Agenda, decisions and minutes

Penderfynwyd ethol Paula O’Connor (Aelod Lleyg) yn Gadeirydd ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2022-2023.

                                   (Bu Paula O’Connor (Cadeirydd) yn llywyddu)

Penderfynwyd ethol Paula O’Connor (Aelod Lleyg) yn Gadeirydd ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2022-2023.

                         (Bu Paula O’Connor (Cadeirydd) yn llywyddu)

Penderfynwyd ethol y Cynghorydd P R Hood-Williams yn Is-Gadeirydd ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2022-2023.

Penderfynwyd ethol y Cynghorydd P R Hood-Williams yn Is-Gadeirydd ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2022-2023.

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorydd T M White gysylltiad personol â chofnod rhif 5 – Adroddiad Blynyddol Archwiliad Mewnol 2021/22.

Datganodd Adam Hill gysylltiad personol â chofnod rhif 7 - Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2021/22.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorydd T M White gysylltiad personol â chofnod rhif 5 – Adroddiad Blynyddol Archwiliad Mewnol 2021/22.

Datganodd Adam Hill gysylltiad personol â chofnod rhif 7 - Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2021/22.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel cofnod cywir.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel cofnod cywir.

Cymeradwywyd.

Cyflwynodd Simon Cockings, Prif Archwilydd, adroddiad a oedd yn crynhoi'r gwaith a gwblhawyd gan Archwilio Mewnol 2021/22 ac a oedd yn cynnwys barn y Prif Archwilydd ar gyfer 2021/22, yn seiliedig ar y gwaith a wnaed yn ystod y flwyddyn.

Darparwyd Cynllun Archwilio Mewnol 2021/22 hyd at 31 Mawrth 2022 yn Atodiad 1.  Amlinellwyd rhestr gyflawn o bob archwiliad a gwblhawyd yn ystod 2021-22, ynghyd â lefel y sicrwydd a nifer yr argymhellion a wnaed ac a dderbyniwyd yn Atodiad 2 a manylwyd ar ddangosyddion perfformiad 2021-22 yn Atodiad 3.

Darparwyd manylion y canlynol: -

·         Adolygiad o 2021/22;

·         Gwaith dilynol a gwblhawyd;

·         Dangosyddion perfformiad;

·         Rhaglen sicrhau ansawdd a gwella a datganiad o gydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS);

·         Datganiad o annibyniaeth sefydliadol;

·         Barn y Prif Archwilydd am y gwaith a gwblhawyd yn 2021-22.

Dywedodd y Cadeirydd ei bod wedi cyfarfod â'r Prif Swyddog Cyllid/Adran 151 a'r Prif Archwilydd ynghylch canllawiau CIPFA a'i bod yn fodlon bod barn y Prif Archwilydd yn adlewyrchu'r canllawiau.

Mynegodd y Cadeirydd a'r Pwyllgor eu diolch i'r Prif Archwilydd a'r Tîm Archwilio Mewnol am eu gwaith sylweddol dan amgylchiadau anodd a'r gwelliannau pwysig a wnaed o'r flwyddyn flaenorol.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·         Arwyddocâd archwiliadau sylfaenol o'u cymharu ag archwiliadau eraill;

·         Y lefelau uchel o sicrwydd a roddwyd;

·         Y ffaith y llwyddwyd i gwblhau 84% o'r cynllun o'i gymharu â'r targed o 70%;

·         Effaith y sefyllfa staff well mewn Archwilio Mewnol;

·         Cydnabod effaith pandemig COVID-19;

·         Sut nad oedd gwaith Archwilio Mewnol wedi'i beryglu mewn unrhyw ffordd oherwydd y pandemig a pham roedd unrhyw waith na ellid ei gwblhau wedi'i ohirio tan y flwyddyn ganlynol;

·         Y canlyniad cadarnhaol a gafwyd sef na dderbyniodd unrhyw archwiliad sicrwydd cyfyngedig;

·         Y posibilrwydd o beidio â chyfrif dangosyddion perfformiad sydd 'ar waith' yn ffigurau'r flwyddyn gyfredol;

·         Y gorgyffwrdd anochel rhwng y gwaith rhwng blynyddoedd ariannol;

·         Parhau ag adolygiadau gan gymheiriaid yn y dyfodol a'r system gylchdroadol sy'n cael ei defnyddio gan gynghorau yng Nghymru;

·         Cydnabod barn yr Archwilwyr Mewnol.

Penderfynwyd:  -

1)    Nodi'r gwaith a wnaed gan y Tîm Archwilio Mewnol yn 2021/22;

2)    Nodi'r cynnydd a wnaed yn erbyn y Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol;

3)    Nodi barn y Prif Archwilydd.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd y Cadeirydd Adroddiad Blynyddol Drafft y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer Blwyddyn ddinesig 2021/22 'er gwybodaeth' i'r Pwyllgor ei adolygu a gwneud sylwadau arno cyn cyflwyno'r adroddiad terfynol i'r cyngor.

Diolchodd Aelodau'r Pwyllgor, y Prif Archwilydd, Archwilio Mewnol, Swyddfa Archwilio Cymru a'r Cynghorydd L V Walton (cynrychiolydd y Pwyllgor yn y Grŵp Llywodraethu) am eu gwaith a'r cynnydd a wnaed gan y Pwyllgor.

