Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorydd C Anderson gysylltiad personol â chofnod 15 – Trosolwg Risg Ganol Blwyddyn 2020/21.

Cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol fel cofnod cywir.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 20 Hydref 2020 fel cofnod cywir.

Cyflwynodd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol adroddiad a roddodd drosolwg i'r Pwyllgor Archwilio o statws risgiau yn y Cyngor yn ystod hanner cyntaf 2020/21.

Ychwanegwyd bod monitro a rheoli risgiau corfforaethol ac adrodd amdanynt wedi'u hatal ym mis Mawrth gan fod swyddogion yn brysur â materion eraill neu eu bod wedi'u heffeithio'n dilyn y cyfnod clo yn yr ymateb i bandemig COVID-19. Er bod y pandemig yn parhau o hyd, cynhaliwyd y broses rheoli risgiau ym mis Gorffennaf, ac ailddechreuodd gweithredoedd monitro ac adrodd misol ym mis Awst.

Darparodd yr adroddiad drosolwg o’r statws risgiau yn ystod chwe mis cyntaf 2020/21 ac edrychodd ymlaen at y trydydd chwarter. Byddai adroddiadau monitro chwarterol i'r Pwyllgor Archwilio yn ailddechrau ar gyfer y trydydd chwarter pan fyddai gwybodaeth lawn o dri mis ar gael ar ôl yr adferiad.

Darparwyd copi o'r Risgiau Corfforaethol (22/10/20) yn Atodiad A, darparwyd adroddiad eithriad yn Atodiad B a darparwyd Risgiau'r Gyfarwyddiaeth yn Atodiad C.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Dychwelwyd 14% o adolygiadau risg drwy gydol y cyfnod a'r ffaith y caniatawyd i reolwyr barhau i adolygu eu maes risg os oeddent yn gallu gwneud hynny;

·         Y camau gweithredu mawr coch drwy gydol yr adroddiad, cydnerthedd yr awdurdod i ddelio â materion brys, cynllunio at argyfyngau drwy’r sefydliad, yn enwedig pan fydd y Cynllun Adfer yn cael ei weithredu a phan ddisgwylir gwelliannau;

·         Y risgiau sy'n gysylltiedig ag adfer trychinebau TGCh, sut yr oedd y pandemig wedi effeithio ar y gweithlu, yn enwedig gan fod nifer o staff wedi'u hadleoli i gefnogi gwasanaethau'r cyngor a sut yr oedd swyddogion yn canolbwyntio ar liniaru unrhyw risgiau;

·         Sut mae'r Tîm Rheoli Corfforaethol wedi canolbwyntio ar y meysydd risg coch a'r gwelliannau a oedd yn ddisgwyliedig cyn yr adolygiad nesaf;

·         Yr effaith a gafodd y pandemig ar yr awdurdod a faint o wasanaethau oedd wedi canolbwyntio'n llwyr ar ddelio â'r materion a gododd yn unig;

·         Y cymorth a ddarperir drwy hyfforddiant/monitro/lles i'r staff a gafodd eu hadleoli yn ystod y cyfnod a sut roedd rheolwyr yn parhau i fonitro risgiau'n rheolaidd;

·         Atal am gyfnod dros dro y broses o fudo'r gweinydd i system ar gwmwl, sut yr oedd Brexit wedi gohirio cynnydd a bod lefel y risg yn dal i gael ei nodi fel risg ambr;

·         Sut cafodd aelodau staff eu hadleoli i feysydd penodol, e.e. Cyllid a Gwasanaethau Cymdeithasol, a chanlyniad cadarnhaol sy'n dangos yr adolygwyd 93% o'r risgiau er gwaethaf y cynnwrf;

·         Yr angen am resymoldeb mewn perthynas â meysydd risg o ganlyniad i bwysau'r gweithlu oherwydd y pandemig a'r disgwyliad yr adroddir ar gynnydd yn yr adroddiad nesaf;

·         Rhagwelwyd y byddai meysydd risg coch yn codi o ystyried yr amgylchiadau, y sicrwydd a roddwyd o ganlyniad i adolygu 93% o'r risgiau ar draws adrannau a'r angen i ganiatáu lle i alluogi adferiad/gwelliant;

·         Tri cham y cynllun adfer a'r amserlen ddisgwyliedig ar gyfer adferiad;

·         Amlygwyd risgiau nas nodwyd o'r blaen, ac roedd llawer ohonynt yn gysylltiedig â COVID-19/y gweithlu, a oedd o dan reolaeth Cyfarwyddwyr/Adrannau lle'r oedd disgwyl i swyddogion ymateb yn briodol;

·         Gofynnodd y Cadeirydd i'r Dirprwy Brif Weithredwr gadarnhau pe bai unrhyw risgiau sylweddol a oedd yn cael eu rheoli o fewn y gwasanaeth yn ystod y cyfnod lle rheolwyd risgiau wedi achosi problemau i'r cyngor pan adroddwyd amdanynt i'r TRhC ym mis Awst 2020. Dywedodd y Dirprwy Brif Weithredwr nad oedd yn credu eu bod wedi gwneud hynny;

·         Fformat yr adroddiad, yn enwedig wrth gysylltu amcanion y cyngor â risgiau/rheolaethau er mwyn rhoi sicrwydd;

·         Sicrhau bod rolau'r Pwyllgor Archwilio/Pwyllgor y Rhaglen Graffu yn glir yn y Cynllun Adfer wrth symud ymlaen.

Dywedodd y Cadeirydd fod gan y Pwyllgor Archwilio bryderon ynghylch cadernid y broses rheoli risgiau cyn COVID-19 a bod angen sicrwydd ar y Pwyllgor o hyd.   Cydnabuwyd bod COVID-19 wedi effeithio ar gynnydd ond hyd nes y byddai'r broses o reoli risgiau'n glir i'r Pwyllgor Archwilio, nid oedd y Pwyllgor yn gallu cyflawni ei rôl yn llawn. 

Ychwanegodd y Dirprwy Brif Weithredwr fod y Tîm Rheoli Corfforaethol am gael yr un canlyniad ac unwaith y byddai swyddogion yn cael eu defnyddio a bod mynediad uniongyrchol yn cael ei ddarparu, byddai Cynghorwyr yn gallu cwestiynu'r system yn fwy effeithiol.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.  

Darparwyd Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.

Dywedodd y Cadeirydd fod angen cymryd camau pellach ar risg er mwyn rhoi sicrwydd i'r Pwyllgor.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.

Ychwanegodd y Cadeirydd ei bod wedi gofyn i'r Prif Archwilydd roi diweddariad yn ystod y cyfarfod ym mis Rhagfyr ar Gynllun Blynyddol Archwiliad Mewnol 2020/21 y Tîm Archwilio Mewnol mewn perthynas ag anawsterau a wynebir oherwydd COVID-19.