Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod cywir.

Cyflwynodd Siân Williams, Pennaeth y Ganolfan Wasanaeth a Michelle Davies, Rheolwr Cyfrifon Derbyniadwy a Rheoli Arian Parod, adroddiad diweddaru ar gyfer y Ganolfan Wasanaeth, swyddogaeth Cyfrifon Derbyniadwy.

Tynnwyd sylw at y ffaith bod cynnydd rhagorol wedi'i wneud o ran anfonebau hanesyddol a diolchwyd i'r Tîm Cyfrifon Derbyniadwy am y cynnydd a wnaed.

Roedd y sefyllfa bresennol yn fanwl ac esboniwyd, er bod nifer yr anfonebau a godwyd yn gostwng, fod gwerth yr anfonebau a godwyd yn cynyddu'n sylweddol.  Roedd Atodiad A yn darparu'r Dadansoddiad o Swm yr Anfonebau.  Darparwyd y sefyllfa o ran dyledion a oedd yn weddill hefyd ac fe'i crynhowyd yn ôl oedran y ddyled.

Esboniwyd y cynnydd a wnaed hyd yma ac ychwanegwyd bod y meysydd canlynol wedi'u blaenoriaethu a bod diweddariadau'n cael eu darparu mewn perthynas â phob maes blaenoriaeth: -

·         Adolygiad o 500 o anfonebau a oedd dros 5 mlwydd oed a oedd wedi aros yn sefydlog yn y system;

·         Camau gweithredu penodol i adennill yr holl anfonebau gwerth dros £10,000 a oedd yn cynnwys 47 o anfonebau gwerth £2.8M (nad oeddent yn cynnwys anfonebau Ysgolion neu'r Bwrdd Iechyd);

·         Adolygiad blaenoriaeth o bob un o'r 150 anfoneb ar y categori Aros am Dystiolaeth o Ddyled fel y gellid cyfeirio'r rhain at yr adran Gyfreithiol.

Roedd yr adroddiad hefyd yn manylu ar y cynnydd a gynlluniwyd ar gyfer y dyfodol a'r heriau parhaus a wynebir gan yr adran, gan gynnwys effaith pandemig COVID-19 ar y Tîm Cyfrifon Derbyniadwy ac ar gwsmeriaid busnes, sydd wedi arwain at lai o allu i dalu dyledion.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Pwysigrwydd parhau â'r neges gref i Benaethiaid Gwasanaeth a monitro cynnydd;

·         Y broses ar gyfer ymdrin ag anghydfodau;

·         Effaith COVID-19 ar fusnesau/unigolion sy'n effeithio ar eu gallu i dalu;

·         Deddf Ansolfedd a Llywodraethu Corfforaethol 2020 sydd wedi'i chyflwyno, yr amddiffyniad y mae'n ei ddarparu a'r angen i'r Pwyllgor Archwilio gael ei ddiweddaru'n llawn ynglŷn â'r ddeddfwriaeth newydd;

·         Y broses o ddelio â dyledion hirdymor a chyfrifoldeb adrannau i wirio'r system cyn rhoi credyd i gwsmeriaid/codi anfoneb;

·         Y cynnydd a wnaed gan yr Adran Gwasanaethau Cymdeithasol o ran lleihau dyled gyffredinol yr adran;

·         Y cyfrifoldeb am ddyledion sy'n gysylltiedig ag adrannau, diffyg dealltwriaeth mewn rhai adrannau ac amrywiaeth y gwasanaethau a ddarperir ledled y cyngor gan gynnwys swyddogaethau statudol sy'n ymwneud â darparu gwasanaethau.

Cydnabu'r Cadeirydd y cynnydd a wnaed eisoes a holodd pryd y byddai swyddogion yn atebol pe na baent yn cydweithredu â'r Tîm Cyfrifon Derbyniadwy.

Dywedodd y Swyddog Adran 151/Prif Swyddog Cyllid ei bod yn bwysig cydnabod maint yr Awdurdod a'r ffigurau mawr sy'n gysylltiedig ag adennill dyledion.  Mynegodd fod angen pwyll o ran cyfeirio pob adroddiad cymedrol i'r Pwyllgor Archwilio, gan y byddai'n creu nifer mawr iawn o eitemau i'w trafod.  Dywedodd hefyd fod yr holl adroddiadau cymedrol yn cael eu cyfeirio at y Tîm Rheoli Corfforaethol (TRhC).

