg cyffredinol yn y cyngor ar gyfer Chwarter
4 2017/18. Tynnodd sylw at y
ffaith y cofnodwyd bod 73% o'r risgiau a gafwyd ar 28 Rhagfyr 2017 wedi'u
hadolygu erbyn 27 Mawrth 2018. Ychwanegodd, er bod y sefyllfa wedi gwella, fod
angen mwy o gynnydd. Cyfeiriodd at symudiadau yn y gofrestr a dywedodd y byddai angen i
swyddogion â chyfrifoldeb wneud mwy o gynnydd yn y dyfodol o ran cofnodi
rhesymau dros ddileu risgiau o'r gofrestr er mwyn darparu llwybr archwilio. Dywedodd y
Cadeirydd fod angen lefel o fanylder ynghylch pob risg a sicrwydd fod yr
awdurdod yn rheoli'r risgiau. Ychwanegodd fod angen i'r pwyllgor gynnal
trafodaethau agored ynghylch y risgiau. Nododd y Rheolwr Perfformiad a
Chyflwyno Strategol ei fod wedi cael caniatâd gan y Tîm Rheoli Corfforaethol i
ganiatáu i aelodau'r pwyllgor gael mynediad llawn i'r Gofrestr Risgiau
Corfforaethol sy'n cynnwys risgiau corfforaethol a'r manylion sy'n
ofynnol. Dilynwyd hyn gan
drafodaethau, a nodwyd y gall fod adegau pan fyddai'n rhaid cynnal trafodaethau
ynghylch y Gofrestr Risgiau Corfforaethol mewn sesiwn breifat. Nodwyd bod
cynghorwyr bellach yn gallu cyrchu'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol ar-lein. Penderfynwyd: - 1)
Y
dylid nodi cynnwys yr adroddiad. 2)
Y
bydd y Rheolwr Perfformiad a Chyflwyno Strategol yn ceisio sicrhau y gall y Cadeirydd
gyrchu'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn electronig; 3)
Darparu
copi caled o'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol i'r Cadeirydd; 4)
Y
dylai adroddiadau'r dyfodol gynnwys lefel briodol o wybodaeth er mwyn i'r
Pwyllgor Archwilio gyflawni ei ddyletswyddau'n unol â'r cylch gorchwyl. |
|
Adroddiad Drafft Rhaglen Hyfforddiant y Pwyllgor Archwilio. PDF 129 KB Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwiliwr Adroddiad drafft Rhaglen Hyfforddiant y Pwyllgor Archwilio 2018/19. Tynnodd y
Cadeirydd sylw at y ffaith y bydd hyfforddiant yn y dyfodol yn cael ei gynnal
cyn i gyfarfodydd y pwyllgor ddechrau. Ychwanegodd fod cynnwys y rhaglen yn dda
ac y byddai'n diwallu anghenion hyfforddiant y pwyllgor. Penderfynwyd: - 1)
Cymeradwyo
Rhaglen Hyfforddiant y Pwyllgor Archwilio; 2)
Sicrhau,
lle bynnag y bo modd, fod hyfforddiant yn y dyfodol yn cael ei gynnal cyn i
gyfarfodydd y pwyllgor ddechrau. |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) PDF 93 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Soniodd y Prif Archwiliwr am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio er
gwybodaeth. Tynnodd sylw at y ffaith fod cylch gorchwyl y Pwyllgor Archwilio wedi'i
gynnwys yn Atodiad 2 ac y byddai'n cael ei grybwyll fel rhan o adroddiadau'r
Cynllun Gwaith yn y dyfodol. Ychwanegodd y byddai'r pwyllgor yn mynd i'r afael
â'r cylch gorchwyl allweddol wrth symud ymlaen. Tynnodd y Cadeirydd sylw at y ffaith fod y Cynllun Gwaith yn canolbwyntio
bellach ar rolau a chyfrifoldebau allweddol y Pwyllgor Archwilio. Croesawodd y pwyllgor y fformat/cynnwys newydd sy’n canolbwyntio ar
lywodraethu, risg a sicrwydd. |
|
Adroddiad Tracio Gweithrediadau'r Pwyllgor Archwilio. (Mwy o wybodaeth) PDF 132 KB Cofnodion: Darparodd y Prif
Archwiliwr adroddiad Olrhain Camau Gweithredu er gwybodaeth. Dywedodd y
Cadeirydd y byddai'r Fframwaith Llywodraethu'n cael ei gynnwys yng nghynllun
2018/19. Yn ogystal â hyn, byddai meysydd a ohiriwyd yn flaenorol yn cael sylw
ac y byddai mwy o fanylion am y gwaith a gwblhawyd yn cael eu darparu. Darparodd y Prif
Archwiliwr ddiweddariad ynghylch Cofnod Rhif 68 - Diwygiadau i'r Rheolau
Gweithdrefnau Contractau. |