Agenda a Chofnodion

http://www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y buddion canlynol: -

Y Cynghorydd C Anderson – Cofnod rhif 76 - Swyddfa Archwilio Cymru - Dinas a Sir Abertawe 2016 - Cynllun Archwilio – Rwy'n aelod o'r Awdurdod Iechyd Porthladd Bae Abertawe – personol.

Y Cynghorydd T M White – cofnodion rhif 76 a 77 - Swyddfa Archwilio Cymru - Dinas a Sir Abertawe 2016 - Cynllun Archwilio a Chronfa Bensiwn – aelod o Awdurdod Iechyd Porthladd Bae Abertawe a Chronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe – personol.

Swyddogion

P Beynon – cofnod rhif 86 - Adroddiad Archwilio'r Tîm Twyll Corfforaethol – Roedd fy ngwraig yn un o aelodau'r staff y cyfwelwyd â hwy fel rhan o'r archwiliad – personol.

Derbyn bod cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Archwilio'n gofnod cywir.

PENDERFYNWYD cymeradwyo cofnodion cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 16 Chwefror a 22 Mawrth 2016, yn gofnodion cywir.

Nodwyd y bydd y Cadeirydd/Prif Archwilydd yn cyflwyno adroddiad ynghylch ysgol newydd YGG Lôn-las gerbron y Pwyllgor Archwilio ym mis Mehefin 2016.

Rhoddodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol gyflwyniad ar ddiweddariad cynnydd manwl a llawn gwybodaeth ynghylch Adolygiad Cyfoedion CLlLC. 

Trafododd yr Adolygiad Cyfoedion - cefndir; Adolygiad Cyfoedion – penawdau ac argymhellion; Cynllun Gweithredu  – cynnydd; Crynodeb o'r canlyniadau dymunol; Cysylltiadau Asesu Corfforaethol Swyddfa Archwilio Cymru; Camau Nesaf.

Gofynnodd y pwyllgor nifer o gwestiynau i'r cyfarwyddwr, ac ymatebwyd iddynt yn briodol.  Roedd y penderfyniadau'n ymwneud â'r canlynol: -

·         Staff y cyngor yn meddu ar ymagwedd gadarnhaol a oedd yn argymhelliad diweddar o adolygiad craffu oherwydd nad oedd rhai cyfarwyddiaethau'n cydymffurfio gystal ag eraill;

·         Yr awdurdod yn ymgynghori'n gyson â chymunedau;

·         Mae newidiadau cadarnhaol eisoes wedi cael eu gwneud fel yr Ystafell Borffor, Help Llaw a gwella cysylltiad ag aelodau;

·         Cynnydd ynghylch gwneud y cyngor yn awdurdod a arweinir gan aelodau;

·         Cynnydd yr adroddiad Llywodraethu Corfforaethol;

·         Proses gwerthuso staff.

Mynegodd y pwyllgor ei ddiolch a'i ddymuniadau da i Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol a fyddai'n gadael yr awdurdod yn fuan.

PENDERFYNWYD nodi cynnwys y cyflwyniad.

Cyflwynodd John Herniman, Swyddfa Archwilio Cymru, y Cynllun Archwilio ar gyfer yr Awdurdod.  Esboniwyd y cyflwynwyd y gwaith hwn o dan Ddeddf Archwiliad Cyhoeddus (Cymru) 2004, Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009, Deddf Llywodraeth Leol 1999 a'r Côd Ymarfer Archwilio.

Esboniwyd mai diben y cynllun oedd nodi'r gwaith arfaethedig gan Swyddfa Archwilio Cymru, wrth ei wneud, faint y bydd yn ei gostio a phwy fydd yn gwneud y gwaith.  Ni chafwyd unrhyw gyfyngiadau ar yr Archwilydd Cyffredinol wrth gynllunio cwmpas yr archwiliad hwn.  Nodwyd cyfrifoldebau'r Archwilydd Cyffredinol, ynghyd â rhai'r rheolwyr a'r rhai sy'n llywodraethu yn Atodiad 1. 

Ychwanegwyd mai cyfrifoldeb yr Archwilydd Cyffredinol oedd cyflwyno tystysgrif ac adrodd ar ddatganiadau ariannol a oedd yn cynnwys barn ar eu "gwirionedd a'u tegwch".  Byddai'r Archwilydd Cyffredinol hefyd yn ystyried a oedd Dinas a Sir Abertawe wedi gwneud trefniadau cywir i ddiogelu'r economi, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd wrth ddefnyddio adnoddau ai peidio ac adrodd os nad oedd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn cydymffurfio â'r gofynion.  Nododd Atodiad 1 gyfrifoldebau'r Archwilydd Cyffredinol yn llawn. 

