Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r côd ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Darparodd y Rheolwr Rheoli Cynllunio adroddiad diweddaru am rwymedigaethau Adran 106 a nododd bod cynnydd da wedi cael ei wneud.

Meddai gan fod adroddiad Archwilio Mewnol mis Mawrth 2016 wedi rhoi sicrwydd cyfyngedig, datblygwyd cynllun gweithredu er mwyn rhoi ffocws ar y broses fusnes. Roedd hwn yn cael ei fonitro a'i adolygu, ond byddai'r broses hon yn un araf oherwydd y nifer cymharol fach o gytundebau a chyfraniadau sy'n cael eu derbyn ar hyn o bryd, yn enwedig ar ôl y cwymp yn y farchnad ers 2007. Roedd y broses o gyd-drafod a monitro cyfraniadau Adran 106 wedi cael ei fapio ac roedd system ar waith a oedd ar gael i aelodau. Hefyd trefnwyd sesiwn hyfforddiant ar gyfer aelodau a bu oddeutu 20 yn bresennol.

Yn ychwanegol, sefydlwyd Grŵp Swyddogion er mwyn cyd-drafod a rheoli cytundebau Adran 106, a phwysleisiwyd bod rheoliadau wedi cael eu tynhau'n sylweddol ers cyflwyno Rheoliadau CIL yn 2010, gan arwain at unrhyw gais am gyfraniadau'n gorfod diwallu profion clir er mwyn mynd i’r afael ag effeithiau niweidiol datblygiad penodol.

Gofynnodd y pwyllgor nifer o gwestiynau i'r swyddog, ac ymatebwyd iddynt yn briodol.  Roedd trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol yn bennaf: -

·         Manylion a gynhwysir yng Nghofrestr Adran 106;

·         Nifer y cymeradwyaethau cynllunio a oedd wedi cynnwys yn benodol dai fforddiadwy fel amod, a nifer y tai;

·         Y broses cyfraniadau oddi ar y safle;

·         Olrhain cytundebau Adran 106 a monitro taliadau;

·         Ymgymryd â’r broses archwilio gan y Gwasanaethau Cynllunio;

·         Nifer y cytundebau Adran 106 ers mis Mai 2008;

·         Datblygwyd y broses i gyd-drafod a monitro cytundebau Adran 106 gan ddilyn trafodaethau Pwyllgor Cynghori'r Cabinet ar Ddatblygu, a chyfraniad yr aelodau yn y broses;

·         Cynnal gwiriadau blynyddol ar bob safle sy'n cynnwys Llywodraeth Cymru a datblygwyr, a’r gwirio rheolaidd gan y Gwasanaethau Cynllunio;

·         Gan fod y mater wedi cael ei drafod gan y Pwyllgor Archwilio a Phwyllgor Cynghori'r Cabinet ar Ddatblygu, cwestiynodd y Pwyllgor yr angen i Graffu cynnal ymchwiliad.

Nododd y Cadeirydd sylwadau'r Pwyllgor ynglŷn ag adroddiadau llafar a ddarparwyd yn y Pwyllgor, a chynhelir archwiliad mewnol pellach o ran y Gwasanaeth Cynllunio cyn hir.

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd Swyddog Adran 151 Ddatganiad Drafft o Gyfrifon ar gyfer 2015/16 i'r Pwyllgor 'er gwybodaeth' ac er mwyn ei adolygu. 

Amlinellwyd bod y ddeddfwriaeth yn gofyn i'r cyngor gyflwyno Datganiad Cyfrifon blynyddol mewn perthynas â phob blwyddyn ariannol fel a ganlyn:-

-       Erbyn 30 Mehefin gan ddilyn y flwyddyn y mae'r cyfrifon yn ymwneud â hi - Cyfrifon i gael eu drafftio a'u llofnodi gan Swyddog Adran 151;

-       Erbyn 30 Medi gan ddilyn y flwyddyn y mae'r cyfrifon yn ymwneud â hi, mae angen i'r cyfrifon gael eu harchwilio a'u cymeradwyo gan y cyngor.

Roedd y Cyfrifon Drafft ar gyfer 2015/16 wedi cael eu paratoi, ac wedi cael eu llofnodi gan Swyddog Adran 151 ar 24 Mehefin 2016. Darparwyd copi yn Atodiad A. Roedd y cyfrifon wedi cael eu cyflwyno'n swyddogol i archwilwyr y cyngor - Swyddfa Archwilio Cymru - a oedd wedi dechrau archwilio'r cyfrifon. Fel rhan o'r broses archwilio, byddai'r cyfrifon ar gael i'w harchwilio gan y cyhoedd am gyfnod o bedair wythnos yn ystod mis Awst/dechrau mis Medi 2016.

Roedd ffurf a chynnwys yr adroddiad wedi eu nodi yng nghôd ymarfer CIPFA a oedd yn sail arfer gorau yn unol â deddfwriaeth.

Gofynnodd y Pwyllgor nifer o gwestiynau i Swyddog Adran 151 a ymatebodd yn briodol.  Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Gwariant/incwm gros Tai Awdurdod Lleol (CRT);

·         Cronfeydd wrth gefn na ellir eu defnyddio yn cael eu defnyddio fel mesur cyfrifeg yn unig;

·         Defnyddio cronfeydd wrth gefn sydd wedi'u clustnodi/sy'n ddefnyddiol;

·         Cyllid i wella isadeiledd er mwyn lleihau hawliadau yn erbyn yr awdurdod; 

·         Cyllid i dalu am gostau hawliadau cyflog a graddio a nifer yr hawliadau sy'n weddill;

·         Defnydd o gronfeydd wrth gefn cyffredinol;

·         Effaith bosibl Brexit ar brisiadau;

·         Dosbarth newydd o asedau'n cael ei gyflwyno.

Cadarnhaodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru y byddai'r archwilwyr allanol yn chwilio am unrhyw beth sy'n faterol anghywir. Fodd bynnag, nid oedd yr awdurdod wedi cael barn gymwys am gryn dipyn o amser.

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.

Darparodd y Prif Archwilydd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft ar gyfer 2015/16.

Roedd yn ofynnol yn ôl Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014 i'r

Cyngor gynnal adolygiad o'i drefniadau llywodraethu, o leiaf bob blwyddyn.

Bwriad yr adolygiad oedd dangos sut oedd y cyngor wedi cydymffurfio â'i

Gôd Llywodraethu Corfforaethol.

Amlinellwyd 6 egwyddor graidd y Fframwaith ar gyfer Cyflwyno Llywodraethu Da mewn Llywodraeth Leol a sefydlwyd gan CIPFA a SOLACE.

Gwnaeth yr Adroddiad ar yr Adolygiad Llywodraethu Corfforaethol a

Gynhyrchwyd gan y CLlLC, a adroddwyd yng nghyfarfod diwethaf y

pwyllgor, yr awgrymiadau canlynol o ran y Datganiad Llywodraethu

Blynyddol (DLlB):

Byddai camau gweithredu ar waith yn ystod 2016/17 er mwyn rhoi'r

argymhellion ar waith a bwriadwyd hefyd y byddai'r grŵp ymgynnull

newydd yn llunio adroddiad chwarterol i'r pwyllgor er mwyn darparu

cymorth pellach o ran llywodraethu corfforaethol fel sy'n ofynnol gan Fesur

Llywodraeth Leol (Cymru) 2011.

Atodwyd y DLlB drafft ar gyfer 2015/16 i Atodiad 1 ac roedd yn destun ymgynghoriad gyda'r Tîm Rheolaeth Gorfforaethol cyn adrodd i'r Pwyllgor Archwilio. Byddai fersiwn derfynol y DLlB yn cael ei chyflwyno i'r Cabinet ym mis Medi er mwyn ei chymeradwyo cyn cael ei llofnodi gan y Prif Weithredwr a'r Arweinydd, a'i chyhoeddi gyda'r datganiad o gyfrifon a archwiliwyd ar gyfer 2015/16.

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd adroddiad a oedd yn darparu'r archwiliadau terfynol ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr isadran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod 1 Ionawr 2016 i 31 Mawrth 2016.

Cwblhawyd cyfanswm o 25 archwiliad yn ystod Chwarter 4. Darparwyd yr

archwiliadau terfynol yn Atodiad 1, a ddangosodd hefyd lefel y sicrwydd a

roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad, a nifer yr argymhellion a wnaed a

chytuno arnynt.

Gwnaed cyfanswm o 212 o argymhellion archwilio, a chytunodd y

rheolaeth i roi 206 o argymhellion ar waith, h.y. 97.2% yn erbyn y targed o

98%. Roedd yr argymhellion na chytunwyd arnynt naill ai'n risg isel neu'n

arfer da, a dangoswyd gan y rheolaeth bod dulliau rheoli ad-dalu ar waith.

Dangosodd Atodiad 2 bob archwiliad sydd wedi'i gynnwys yn y cynllun a

gymeradwywyd gan y Pwyllgor ym mis Ebrill 2015, ac mae'n nodi’r sefyllfa o

31 Mawrth 2016 ar gyfer pob archwiliad. Dangosodd Atodiad 3 fanylion cryno’r

materion sylweddol a arweiniodd at ystyried y 4 archwiliad terfynol yn

Chwarter 4 fel rhai cymedrol.

Roedd Cynllun Gweithredu Rheoli a oedd yn cynnwys cyfres o argymhellion i fynd i'r afael â materion a gafwyd ym mhob archwiliad a oedd yn derbyn lefel negyddol o sicrwydd wedi cael ei gytuno gyda'r rheolwyr. Roedd unrhyw archwiliad a oedd yn derbyn lefel cymedrol neu isel o sicrwydd hefyd yn cael ei adrodd i'r cyfarfod Cyfarwyddiaeth MPC perthnasol ac roedd camau gweithredu’n cael eu monitro gan y Cyfarwyddwr/Pennaeth Gwasanaeth priodol.

Darparwyd manylion am waith yr isadran Archwilio Mewnol yn ystod Chwarter 4 a gwybodaeth am y lefelau uchel o salwch yn yr isadran. Yn ychwanegol, amlinellwyd y camau dilynol a gwblhawyd rhwng 1 Ionawr a 31 Mawrth 2016.

Trafododd y pwyllgor yr wybodaeth yn yr adroddiad.

PENDERFYNWYD ar y canlynol: -

1)    Dylid nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Yn y dyfodol, bydd angen adrodd i'r Pwyllgor am unrhyw oedi o ran derbyn ymateb gan wasanaeth i adroddiad Archwilio Mewnol drafft.

3)    Mae'r Prif Archwiliwr yn cysylltu â Phennaeth Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol er mwyn trafod y weithdrefn o ran atal cardiau amser hyblyg pan fydd gweithiwr yn terfynu cyflogaeth gyda'r awdurdod.

4)    Mae'r Cadeirydd yn ysgrifennu at y Pennaeth Gwasanaeth pan fydd archwiliad yn derbyn lefel gymedrol o sicrwydd am ail archwiliad i fynegi pryder y Pwyllgor nad oes unrhyw welliant wedi ei wneud o ran y camau gweithredu sydd ar waith.

Darparodd y Prif Archwilydd adroddiad 'er gwybodaeth a oedd yn cynnwys manylion am y camau gweithredu a gofnodwyd gan y Pwyllgor Archwilio, a'r ymatebion i'r camau gweithredu.

Cyflwynwyd Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.