Agenda a Chofnodion

Croesawodd y Cadeirydd y Cynghorydd A H Stevens a Julie Davies, Aelod Lleyg newydd ei phenodi, i'w cyfarfod cyntaf o'r Pwyllgor Archwilio.

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorwyr P M Black a T M White gysylltiad personol â Chofnod Rhif 21 – Adroddiad Diweddaru Cynnydd Archwilio Mewnol fel Llywodraethwyr Ysgol Pentrehafod.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 10 Tachwedd 2020 fel cofnod cywir.

Cyflwynodd Simon Cockings, Prif Archwilydd, adroddiad a roddodd yr wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor Archwilio am y cynnydd a wnaed gan yr Adran Archwilio Mewnol hyd at 23 Tachwedd 2020.

Amlinellwyd, fel yr adroddwyd yn flaenorol, fod mynediad i safleoedd y cyngor yn parhau i fod yn gyfyngedig oherwydd pandemig COVID-19.  Roedd hyn yn parhau i gael effaith sylweddol ar allu'r Tîm Archwilio i gwblhau profion ar y safle ac roedd y tîm wedi parhau i gwblhau cymaint o brofion â phosib o bell.

Cwblhawyd cyfanswm o 44 o archwiliadau yn y flwyddyn hyd yma, a rhestrwyd y rhain yn Atodiad 1, sydd hefyd yn dangos y lefel o sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad, a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt.

Dyma lefelau sicrwydd yr archwiliadau a gwblhawyd hyd yma Uchel – 28; Sylweddol – 15; Cymedrol – 1; a Chyfyngedig – 0.  Gwnaed cyfanswm o 235 o argymhellion archwilio ac roedd y rheolwyr wedi cytuno i weithredu'r holl argymhellion.

Roedd yr Adran Archwilio Mewnol hefyd wedi bod yn cynorthwyo gyda chynlluniau taliadau grant y cyngor a oedd yn gysylltiedig â COVID-19 drwy gwblhau nifer o wiriadau cyn talu a darparwyd nifer y diwrnodau a dreuliwyd ar bob math o grant.

Darparodd Atodiad 2 gynnydd hyd at 23 Tachwedd 2020 a nododd fod 36 o archwiliadau o gynllun archwilio 2020/21 wedi'u cwblhau i o leiaf y cam adroddiad drafft (23%), gyda 37 o archwiliadau ychwanegol ar y gweill (23%).  O ganlyniad, roedd 46% o'r Cynllun Archwilio wedi'i gwblhau neu ar waith.  Er mwyn caniatáu mwy o hyblygrwydd i'r tîm archwilio, mae 35 o archwiliadau ychwanegol (22%) wedi'u neilltuo i'r staff i geisio'u symud ymlaen.  Nodwyd bod nifer sylweddol o archwiliadau 'ar y gweill', gan fod y cyfyngiadau presennol yn rhwystro gallu'r tîm i gwblhau rhai rhannau o'r rhaglen archwilio.

Ychwanegwyd bod pandemig COVID-19 yn debygol o gael effaith andwyol ar y gallu i gyflawni'r cynllun archwilio llawn ar gyfer 2020/21. Fodd bynnag, byddai blaenoriaeth yn cael ei rhoi i gwblhau'r archwiliadau sylfaenol er mwyn sicrhau bod systemau allweddol yn cael eu hadolygu er mwyn rhoi sicrwydd priodol i'r Swyddog Adran 151 a'r Pwyllgor Archwilio yn y meysydd hyn.  Byddai adnoddau hefyd yn cael eu targedu i sicrhau bod yr archwiliadau risg uchaf yn cael eu cwblhau lle bynnag y bo modd. 

Erbyn 23 Tachwedd 2020, roedd tri o'r saith adolygiad archwilio sylfaenol wedi'u cwblhau ac roedd dau adolygiad ychwanegol ar y gweill. O ganlyniad, roedd y Tîm Archwilio ar y trywydd iawn ar hyn o bryd i gwblhau'n llwyddiannus yr holl adolygiadau archwilio sylfaenol a oedd i fod i gael eu cynnal eleni erbyn diwedd y flwyddyn ariannol.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Archwiliad Sylfaenol Treth y Cyngor yn Chwarter 3;

·         Darparu lefelau sicrwydd arferol o fewn adroddiadau chwarterol;

·         Y gwaith rhagorol a wnaed gan y Tîm Archwilio Mewnol i gyrraedd y sefyllfa bresennol;

·         Perfformiad y Tîm Archwilio Mewnol i'w ystyried dros gyfnod o ddwy flynedd yn hytrach na blwyddyn, o ystyried y sefyllfa bresennol;

·         Cynnwys Archwilio Mewnol wrth wirio manylion grantiau a'r symiau mawr o arian dan sylw;

·         Y posibilrwydd o ofyn i'r tîm Archwilio Mewnol gynorthwyo mewn meysydd eraill o waith y cyngor o ystyried y sefyllfa bresennol a'r risgiau posib i'r awdurdod;

·         Effaith y pandemig ar allu Archwilio Mewnol i gwblhau archwiliadau sylfaenol o rai o adrannau'r cyngor.

