Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 5 - Neuadd y Ddinas, Abertawe. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Cofnodion: Yn
unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y
buddiannau canlynol: - Y
Cynghorydd T J Hennegan – Cofnodion Rhif 36 – Adroddiad Blynyddol ar
Archwiliadau Ysgolion 2016/17 a 37 – Ymateb y Prif Swyddog Addysg i'r Adroddiad
Blynyddol ar Archwiliadau Ysgolion – Llywodraethwr yn Ysgol Gymunedol Clwyd –
personol. Y Cynghorydd
P R Hood-Williams – Cofnodion Rhif 36 – Adroddiad Blynyddol ar Archwiliadau
Ysgolion 2016/17 a 37 – Ymateb y Prif Swyddog Addysg i'r Adroddiad Blynyddol ar
Archwiliadau Ysgolion – Llywodraethwr AALl yn Ysgolion Cynradd Crwys a Chilâ – personol. Y
Cynghorydd M B Lewis – Cofnod Rhif 35 – Adroddiad SRA
260 Swyddfa Archwilio Cymru 2016/17 – Cronfa Bensiwn – Aelod o Gronfa Bensiwn a
Phwyllgor Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe – personol. Y
Cynghorydd W G Thomas – Cofnod Rhif 35 – Adroddiad SRA
260 Swyddfa Archwilio Cymru 2016/17 – Cronfa Bensiwn – Aelod o Gronfa Bensiwn a
Phwyllgor Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe – personol. Y
Cynghorydd T M White – Cofnodion rhif 35 – Adroddiad SRA
260 Swyddfa Archwilio Cymru 2016/17 – Cronfa Bensiwn – Cymwynaswr Cronfa
Bensiwn Dinas a Sir Abertawe ac Aelod y Bwrdd Pensiwn Lleol, 36 – Adroddiad Blynyddol ar Archwiliadau Ysgolion
2016/17 – Ymateb y Prif Swyddog Addysg
i'r Adroddiad Blynyddol ar Archwiliadau Ysgolion – Llywodraethwr Ysgol – personol. |
|
Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol. Cofnodion: Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod
cywir, yn amodol ar y diwygiadau canlynol: - Ychwanegu'r
Cynghorydd P Jones at y rhestr o ymddiheuriadau. Cofnod
Rhif 28 – Ail baragraff – Mae angen diwygio'r frawddeg fel ei bod yn dweud –
'Nodwyd y byddai Llythyrau Sylwadau'n cael eu hadrodd i'r Pwyllgor Archwilio yn
gynharach yn y dyfodol.' |
|
Hyfforddiant Archwilio Allanol - Swyddfa Archwilio Cymru. Cofnodion: Rhoddodd Geraint
Norman a David Williams, Swyddfa Archwilio Cymru, gyflwyniad hyfforddi manwl ac
addysgiadol am rôl Swyddfa Archwilio Cymru a'r Pwyllgor Archwilio. Roedd y manylion a
ddarparwyd yn y cyflwyniad yn cynnwys: - ·
Cyflwyniad
– Pwy ydym ni? ·
Swyddfa
Archwilio Cymru – gwaith Swyddfa Archwilio Cymru a'i rôl ·
Yr
archwiliad ariannol ·
Allbynnau
Swyddfa Archwilio Cymru ·
Ein
perthynas â'r Archwiliad Mewnol ·
Archwiliad
o Berfformiad (Mesur Llywodraeth Leol) ·
Archwiliad
Allanol a'r Pwyllgor Archwilio Diolchodd y Cadeirydd i gynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru am ddarparu'r hyfforddiant a nododd mai'r her oedd adeiladu ar yr hyn a gyflawnwyd yn ystod y blynyddoedd diwethaf. |
|
Adroddiad SRA 260 Swyddfa Archwilio Cymru 2016/17 - Dinas a Sir Abertawe. PDF 302 KB Cofnodion: Cyflwynodd Geraint
Norman, Swyddfa Archwilio Cymru, Adroddiad SRA 260
2016/17 – Dinas a Sir Abertawe. Nododd
yr adroddiad faterion i'w hystyried, gan gynnwys materion yn codi o archwiliad
cyfriflenni ariannol y cyngor ar gyfer 2016-17 yr oedd angen adrodd amdanynt
dan SRA 260. Ychwanegwyd bod yr
archwilwyr wedi derbyn y datganiadau ariannol drafft ar gyfer y flwyddyn a
ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2017 ar 14 Mehefin 2017, cyn y dyddiad dod i ben (30
Mehefin 2017) a'u bod bellach wedi cwblhau eu gwaith archwilio. Roedd Swyddfa
Archwilio Cymru'n rhoi gwybod am y materion mwy sylweddol a gododd yn yr
archwiliad, ac roeddent am eu hystyried cyn cymeradwyo'r datganiadau ariannol.
