Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 5 - Neuadd y Ddinas, Abertawe. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923
Rhif | Eitem |
---|---|
Ethol Cadeirydd ar Gyfer y Gweddill Blwyddyn Ddinesig 2017 - 2018. Cofnodion: Penderfynwyd ethol Paula O’Connor yn Gadeirydd ar
gyfer gweddill Blwyddyn Ddinesig 2017/2018 (Bu Paula O’Connor (Cadeirydd Annibynnol) yn
llywyddu) |
|
Datgeliadau o Gysylltiadau Personol a Rhagfarnol. Cofnodion: Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe,
cyhoeddwyd y cysylltiadau canlynol: - Paula O’Connor – yr Agenda gyfan - gweithiwr cyflogedig gydag
Ymddiriedolaeth GIG Felindre - Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru - yn
darparu Gwasanaeth Archwilio Mewnol fel Pennaeth Archwilio Mewnol Bwrdd Iechyd
Prifysgol Abertawe Bro Morgannwg - Personol. |
|
Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir,
gofnodion y cyfarfod blaenorol. Cofnodion: Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod
cywir, yn amodol ar y pwynt canlynol y dylid rhoi sylw iddo: - ·
Cofnod 65 - Nid oedd y pwyllgor wedi cael mynediad uniongyrchol
eto at y Gofrestr Risgiau Corfforaethol. |
|
Gwaith Pwyllgorau Datblygu a Chyflwyno. Cofnodion: Rhoddodd y
Cynghorydd Rob Stewart/yr Arweinydd y diweddaraf i'r Pwyllgor am gynnydd y
Pwyllgorau Datblygu a Chyflwyno. Fe'u sefydlwyd ym mis Mehefin 2007 ac roeddent
wedi dilyn y rhaglenni gwaith a bennwyd ar gyfer y flwyddyn ddinesig. Roedd
nifer o Bwyllgorau Datblygu a Chyflwyno wedi darparu adroddiadau i'r Cabinet a
oedd wedi'u derbyn yn unfrydol hyd yn hyn. Roedd yr adroddiadau diwedd blwyddyn
ar gyfer pob pwyllgor yn y broses o gael eu paratoi. Adroddodd yr
Arweinydd ei fod yn fodlon ar ganlyniadau'r pwyllgorau, a chynigiwyd y dylid eu
cryfhau ymhellach ar gyfer y flwyddyn ddinesig nesaf, gyda chynllun clir ar
gyfer pob un ar y cychwyn, yn ogystal â chynyddu canlyniadau a pholisïau.
Crybwyllodd y Cynllun Corfforaethol uchelgeisiol ac y byddai gan y pwyllgorau
lwyth gwaith mawr i'w gyflawni yn dilyn hyn. Gofynnwyd
cwestiynau i'r Arweinydd, a oedd yn canolbwyntio ar y canlynol:- ·
Y
gwahaniaeth rhwng y Pwyllgorau Datblygu a Chyflwyno Polisi a Chraffu; ·
Yr
angen am esboniad ysgrifenedig o'r Pwyllgorau Datblygu a Chyflwyno Polisi ar
gyfer y Pwyllgor Archwilio sy'n amlinellu eu rôl a sut maent yn cysylltu ag
amcanion y cyngor; ·
Y
ffaith y byddai rhai meysydd gwaith/datblygu polisi yn cymryd yn hwy nag eraill
oherwydd ehangder y pwnc. ·
Darparu
adroddiadau diwedd blwyddyn i'r Pwyllgor Archwilio ·
Cyfrifoldeb
am bennu'r cynllun gwaith ar gyfer y pwyllgorau - Swyddogion Corfforaethol
arweiniol ynghyd â'r Cadeirydd; a'r ·
Bwriad
i newid y teitl i Bwyllgorau Datblygu Polisïau ar gyfer y flwyddyn ddinesig
nesaf. Penderfynwyd ar y canlynol:- 1)
Nodi'r
diweddaraf am y Pwyllgorau Datblygu a Chyflwyno Polisi; 2)
Darparu
esboniad ysgrifenedig i'r Pwyllgor Archwilio o rôl y Pwyllgorau Datblygu a Chyflwyno
Polisi yn ogystal â'u cyswllt â'r amcanion corfforaethol; 3)
Darparu
adroddiadau diwedd blwyddyn i'r Pwyllgor Archwilio am y Pwyllgorau Datblygu a
Chyflwyno Polisi ar gyfer y flwyddyn ddinesig gyfredol; 4)
Darparu'r
strwythur/cynllun gwaith am y flwyddyn ddinesig nesaf ar gyfer pob Pwyllgor
Datblygu a Chyflwyno Polisi i'r Pwyllgor Archwilio, a fydd yn cynnwys
canlyniadau ac amserlenni disgwyliedig. |
|
Y Diweddaraf am Adroddiadau Sicrwydd Cymedrol Gan Benaethiaid Gwasanaeth. Cofnodion: Darparwyd y
diweddaraf gan Bennaeth y Gwasanaethau Diwylliannol, gyda chefnogaeth y
Pennaeth Gweithrediadau Hamdden, ers archwiliad mewnol blaenorol y gwasanaeth. Adroddodd
Pennaeth y Gwasanaethau Diwylliannol yr aed i'r afael â'r holl risgiau canolig
a'r rhan fwyaf o risgiau isel yn yr archwiliad, a'u bod wedi'u datrys. Roedd
dwy risg isel yn weddill, ond roedd prosesau ar waith i fynd i'r afael â hwy. Yn dilyn cwestiynau gan y pwyllgor, eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau
Diwylliannol fod y prif risgiau a nodwyd gan yr archwiliad yn ymwneud â
chyfyngiadau gwario, tryloywder, cymeradwyo'n gywir a gwiriadau'r Gwasanaeth
Datgelu a Gwahardd (GDG) sydd wedi dod i ben ar gyfer staff presennol. Gofynnwyd a
fyddai modd i gopi o'r adroddiadau archwilio perthnasol sy'n cael eu trafod
gael eu cynnwys yn y papurau agenda mewn cyfarfodydd yn y dyfodol er mwyn
atgoffa'r pwyllgor am y materion a amlygwyd.