Mae'r gwaith a wnaed gan yr Archwilydd Cyffredinol i gyflawni ei gyfrifoldebau'n ymateb i'w asesiad o risgiau.  Caniataodd y ddealltwriaeth hon i'r Archwilydd Cyffredinol ddatblygu ymagwedd archwilio a oedd yn canolbwyntio ar gyfeirio at risgiau penodol gan roi sicrwydd i'r datganiadau ariannol yn eu cyfanrwydd.  Roedd yr ymagwedd archwiliad yn cynnwys tri cham a nodwyd yn Arddangosyn 1.  Darparwyd y risgiau archwilio ariannol yn Arddangosyn 2.  Nododd Arddangosyn 4 rannau o'r gwaith archwilio perfformiad.  Rhoddodd Arddangosyn 6 amcangyfrif o'r ffi archwilio ar gyfer gwaith ac amserlen gwaith y Cynllun Archwilio a ddarparwyd yn Arddangosyn 8.

Nid oedd yn bosib manylu ar y gwaith archwilio perfformiad i'w wneud yn 2016/2017 ar hyn o bryd oherwydd ymgynghoriad parhaus â chyrff sector cyhoeddus ar sut gall yr Archwilydd Cyffredinol ryddhau ei ddyletswyddau. Caiff rhaglen gwaith perfformiad 2016/17 ei chadarnhau cyn gynted ag y bo modd.

Gofynnodd y Pwyllgor gwestiynau i gynrychiolydd o Swyddfa Archwilio Cymru a ymatebodd yn briodol.

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd John Herniman, Swyddfa Archwilio Cymru, y Cynllun Archwilio ar gyfer 2016 ar gyfer Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe.  Esboniwyd bod y gwaith hwn wedi'i gyflwyno dan Gôd Ymarfer Archwilio i archwilio a chadarnhau a oedd datganiadau cyfrifo Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe (y Gronfa Bensiwn) yn 'wir ac yn deg'.   Ni chafwyd unrhyw gyfyngiadau ar yr Archwilydd Cyffredinol wrth gynllunio cwmpas yr archwiliad hwn.  Nodwyd cyfrifoldebau'r Archwilydd Cyffredinol, ynghyd â rhai'r rheolwyr a'r rhai sy'n llywodraethu yn Atodiad 1.

Ychwanegwyd mai cyfrifoldeb yr Archwilydd Cyffredinol oedd cyflwyno tystysgrif ac adrodd ar ddatganiadau ariannol a oedd yn cynnwys barn ar eu "gwirionedd a'u tegwch".  Roedd y gwaith archwilio y mae'r Archwilydd Cyffredinol yn ei wneud i gyflawni ei gyfrifoldebau yn ymateb i'm hasesiad o risgiau. Roedd y ddealltwriaeth hon wedi galluogi'r Archwilydd Cyffredinol i ddatblygu ymagwedd archwiliad a oedd yn canolbwyntio ar fynd i'r afael â risgiau penodol, gan roi sicrwydd i'r cyfrifon Cronfa Bensiwn yn eu cyfanrwydd. Roedd yr ymagwedd archwiliad yn cynnwys tri cham a nodir yn Arddangosyn 1.    Darparwyd y risgiau archwilio ariannol yn Arddangosyn 2.

Ychwanegwyd y byddai'r lefelau y barnodd yr Archwilydd Cyffredinol gamddatganiadau o bwys ac yn cael eu hadrodd i Bwyllgor y Gronfa Bensiwn a'r Pwyllgor Archwilio ac i'r rhai a oedd yn gyfrifol am lywodraethu (y cyngor) cyn cwblhau'r archwiliad.

Yn ogystal â chynnwys datganiadau ariannol y Gronfa Bensiwn yn y prif ddatganiadau ariannol, roedd gofyn i awdurdodau gweinyddol gyhoeddi Adroddiad Blynyddol ar y Gronfa Bensiwn y mae'n rhaid cynnwys cyfrifon y Gronfa Bensiwn.