Dywedodd y Dirprwy Brif Weithredwr fod hierarchaeth ar waith o ran monitro dyledion adrannol a oruchwylir gan y Tîm Rheoli Corfforaethol.  Ychwanegodd fod swyddogion yn atebol o ran rheoli dyledion yr adran ac y byddai unrhyw faterion yn cael eu cyfeirio at y TRhC.

Penderfynwyd ar y canlynol:  -

1)    Atgoffir Adrannau Gwasanaeth ymhellach o'u cyfrifoldebau a'u rôl yn y broses anfonebu.  Dylid atgyfnerthu hyn drwy'r Cyfarwyddwyr a Phenaethiaid Gwasanaeth er mwyn sicrhau cysondeb a chadernid y broses;

2)    Bydd Cyfrifon Derbyniadwy yn parhau i adrodd i'r TRhC bob chwarter fel diweddariad pellach ar y sefyllfa o ran dyledion ar draws yr Awdurdod;

3)    Dylid diweddaru'r Pwyllgor Archwilio ynghylch effaith Deddf Ansolfedd a Llywodraethu Corfforaethol 2020 ar Gyfrifon Derbyniadwy.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr, Simon Cockings, adroddiad manwl iawn a oedd yn dangos yr archwiliadau a gwblhawyd ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Hydref 2020 i 31 Rhagfyr 2020.

Cwblhawyd cyfanswm o 16 o archwiliadau yn ystod y chwarter. Rhestrwyd yr archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt. Roedd Atodiad 2 yn darparu crynodeb o gwmpas yr adolygiadau a gwblhawyd yn ystod y cyfnod.

Rhoddwyd dadansoddiad o lefelau sicrwydd yr archwiliadau a gwblhawyd a gwnaed cyfanswm o 73 o argymhellion archwilio a chytunodd y rheolwyr i weithredu'r holl argymhellion. Ni chyhoeddwyd unrhyw adroddiadau cymedrol yn ystod y chwarter.

Esboniwyd bod mynediad i holl safleoedd y cyngor wedi'i gyfyngu oherwydd pandemig parhaus COVID-19. Roedd hyn wedi cael effaith sylweddol ar allu'r Tîm Archwilio i gwblhau profion ar y safle a byddai'n parhau i wneud hynny nes i'r cyfyngiadau gael eu codi.  Esboniwyd hefyd nad oedd y Tîm yn gallu cynnal rhai ymweliadau archwilio gan na allai staff gael mynediad i rai safleoedd, e.e. ysgolion.

Cafodd y Pwyllgor yr wybodaeth ddiweddaraf am y grant a'r gwaith ychwanegol a wnaed gan yr Adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod.  Darparwyd gwybodaeth hefyd am salwch staff a gwaith arall a wnaed gan aelodau'r tîm y tu allan i'w dyletswyddau arfaethedig.

Darparodd Atodiad 3 Gynllun Archwilio Mewnol 2020/21 - Cynnydd hyd at 18/01/21 ac esboniwyd bod 53 o archwiliadau o gynllun archwilio 2020/21 wedi'u cwblhau i gam adroddiad drafft o leiaf (33%), gyda 31 o archwiliadau ychwanegol ar y gweill (19%). O ganlyniad, roedd tua 52% o'r Cynllun Archwilio wedi'i gwblhau neu ar waith. Yn ogystal, er mwyn caniatáu mwy o hyblygrwydd i'r Tîm Archwilio, mae 19 archwiliad ychwanegol (12%) wedi'u neilltuo i'r staff i geisio'u gyrru yn eu blaen.