Penderfynwyd nodi'r diweddariad. |
|
Adroddiad Adolygu Cymheiriaid Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. PDF 99 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwiliwr Adroddiad Adolygu Cymheiriaid Safonau Archwilio Mewnol y Sector
Cyhoeddus er gwybodaeth ac roedd Susan Powell, Cyngor Caerdydd, yn bresennol
hefyd at ddibenion yr adroddiad. Darparodd Susan
Powell drosolwg byr o'r broses yr oedd wedi ymgymryd â hi wrth baratoi ei
hadroddiad, a thynnodd sylw at y chwe argymhelliad a wnaed a amlinellwyd yn
Atodiad 2 yr adroddiad. Gofynnwyd
cwestiynau ynghylch cynnydd yr arfarniadau a diffyg annibyniaeth canfyddedig y
Prif Archwiliwr. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Siarter Archwilio Mewnol 2018/19. PDF 163 KB Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwiliwr adroddiad am Siarter Archwilio Mewnol 2018/19. Tynnodd sylw'n benodol
at y siarter a amlinellwyd yn Atodiad 1 yr adroddiad, a oedd yn cynnwys y
canlynol: - ·
Diffiniad
o archwilio mewnol; ·
Rôl a
swyddogaeth archwilio mewnol; ·
Cwmpas
archwilio mewnol; ·
Annibyniaeth
archwilio mewnol; ·
Rôl
Ymgynghorol archwilio mewnol; ·
Rôl twyll,
llwgrwobrwyo a llygru archwilio mewnol; ·
Adnoddau
archwilio mewnol; a ·
Sicrhau
ansawdd a gwella rhaglenni Gofynnwyd
cwestiynau ynghylch cyfrifoldeb rheoli'r Prif Archwiliwr yn ogystal â'r
argaeledd i gyflwyno'r siarter a sicrhau ansawdd o gofio am doriadau staff. Penderfynwyd cymeradwyo Siarter Archwilio Mewnol
2017/18. |
|
Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2018/19. PDF 187 KB Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwiliwr adroddiad am Gynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2018/19. Tynnodd
sylw'n benodol at baragraff 2.3 yr adroddiad a oedd yn adrodd am golli 0.4 o
swydd ar gyfer 2018/19 o'i gymharu â 2017/18. Nid oedd hyn yn ddatblygiad
newydd, ond nid adroddwyd amdano yn 2017. Darparwyd crynodeb o'r gwaith a
gynlluniwyd yn Atodiad 2 yr adroddiad. Dywedodd y Prif Archwiliwr fod y cynllun
yn ddigonol ar gyfer yr holl adrannau. Darparodd Atodiad 3 yr adroddiad
ddadansoddiad manylach o'r gwaith a gynlluniwyd. Dilynwyd hyn gan
drafodaeth a oedd yn canolbwyntio ar y canlynol: - ·
Contract
fframwaith tacsis; ·
Pryderon
ynghylch mwy o doriadau staff a'r effaith y byddai hyn yn ei chael ar yr
Is-adran Archwilio, gan effeithio ar ei gallu i gyflawni ei swyddogaeth yn
effeithiol; ·
Risgiau
posib os na chaiff yr holl eitemau ar amserlen y Cynllun Blynyddol eu cwblhau; ·
A
fyddai digon o waith yn cael ei gwblhau i ganiatáu i'r Prif Archwiliwr wneud
Datganiad o Sicrwydd; ·
Diffyg
Fframwaith Llywodraethu yn y Cynllun Blynyddol; a ·
Darparu
mwy o wybodaeth am feysydd gwaith a geir yn y Cynllun Blynyddol fel y byddai'n
haws gweld yn fwy penodol pa feysydd oedd yn cael eu harchwilio. Ceisiodd y Cadeirydd
gymeradwyaeth gan y pwyllgor i drafod rhai diwygiadau i'r Cynllun Blynyddol â'r
Prif Archwiliwr, y tu allan i'r pwyllgor. Roedd y diwygiadau hyn yn ymwneud yn
benodol â materion llywodraethu a chysylltiadau â'r amcanion corfforaethol.
