Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd Julie Davies (Aelod Lleyg) gysylltiad personol â chofnod rhif 29 – Y diweddaraf am gyflogi Staff Asiantaeth.

Cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol fel cofnod cywir.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod cywir.

Cyflwynodd Adrian Chard, Rheolwr Adnoddau Dynol Strategol a Datblygu Sefydliadol, adroddiad a oedd yn rhoi'r diweddaraf am y camau gweithredu sy'n deillio o'r adroddiad archwilio mewnol am gyflogaeth staff asiantaeth.

Amlinellwyd, o ganlyniad i archwiliad mewnol ar gyflogaeth staff asiantaeth a gynhaliwyd yn 2019/2021, rhoddwyd lefel sicrwydd "gymedrol". Mae archwiliad dilynol bellach wedi'i gwblhau, gyda chadarnhad bod rhywfaint o gynnydd wedi'i wneud. Fodd bynnag, nid oedd 5 o'r 9 argymhelliad wedi'u gweithredu'n llawn.

Rhoddodd drafodaethau pellach gyda'r Tîm Archwilio eglurhad bod hyn yn ymwneud â gweithredu Polisi Rheoli Gweithwyr Asiantaeth diwygiedig, a oedd yn gam gweithredu a nodwyd ar draws y Cynllun Gweithredu Rheolaeth. Yn ogystal, roedd rhai meysydd o ddiffyg cydymffurfio yn dal i fod yn amlwg mewn rhai gwasanaethau.

Mae'r Tîm Archwilio wedi cydnabod bod Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol wedi atgoffa Penaethiaid Gwasanaeth o'u cyfrifoldebau o ran caffael gweithwyr asiantaeth ac roeddent yn hapus bod prosesau ar waith.

Ychwanegwyd bod nodyn atgoffa ychwanegol wedi'i anfon at y Tîm Rheoli Corfforaethol a chysylltwyd â Phenaethiaid Gwasanaeth perthnasol mewn meysydd o ddiffyg cydymffurfio i fynd i'r afael â'r problemau a nodwyd.

Roedd y Polisi Gweithwyr Asiantaeth yn cael ei adolygu ar hyn o bryd a hynny cyn y broses ymgynghori â'r undebau llafur, ac roedd nodiadau atgoffa rheolaidd yn cael eu cyhoeddi a oedd yn rhoi gwybod i reolwyr am eu rhwymedigaeth i adolygu unrhyw benodiad o unrhyw weithwyr asiantaeth am dros 12 mis ac i ystyried penodi ar gyfer y swydd. Ar ben hynny, ychwanegwyd y cynigiwyd y dylid gwneud diwygiad i'r polisi sy'n cyfyngu ar faint o wariant a ganiateir ar weithwyr asiantaeth.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Pryder mai dim ond 5 o bob 9 argymhelliad a oedd wedi'u bodloni, yr angen am adroddiadau diweddaru/monitro pellach a faint o'r argymhellion a gwblhawyd;

·         Diffyg ymateb gan adran a'r broses ddilynol a gyflawnwyd o ganlyniad i fethu ag ymateb;

·         Yr adolygiad llawn a gynhelir gan yr Archwiliad Mewnol yn 2021/2022;

·         Cydnabod yr angen gweithredol mewn rhai gwasanaethau rheng flaen i gyflogi staff asiantaeth, yn enwedig drwy gydol y pandemig COVID-19 presennol;

·         Sut roedd rheolwyr unigol yn gyfrifol am gydymffurfio â'r polisi.

Dywedodd y Cadeirydd fod y gost o gyflogi staff asiantaeth yn sylweddol. Amlygodd hefyd y lefelau uchel o salwch a gofynnodd a oedd y ffigurau hyn yn gysylltiedig â'r gost o gyflogi gweithwyr asiantaeth.

Dywedodd Adam Hill, y Prif Weithredwr Cynorthwyol fod cymharu'r gost o gyflogi gweithwyr asiantaeth yn erbyn lefelau salwch yn or-syml ac y byddai angen rhagor o fanylion er mwyn dod i gasgliad.