Ychwanegwyd bod y Pwyllgor wedi cael gwybod o'r blaen na fyddai'r Tîm Archwilio Mewnol, oherwydd amrywiaeth o faterion yn ymwneud â COVID-19, yn gallu cwblhau nifer sylweddol o archwiliadau ar y cynllun archwilio cymeradwy ar gyfer 2020/21. O gymharu â chyfraddau cwblhau'r cynllun mewn blynyddoedd blaenorol lle cododd cyfraddau cwblhau i 87% yn 2018/19 ac 84% yn 2019/20, rhagwelwyd y byddai cyfradd cwblhau'r cynllun ar gyfer 2020/21 rhwng 50% a 60%. Roedd hyn yn llawer is na'r lefel arferol o gwblhau yr oedd y Tîm wedi'i chyflawni yn y gorffennol, ond nid oedd modd osgoi hyn oherwydd y pandemig parhaus.

Hysbyswyd y Pwyllgor hefyd fod yn rhaid gohirio rhai archwiliadau tan 2021-2022 a bod yr archwiliadau gohiriedig yn ymwneud yn bennaf â Gwasanaethau Cymdeithasol, TG, Ardrethi Busnes (Ardrethi Annomestig Cenedlaethol) ac archwiliadau ysgolion, a darparwyd manylion llawn.

Darparwyd manylion y gwaith dilynol a gwblhawyd rhwng 1 Hydref a 31 Rhagfyr 2020, gan gynnwys mynd ar drywydd y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (GDG); Ysgol Gynradd Cwm Glas; ac Ysgol Arbennig Penybryn am yr eildro.

Rhoddodd y Pwyllgor adborth cadarnhaol ynglŷn â'r cynnydd a wnaed a llongyfarchodd y Prif Archwilydd ar waith ei dîm mewn amgylchiadau anodd iawn.  Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Pryder ynghylch methu â chwblhau argymhellion mewn perthynas â'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (GDG), yr adroddiad dilynol a roddwyd i'r Tîm Rheoli Corfforaethol (TRhC), sut roedd y risg yn canolbwyntio ar y diffyg mesurau rheoli a'r angen i'r Pwyllgor dderbyn adroddiad ychwanegol gan y Ganolfan Wasanaeth yn ei gyfarfod nesaf a drefnwyd;

·         Adolygu'r fframwaith sicrwydd yn y dyfodol;

·         Yr arweiniad manwl i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i ysgolion ynghylch Rheolau Gweithdrefn Contractau a gaiff ei ddosbarthu cyn bo hir;

·         Y newid yn y swyddogaeth ar gyfer Ardrethi Annomestig Cenedlaethol yn ystod y pandemig;

·         Canllawiau CIPFA a gyhoeddwyd sy'n tynnu sylw at y posibilrwydd y gallai barn flynyddol y Prif Archwilydd Mewnol fod yn gyfyngiad ar gwmpas gan gydnabod yr anawsterau y mae timau archwilio yn eu hwynebu i gyflawni'u rhaglen arfaethedig oherwydd effaith y pandemig;

·         Mabwysiadu adolygiadau thematig ar draws y gwasanaethau a ddewiswyd.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Prif Archwilydd a'i staff am y gwaith a'r cynnydd a wnaed, a thynnodd sylw at y defnydd o adolygiadau thematig, y gellid eu hestyn yn y dyfodol. Croesawodd arweiniad CIPFA ac ychwanegodd fod angen adolygu meysydd allweddol y cyngor.

Penderfynwyd ar y canlynol:  -

1)    Caiff cynnwys yr adroddiad ei nodi  ynghyd â'r posibilrwydd y gallai barn y Prif Archwilydd Mewnol gyfyngu ar gwmpas;

2)    Darperir adroddiad diweddaru i'r cyfarfod nesaf a drefnwyd ynghylch y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd adroddiad i'r pwyllgor a oedd yn darparu statws yr argymhellion a wnaed yn yr archwiliadau hynny lle y gwnaethpwyd gwaith dilynol yn Chwarter 3 2020/21, a oedd yn caniatáu i'r Pwyllgor Archwilio fonitro'r broses o weithredu argymhellion a wnaed gan Archwilio Mewnol.

Darparodd Atodiad 1 grynodeb o'r argymhellion a dderbyniwyd ac a weithredwyd a darparodd Atodiad 2 fanylion yr argymhellion nas gweithredwyd.

