Agenda a Chofnodion

Penderfynwyd ethol Paula O’Connor yn Gadeirydd ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2020-2021.

Penderfynwyd ethol y Cynghorydd P R Hood-Williams yn Is-Gadeirydd ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2020-2021.

(Y Cynghorydd P R Hood-Williams fu'n llywyddu)

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Y Cynghorydd P M Black – Cofnod Rhif 142 - Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2020/21, Adroddiad Monitro ar gyfer y Cyfnod o 1 Gorffennaf 2020 i 30 Medi 2020 - Llywodraethwr Ysgol Gyfun Pentrehafod - personol.

Y Cynghorydd T M White – Cofnod Rhif 142 - Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2020/21, Adroddiad Monitro ar gyfer y Cyfnod o 1 Gorffennaf 2020 i 30 Medi 2020 - Llywodraethwr Ysgol Gyfun Pentrehafod ac aelod o'r Awdurdod Iechyd Porthladdoedd - personol.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod cywir.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr, Simon Cockings, adroddiad a oedd yn dangos yr archwiliadau terfynol ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Gorffennaf 2020 i 30 Medi 2020.

Cwblhawyd cyfanswm o 14 o archwiliadau yn ystod y chwarter. Rhestrwyd yr archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt. Roedd Atodiad 2 yn darparu crynodeb o'r cwmpas o'r adolygiadau terfynol yn ystod y cyfnod.

Rhoddwyd dadansoddiad o lefelau sicrwydd yr archwiliadau a gwblhawyd a gwnaed cyfanswm o 67 o argymhellion yn yr archwiliad, a chytunodd y rheolwyr i weithredu'r holl argymhellion. Ni chyflwynwyd unrhyw adroddiadau cymedrol yn ystod y chwarter.

Eglurwyd bod mynediad at holl wefannau'r cyngor wedi'i gyfyngu oherwydd y pandemig COVID-19 parhaus. Cafodd hyn effaith sylweddol ar allu'r Tîm Archwilio i gwblhau profion ar y safle a bydd yn parhau i wneud hynny nes i'r cyfyngiadau gael eu llacio. Eglurwyd hefyd nad oedd y Tîm yn gallu cynnal rhai ymweliadau dilynol oherwydd nad oedd staff yn gallu cael mynediad i rhai safleoedd, e.e. ysgolion.

Darparwyd manylion am waith dilynol a gwblhawyd rhwng 1 Gorffennaf a 30 Medi 2020, gan gynnwys dau adroddiad archwilio cymedrol blaenorol ar Docynnau Consesiynol 2019/20 a Chynnal a Chadw'r Cerbydlu 2019/20. Roedd yr ail ddarn o waith dilynol ar y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd 2019/20 wedi cychwyn ac adroddir am hwnnw mewn cyfarfod yn y dyfodol. Trefnwyd yr ymweliadau dilynol ag Ysgol Gynradd Cwm Glas ac Ysgol Arbennig Pen y Bryn ar gyfer chwarter 3.

Rhoddodd y pwyllgor adborth cadarnhaol ynghylch y cynnydd a wnaed a llongyfarchodd y Prif Archwiliwr ar waith ei dîm mewn amgylchiadau anodd iawn.  Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       Y defnydd o ddogfennau electronig a oedd yn sicrhau bod gwaith y Tîm Archwilio yn gallu parhau;

·       Problemau parhaus gyda chaffael mewn ysgolion a'r bwriad i ddarparu hyfforddiant ychwanegol i staff mewn ysgolion;

·       Yr angen i gyflwyno polisi caffael ar gyfer ysgolion a fyddai'n darparu canllawiau clir y byddent yn eu dilyn.

Diolchodd yr Is-gadeirydd i'r Prif Archwilydd a'i staff am y gwaith a'r cynnydd a wnaed.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn dangos i'r pwyllgor statws yr argymhellion a wnaed yn yr archwiliadau hynny lle bu'n rhaid gwneud gwaith dilynol yn ystod Chwarter 2 2020/21, a oedd yn caniatáu i'r Pwyllgor Archwilio fonitro'r broses o weithredu'r argymhellion a wnaed gan Archwilio Mewnol.