Mae gofyn i'r Archwilydd Cyffredinol ddarllen Adroddiad Blynyddol y Gronfa Bensiwn ac ystyried a yw'r wybodaeth ynddo'n gyson â'r cyfrifon Cronfa Bensiwn a archwiliwyd ym mhrif ddatganiadau cyfrifo'r cyngor.

Mae'r Archwilydd Cyffredinol hefyd yn cyflwyno datganiad archwiliad yn cadarnhau cysondeb y cyfrifon yn yr adroddiad blynyddol ynghyd â chyfrifon y Gronfa Bensiwn.

Rhoddodd Arddangosyn 3 amcangyfrif o'r ffi archwilio ar gyfer gwaith ac amserlen gwaith y Cynllun Archwilio a ddarparwyd yn Arddangosyn 5.

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd Geraint Norman, Swyddfa Archwilio Cymru, ddiweddariad Ebrill 2016 i Bwyllgor Archwilio Dinas a Sir Abertawe.  Roedd y manylion a ddarparwyd yn cynnwys Gwaith Archwilio Ariannol 2015-16 - Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe. Gwaith Archwilio Ariannol 2015-16 – Dinas a Sir Abertawe; a gwaith perfformiad 2015-16.

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd adroddiad a oedd yn amlinellu cefndir Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus a gyflwynwyd o 1 Ebrill 2013 a chyflwyno Siarter Archwilio Mewnol i'w chymeradwyo gan y Pwyllgor.

Dogfen ffurfiol yw'r Siarter Archwilio Mewnol sy'n diffinio diben, awdurdod a chyfrifoldeb y gweithgaredd archwilio mewnol.  Roedd cynnwys disgwyliedig y Siarter Archwilio Mewnol fel a amlinellir yn arweiniad y CIPFA ar roi'r PSIAS ar waith wedi'i gynnwys yn yr adroddiad.

Bellach mae gofyn i'r Prif Archwilydd adolygu'r Siarter Archwilio Mewnol yn gyfnodol a'i chyflwyno i'r Bwrdd Gweithredol a'r Pwyllgor Archwilio i'w chymeradwyo. Nododd y PSIAS mai cymeradwyaeth derfynol y Siarter Archwilio Mewnol oedd cyfrifoldeb y Pwyllgor Archwilio.

Adolygwyd Siarter Archwilio Mewnol Is-adran Archwilio Mewnol Dinas a Sir Abertawe ac amlygwyd y newidiadau yn

Atodiad 1.

Gofynnodd y Pwyllgor gwestiynau i'r Swyddog, a ymatebodd yn briodol.  Roedd y penderfyniadau'n ymwneud â'r canlynol: -

·         Sicrhau y cydymffurfiwyd â safonau;

·         Tîm Twyll Corfforaethol;

·         Colli'r Tîm Archwiliadau Budd-dal Tai i'r AGPh.

PENDERFYNWYD ar y canlynol: -

1)    Cymeradwyo'r Siarter Archwilio Mewnol ar gyfer 2016/17;

2)    Y Prif Archwilydd yn archwilio cyfradd lwyddiant erlyniadau Budd-dal Tai ers trosglwyddo'r gwasanaeth i'r AGPh.

Rhoddodd y Prif Archwilydd adroddiad a gyflwynwyd yng Nghynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2016/17.  Adroddwyd am y fethodoleg a ddefnyddiwyd i baratoi'r Cynllun Blynyddol i'r Pwyllgor mewn cyfarfod ar 16 Chwefror 2016. 

Ychwanegwyd, ar gyfer 2016/17, fod yr Is-adran Archwilio Mewnol yn cynnwys 10.5 aelod o staff ac eithrio'r Prif Archwilydd a oedd yn ostyngiad o 0.5 Archwilydd o gymharu â 2016/16. Roedd y swydd 0.5 hon yn wag yn ystod 2015/16 ac mae bellach wedi'i diddymu'n gyfan gwbl o'r sefydliad.

Dangoswyd crynodeb o Gynllun Archwilio Mewnol 2016/17 yn Atodiad 1 a dangoswyd rhestr o archwiliadau ar gyfer y flwyddyn yn Atodiad 2 ynghyd â nifer y diwrnodau a gynlluniwyd ar gyfer pob archwiliad. Cafwyd gostyngiad yn nifer y diwrnodau sydd ar gael oherwydd gostyngiad 0.5 swydd, ond yn gyffredinol roedd nifer y diwrnodau cynhyrchiol ar gael wedi cynyddu 70 fel a amlinellir yn Atodiad 1.