Penderfynwyd ar y canlynol: -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Dylid darparu adroddiad dilynol heb fod yn hwyrach na mis Mehefin 2021;

3)    Adroddiad dilynol i gynnwys meysydd o ddiffyg cydymffurfio, cyfanswm y costau sy'n gysylltiedig â hyn a chostau cysylltiedig mewn perthynas â diwrnodau salwch a gollwyd;

4)      Dosbarthodd y Prif Archwilydd fanylion adroddiad llawn yr Archwiliad Mewnol i Aelod Lleyg y Pwyllgor Archwilio.

Cyflwynodd Simon Cockings, y Prif Archwiliwr, adroddiad a oedd yn darparu crynodeb o'r argymhellion a wnaed yn dilyn yr archwiliadau hanfodol yn 2019/20 ac yn nodi a oedd yr argymhellion y cytunwyd arnynt wedi cael eu rhoi ar waith.

Roedd Atodiad 1 yn nodi nifer yr argymhellion a wnaed ar gyfer pob archwiliad hanfodol, yn dilyn yr archwiliadau yn 2019/20, ac a oeddent wedi'u rhoi ar waith, eu rhoi ar waith yn rhannol, heb eu rhoi ar waith neu nad oeddent i'w rhoi ar waith eto.  Darparwyd crynodeb o'r sefyllfa ddiweddaraf o ran y 68 o argymhellion a wnaed a chanran yr argymhellion a roddwyd ar waith erbyn 18 Rhagfyr 2020 oedd 83%.

Atodwyd dadansoddiad o'r 11 argymhelliad, a oedd wedi'u rhoi ar waith yn rhannol neu nad oeddent wedi'u rhoi ar waith yn ogystal â dosbarthiad yr argymhellion archwilio a ddefnyddiwyd gan yr Is-adran Archwilio Mewnol, yn Atodiad 2.

Dangosodd yr Atodiad, o'r pum argymhelliad a oedd wedi'u rhoi ar waith yn rhannol, fod un yn cael ei ystyried yn risg uchel a bod un yn cael ei ystyried yn risg ganolig.  Roedd y ddau argymhelliad hwn yn ymwneud â'r archwiliad Cyfrifon Derbyniadwy.  Parhaodd yr archwiliad hwn i gael ei gwblhau ar sail flynyddol ac, o ganlyniad i hwn, adolygir gweithrediad yr argymhellion nad oeddent wedi'u gweithredu fel rhan o archwiliad 2020/21. Nodwyd bod pob argymhelliad arall a oedd wedi'i roi ar waith yn rhannol neu nad oedd wedi'i roi ar waith yn cael ei ystyried yn risg isel neu'n arfer da. Darparwyd manylion pellach ar yr argymhellion a oedd wedi'u rhoi ar waith yn rhannol neu nad oeddent wedi'u rhoi ar waith yn Atodiad 3.

Yn gyffredinol, dywedwyd bod canlyniadau’r ymarfer olrhain argymhellion hyd at 18 Rhagfyr 2020 yn gadarnhaol, gyda 55 (83%) o'r argymhellion y cytunwyd arnynt wedi eu rhoi ar waith. Roedd angen gwaith i roi nifer bach o argymhellion ar waith o hyd neu roedd disgwyl iddynt gael eu rhoi ar waith erbyn diwedd y flwyddyn ariannol.  Adolygir cynnydd ynghylch gweithredu'r argymhellion hyn yn ystod yr archwiliadau hanfodol ar gyfer 2020/21.

Ychwanegwyd bod yr archwiliadau sylfaenol Cyfrifon Derbyniadwy a Chyfrifon Taladwy’n cael eu cwblhau'n flynyddol ac y byddai canlyniadau archwiliadau'r flwyddyn gyfredol yn cael eu hadrodd i'r Pwyllgor maes o law.  

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·         Sefydlu a oedd meysydd nad oeddent wedi gwella yn feysydd gwasanaeth neu'n ganolog;

·         Diffinio'r gwir achosion(ardaloedd canolog a gwasanaethau) a chyflwyno dulliau newydd i helpu i atal yr achosion hyn.