Trafodwyd y materion hyn eisoes â'r Swyddog Adran 151. Bwriad yr
Archwilydd Cyffredinol oedd cyhoeddi adroddiad archwilio anghymwys ar
ddatganiadau ariannol 2016-17. Roedd y
llythyr cynrychioli terfynol wedi'i gynnwys yn Atodiad 1, darparwyd yr
adroddiad archwilio arfaethedig yn Atodiad 2, darparwyd y camddatganiadau
wedi'u cywiro yn Atodiad 3 a nodwyd yr argymhellion allweddol a gododd o'r
gwaith archwiliad ariannol yn Atodiad 4. Gofynnodd y
pwyllgor gwestiynau ynghylch y canlynol ac ymatebodd Cynrychiolydd Swyddfa
Archwilio Cymru/Swyddog Adran 151 iddynt: - ·
Yr
her o gyflwyno dyddiadau cau'r adroddiadau erbyn diwedd mis Mai yn 2021 a'r
angen i gyflwyno mwy o amcangyfrifon/rhagdybiaethau yn y broses; ·
Mwy o
risg a phwysau ar adnoddau oherwydd terfynau amser caeth a'r her o ran rheoli; ·
Y
broses o ddilysu'r cyfrifon; ·
Rhoi
cyfrif am gyfalaf, yn benodol prisiadau adeiladu a thir. Penderfynwyd nodi cynnwys yr
adroddiad. |
|
Adroddiad SRA 260 Swyddfa Archwilio Cymru 2016/17 - Cronfa Bensiwn. PDF 302 KB Cofnodion: Cyflwynodd David Williams,
Swyddfa Archwilio Cymru, adroddiad a oedd yn nodi materion i'w hystyried a oedd
yn codi o archwiliad cyfriflenni ariannol y Gronfa Bensiwn ar gyfer 2016/17 yr
oedd angen adrodd amdanynt dan SRA 260. Cyfanswm yr asedau
gros a reolir gan y Gronfa Bensiwn yw £1.8 biliwn. Barnwyd bod lefelau meintiol
camddatganiadau'r Gronfa Bensiwn gwerth £18.6 miliwn. Amlinellodd yr adroddiad
y materion sy'n codi ar ôl archwilio cyfriflenni ariannol y Gronfa Bensiwn ar
gyfer 2016-17. Derbyniwyd y
cyfriflenni ariannol drafft ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth 2017
ar 6 Mehefin 2017, cyn y dyddiad cau ar 30 Mehefin 2017. Roedd Swyddfa Archwilio Cymru'n adrodd am y
materion mwy sylweddol a gododd o'r archwiliad, ac roeddent o'r farn bod angen
ystyried y rhain cyn cymeradwyo'r datganiadau ariannol. Trafodwyd y materion hyn eisoes â Swyddog
Adran 151. Bwriad yr
Archwilydd Cyffredinol oedd cyflwyno adroddiad archwiliad anghymwys am y
cyfriflenni ariannol wedi i'r awdurdod ddarparu llythyr cynrychioliadau sy'n
seiliedig ar yr hyn a nodwyd yn Atodiad 1. Nodwyd yr adroddiad
archwilio arfaethedig yn Atodiad 2. Roedd y Gronfa Bensiwn wedi'i chynnwys ym
mhrif gyfriflenni ariannol y cyngor ac felly'r ymateb a gyflwynwyd oedd yr un a
gynigiwyd ar gyfer cynnwys prif gyfriflenni ariannol
y cyngor yn y Gronfa Bensiwn. Amlinellwyd na
nodwyd unrhyw gamddatganiadau yn y cyfriflenni ariannol a oedd yn dal i fod yn