Trafododd/amlinellodd y Pwyllgor y canlynol: -

·         Diwygio cyfeiriadau at lywodraethu lleol i Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021;

·         Cynnwys rhai eitemau sy'n gorgyffwrdd blynyddoedd dinesig, yn amodol ar eu pwysigrwydd/heffaith;

·         Diwygio 202/21 i 2021/22 yn y rhestr gynnwys;

·         Sut y rhoddodd yr Adroddiad Olrhain Camau a'r Cynllun Gwaith sicrwydd i'r Pwyllgor.

Nodwyd gwelliannau a sylwadau'r Pwyllgor.  Byddai Adroddiad Blynyddol Drafft y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 2021/22 yn cael ei anfon at y cyngor i'w gymeradwyo.  

Penderfynwyd y dylid cytuno ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ac, yn amodol ar ychwanegu'r diwygiadau a amlygwyd gan y pwyllgor, ei anfon at y cyngor i'w gymeradwyo fel rhan o'r Datganiad Cyfrifon.

Cyflwynodd y Dirprwy Brif Weithredwr, Adam Hill, Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol (DLlB) 2021/22 drafft a oedd yn rhoi cyfle i'r pwyllgor gyfrannu at yr adolygiad blynyddol o lywodraethu.

Cyfeiriodd yr adroddiad at y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA) a chanllawiau fframwaith diwygiedig y Gymdeithas Prif Weithredwyr Awdurdodau Lleol ar y Côd Llywodraethu Corfforaethol, a oedd yn manylu ar y 7 egwyddor a ddarparwyd o fewn y fframwaith.  Amlinellwyd hefyd fanylion sut roedd yr awdurdod wedi cydymffurfio â'r fframwaith, ynghyd â materion arwyddocaol a wynebwyd yn ystod y flwyddyn.

Darparwyd DLlB 2021/22 drafft yn Atodiad A a byddai'r fersiwn derfynol yn cael ei hadrodd wrth y cyngor cyn iddo gael ei lofnodi gan yr Arweinydd a'r Prif Weithredwr a'i gyhoeddi gyda Datganiad Cyfrifon archwiliedig 2021/22.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·         Diwygio Llywodraethu Lleol i Lywodraeth Leol ym mharagraff 9.5 yr adroddiad;

·         Ystyried dileu dyblygu yn yr adroddiad yn y dyfodol i'w wneud yn gryno, yn fwy cynnil ac i ddarparu mwy o effaith;

·         Dylid ystyried y defnydd o iaith amhersonol yn y dyfodol;

·         Pwysigrwydd cydnabod materion o bwys a sicrhau eu bod yn cael eu hamlygu, hyd yn oed pe baent yn cael eu dyblygu;

·         Cydnabod mai'r terfyn ar gyfer cyflwyno i Archwilio Cymru oedd 31 Mai 2022;

·         Ystyried diwygio'r camau gweithredu sydd i'w cymryd o ran diffyg adnoddau, gallu a gwydnwch y gweithlu a dibynnu ar ewyllys da staff.

Penderfynwyd y dylid cytuno ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ac, yn amodol ar ychwanegu'r diwygiadau a amlygwyd gan y pwyllgor, ei anfon at y cyngor i'w gymeradwyo fel rhan o'r Datganiad Cyfrifon.

Penderfynwyd ar y canlynol:  -

1)    Ethol y Cynghorydd L V Walton yn gynrychiolydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar y Grŵp Llywodraethu.

2)    Bydd y penodiad tan ddiwedd y flwyddyn ddinesig bresennol ym mis Mai 2023.

Cyflwynodd Jeremy Parkhouse, Swyddog y Gwasanaethau Democrataidd, adroddiad a oedd yn ceisio penodi cynrychiolydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar y Grŵp Llywodraethu tan fis Mai 2023.  Darparwyd cylch gorchwyl y Grŵp Llywodraethu yn Atodiad 1.

Cynigiwyd y Cynghorydd L V Walton gan y Cynghorydd T M White a'i eilio gan y Cynghorydd P R Hood-Williams.

Penderfynwyd:  -

1)    Ethol y Cynghorydd L V Walton yn gynrychiolydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar y Grŵp Llywodraethu.

2)    Bydd y penodiad tan ddiwedd y flwyddyn ddinesig bresennol ym mis Mai 2023.

Er gwybodaeth.

Cyflwynwyd Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’.

Tynnodd Phil Sharman sylw at y ffaith bod angen diweddaru cylch gorchwyl y Pwyllgor, fel y trafodwyd yn y cyfarfod a gynhaliwyd ar 12 Ebrill 2022, a oedd yn cynnwys cyfeiriad at yr Aelodau Lleyg ychwanegol.

Dywedodd y Prif Swyddog Cyfreithiol y byddai'r diwygiadau gofynnol yn cael eu gwneud ac y byddai cyfansoddiad y cyngor yn cael ei ddiweddaru maes o law. 

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 2022/2023 'er gwybodaeth’.

Gofynnodd y Cadeirydd i'r Pwyllgor anfon unrhyw eitemau posib i'w trafod i'r Gwasanaethau Democrataidd.