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd fod Cyfrifon Derbyniadwy wedi'u trefnu i ddarparu adroddiad diweddaru i'r Pwyllgor Archwilio a drefnwyd ar gyfer 9 Chwefror 2021 ac y gellid trafod unrhyw faterion a amlygwyd yn y cyfarfod hwnnw.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd Jeremy Parkhouse, Swyddog y Gwasanaethau Democrataidd, adroddiad a oedd yn ceisio penodi Aelod sy'n gynrychiolydd o'r Pwyllgor Archwilio ar y Grŵp Llywodraethu.

Ychwanegwyd bod Tracey Meredith, Prif Swyddog Cyfreithiol, yng nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 16 Medi 2019, wedi amlygu'r gofyniad i Aelod o'r Pwyllgor Archwilio fod yn aelod o'r Grŵp Llywodraethu. Cytunodd y Pwyllgor i fwrw ymlaen a phenodwyd y Cynghorydd L V Walton yn gynrychiolydd y Pwyllgor Archwilio ar y Grŵp Llywodraethu am flwyddyn yn unig. Darparwyd y cofnodion a oedd yn cymeradwyo'r penodiad yn Atodiad 1 a darparwyd cylch gorchwyl y Grŵp Llywodraethu Blynyddol yn Atodiad 2.

Cynigiwyd y Cynghorwyr P M Black ac L V Walton.

Penderfynwyd ar y canlynol: -

1)    Ethol y Cynghorydd L V Walton yn gynrychiolydd y Pwyllgor Archwilio ar y Grŵp Llywodraethu.

2)    Mae'r penodiad tan ddiwedd tymor presennol y cyngor ym mis Mai 2022 yn unig.

Cyflwynodd Ben Smith, Prif Swyddog Cyllid/Swyddog Adran 151 adroddiad Monitro'r Gyllideb Refeniw a Chyfalaf – 2il Chwarter 'er gwybodaeth'.

Cyfeiriodd at yr anawsterau sy'n wynebu'r awdurdod a’r llywodraeth leol drwy gydol pandemig COVID-19.

Gofynnodd y Pwyllgor gwestiynau i'r Prif Swyddog Cyllid/Swyddog Adran 151 a ymatebodd yn unol â hynny. Cynhaliwyd trafodaethau ynghylch y canlynol: -

·         Adennill y diffyg a amlygwyd yn yr adroddiad yn ystod

Chwarter 3;

·         Ni fyddai'r disgwyliad y byddai unrhyw oedi wrth brosesu, e.e. hawlio cyllid gan Lywodraeth Cymru, yn arwain at ohirio'r cyfrifon terfynol;

·         Y cyngor yn gweithredu fel asiant ar gyfer Llywodraeth Cymru wrth dalu grantiau i fusnesau lleol.

Diolchodd y Pwyllgor yn ffurfiol i'r Prif Swyddog Cyllid/Swyddog Adran 151 a'r staff cyllid am y modd effeithlon iawn y dosbarthwyd taliadau grant i fusnesau lleol.

Darparwyd Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.

Ychwanegodd y Cadeirydd fod nifer o bapurau wedi'u dosbarthu i'r Pwyllgor a gofynnodd am ychwanegu adroddiadau diweddaru mewn perthynas â'r canlynol at yr Adroddiad Olrhain: -

·         Cyflogi Staff Asiantaeth/Ffigurau Salwch Staff;

·         Cydbwyllgorau Corfforaethol;

·         Cynllun Adfer.

Gofynnodd hefyd a ellid anfon unrhyw ymatebion mewn perthynas ag asesiadau effaith Deddf Cenedlaethau'r Dyfodol ati hi/Swyddog y Gwasanaethau Democrataidd i benderfynu a oes angen adroddiad yn y dyfodol.

Penderfynwyd ar y canlynol: -

1)    Dylid ychwanegu adroddiadau diweddaru mewn perthynas â'r rhestr uchod at Adroddiad Olrhain y Pwyllgor Archwilio;

2)    Anfonir ymatebion mewn perthynas ag asesiadau effaith Deddf Cenedlaethau'r Dyfodol at y Cadeirydd/Swyddog y Gwasanaethau Democrataidd.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.