ddiffygiol. Roedd nifer o gamddatganiadau a oedd wedi'u cywiro gan reolwyr ond
roedd yr archwilwyr o'r farn y dylid tynnu ein sylw atynt oherwydd eu
perthnasedd i gyfrifoldebau'r awdurdod lleol dros y broses adrodd
ariannol. Nodwyd y rhain gyda'r
esboniadau yn Atodiad 3. Ni chafodd y
diwygiadau hyn unrhyw effaith ar Gyfrif y Gronfa ond cynyddodd gwerth y buddsoddiadau
yng Nghyfriflen yr Asedau Net £2.3 miliwn. Roedd hefyd nifer o ddiwygiadau
cyflwyniadol eraill a wnaed i'r cyfriflenni ariannol drafft a gododd o'r
archwiliad. Adroddwyd hefyd am faterion sylweddol eraill a gododd o'r
archwiliad. Amlinellwyd yr
argymhellion allweddol a gododd o'r archwiliad ariannol yn Atodiad 4. Roedd y rheolwyr wedi ymateb iddynt a byddai
cynnydd yn cael ei wirio yn ystod archwiliad y flwyddyn nesaf. Lle'r oedd
unrhyw gamau gweithredu heb eu cyflawni, byddai'r archwilwyr yn parhau i
fonitro cynnydd a'i gynnwys yn adroddiad y flwyddyn nesaf. Gofynnodd y
pwyllgor gwestiynau mewn perthynas â'r canlynol, ac ymatebodd Cynrychiolydd
Swyddfa Archwilio Cymru/Swyddog Adran 151 iddynt: - ·
Amcangyfrifon
o ecwiti preifat; ·
Gwybodaeth
a dderbyniwyd gan gyrff a ganiateir mewn modd cywir ac amserol; ·
Cynnydd
mewn aelodaeth y Gronfa Bensiwn. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Adroddiad Blynyddol Archwiliadau Ysgolion 2016/2017. PDF 205 KB Cofnodion: Darparodd y Prif Archwiliwr a oedd yn cyflwyno'r adroddiad grynodeb o'r
archwiliadau ar ysgolion a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod
2016/17 a nododd rai materion cyffredinol a gododd yn ystod yr archwiliadau. Amlinellwyd y
cynhelir archwiliad ym mhob ysgol gynradd, uwchradd ac arbennig yn Abertawe bob
3 blynedd. Roedd rhaglen archwilio safonol ar gael ar gyfer pob sector ysgol. Am nifer o
flynyddoedd paratowyd adroddiad a oedd yn trafod yr archwiliadau a wnaed ar
ysgolion bob blwyddyn gan y Prif Swyddog Addysg a'r Pwyllgor Archwilio. Roedd
yr adroddiad hefyd yn nodi'r materion cyffredinol a ganfuwyd yn ystod yr
archwiliadau. Atodwyd yr
Adroddiad Blynyddol ar Archwiliadau Ysgolion 2016/17 yn Atodiad 1. Gofynnodd y
pwyllgor nifer o gwestiynau i'r Prif Archwiliwr, y Prif Swyddog Addysg a
Phennaeth yr Uned Ariannu a Gwybodaeth, ac ymatebwyd iddynt yn briodol. Roedd y
trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: - ·
Gweithdrefnau
archwiliad yn sgil darparu argymhellion i benaethiaid a sicrhau bod cadeirydd y
llywodraethwyr, cyrff llywodraethu a'r Prif Swyddog Addysg yn derbyn yr
adroddiad terfynol; ·
Sicrhau
bod y broses sydd ar waith yn ddigon cadarn i fynd i'r afael ag unrhyw faterion