Roedd Cynllun Archwilio Mewnol 2016/17 yn cynnwys yr archwiliadau a ohiriwyd o 2015/16 o oddeutu 450 o ddiwrnodau ac a oedd hefyd yn cynnwys archwiliadau newydd â chyfanswm o 110 o ddiwrnodau.   Er mwyn cynnwys yr archwiliadau a ohiriwyd o 2015/16 a'r archwiliadau newydd a hefyd gydweddu'r Asesiad o Anghenion Archwilio i'r adnoddau sydd ar gael, roedd cyfanswm archwiliadau o 385 o ddiwrnodau a oedd fod cael archwiliad yn 2016/17 wedi'u gohirio i 2017/18.  

Roedd nifer yr archwiliadau a ohiriwyd yn parhau i ostwng o gymharu â blynyddoedd blaenorol ac yn caniatáu i archwiliadau newydd gael eu cynnwys yn y cynllun. Roedd hyn oherwydd effaith flwyddyn gyfan newidiadau a gyflwynwyd yn ystod 2015/16 megis y cynnydd yn nefnydd holiaduron hunanasesu a'r Tîm Twyll Corfforaethol.

Fel yn y blynyddoedd cynt, adroddir ar gynnydd a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol wrth gyflawni'r Cynllun Archwilio i'r Pwyllgor Archwilio yn chwarterol. Barn y Prif Archwilydd oedd y byddai Cynllun Archwilio Mewnol 2016/17 yn darparu gwybodaeth archwilio ddigonol ar gyfer y farn flynyddol ar reolaeth fewnol i'w chyflwyno i'r cyngor drwy Swyddog Is-adran 151 a'r Pwyllgor Archwilio.

Gofynnodd y Pwyllgor nifer o gwestiynau i'r Swyddog a ymatebodd yn briodol.

PENDERFYNWYD cymeradwyo Cynllun Archwilio Mewnol Blynyddol 2016/17.

Cyflwynodd y Cadeirydd Adroddiad Blynyddol drafft y Pwyllgor Archwilio ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2015/16.  Cyflwynwyd yr adroddiad er mwyn i'r Pwyllgor Archwilio drafod, adolygu a chyfrannu at Adroddiad Blynyddol 2015/16, cyn cyflwyno'r adroddiad gerbron y cyngor.

Cyflwynir Adroddiad Blynyddol terfynol y Pwyllgor Archwilio 2015/16 i'r Pwyllgor Archwilio ym mis Mehefin, cyn ei gyflwyno i'r cyngor ym mis Gorffennaf/Awst 2016.

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.

Darparwyd Rhaglen Waith Craffu 2015/16 er gwybodaeth.

Darparwyd llythyrau'r Cadeirydd er gwybodaeth.

Cyflwynwyd Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.

Nodwyd y byddai sesiwn hyfforddi'n cael ei chynnal ym mis Mehefin 2016.

Gofynnwyd i'r Pwyllgor wahardd y cyhoedd o'r cyfarfod er mwyn iddo ystyried yr eitem(au) f/busnes a nodwyd yn argymhellion yr adroddiad(au) ar y sail ei bod/eu bod yn debygol o ddatgelu gwybodaeth eithriedig fel y nodir ym mharagraff gwahardd Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972 fel y'i diwygiwyd gan Orchymyn Llywodraeth Leol (Mynediad i Wybodaeth) (Amrywiad) (Cymru) 2007 mewn perthynas ag eitemau busnes a nodir yn yr adroddiad(au).

Ystyriodd y Pwyllgor Brawf Budd y Cyhoedd wrth benderfynu a ddylid gwahardd y cyhoedd o'r cyfarfod ar gyfer yr eitemau busnes lle'r oedd Prawf Budd y Cyhoedd yn berthnasol fel y nodir yn yr adroddiad.

PENDERFYNWYD y dylid gwahardd y cyhoedd ar gyfer yr eitem busnes canlynol.

(SESIWN GAEËDIG)

Cyflwynodd y Swyddog Ymchwilio Twyll Corfforaethol adroddiad a oedd yn nodi manylion ymchwiliad gan y Tîm Twyll Corfforaethol i ymgais i dderbyn sieciau ffug yn erbyn y cyngor ac ysgol gynradd.

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.