Dywedodd y Prif Archwilydd fod CIPFA wedi cyhoeddi canllawiau wedi'u diweddaru a fyddai'n cael eu hystyried yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Dywedodd y Cadeirydd fod y Prif Archwilydd wedi gwella'r wybodaeth a ddarparwyd ynglŷn â sgoriau yn yr adroddiadau a'i fod hefyd wedi bod yn darparu adroddiadau archwilio llawn i'r Cadeirydd.  Rhoddodd adborth cadarnhaol hefyd ar y gwaith a gwblhawyd hyd yma gan y Tîm Archwilio Mewnol a gofynnodd i gael gwybod am unrhyw waith ychwanegol sylweddol a dderbyniwyd gan y Tîm.

Penderfynwyd:  -

1)    Caiff cynnwys yr adroddiad ei nodi;

2)      Bydd y Prif Archwilydd yn dosbarthu canllawiau diweddaraf CIPFA i'r Cadeirydd / Y Cynghorydd L V Walton.

Cyflwynodd Adam Hill, y Dirprwy Brif Weithredwr, adroddiad diweddaru 'er gwybodaeth' ar y cynnydd a wnaed mewn perthynas â'r cynllun gweithredu o Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol 2019/20, yng ngoleuni effaith COVID-19.

Amlinellwyd bod gwaith i roi cynllun gweithredu'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2019/20 ar waith yn parhau yn ystod 2020/21.  Amlinellodd yr adroddiad y cynnydd a wnaed, sut roedd y pandemig wedi effeithio arno a pha drefniadau a roddwyd ar waith i sicrhau bod llywodraethu'n parhau'n gryf.

Roedd Atodiad A yn darparu'r camau gweithredu ar gyfer gwella a nodwyd drwy Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol 2019/20 a'r cynnydd a wnaed wrth eu rhoi ar waith yn ystod 2020/21, a oedd yn cynnwys effaith pandemig COVID-19. Roedd y diweddariad cynnydd yn cwmpasu'r meysydd canlynol: Pwysau cyllidebol; Gallu, galluedd a gwydnwch y gweithlu; Arfarniadau; Deddf Cenedlaethau'r Dyfodol; Llywodraethu partneriaethau; Adferiad yn dilyn trychineb TGCh; Cyfryngau cymdeithasol; a Rheoli Risgiau.

Ychwanegwyd y byddai adroddiad ychwanegol yn cael ei ddarparu ynglŷn ag effaith pandemig COVID-19 ar Ranbarth Bae Abertawe ac y byddai'r camau a gymerwyd i liniaru ei effaith a rhoi sicrwydd yn cael sylw.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       Adolygiadau Perfformiad – mynd i'r afael â materion staff mewn ffordd systematig er mwyn deall y pwysau ar staff a'r cyngor yn addasu pe bai'r pandemig yn parhau am beth amser ac roedd adolygiadau perfformiad yn hanfodol i fonitro hyn;

·       Sut roedd y cyngor yn rheoli perfformiad ar sail un i un yn ystod y pandemig ac yn ymdrin â materion yn lleol yn hytrach na thrwy arfarniadau;

·       Ymgorffori egwyddorion Deddf Cenedlaethau'r Dyfodol ym mhrosesau a phenderfyniadau'r cyngor - yn enwedig darparu arddangosiad o'i weithrediadau/hyfforddiant;

·       Cyfryngau Cymdeithasol – y risg enfawr bosib i enw da'r cyngor, pryder ynghylch ei dynnu oddi ar yr ochr lywodraethu, y camau sy'n cael eu hystyried a glynu wrth Safonau'r Gymraeg;

·       Adferiad yn dilyn trychineb TGCh – yn enwedig yr oedi wrth symud i wasanaethau cwmwl - cam sy'n cael ei ohirio am flwyddyn;

·       Darparu hyfforddiant staff mewn perthynas â Deddf Cenedlaethau'r Dyfodol / Deddf yr Amgylchedd;

·       Canmoliaeth am berfformiad y gweithlu drwy gydol y pandemig;

·       goblygiadau Brexit a fydd yn effeithio ar y cyngor a'r cynllunio a wneir i baratoi ar ei gyfer;

·       Dibyniaeth ar ewyllys da staff – sut y parhaodd yr awdurdod i ymgysylltu â'r gweithlu, yr ewyllys da parhaus a ddangoswyd gan y gweithlu i wasanaethu'r cyngor, cynllunio olyniaeth, hyfforddi staff, gwella lefelau salwch staff yn rhannol o ganlyniad i weithio ystwyth / mwy o hyblygrwydd, manylion yn y Cynllun Adfer a sicrhau cyswllt parhaus â staff drwy gydol y pandemig;

·       Problemau cyllidebol sy'n ymwneud â phandemig COVID-19, yn enwedig gweithdrefnau gyda Llywodraeth Cymru.

Dywedodd y Cadeirydd fod gweithlu'r cyngor yn fater allweddol ac yn bryder y byddai'r Pwyllgor yn ei fonitro wrth symud ymlaen.