sydd heb eu datrys a chwblhau'r materion hyn. ·
Cyflwyno
cofnodion y Corff Llywodraethu i'r Uned Cefnogi Ysgolion mewn modd amserol; ·
Pwysigrwydd
nodi bod y rhan fwyaf o ysgolion yn darparu gwasanaeth da a bod barn archwilio
cymedrol yn brin iawn; ·
Ymweliadau
dilynol i ysgolion sy'n derbyn dyfarniadau cymedrol; ·
Trosolwg
manylach mewn perthynas ag arian answyddogol gan gynnwys rhoddion gan rieni i
ysgolion; ·
Annog
y cynnydd a wnaed mewn perthynas â holiaduron hunanasesu ysgolion, cyflwyno
ymagwedd archwilio newydd i ysgolion cynradd ac arbennig yn llwyddiannus, a'r
adborth cadarnhaol a gafwyd gan ysgolion ynglŷn â'r ymagwedd newydd; ·
Sicrhau bod yr ymagwedd newydd yr un mor effeithiol â'r
ymagwedd ddiwethaf, a dangos tystiolaeth o hyn yn yr adroddiad y flwyddyn
nesaf; ·
Craffu
ar ysgolion trwy ymweliadau gan yr Ymgynghorwyr Herio; ·
Cyflwyno
dyddiadau cau ar ffurflenni i sicrhau eu bod yn cydymffurfio ac yn dychwelyd eu
holiaduron yn brydlon; ·
Taliadau
ysgol mewn perthynas â Chytundeb Lefel Gwasanaeth y Gwasanaeth Caffael (CLG) a nifer yr ysgolion sydd wedi tynnu'n ôl o'r CLG; ·
Materion
caffael, gan amlinellu'n benodol y risgiau a'r gweithdrefnau i'w dilyn; ·
Darparu
hyfforddiant caffael ychwanegol i benaethiaid/staff gweinyddol a'r cynnig i
wneud yr hyfforddiant yn orfodol; ·
Defnydd
effeithiol o Swyddog Caffael Ysgolion dynodedig yr awdurdod. ·
Y
gwahaniaeth rhwng ysgolion a chyllideb/gweithdrefnau arferol y cyngor mewn
perthynas â mynediad i'r rhestr gymeradwy o gyflenwyr a chael mynediad i
gontractwyr y cyngor ar gyfer gwasanaethau e.e. gwasanaethau glanhau ffenestri;
·
Yr
angen i oresgyn problemau caffael mewn ysgolion ac osgoi materion rhag
gwaethygu; ·
Symiau
sylweddol o arian yng nghyfrifon banc nifer bach o ysgolion; ·
Sicrhau
bod yr holl blant cymwys yn hawlio prydau ysgol am ddim a chyflwyno'r system
hawlio newydd trwy fudd-daliadau; ·
Rhoi
system talu ar-lein ar waith er mwyn gallu talu am brydau ysgol ar-lein o fis
Medi 2017 (sQuid) a dylai hyn leihau'r anghysondebau
bach a gafwyd yn yr archwiliad yn sylweddol. Nododd y Prif
Swyddog Addysg y byddai'n cyflwyno'r adroddiad i'r Fforwm Cyllideb Ysgolion i'w
drafod. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) PDF 130 KB Cofnodion: Darparwyd Adroddiad
Olrhain Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth. |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) PDF 127 KB Cofnodion: Cyflwynwyd
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth. |