Darparodd Atodiad 1 grynodeb o'r argymhellion a dderbyniwyd ac a roddwyd ar waith a rhoddodd Atodiad 2 fanylion yr argymhellion na roddwyd ar waith.

Tynnwyd sylw at y ffaith y rhoddwyd 141 o'r 148 o argymhellion a wnaed ar waith. Roedd y 7 na roddwyd ar waith yn rhai risg isel/canolig ac ni rhoddwyd y rhan fwyaf ohonynt ar waith oherwydd COVID-19 yn bennaf.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd Ben Smith, Swyddog Adran 151, adroddiad Monitro Refeniw a'r Gyllideb Gyfalaf - y chwarter 1af ‘er gwybodaeth’.

Cyfeiriodd at y sefyllfa o ran grantiau Llywodraeth Cynulliad Cymru, trefniadau trosglwyddo arian, gan roi sicrwydd i'r pwyllgor ar lefelau micro a macro.

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau i'r Swyddog Adran 151, a ymatebodd yn briodol.  Cynhaliwyd trafodaethau ynghylch y canlynol: -

·       Diffyg refeniw, yn enwedig yn Nhreth y Cyngor a gesglir, sut roedd y ffigurau yn yr adroddiad yn amcangyfrifon yn unig a'r colledion refeniw a ragwelir yn Abertawe/ar draws Cymru;

·       Rhagolwg o’r sefyllfa alldro refeniw yn seiliedig ar wariant yn y chwarter 1af, incwm a dderbynnir/y disgwylir iddo wrthbwyso'r colledion a ragwelir, yr ansicrwydd parhaus a'r disgwyliad parhaus i osod cyllideb cyn 11 Mawrth 2021;

·       Cynnydd mewn benthyca a pham ei bod yn rhatach o hyd i fenthyca o gronfeydd wrth gefn;

·       Y gweithdrefnau monitro cyllideb cyfredol, a fyddai modd cyflawni'r blaenoriaethau a nodwyd yng nghyllideb 2020-2021 o ystyried y sefyllfa bresennol a'r rhwymedigaeth a roddir ar swyddogion i gyflawni cyllideb gytbwys, gan sicrhau yr aed i'r afael â gorwariant.

Cyflwynodd y Swyddog Adran 151 yr adroddiad Refeniw ac Olrhain Arbedion 2019/20 'er gwybodaeth'.

Cyfeiriwyd yn benodol at y tanwariant sylweddol a gyflawnwyd yn ystod 2019-2020.

Cyflwynodd y Swyddog Adran 151 Adroddiad Blynyddol Rheoli'r Trysorlys 2019/20 'er gwybodaeth'.

Rhoddwyd cadarnhad y cydymffurfiwyd â'r holl faterion yn ystod y flwyddyn.  Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       rhoddwyd esboniad ynghylch buddion y Bwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus yn erbyn benthyciadau sydd ar gael yn y farchnad agored;

·       Cyfraddau llog a chynllunio ariannol Bwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus tan 2025-2026;

·       rhoddwyd esboniad ynghylch buddsoddiadau portffolio gwrthbarti ar 31 Mawrth 2020 a sicrwydd buddsoddiadau rhwng awdurdodau lleol.

Darparodd y Swyddog Adran 151 ddatganiad i'r wasg Swyddfa Archwilio Cymru ar Gynaladwyedd Ariannol Llywodraeth Leol 'er gwybodaeth'.

Darparwyd Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.

Yn absenoldeb y Cadeirydd, dywedodd y Swyddog Adran 151 y byddai adroddiad ar risg yn cael ei ddarparu yn y cyfarfod nesaf a drefnir ym mis Tachwedd 2020 a fyddai'n rhoi diweddariad sylweddol i'r pwyllgor.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.