Cymeradwywyd yr ymagwedd hon gan y pwyllgor a chytunwyd yr adroddir am y
Cynllun Blynyddol diwygiedig yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio. Penderfynwyd ar y canlynol: - 1)
Cymeradwyo
Cynllun Archwilio Mewnol 2018/19 yn
amodol ar rai newidiadau i'w trafod â'r Prif Archwiliwr a'r Cadeirydd; a 2)
Darparu
Cynllun Archwilio Mewnol 2018/19 yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio. |
|
Is-adran Archwilio Mewnol - Swyddogaeth Twyll Y Cynllun Garth-dwyll ar Gyfer 2018/2019. PDF 283 KB Cofnodion: Cyflwynodd
Ymchwiliwr y Tîm Twyll Corfforaethol adroddiad am y Cynllun Gwrth-dwyll ar
gyfer 2018/2019. Dywedodd fod yr adroddiad wedi'i ysgrifennu gan y Cyn-reolwr
Twyll Corfforaethol a oedd bellach wedi ymddeol. Rhagwelwyd y byddai'r Cynllun
Gwrth-dwyll ar gyfer 2018/2019 a luniwyd gan y Rheolwr Twyll Corfforaethol yn
aros yn gymharol ddigyfnewid. Adroddodd
Ymchwiliwr y Tîm Twyll Corfforaethol mai'r tîm hwn bellach oedd y Swyddogaeth
Twyll (teitl newydd) a thynnodd sylw at y canlynol: - ·
Rhwymedigaeth
i frwydro yn erbyn twyll; ·
Egwyddorion
mynd i'r afael â thwyll ·
Sicrhau
bod yr ymateb gwrth-dwyll yn gynhwysfawr ac yn effeithiol; ·
Polisi Gwrth-dwyll a Gwrthlygredd y cyngor yn ogystal â
datganiadau polisi corfforaethol eraill; ·
Egwyddorion
Nolan; ·
Nodau'r
Cynllun Gwrth-dwyll; ·
Mesur
gwerth y swyddogaeth gwrth-dwyll; ·
Canolbwyntio
adnoddau'r swyddogaeth gwrth-dwyll; ·
Darperir
gwybodaeth am Wirio Asesu Risgiau Gwrth-dwyll 2018/19 yn Atodiad 1 yr
adroddiad; ·
Darperir
Datganiad Gwrth-dwyll 2018/19 yn Atodiad 2 yr adroddiad; a ·
Darperir
Cynllun Gwrth-dwyll 2018/19 yn Atodiad 3 yr adroddiad. Gofynnwyd cwestiynau i'r swyddogion
cyflwyno a ymatebodd yn briodol. Roedd y cwestiynau'n canolbwyntio ar: - ·
Effaith
Credyd Cynhwysol ar Dwyll Budd-dal; ·
Arfer
gorau contractwyr; ·
Rheoli
llwyth gwaith gyda llai o staff; ·
Monitro
twyll anfonebau'n gorfforaethol ac mewn ysgolion; ·
Terfynu'r
cynllun Hawl i Brynu ·
Llwyddiant
y swyddogaeth gwrth-dwyll; ·
Galw
cynyddol am y gwasanaeth o ganlyniad i'r ymwybyddiaeth gynyddol o'r swyddogaeth
gwrth-dwyll; ·
Awydd
i wneud mwy o waith rhagweithiol; ·
Posibilrwydd
o gysylltu â chyd-weithwyr Gwrth-dwyll yn y GIG a Swyddfa Archwilio Cymru lle
bo'n berthnasol; Penderfynwyd cymeradwyo'r adroddiad ar yr amod yr
adolygir adnoddau'n rheolaidd. |
|
Adroddiad Olrhain Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio. PDF 136 KB Cofnodion: Darparodd y Prif
Archwiliwr adroddiad Olrhain Camau Gweithredu er gwybodaeth. Nodwyd bod eitem
anghyflawn ar yr Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu a oedd yn dyddio'n ôl i
2016 a gofynnwyd a ddylid cael gwared yn awr ar rai o'r blynyddoedd hŷn
o'r adroddiad olrhain. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) PDF 130 KB Cofnodion: Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth. Gofynnodd y Cadeirydd, gyda chymeradwyaeth y pwyllgor, am ddiweddariad ar
yr argymhellion a wnaed gan Adolygiad Perfformiad y Pwyllgor Archwilio 2016/2017
ar gyfer y cyfarfod nesaf gan y byddai adolygiad pellach ym mis Mehefin 2018. Penderfynwyd ar y canlynol:- 1)
Bydd y Cadeirydd a'r Prif Archwilydd yn trafod y Cynllun
Gwaith ar gyfer blwyddyn ddinesig 2018/2019; a 2)
Rhoddir diweddariad yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor
Archwilio ar Adolygiad Perfformiad y Pwyllgor Archwilio 2016/2017. |