Penderfynwyd ar y canlynol:  -

1)    Bydd y Dirprwy Brif Weithredwr yn darparu adroddiad ychwanegol ar effaith pandemig COVID-19 ar Ranbarth Bae Abertawe;

2)    Caiff ffigurau ynghylch salwch staff eu dosbarthu i'r Pwyllgor;

3)    Darperir/dosberthir arddangosiad ynghylch asesiadau effaith Deddf Cenedlaethau'r Dyfodol i'r Pwyllgor;

4)    Anfonir copi o'r Cynllun Adfer ymlaen at y Pwyllgor.

Yn dilyn ethol y Cynghorydd L V Walton yn gynrychiolydd y Pwyllgor Archwilio ar y Grŵp Llywodraethu ym mis Medi 2019, trafodwyd ethol cynrychiolydd i'r Grŵp Llywodraethu.

Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch a fwriedid i'r penodiad gael ei wneud yn flynyddol neu'n gylchdroadol neu a fyddai'n agored i holl aelodau'r Pwyllgor Archwilio'n flynyddol.

Penderfynwyd gohirio'r eitem tan y cyfarfod nesaf a drefnwyd.

Cyflwynodd y Dirprwy Brif Weithredwr adroddiad a oedd yn rhoi crynodeb o Adolygiad Llywodraeth Cymru a CLlLC o Bartneriaethau Strategol. Roedd yr adroddiad hefyd yn amlinellu'r camau a gymerwyd gan Lywodraeth Cymru hyd yma ac yn nodi'r goblygiadau a'r camau posibl y dylai Cyngor Abertawe eu hystyried.

Amlinellwyd bod Llywodraeth Cymru a CLlLC wedi cytuno ym mis Ebrill 2019 i gynnal Adolygiad o Bartneriaethau Strategol ac i adrodd wrth Gyngor Partneriaeth Cymru. Cwblhawyd y ddogfen derfynol ym mis Mehefin 2020 yn ystod pandemig COVID-19, felly roedd maint y cynnydd a wnaed yn gyfyngedig.

Nod yr Adolygiad oedd ystyried tirwedd y bartneriaeth yng Nghymru, nodi meysydd allweddol lle'r oedd cymhlethdod neu ddyblygu diangen yn bodoli a nodi cyfleoedd i symleiddio a rhesymoli mewn ffordd benodol a phragmatig.

Roedd yr adroddiad yn manylu ar gefndir yr adolygiad, y fethodoleg, y diffiniad o bartneriaethau, cyflunio partneriaethau strategol, y rhwystrau i gyflunio a rhesymoli partneriaethau, llywodraethu ac atebolrwydd partneriaethau ac argymhellion yr adolygiad.  Roedd Atodiad A yn darparu'r cynnydd a wnaed gan Lywodraeth Cymru a Chyngor Abertawe o ran gweithredu argymhellion 'Adolygiad o Bartneriaethau Strategol' a goblygiadau a chamau gweithredu Cyngor Abertawe yn y dyfodol.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       Diffyg partneriaethau ar draws cyfrifoldebau amgylcheddol, rôl Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus (BGC) a ffocws BGC Abertawe ar yr amgylchedd, addysg a lles;

·       Ymgysylltu â dinasyddion a bod mor agored â phosib, ymgysylltu â phobl ifanc, pryder ynghylch y nod cyffredinol o greu Cydbwyllgorau Statudol, cost sefydlu Cydbwyllgorau a diffyg atebolrwydd democrataidd cyffredinol ar draws partneriaethau;

·       Yr angen i'r holl bartneriaid o fewn partneriaethau fod yn gwbl ymrwymedig i nod cyffredin.

Dywedodd y Cadeirydd fod hwn yn faes cymhleth iawn a oedd yn cynnwys partneriaid o wahanol ardaloedd a gofynnodd i'r Dirprwy Brif Weithredwr hysbysu'r Pwyllgor am unrhyw risgiau.

Penderfynwyd ar y canlynol:  -

1)    Caiff cynnwys yr adroddiad ei nodi;

2)    Bydd y Dirprwy Brif Weithredwr yn dosbarthu ymateb y cyngor i Lywodraeth Cymru o ran Cydbwyllgorau Corfforaethol.

Darparwyd Adroddiad Olrhain y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.

Gwnaeth y Cadeirydd sylwadau ynghylch Cofnod Rhif 15 – Trosolwg o Risg Canol Blwyddyn 2020/21 a dywedodd fod Sarah Lackenby, y Prif Swyddog Trawsnewid, wedi cadarnhau y dylai aelodau'r Pwyllgor Archwilio gael mynediad at y Gofrestr Risgiau cyn y Nadolig ac y byddai mewn cysylltiad i gadarnhau gofynion y Pwyllgor.

Ychwanegodd y Cadeirydd ei bod wedi cyfarfod â Phil Roberts, Prif Weithredwr ac wedi codi pryderon y Pwyllgor ynghylch adnoddau a llywodraethu y byddai'n eu trafod â'r Tîm Rheoli Corfforaethol.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.