Tynnwyd sylw at y ffaith bod 66 o'r 69 o argymhellion a wnaed wedi'u rhoi ar waith. Roedd y 3 nad oeddent wedi'u rhoi ar waith yn rhai risg isel/ganolig ac ni chawsant eu rhoi ar waith oherwydd COVID-19 yn bennaf.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Methiant Iechyd, Diogelwch a Lles i ddilyn Rheolau Gweithdrefnau Contractau (RhGC);

·         Sut, mewn rhai sefyllfaoedd brys, h.y. trefnu i bobl adael eu cartrefi, y gellir cydnabod y methiant i lynu wrth y RhGC.

Penderfynwyd:  -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)      Y bydd y Prif Archwilydd yn gwirio'r amgylchiadau sy'n gysylltiedig â methiant Iechyd, Diogelwch a Lles i gadw at Reolau Gweithdrefnau Contractau.

Cyflwynodd Adam Hill, y Dirprwy Brif Weithredwr, adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi trosolwg o'r broses gychwynnol o ail-lunio'r cyngor a'r blaenoriaethau uniongyrchol o argyfwng COVID-19, y cynllun tymor hwy o adferiad i drawsnewid a'r fframwaith i ddisodli Strategaeth Abertawe Gynaliadwy gydag Abertawe – Cyflawni'n Well Gyda'n Gilydd.

Amlinellwyd bod y Cabinet, ar 15 Hydref 2020, wedi cymeradwyo'r adroddiad newydd "O Adferiad i Drawsnewidiad" yn manylu ar y 3 Cham o adferiad hyd at Strategaeth Trawsnewid a Fframwaith Rhaglen "Abertawe – Cyflawni'n Well Gyda'n Gilydd 2022 – 2026".  Ychwanegwyd bod y Strategaeth Trawsnewid 'Rheoli'r Presennol a Llunio'r Dyfodol, Cyngor Abertawe – O Adferiad i Drawsnewidiad' yn disodli Abertawe Gynaliadwy - yn addas i'r dyfodol.

Roedd yr adroddiad yn manylu ar gefndir a sefyllfa bresennol y rhaglen waith, ac yn tynnu sylw at yr adferiad, y cyfnod ail-lunio i ailffocysu camau, llywodraethu a chasgliad.  Cyflwynodd Atodiad 1 amserlen cyfarfodydd y Ffrydiau Gwaith. 

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Mwy o ymgysylltu/ymgynghori ystyrlon, gan gynnwys ymgysylltu ehangach â phreswylwyr;

·         Gweithio gyda sefydliadau partner, e.e. Cyngor Castell-nedd Port Talbot/y GIG a chydbwyllgorau corfforaethol sydd ar ddod;

·         Y strwythur adrodd a'r gwaith enfawr sydd i'w wneud drwy'r ffrydiau gwaith a'r broses atebolrwydd;

·         Pwysigrwydd cyflawni'r rhaglen yn llwyddiannus a sicrhau bod y gweithlu'n dychwelyd i'w rolau arferol;

·         Yr angen i ddarparu siart/rhaglen waith sefydliadol;

·         Diwygio'r llywodraethu, yn enwedig y cylch gorchwyl ar gyfer pob ardal gyda'r Cynllun Adfer yn dod â phopeth at ei gilydd;

·         Datblygu cynllun gweithredu i olrhain perfformiad a'r hyn oedd yn digwydd ar lawr gwlad;

·         Darparwyd yr adroddiad ar gyfer sicrwydd a darperir rhagor o fanylion yn dilyn cyfarfod o Bwyllgor y Rhaglen Graffu ddiwedd mis Chwefror 2021.

Dywedodd y Cadeirydd fod y cynnydd yn anghydnaws â'r sefyllfa bresennol ac y dylid rhoi mwy o ffocws ar yr hyn sy'n digwydd mewn gwirionedd.  Ychwanegodd y byddai newidiadau arfaethedig yn arwain at reoli perfformiad yn fwy llym a thynhau gafael corfforaethol.

Penderfynwyd ar y canlynol:  -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Bydd y Dirprwy Brif Weithredwr yn darparu adroddiad cynnydd i Bwyllgor Archwilio'r dyfodol.

Cyflwynodd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol, adroddiad Chwarter 3 2020/21 a oedd yn darparu trosolwg o statws Risgiau Corfforaethol yn y cyngor i roi sicrwydd i'r Pwyllgor bod risgiau allweddol yn cael eu rheoli'n unol â pholisi a fframwaith rheoli risgiau'r cyngor.

Ychwanegwyd bod y canlynol yn crynhoi statws y risgiau a gofnodwyd yn y Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn Chwarter 3 2020/21, o'i gymharu â Chwarter 2 2020/21:

·         Cofnodwyd bod yr holl risgiau wedi'u hadolygu o leiaf unwaith yn ystod Chwarter 3.

·         Lleihawyd lefel y risg ar gyfer risg y 'Cytundeb Masnach ar ôl Brexit gyda'r UE' o statws Coch i Oren yn dilyn llofnodi cytundeb masnach rhwng y DU a'r UE.

·         Cafodd y risg 'Trechu Tlodi' ei thadactifadu (ei chau) fel un a oedd yn cael ei rheoli o fewn yr adrannau a chyda digon o reolaeth ar waith i olrhain a monitro.

·         Ni chafodd unrhyw risgiau newydd eu hychwanegu na'u codi i'r gofrestr Risgiau Corfforaethol.

Roedd Atodiad A yn cynnwys y risgiau ar 21/01/21 a gofnodwyd yng Nghofrestr Risgiau Corfforaethol y cyngor.  Roedd yr adroddiadau ar gyfer pob risg yn cynnwys gwybodaeth esboniadol gyffredinol yn ymwneud â'u dosbarthiad.

Canmolodd y Cadeirydd y gwaith a gwblhawyd mewn perthynas â fformat newydd yr adroddiadau risg.  Ychwanegodd fod angen gwneud rhagor o waith ar y wybodaeth sy'n cael ei mewnbynnu i'r system gan berchnogion risg.  Roedd disgwyl y byddai aelodau'r Tîm Rheoli Corfforaethol yn mynychu cyfarfodydd yn y dyfodol er mwyn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y risgiau sydd dan eu rheolaeth.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Fformatio/cysondeb gwell yr adroddiadau risg;

·         Trosglwyddo risgiau i drydydd parti;

·         Sut mae rhai risgiau'n cael eu 'goddef';

·         Rhif adnabod Risg 153 – Diogelu, y mesurau rheoli cysylltiedig a'r system i'w diweddaru;

·         Yr adnoddau cyfyngedig iawn sydd ar gael yn gorfforaethol i fonitro rheoli risgiau;

·         Sut y tynnwyd sylw'r Tîm Rheoli Corfforaethol at faterion cydymffurfio;

·         Yr angen i gyflwyno allwedd i ganiatáu dealltwriaeth ehangach o'r adroddiadau;

·         Yr angen i Swyddog 'brynu i mewn' i sicrhau bod yr arweinwyr risg yn cael eu cynnwys, gan sicrhau eu bod yn deall y dulliau rheoli sydd ei hangen ac yn mynd i'r afael ag anghenion hyfforddi;

·         Sut roedd ymgysylltu â Swyddogion yn hanfodol i lwyddiant yr awdurdod wrth fynd i'r afael â meysydd sy'n peri pryder.

Penderfynwyd ar y canlynol:  -

1)    Gofynnir i Gyfarwyddwyr Corfforaethol fynd i gyfarfod y Pwyllgor Archwilio ar sail cylchdro bob chwarter i amlinellu eu Risgiau Corfforaethol a'r dulliau rheoli llywodraethu a risgiau yn eu hadrannau;

2)    Tynnir sylw'r Tîm Rheoli Corfforaethol at ddarparu hyfforddiant rheoli risgiau ychwanegol i Swyddogion ar Fesurau Rheoli.

Darparwyd adroddiadau Olrhain Camau Gweithredu ac Olrhain Camau Gweithredu Diwygiedig y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth'.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.

Ychwanegodd y Cadeirydd fod angen gwaith ychwanegol ar Gynllun Gwaith 2021-2022, a ddylai gynnwys diweddariad ynghylch gwrth-dwyll, diweddariadau Cyfarwyddwyr ar amgylcheddau rheoli mewnol ac adroddiadau Archwilio Cymru.